Оперативное хранение документов

Хранение кадровых документов

К хранению документации, связанной с трудовой деятельностью и стажем сотрудников предъявляются жесткие требования. Поскольку государство предусматривает длительные сроки сбережения кадровых дел необходимо их непрерывное архивирование.

Хранение кадровых документов может осуществляться в профильном департаменте, архиве фирмы или в аутсорсинговой организации. Ответственность за сохранность оригиналов возлагается на руководителя фирмы.

Законодательством предусмотрен четко регламентированный порядок подготовки кадровых материалов к архивному сбережению. Кадровик должен неукоснительно соблюдать сроки и правила оформления дел. В ином случае компании грозят штрафы и привлечение к административной ответственности. Найти в штат грамотного специалиста, владеющего тонкостями архивного законодательства не так уж просто. Поэтому многие руководители предпочитают обращаться за помощью в специализированный сторонний сервис.

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.

Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам арендовать боксы для хранения документов сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Хранение документов спб

Интенсивный документооборот приводит представителей бизнеса к необходимости выделять значительные площади под размещение архива. Запрещается располагать его в обычном офисном шкафу. Для надежной сохранности данных требуется обеспечение особых условий: оптимального уровня температуры и влажности, наличие стеллажей и шкафов.

Ответственность за сортировку и контроль входящих в архивный фонд подлинников должен нести квалифицированный специалист. С учетом всего перечисленного хранение документов спб на территории предприятия является довольно затратной статьей расходов.

Сегодня у предпринимателей имеется возможность решения проблемы хранения документации современным способом – воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Подобные организации имеют просторные складские помещения. Склады оснащены оборудованием для поддержания оптимального микроклимата и надежно защищены от пожаров и потопов.

Как подготовить бумаги

Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.

Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

• индекс конкретного дела;
• заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
• количество документов, подлежащих хранению;
• примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.

Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.

Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.

Бухгалтерская отчетность хранится бессрочно, как и учредительные документы, поэтому даже после закрытия компании эта документация отправляется на хранение в архив муниципалитета.

Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет. Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет.

Ответственность за отсутствия архива

Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125. Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным документооборотом.

Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб. Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс. руб.

Кто может получить доступ

Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним. Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании.

Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги. Право на это имеется даже у сторонних организаций.

Для этого выполняются следующие действия:

• формируется специальная заявка;
• факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;
• выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.

Архивирование документов.

Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения.

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

• оплату коммунальных услуг;
• ремонт помещения;
• арендные платежи, если здание арендуется организацией;
• заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Проводки:

• Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
• Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
• Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
• Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
• Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
• Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

• Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
• Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

• Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
• Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2);

— нумерацию листов в деле (п. 2.3);

— составление внутренней описи документов дела (п. 2.4);

— составление листа-заверителя дела (п. 2.5);

— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6).

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ХРАНЕНИЕ?

Оперативное хранение документов – это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Всю ответственность за свое подразделение, в том числе за хранящиеся в нем документы, несет начальник этого подразделения. Обязанности по обеспечению сохранности документов и по ведению документооборота отдела в целом начальник может делегировать кому-то из подчиненных. Обычно это личный секретарь или кто-то из других работников, если у начальника нет секретаря.

Возложение обязанностей оформляется приказом по основной деятельности «О назначении ответственного за делопроизводство» или более конкретным 
 «О назначении ответственного за оперативное хранение документов» (Пример 1). К первой формулировке прибегают, если на работника возлагают обязанности не только по упорядочению и хранению документов отдела, но и по другим процессам делопроизводства: созданию документов, обороту, контролю  исполнения и т.д. Ко второй – если от ответственного требуется только хранение.

Если кто-то из работников уже является ответственным за делопроизводство, составлять отдельный приказ о хранении не нужно.

Подчеркнем, что ответственный занимается именно оперативным хранением, то есть «ведет» документы только до передачи в архив или уничтожения. По всем вопросам, касающимся хранения документов, работник обращается к секретарю первого лица, начальнику канцелярии или другому коллеге, чьи обязанности – обеспечивать хранение документов всей организации. Для краткости и чтобы не путаться, далее в статье будем называть такого работника «архивариус».

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Основа эффективного хранения документов и в компании в целом, и в каждом из ее структурных подразделений в частности – номенклатура дел.

Напомним, что ежегодно руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год. Это происходит, как правило, в декабре. До наступления нового года архивариус распределяет по отделам номенклатуры дел структурных подразделений с оформленным на них грифом утверждения (Пример 2).

Ведение дел подразделения в соответствии с номенклатурой дел означает, что после завершения документа делопроизводством он подшивается в соответствующее дело. Делать это нужно не раз в неделю или в месяц,  а немедленно.

Дела структурных подразделений хранятся чаще всего в папках-регистраторах. Для каждого дела должна быть заведена отдельная папка. Впрочем, если дело очень «маленькое», то есть документов в нем единицы, допускается помещать в одну папку несколько дел с одинаковым сроком хранения. Главное, чтобы документы двух или нескольких разных дел были отделены друг от друга. Папки с документами (дела) подписываются. На корешок выносится заголовок дела и его индекс по номенклатуре дел на текущий год. За этим нужно следить, ведь папка пригодна для использования многие годы, за это время может поменяться и заголовок дела, и индекс.

Оперативное хранение документов

Эксперты архивной компании окажут клиентам содействие в организации грамотных подходов к сохранению подлинников, упорядочат бумаги, создадут топографию архива и выполнят его подготовку к последующей передаче в хранилище.

Мероприятия по текущему хранению предназначены для сохранности дел и обеспечения ускоренного доступа. Каждая папка имеет внутреннюю опись и ставится на стеллаже корешком наружу. Быстрому поиску также способствуют подписи на корешках. Для удобства материалы делятся на часто и редко используемые.

Оперативное хранение документов возможно в отношении:

• Бумаг в процессе исполнения.
• Исполненных документов.

Учет ведется в бумажном или электронном виде. При ведении документооборота в цифровом формате в картотеку вносятся: реквизиты бумажных оригиналов; информация по всей электронной документации, подлежащей хранению, включая текстовые файлы, пришедшие по е-мейлу и факсу.

Архивы документов

Архив документов в организации не может существовать сам по себе. В нем бумаги хранятся определенное время, после чего они должны передаваться в муниципальные архивы или государственные. Федеральным законом четко определяются сроки хранения в нем многих бумаг. Так, например, документы по личному составу, нотариальные бумаги, хозяйственные книги должны находиться в сохранности в течение 75 лет, научная документация – пятнадцать лет.

В том случае, если организация ликвидируется по каким-либо причинам, архив документов постоянного срока хранения, а также бумаги по личному составу должны быть переданы в муниципальный (государственный) архив. Негосударственные предприятия для того, чтобы передать документы, вначале должны заключить договор с Архивным фондом РФ. Если же он вовремя не был заключен, то архив должен взять на хранение только бумаги по личному составу предприятия. Место сбережения остальных документов должно быть выбрано председателем ликвидационной комиссии.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ,  Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):  а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;  б) годовая — постоянно;  в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);  г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Номенклатура

Оперативное хранение документов сопряжено с четкой систематизацией данных о делах для максимально удобного и быстрого их нахождения при использовании. Для этого и предназначена номенклатура.
Обычно это составленный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием точных сроков их сохранения. Он служит не только в качестве поисковой системы при работе структурных подразделений компании, но и как инструмент для дальнейшей экспертизы документации при последующей подготовке передачи в архив.
В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от ее носителя (бумага или электронный формат), способов фиксации и уровня конфиденциальности.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

• однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
• составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

• 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
• до минования надобности;
• до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлена информация об электронной цифровой подписи).

Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236. 

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см

здесь.

О нюансах применения приказа № 236 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Экспертиза документов

Как мы уже говорили ранее, длительность использования и хранения бумаг ни в коем случае не зависит от формы (бумажная или электронная), значение имеет лишь содержание документов. Чтобы определить ее значимость, назначается экспертиза. Ее задача состоит в том, чтобы выяснить, какие документы имеют значимость для производства, науки, государства и т. д. Для документов, отобранных для оперативного хранения, нужно уточнить период времени, в течение которого они могут понадобиться. Поэтому определение времени хранения – еще одна задача, которая ставится перед экспертизой. Все бумаги до отправки на экспертную оценку в рамках подготовки к передаче в архив формируются в номенклатурные дела определенными структурными подразделениями или же службой делопроизводства.

Экспертиза ценности может проводиться на самих предприятиях, архивах организаций, а также государственных архивах.

В целом, если говорить о серьезных управленческих документах, то сроки их хранения предопределены еще в момент их создания. Основными справочными и нормативными пособиями, которые влияют на сроки хранения, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Именно их применяют при экспертной оценке бумаг в муниципальных, государственных архивах и на предприятиях. А ценность, как мы уже говорили, выражается в сроках хранения.

Перечень документов с обозначением сроков хранения – это систематизированный список категорий и видов бумаг, содержащий нормативные сведения о времени их хранения.

Перечни содержат сроки хранения типовых документов, которые имеются в любой организации. А вот специфические бумаги, отражающие определенные функции предприятия, могут относиться к ведомственным перечням.

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п.

2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:

— порядковый номер документов в деле;

— заголовок (краткое содержание) документов;

— дата документов;

— индекс (регистрационный номер) документов;

— номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

2.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Порядок передачи документов в архив организации

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи

: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

* ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

** Формы всех документов, приведенные в данном разделе, установлены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).