Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.

Создаем навигацию

Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.

Вводим полнотекстовый поиск

Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.

Должностной состав службы делопроизводства

• Сдача документов в архив

  Наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, впервые были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Кроме того, наименования должностей регламентировались в постановлениях… (Основы делопроизводства)

• Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и их взаимодействие. Структура службы ДОУ определяет состав… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих и Квалификационный справочник2. Согласно этим нормативным документам… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и их взаимодействие. Структура службы ДОУ определяет состав… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))
• В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих и Квалификационный справочник См.: Правила делопроизводства в… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• Сроки подачи жалобы Жалоба на постановление должностного лица службы судебных приставов, его действия (бездействие) подается в течение десяти дней со дня вынесения судебным приставом- исполнителем или иным должностным лицом постановления, совершения действия, установления факта его бездействия… (Комментарий к Федеральному закону «Об исполнительном производстве» (постатейный))

• I. Постановления должностного лица службы судебных приставов, его действия (бездействие) по исполнению исполнительного документа могут быть оспорены в арбитражном суде либо суде общей юрисдикции, в районе деятельности которого указанное лицо исполняет свои обязанности. 2. Заявление об оспаривании постановления… (Комментарий к Федеральному закону «Об исполнительном производстве» (постатейный))

• ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином… (Современное делопроизводство)

• ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или… (Современное делопроизводство)

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

• инструкции;
• нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

• в целях обеспечения действительности информации;
• для обработки бумаг;
• для эффективного поиска документации;
• для создания правильной рабочей среды.

Расположение деталей бланка по ГОСТ позволяет не только работать с документацией быстро и качественно, без временных затрат, но и придать документу качественный вид.

РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.

Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):

1. Общие положения.

2. Термины и определения.

3. Требования к оформлению документов.

4. Организация работы с документами.

5. Особенности работы с электронными документами.

6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.

7. Оформление и отправка исходящих документов.

8. Организация выполнения документов и поручений.

9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.

Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).

Текст в приложении проектной работы – оформление и особенности

В отличие от текста в основной части проекта текст в приложении можно записывать меньшим шрифтом (до 12 pt) и использовать одинарный интервал (делать это не обязательно, но при большом объёме приложений рекомендуется). Во всём остальном оформление текста в основной части и в приложении ничем не отличается.

Оформления текста в приложении проектной работы

Также необходимо помнить, что необходимо придерживаться единого оформления для всех приложений, например, если текст в ПРИЛОЖЕНИЕ А оформлен через один интервал 14 шрифтом, то и последующие приложения должны быть оформлены в таком же стиле.

Учетно-регистрационная карточка

Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

• Обзор (тот самый «предпросмотр);
• Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные);
• Резолюции;
• Связи (все участники – лица, принимающие решение);
• ЭП;
• Переадресации;
• Категория;
• Рабочая группа.

Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие. Они составляются для следующих целей:
• в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;

в виде запроса для последующего получения ответа.

Они подготавливаются на основании внутренних документов.

Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

• описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
• описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
• номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
• в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
• наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
• наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
• опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
• вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
• порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

• приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
• не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

• организационно-правовая;
• организационно-распорядительная;
• договорная;
• регламентная;
• информационно-справочная;
• планово-отчетная;
• финансово-бухгалтерская;
• кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

• устав;
• учредительный договор;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• положение об организации;
• положение о подразделении;
• должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

• приказ;
• решение;
• распоряжение.

 Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

• типовая форма договора;
• договор, заключенный организацией;
• дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
• другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

• политика;
• положение;
• инструкция;
• правила;
• порядок (регламент);
• методика;
• стандарт;
• технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

• служебная записка;
• объяснительная записка;
• служебное письмо;
• протокол;
• акт;
• заявление;
• справка;
• сводка;
• список;
• перечень.

ЧТО ТАКОЕ НОРМОКОНТРОЛЬ?

В должностные обязанности секретаря организации очень часто входит редактирование проектов документов. В Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» редактирование текстов служебных документов – это одно из необходимых умений специалиста, который занимается организационным, документационным и информационным обеспечением, информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителя организации.

Процесс редактирования проектов документов регламентирован в очень немногих организациях. Иногда можно встретить несколько пунктов о правилах их редактирования в инструкции по делопроизводству, положении о работе отдела (например, в положении о работе службы делопроизводства). Куда чаще эта обязанность просто упомянута в должностной инструкции секретаря.

Секретарь – правая рука руководителя, и от того, какой вид и содержание имеют проекты документов, которые он передает шефу на подпись, во многом зависит уровень доверия к нему. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря – довольно грамотные и внимательные люди, способные разглядеть ошибки и дать оценку вашей работе. А вот исполнители документов, стремясь обеспечить быстрое документальное оформление вопросов, далеко не всегда думают о форме подачи информации.  Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря, ведь он на «последнем рубеже» готовит документы к подписанию и, как правило, проводит их нормоконтроль – то есть оценку соответствия документа существующим требованиям.

Уточним, что термин «нормоконтроль» используется, как правило, в отношении технической документации, и означает проверку ее соответствия установленным техническим требованиям, нормам, регламентам. В сфере делопроизводства он применяется редко. Нет и емких аналогов, как и собственно строгих требований к процедуре проверки управленческих документов. В инструкциях по делопроизводству, как правило, говорится о «контроле за правильностью оформления проектов»  отдельных видов документов (например, приказов) и предполагается оценка их соответствия требованиям, принятым в организации (чаще всего они закреплены в инструкции по делопроизводству), и нормам русского языка.

Современные руководители понимают, что документ низкого качества может всерьез навредить репутации, поэтому все чаще разыскивают секретарей с образцовой грамотностью и даже вносят изменения в штатное расписание, «повышая» секретаря до должностей советника, помощника, консультанта и наделяя его обязанностью осуществлять строгий контроль качества подготавливаемых в организации документов.

Проблемы в работе начинаются тогда, когда представление секретарем процесса редактирования сужается до поверхностного ознакомления с текстом и устранения только очевидных композиционных/орфографических ошибок, что не совпадает со взглядом начальника. И вот, например, руководитель, заметивший нарушение логики и противоречия в тексте письма, задает вопрос секретарю: почему плохо составленный документ допущен до подписания?

Таким образом, перед секретарем ставится задача осуществлять полноценную и качественную обработку документов перед их передачей руководителю. Поговорим о том, как сделать это собственными силами.

Зачем понадобилось менять стандарт?

Госорганы были вынуждены инициировать принятие нового ГОСТа, т.к. за последние годы многое изменилось в правилах делопроизводства. Например, появились расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Кроме того, на обновление стандарта повлияло и то обстоятельство, что по сравнению с 2003 годом, когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

• привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
• сократить количество видов документов, используемых в организации;
• выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
• организовать оптимальное хранение документов различных видов;
• настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации. 2. Унифицировать виды документов (сократить их количество). 3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов). 4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Обязательно ли применять новый ГОСТ?

Формально применение ГОСТа не является обязательным, однако его использование даёт определенные преимущества:

— это оправдано экономически;

— это позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;

— применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует их юридическую значимость как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Если организация принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

• Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

• Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.