Специалист по закупкам: обязанности, должностная инструкция, образование, требования, резюме

Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?

В отношении своих сотрудников заказчики должны руководствоваться утвержденными профстандартами:

• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2015 г. № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»;
• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».

Заказчик должен иметь в своей команде полностью подготовленного специалиста. На организации поставщиков данное требование не распространяется. Сотрудник поставщика не имеет никакого отношения к планированию, нормированию, составлению отчетности, но читать необходимые нормативы он обязан, чтобы иметь представление о нормировании закупок у конкретного заказчика, как заказчик готовит план-график.

Специалист по тендерам может повышать уровень своего профессионализма на рабочем месте, нарабатывая опыт. Но существуют и специальные курсы по повышению квалификации очные и дистанционные. Например, наш бесплатный марафон «Менеджер по тендерам 2020», на котором вы можете освоить данную профессию и найти себе работу. Записаться на марафон можно по этой ссылке.

Виды и формы обучения участия в госзакупках

Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:

• очная;
• заочная.

Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.

Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:

• очная форма;
• заочная форма;
• дистанционная форма;
• семинары.

Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.

Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.

Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.

В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).

Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:

• Удостоверение о повышении квалификации. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ. Специалист по тендерам (96 учебных часов);
• Диплом о профессиональной переподготовке. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ и корпоративных закупок по 223-ФЗ. Эксперт по тендерам (256 учебных часов).

Показатели эффективности

Чтобы определить, насколько эффективно отдел справляется со своими задачами, необходимо выделить направления деятельности подразделения и оценить показатели каждого из них.

Итак, деятельность структурного подразделения можно разделить на такие направления:

• планирование;
• конкурентность;
• экономия;
• соблюдение законодательных норм;
• формирование документооборота.

Об эффективности деятельности говорят следующие показатели:

• количество изменений, которые пришлось вносить в составленные планы;
• доля закупок, произведенных в последнем квартале года, от общего объема;

Конкурентность можно оценить по таким данным:

• количество конкурентных торгов от общего числа;
• процент несостоявшихся торгов;
• число участников, подавших заявки в конкурентных торгах.

Экономичность показывает, насколько рационально предприятие расходует бюджетные деньги. Рассчитывается этот показатель как отношение максимальной стоимости контракта (начальная цена на торгах) к цене, по которой был заключен договор.

Об уровне соблюдения требований законов можно говорить на основании следующих показателей:

• количество жалоб в контрольный орган (ФАС), которые были признаны обоснованными;
• количество изменений, которые вносились в документацию по торгам;
• результаты проведения проверок, включая внеплановые мероприятия;
• число выигранных судебных споров.

О том, насколько правильно организован документооборот, можно судить по таким сведениям:

• время, потраченное на подготовку и размещение документации о предстоящих торгах;
• срок оценки полученных от участников заявок;
• сроки заключения договоров.

Откуда берутся менеджеры по закупкам

В профессию энергичные, уверенные в себе молодые люди приходят самыми разными путями. Значительная их часть сформирована из числа бывших диспетчеров, логистов, офис-менеджеров. Для этого им приходится получать дополнительное образование или проходить курсы обучения.

Золотой кадровый фонд менеджеров по закупкам образуется из тех, кто изначально строит карьеру в этом направлении и занимается только закупками.

Образование

Качественная подготовка специалиста такого уровня предполагает достойное обучение. Многие работодатели стремятся заключать трудовые договоры только с теми претендентами, которые имеют высшее образование. Причем оно не обязательно должно быть сугубо экономическим.

Хорошо проявляют себя на этом поприще представители специальностей, которые профильно соотносятся с направлением работы компании. Полезным может быть специалист, получивший строительное или медицинское образование.

Например, при закупке крупной партии железобетонных плит для перекрытий для строительства будущего культурно-развлекательного центра важно мнение эксперта касаемо их качества. Опыт менеджера, выпускника строительного вуза, окажется в этом случае бесценным

Итак, наличие высшего образования — большой плюс соискателю должности. А для быстрого погружения в специфику профессии рекомендуется прохождение дополнительных профильных курсов и семинаров.

Что должна содержать должностная инструкция менеджера по закупкам: примеры и образцы документов

задача менеджера состоит в наиболее выгодном приобретении необходимой продукции высокого качества. Такой специалист важен любому предприятию, так как с его помощью можно существенно снизить уровень затрат на производственные процессы.

Тремя ключевыми качествами успешного менеджера по закупкам являются: ответственность, коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Профессиональный сотрудник должен обладать даром убеждения, аналитическим складом ума и умением правильно расставлять приоритеты.

Кроме того, он должен разбираться в основах гражданского и коммерческого права, налогообложения, маркетинга и порядка ценообразования. Все эти требования специалисты настоятельно рекомендуют вносить в должностную инструкцию менеджера по закупкам.

Как составить: общие положения

Наличие должностной инструкции позволяет четко сформулировать обязанности, урегулировать рабочие споры, установить субординацию и улучшить эффективность работы. Пункт «Общие положения» включает в себя информацию о категории, квалификационных требованиях для должности и перечень документов, которыми обязан руководствоваться работник.

Менеджер по закупкам относится к категории специалистов и подчиняется начальнику отдела, при этом назначается и освобождается он от должности только генеральным директором предприятия.

Сотрудник обязан иметь среднее профессиональное или высшее образование.

В зависимости от специфики предприятия, в должностную инструкцию менеджера по закупкам могут быть добавлены дополнительные требования. Например, готовность к командировкам, знание иностранных языков или осведомленность в работе таможни и транспортных компаний.

Работник должен знать правила:

• планирования снабжения предприятия;
• техники безопасности;
• охраны труда;
• основы хозяйственного и гражданского права;
• отчетности и учета.

Руководствоваться в своей деятельности менеджер должен законодательством РФ, Уставом предприятия, правилами внутреннего распорядка, приказами и распоряжениями руководства.

Должностные обязанности: на что имеет право менеджер по закупкам и его ответственность

Для эффективной работы сотруднику необходимо уверенно владеть ПК и знать офисные, бухгалтерские и специализированные складские программы.

Основные функции, подлежащие выполнению – это:

• бесперебойное обеспечение наличия товаров;
• достижение плановых показателей;
• поиск новых поставщиков;
• составление заказов для поставщиков;
• поддержание здоровых отношений с постоянными поставщиками;
• осуществление информационной поддержки и консультирование сотрудников других отделов компании;
• мониторинг заказов и продаж;
• проведение анализа рынка;
• контроль над движением грузов;
• разрешение конфликтных ситуаций с поставщиками;
• работа с рекламациями от поставщиков;
• контроль качества продукции;
• ведение переговоров.

В параграфе «Права» отображаются возможности, закрепленные законодательством РФ, которыми может пользоваться работник.

Так, менеджер по закупкам имеет право действовать от имени компании и представлять ее интересы и получать информацию от руководства, необходимую для выполнения трудовой деятельности, а также требовать от руководства создания качественных условий для выполнения своих обязанностей.

Важным параграфом в должностной инструкции является «Ответственность». В большинстве случаев менеджер по закупкам несет ответственность за:

• использование служебных полномочий в корыстных целях;
• причинение ущерба предприятию;
• искажение информации;
• разглашение конфиденциальной информации;
• халатное выполнение своих обязанностей;
• нарушение правил трудовой дисциплины и внутреннего распорядка.

По закупке продуктов питания

При закупке продовольственных товаров в детских садах используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/d/5G6JWmQ63Tm2oD

Сырья

Пример должностной инструкции менеджера по закупкам сырья: https://yadi.sk/i/csYtfwIp3Tm33u

Правильно составленная должностная инструкция позволит избежать множества неприятных моментов в отношениях руководителя и сотрудника. Этот документ помогает работнику ориентироваться в своих обязанностях, а работодателю – эффективно управлять кадрами.

Специалисты и эксперты по госзакупкам

От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.

Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:

• особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
• источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
• основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.

В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.

Помимо специфически требований, которые предъявляются к специалистам по госзаказу, и особым обязанностям, которые они выполняют, лица, работающие по 44-ФЗ, несут специфическую ответственность, предусмотренную ст. 7.29 – 7.32.6 КоАП РФ.

Правила оформления по ФЗ-44

При составлении документа в него включаются разделы:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права сотрудника;
• ответственность за допущенные нарушения.

Общие положения

Прописываются общие положения, касающиеся требований, предъявляемых к кандидатам на должность, подчиненности, порядка приема, перевода и увольнения с работы и др. В числе требований к кандидатам указываются знание:

• основ коммерческого и гражданского законодательства;
• принципов организации госзакупок;
• актуальных форм учета и отчетности;
• ассортимента и классификации продуктов, с которыми ему предстоит работать.

В общем разделе инструкции указываются также нормативные акты, которые должен знать и использовать в работе кандидат на должность.

Обязанности менеджера

Обязанности сотрудника необходимо прописывать максимально конкретно и понятно. Перечень может быть как пространным, так и лаконичным. Главное, чтобы он охватывал все обязанности, возлагаемые на специалиста. Сотрудник обязан:

• взаимодействовать с поставщиками товаров, работ, услуг, находить лучшие предложения;
• обрабатывать и анализировать информацию о стоимости товаров, работ, услуг;
• готовить и направлять приглашения к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
• обрабатывать, формировать и хранить данные, документы, включая поступившие от поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
• формировать начальную максимальную цену контракта;
• описывать объект закупки, требования, которым должны соответствовать участники закупки, порядок оценки участников;
• осуществлять подготовку и публичное размещение извещений по закупкам, документации о закупках, проектов контрактов;
• обрабатывать заявки, проверять банковские гарантии, оценивать результаты и итоги закупок;
• готовить протоколы заседаний комиссий по госзакупкам;
• публично размещать полученные результаты;
• выполнять поручения руководства.

При составлении этого раздела должностной инструкции необходимо руководствоваться статьей 38 Федерального закона №44-ФЗ, посвященной обязанностям специалиста в сфере проведения тендеров.

Права

Вытекают из его обязанностей и предоставляют лицу право:

• выступать в пределах своей компетенции и от имени предприятия в других органах и учреждениях;
• взаимодействовать с другими отделами предприятия и получать от их сотрудников информацию, которая необходима для работы;
• выступать с предложениями по совершенствованию рабочих процессов, повышению эффективности;
• требовать организационно-технического обеспечения, позволяющего полноценно выполнять возложенные на него обязанности.

Ответственность

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается ответственности специалистов в сфере тендеров, наступающей в связи с:

• неисполнением или ненадлежащим исполнением должностных обязанностей;
• нарушением требований инструкции, локальных нормативных актов, законодательства;
• совершением в процессе работы правонарушений или преступлений;
• причинением материального ущерба предприятию.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

8 (800) 350-14-90

Менеджер по логистике: должностные обязанности

Сотрудничество в деловом мире невозможно представить без перемещения материальных ценностей из одной точки в другую. Часто пунктом назначения бывают не только границы одной страны, но и другие контингенты. Рынок перевозок предлагает множество вариантов перевозок: воздушные, морские, автотранспортом.

Должностные обязанности менеджера по логистике направлены на координирование вопросов перевозки и в поиске оптимальных маршрутов и тарифов.

Услуга первоначально оказывалась на государственных началах. Но с развитием международной торговли и появлением крупных предприятий возникла необходимость содержания собственного логистического отдела. Функциональные обязанности менеджера логистического отдела ведутся в двух направлениях: определение места хранения грузов и перевозка.

Учитывая тот факт, что логистика относится  к относительно новым видам деятельности, обязанности работника не указаны в законодательстве. Практическое руководство включает в себе следующие виды деятельности:

• Разработка схем перевозки грузов;
• Заключение договоров с исполнителями: владельцами транспортных компаний, воздушных и морских суден, складами;
• Участие в формировании бюджета перевозок;
• Внутренняя организация процесса перевозки: подготовка и отгрузка материальных ценностей, слежение за их сохранностью;
• Управление рисками: страховка, возмещение убытков, решение спорных ситуаций;
• Координирование работы грузчиков, водителей и другого персонала, находящегося под руководством логиста.

Инструкция логиста не является обязательным документом, но он имеет практическое значение, позволяя четко определить границы ответственности работника.

Кандидаты на такую должность должны иметь высшее образование, знания в области международного и таможенного права. Обязательным является знание иностранных языков.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Некоторые фирмы считают менеджера по снабжению исполнительным сотрудником, который четко выполняет поставленные перед ним задачи. В других применяется иной подход – ему предоставляется возможность оказывать влияние на стратегию закупок. Кто-то видит в этом возможность для реализации собственных идей и подходов, дальнейшего карьерного роста, а кто-то – страх ошибиться.

Однако, к основным преимуществам данной профессии относят:

• высокую оплачиваемость, соразмерную возлагаемым обязанностям;
• престижность;
• возможность самостоятельно действовать;
• продвижение по карьерной лестнице;
• разноплановость работы.

Но существуют также нюансы, которые считаются отрицательной стороной профессии. А именно:

• большая степень ответственности;
• существенная зависимость от внешней среды (политической и экономической атмосферы, географии деятельности и так далее);
• высокая конкурентность рынка.

Для того, чтобы стать профессионалом в сфере менеджмента, необходимо обладать исключительными навыками плодотворного взаимодействия с поставщиками и способностями к достижению поставленных целей. Нужно уметь вести переговоры, а также договариваться о предоставлении скидок, рассрочек, возможностей возврата нереализованного товара.

Чем занимаются специалисты по закупкам и менеджеры по снабжению

Должность специалиста по закупкам или менеджера по снабжению сравнительно молодая на рынке труда. Однако неверно считать, что таких специалистов ранее не требовалось. Сотрудники с похожими трудовыми функциями существовали в штатах различных организаций и особенно производственных, промышленных предприятий и раньше. Только называлась эта должность иначе: инженер по материально-техническому обеспечению.

Итак, чем же занимаются указанные специалисты? Если обобщить их трудовые функции и не углубляться в нюансы должностных обязанностей, связанные с особенностями работы и производства конкретной организации, то основную задачу менеджера по закупкам или снабжению можно обозначить как бесперебойное обеспечение предприятия необходимым товаром (сырьем).

При этом одна общая задача обеспечения организации товарно-материальными ценностями включает в себя много сопутствующих обязанностей, от аналитической работы по соотношению качества и цены отдельных товарных позиций у конкретных поставщиков до сопровождения сделки по закупке конкретного товара.

Различие в названии должностей: специалист по закупкам и менеджер по снабжению – весьма условно. Некоторые работодатели вообще не видят разницы и указывают эти должности рядом, как равнозначные или синонимы. Другие наниматели считают, что название «специалист по снабжению» – это отголоски советского прошлого, а специалист по закупкам – «рыночный» термин. Но чаще всего в деловом обороте принята такая градация:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• специалист по закупкам обеспечивает организацию важнейшими профильными для предприятия позициями товаров (к примеру, компонентами и ингредиентами для предприятия, производящего продукты питания);
• менеджер по снабжению осуществляет доставку прочей, необходимой для функционирования организации продукции (к примеру, моющие средства, канцтовары и товары для офисной техники и т. д.). 

Образец должностной инструкции менеджера по снабжению

Общие положения

1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
   • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
6. способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
7. особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
8. особенности организации МТО;
9. правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
10. норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
11. актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
12. правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
13. правил составления претензий поставщикам;
14. способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
15. этику делового общения;
16. стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
17. основ организации труда, экономики;
18. основ законодательства о труде;
19. правил внутреннего трудового распорядка в компании;
20. норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
21. Сотрудник во время работы должен опираться на:
    • Устав компании;
22. Положение о подразделении МТО;
23. данный документ;
24. другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
25. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
9. Заключение договоров с поставщиками.
10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Какие требования предъявляются к должности?

Список требований напрямую будет зависеть от компании, а также от требований, сформированных внутри нее. Соответственно, мы можем предоставить вашему вниманию исключительно шаблонный список, который в дальнейшем, при составлении инструкции можно будет модернизировать под индивидуальные потребности:

• Так как должность является весьма ответственной, и нередко сочетается с распоряжением бюджета, выделенного на осуществление закупок, то формируется необходимость найма на работу специалиста, имеющего высшее образование. В тоже время, руководители некоторых компаний могут отдать предпочтение тем сотрудникам, которые имеют среднее специальное образование, но уже имеют своеобразный опыт работы в сфере закупок;
• Что касается опыта, то в данном случае, формируются разные требования. Как правило, на крупных предприятиях, где закупки осуществляются регулярно и требуют оптимизации, стараются принять на работу исключительно опытных и знающих специалистов. Соответственно, в требованиях устанавливаются параметры стажа. В основном, требования не содержат в себе указание на наличие опыта, так как профессия является весьма молодой, и на практике, найти специалиста, который имеет опыт в данной сфере деятельности – крайне непросто;
• Также выставляется требование по умению вести переговоры. Все дело в том, что менеджер, который будет осуществлять закупки, непременно будет систематически встречаться с представителями иных компаний и организаций, для согласования определенных условий поставок. Умение вести переговоры может стать основным элементом расширения перспектив, а также снижения ценовой политики;
• Специалисты данного формата должны обладать аналитическим складом ума, и непременно должны умело и грамотно работать со значительным количеством информации, чтобы максимально оптимизировать свою деятельность;
• Менеджер в обязательном порядке должен разбираться во всей логистической цепочке осуществления закупок, чтобы грамотно и правильно составлять план своей деятельности, а также формировать выбор поставщиков, с учетом потребностей компании;
• Вполне очевидным является тот факт, что специалисты такого уровня должны знать все нюансы коммерческого, а также гражданского права. Таким образом, будут исключены все негативные последствия нарушения законодательства;
• Устанавливается необходимость наличия знаний в области работы с различными договорами, в частности купли-продажи, специалист должен также уметь разрабатывать такие договора, опираясь на предоставленные ему шаблоны, соответственно, нужны еще юридические познания;
• Специалист должен разбираться в стратегии и методах ценообразования, чтобы иметь возможность в процессе переговоров с поставщиками приводить определенные доводы, направленные на возможность осуществления процедуры снижения цены на закупаемый товар;
• Также, специалист должен иметь определенные познания в области работы с персональным компьютером, уметь пользоваться определенным обеспечением программного формата.

Непременно обратим ваше внимание на то, что если менеджер будет взаимодействовать с различными компаниями зарубежного формата, то следовало бы в документ с инструкциями должностного типа внести требования по знанию английского языка, а также необходимость подтвердить все знания, связанные с работой таможенной службы.
Становится очевидным тот момент, что грамотно составленная инструкция зависит в первую очередь от того, какие исполнительные обязанности будут возложены на специалиста. Как правило, документ составляется самим руководителем предприятия или же его сотрудниками по кадрам

Самое главное то, что детальное описание всех нюансов должности позволяет исключить значительное количество неприятностей в дальнейшем.