Цели, задачи и принципы осуществления политики защиты персональных данных

Защита персональных данных

Ключевым моментом, связанным с вопросом персональных данных, является именно их защита — на это нацелены все усилия государства и построена вся логика работы с этими данными. Конкретные действия по защите определяет сам оператор (тот, кто обрабатывает ПДн) кроме единственного вопроса — назначения ответственного за организацию обработки ПДн, что он должен сделать сразу и безусловно.

Такие меры должны быть достаточными, чтобы обеспечить выполнение ваших обязанностей и не допустить неправомерный или случайный доступ к персональным данным, их уничтожение, изменение, копирование, распространение, а также иные неправомерные действия с ними. Если проверяющие посчитают, что такие меры были недостаточными, то последует штраф и предписание, за неисполнение которого также предусмотрен ещё один штраф. И так до того момента, пока вы не выполните всё ожидаемое от вас даже если вам это будет мешать вести бизнес.

Все мероприятия делятся на два вида:

1. Юридические — по созданию комплекта документов.
2. Технические и организационные. Это действия, которые вы должны совершить, чтобы обеспечить безопасность. К примеру, установить антивирус, файерволл, пароль на ПК, иногда установить шифрование, обучить сотрудников.

В отношении данных на бумажных носителях достаточно ограничить и контролировать физический доступ к ним (например, хранить их в сейфе или закрывающемся шкафу или комнате, иметь замки в офисе, охранную систему).

Для защиты электронных данных вам потребуется определить, какой у вас тип угрозы безопасности персональных данных и исходя из этого подобрать один из четырех уровней защищенности. От уровня защищенности будет зависеть конкретный комплекс мер, которые вы должны принять.

Специальные требования по защите ПДн предусмотрены для отдельных категорий операторов, к примеру, органов власти. Компании, которые подпадают под действие Европейского регламента о персональных данных (GDPR), в том числе если они продают товары гражданам Евросоюза, должны учитывать также требования этого регламента.

Производить видеозапись или фотографирование клиентов, в т.ч. пациентов не запрещено, если целью является контроль за оказанием услуг или их улучшение (фото- и видеофиксация, создание обучающих видео), однако Роскомнадзор придерживается позиции, что в «целях установления дополнительных гарантий соблюдения прав как потребителей (пациентов, клиентов), а также самих работников и сотрудников должны быть приняты внутренние документы, которыми должны быть предусмотрены порядок и сроки хранения видеозаписей, а также ответственные лица, имеющие доступ к системе видеонаблюдения. Также необходимо предусмотреть возможность информирования о системе видеонаблюдения путем размещения информационных табличек в зонах видимости камер».

Совет: установите в Политике по обработке персональных данных (является обязательным документом для всех, кто вообще обрабатывает их) порядок и сроки хранения фото- и видеозаписей с изображением сотрудников и клиентов, приведите в соответствие с ними настройки вашей техники, ограничьте доступ к этим записям лиц, не имеющих служебной необходимости их просматривать.

Минимальный комплект документов для законной обработки персональных данных:

1. Политика в отношении обработки персональных данных — документ в котором устанавливаются категории, цели, способы обработки ПДн, порядок их хранения и использования. Желательно, чтобы данный документ учитывал Рекомендации Роскомнадзора по его составлению. Документ должен быть размещён онлайн или на видном месте в помещении компании.
2. Приказ о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных.
3. Приказ об утверждении перечня работников, имеющих доступ к персональным данным физлиц, который выполняет требование разграничения доступа и позволяет установить, какой из сотрудников имел доступ в случае разглашения.
4. Соглашение о конфиденциальности с работниками, имеющими доступ к персональным данным. В этом соглашении работники, которые сталкиваются с персональными данными ваших клиентов или партнеров, обязуются не разглашать их.

Читайте вторую часть: инструкция по защите ПДн на сайте.

Способы выполнения требований к обработке персональных данных

В связи с противоречивостью и фрагментарностью правоприменительной практики и комментариев уполномоченных органов затруднительно сделать однозначные выводы о наиболее оптимальных стратегиях выполнения требований к обработке персональных данных операторами, обладающими БД с ПДн российских граждан за пределами территории РФ. Можно выделить восемь возможных стратегий выполнения требований Закона № 242-ФЗ (см. рис. ниже). Допустимо комбинировать их между собой.

Следует дать дополнительные пояснения к некоторым из стратегий.

• Стратегия № 5 подразумевает отказ от процесса обработки ПДн с помощью организации – российского резидента. Стратегия реализуется путем осуществления прямого сбора, систематизации, обновления и хранения ПДн с помощью организации за пределами России. Такая компания – оператор ПДн не подпадает под российскую юрисдикцию. 
• Стратегия № 7 подразумевает создание на территории РФ промежуточной информационной системы или БД с целью хранения, уточнения, удаления собираемых в России ПДн и их последующей передачи для обработки другому оператору, в том числе за границу. БД с ПДн может представлять собой документ в формате Excel, Word или находиться на бумажных носителях, если этого достаточно для целей обработки. Процессы в зарубежных системах (например, в глобальных системах международных холдингов и групп компаний), связанные с последующей обработкой ПДн, сохраняются неизменными или адаптируются для автоматического использования данных из России.

Перечисленные стратегии формировались исходя из презумпции, что обработка ПДн при осуществлении процедур по обеспечению непрерывности информационно-технологической инфраструктуры и восстановления ее после сбоев, при разработке и тестировании программных модулей информационных систем не регулируется напрямую Законом № 242-ФЗ в части размещения БД с ПДн на территории РФ. Данное предположение основывается на следующем доводе: в рамках резервной информационно-технологической инфраструктуры и сред разработки и тестирования программных модулей ИС не осуществляется сбор ПДн субъектов. ПДн передаются в указанную инфраструктуру и среды из иных БД с ПДн. Для минимизации юридических рисков, связанных с обработкой ПДн в средах разработки и тестирования программных модулей ИС, оператору рекомендуется рассмотреть возможность применения технологий обезличивания (обратимого и необратимого) или шифрования ПДн.

Представленные стратегии рассматривают только вопросы логики распределения информационных потоков внутри и между ИСПДн, но не затрагивают вопросы правового характера.

Когда требуется обезличивание информации?

Как было отмечено выше, обезличивание является одним из способов защиты данных. Оно необходимо в том случае, если имеющаяся информация нуждается в дополнительной защите от несанкционированного доступа и не может быть удалена полностью. Процедура обезличивания позволяет без опасений использовать имеющиеся данные и сократить расходы на хранение информации. Необходимо отметить, что личная информация должна храниться в специализированных системах, прошедших государственную экспертизу.

Важно! Благодаря возможности устранения основных способов идентификации личности отпадает потребность в сохранении высшего уровня конфиденциальности. Несмотря на это, оператор, отвечающий за хранение и обработку данных, не имеет права передавать их третьим лицам

Существуют следующие способы обезличивания:

• введение идентификаторов — при этом часть информации заменяется на соответствующие идентификаторы;
• замена состава композиции — в этом случае оператор может удалить часть имеющихся данных;
• декомпозиция — для этого все информацию разбивают на несколько отдельных блоков и используют по отдельности;
• перемешивание — все сведения о физическом или юридическом лице перемешиваются таким образом, чтобы установка их принадлежности к конкретному лицу стала невозможной.

Обезличивание персональных данных на сегодняшний день является одним из самых эффективных способов защиты информации от несанкционированного доступа.

Что не является персональными данными?

Развитие Интернета привело к доступности данных. Веб-поиск позволяет каждому желающему найти интересующую информацию о конкретном лице. Однако согласно закону № 152-ФЗ любой оператор, ведущий обработку ПД, не имеет права разглашать данные без согласия субъекта.

Оператором признается лицо или государственный (муниципальный) орган, который производит обработку персональных данных. По согласию ОПД может передавать информацию сторонним лицам для проведения обработки (ч. 3 ст. 6).

Оператор отвечает перед субъектом за действия, совершаемые с персональными данными сторонними лицами. В свою очередь, они не несут ответственности перед субъектом, но отвечают перед оператором.

Много вопросов вызывают такие сведения, как IP-адрес, электронный ящик, номер телефона. Можно ли отнести их к персональным данным, если зачастую такие сведения остаются общедоступными? Если обратиться к статье ФЗ-152, можно сделать следующие выводы:

• Номер телефона можно причислить к персональным данным, так как с его помощью достаточно легко идентифицировать абонента, используя дополнительные средства. В соответствии с определением ПД, номер телефона не может быть разглашен без согласия субъекта.
• Адрес электронного ящика по аналогии также может быть причислен к ПД. Однако если в адресе не фигурирует ФИО субъекта, такая информация считается обезличенной.
• Фото и видео являются персональными данными, если с их помощью можно установить личность субъекта. При этом, согласно статье 152.1 ГК РФ, фотографии и видео могут публиковаться на массовых и публичных мероприятиях.
• Логины и пароли не входят в категорию персональных данных, однако могут быть причислены к коммерческой тайне.

Для чего необходимо?

Роскомнадзор определяет обезличивание в качестве способа защиты информации от несанкционированного использования, однако сохранить возможность пользоваться ею дальше. В некоторых случаях операторам необходимо сохранить доступ к ведомостям на длительный срок. Если ликвидировать материалы невозможно, обезличивание станет достойной альтернативой.

Хранение персональных сообщений регулируется законом, требует выполнения мероприятий по обеспечению конфиденциальности. Например, в электронном виде сведения должны храниться в информационных системах, прошедших государственную экспертизу. Переведя данные в разряд обезличенных, оператор может сократить собственные расходы на хранение информации, ведь с этого момента они больше не позволяют определить их владельца.

Важно: Устраняется одна из основных характерных черт личных материалов – возможность идентификации лица, а вместе с ней – и надобность сохранять наивысший уровень конфиденциальности. Однако оператор не имеет права распространять сообщения, которыми обладает, и передавать их третьим лицам.

Правила работы

Такие правила устанавливаются региональными муниципалитетами Российской Федерации на основе уже упомянутого Федерального закона «О персональных данных».

• На обезличенные ПД распространяется требования о сохранении информации и обеспечении защиты ведомостей личного свойства от третьих лиц.
• Обрабатывать их при помощи средств автоматизации или без из участия средств автоматизации
• Придерживаться антивирусной, парольной политики.
• Хранить физические носители в отдельном помещении с ограниченным правом доступа.

Теперь вы знаете, каковы правила работы с обезличенными данными о клиенте.

13Рекомендации по понижению класса ИСПДн

обезличивания и сегментированияобезличиваниеисключение1 категории2 категории3 категории

• отказ от обработки. Необходимо прекратить обработку ПДн там, где это не обусловлено нуждами Учреждения;
• уменьшение объема ПДн. Необходимо собирать лишь минимально необходимый набор персональных данных, а так же сокращать уже обрабатываемый набор ПДн. Например, вместо полного ФИО, обрабатывать лишь Фамилию и инициалы. Так же нет необходимости собирать паспортные данные для прохода посетителей в офис Учреждения, достаточно указывать ФИО посетителя и ФИО принимающего сотрудника;
• сегментация. Сегментирование заключается в разделении сетевой ИСПДн на несколько сегментов для уменьшения требований и упрощения защиты персональных данных. Оно позволяет:

• децентрализовать обработку персональных данных 2-й категории и понизить класс сегментов ИСПДн до К3, если количество субъектов персональных данных превышает 1000 человек, или если они не принадлежат организации-оператору;
• уменьшить количество защищаемых АРМ в распределенных ИСПДн.

Незащищенная пересылка по сети Интернет данных, содержащих ФИО физических лиц, недопустима.

Цели обработки ПДн в банковском секторе

В сфере предоставления банковских услуг при выполнении определенных банковских операций цели обработки ПДн могут быть следующими:

• открытие счета в банке, его ведение;
• денежные переводы;
• перечисление средств от физлица юридическому лицу без использования банковских счетов;
• покупка или продажа инвалюты;
• предоставление консультационных услуг, какой-либо информации, включая использование телефонной связи, электронной почты.

Не все просто с персональной информацией любого гражданина, будь то сотрудник какой-либо компании, пациент медицинского учреждения, клиент банка, любой другой организации. Закон запрещает использовать персональные данные любого человека не только без его согласия, но также и в случае, если эти сведения не нужны для реализации конкретных целей (если субъект ПДн не дал согласия на эти действия). В случае утечки персональных сведений любой гражданин имеет право подать жалобу в Роскомнадзор или обратиться в судебные органы. Поэтому обработка персональных данных должна вестись строго в рамках действующего законодательства.

Способы и условия обработки данных

Способов обработки персональных данных законом установлено всего два (п. 3 ст. 3 закона № 52-ФЗ): автоматизированный и неавтоматизированный.

Также законом определены условия обработки персональных данных:

• Обработка допускается только в установленных законом случаях (для выполнения возложенных на оператора функций, например, в связи с участием человека в судебном процессе, для исполнения судебного акта и иных).
• Оператор имеет право поручить обработку информации другим лицам, но только если такое право предусмотрено законом или договором.
• Ответственность за допущенные нарушения несет сам оператор, даже если обработка данных поручена кому-либо другому.
• Порядок обработки персональных данных предполагает соблюдение конфиденциальности. Запрещается раскрывать и передавать сведения. Однако возможны исключения из этого правила. Например, при рассмотрении дела в суде личные данные истца станут известны ответчику и третьим лицам, которым вручаются копии иска, где прописана информация о сторонах процесса.

Что такое согласие на обработку персональных данных

Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152, к таким данным относятся все сведения о человеке — от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.

Персональные данные делятся на 3 категории:

• Общедоступные — основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
• Биометрические — информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
• Специальные — национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично — сведения о работе (причины увольнения и др.).

Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека. В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.

В каких случаях нужно согласие на обработку персональных данных

Согласие требуется на обработку специальных и биометрических данных. Общедоступную информацию разрешается свободно использовать, если только это не противоречит закону, а также общепринятым нормам морали и этики.

Ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется

Исключение составляют случаи, когда расследуется уголовное дело, проводятся оперативно-розыскные мероприятия. Биометрические данные могут понадобиться, чтобы установить личность при отсутствии у человека документов. В таких ситуациях не требуется согласие на обработку личной информации.

Негосударственных операторов теперь тоже будут штрафовать за нарушение правил по обезличиванию сведений

Фото: Интерпресс/ТАСС

Минкомсвязь России готовит сразу два законопроекта, которые устраняют пробел в части обезличивания персональных данных. Уведомление о разработке поправок ведомство опубликовало на официальном портале нормативно-правовых актов 30 августа. Насколько безопаснее станет работа операторов с информацией о пользователях?

Зачем обезличивают персональные данные

Действующий закон гласит, что обработка персональных данных ограничивается «достижением конкретных, заранее определённых целей оператора». После этого сведения должны быть уничтожены или обезличены. Обезличить — значит сделать невозможным определение принадлежности информации конкретному лицу без дополнительных сведений. Для этого применяются несколько методов, например, замена части сведений неким идентификатором или декомпозиция, то есть разделение массива данных на несколько частей и их раздельное хранение.

Как правило, обезличивание производится для того, чтобы защитить информацию от несанкционированного использования и при этом сохранить возможность обработки сведений. Таких ситуаций не так много. Закон, например, прямо предусматривает один вариант: работу с персональными данными в статистических или других исследовательских целях. Хотя на практике обезличивание применяется и в других сферах. В частности, при публикации судебных решений персональные данные обычно изымаются из текстов.

В целом обезличивание — хороший способ для оператора работать с нужной информацией и при этом не волноваться, что в случае утечки данных мошенники смогут нанести вред гражданам: они просто не смогут идентифицировать, кому и какие данные принадлежат.

Важно отметить, что операторы могут передавать обезличенные данные для обработки третьим лицам. Например, маркетинговым агентствам

Но эти лица не должны иметь инструментов для идентификации данных с их владельцами: только факты, которые помогут им разработать рекламное предложение для клиентов.

Проблемы безличности

В то же время требования и методы обезличивания пока определены только для операторов, которые являются государственными или муниципальными органами. Это суды, больницы, школы и другие учреждения. Правила для них содержатся в приказе Роскомнадзора от 5 сентября 2013 года.

Пока что ответственность за невыполнение обязанностей или несоблюдение правил по обезличиванию персональных данных предусмотрена только для операторов, которые работают от лица государства. Фото: Интерпресс/ТАСС

Но обрабатывать личную информацию россиян могут и негосударственные операторы — онлайн-магазины, интернет-платформы для поиска работы и другие. И для них никаких правил по обезличиванию не установлено. Минкомсвязи отмечает, что это «является существенным правовым пробелом, создающим существенную угрозу по защите персональных данных при их обезличивании такими операторами».

Подготовленный ведомством проект поправок в Закон «О защите персональных данных» предлагает распространить обязанности по обезличиванию при работе с персональными данными для всех операторов: они должны будут обезличивать личную информацию россиян в соответствии с требованиями и методами, которые разработает Роскомнадзор. При этом операторы-юрлица должны будут самостоятельно создать правила работы с обезличенной информацией (по закону её также можно обрабатывать).

Если законопроект вступит в силу, у Роскомнадзора будет два месяца на то, чтобы разработать поправки в свой приказ о правилах обезличивания персональных данных, которые распространят их на всех операторов вне зависимости от их принадлежности к государственным структурам.

Оштрафуют всех

Пока что ответственность за невыполнение обязанностей или несоблюдение правил по обезличиванию персональных данных существует только для операторов, которые работают от лица государства. Санкции предусматривают предупреждение либо штраф от трёх до шести тысяч рублей.

Проектируемые изменения предполагают, что, кроме правил, для негосударственных операторов необходимо также предусмотреть наказание за нарушения. Для этого Минкомсвязь параллельно готовит поправки в Кодекс об административных правонарушениях. Взыскание для должностных лиц предлагается оставить без изменений, а также ввести штраф для граждан в размере от 700 до 1500 рублей, для индивидуальных предпринимателей — от пяти до 10 тысяч рублей, для юридических лиц — от 15 до 30 тысяч рублей.

Способы обработки

Также в статье 3 закона «О персональных данных» четко определяет, что выделяются два способа обработки персональных данных:

• с использованием средств автоматизации;
• без них.

Такое же понимание можно найти в нормативных актах Роскомнадзора. Под автоматизированным способом обработки законодатель и ведомство понимают совершение любых действий с персональными данными, которые связаны с использованием средств вычислительной техники. Закон не раскрывает термин «средства вычислительной техники» конкретно, но очевидно, что под ними понимаются информационные системы. Для способа обработки персональных данных средствами автоматизации есть одно серьезное ограничение. Ни одно решение, на основании которого могут быть изменены права или обязанности гражданина, не может быть принято только исходя из результатов обработки сведений средствами вычислительной техники.

Соответственно, ручной способ обработки персональных данных – это занесение их на материальные носители вручную и дальнейшая работа с такими носителями. Закон в дальнейшем не конкретизирует особенности организации работы каждым способом, предоставляя это сделать ФСТЭК России. Ведомство, в свою очередь, определяет требования к автоматизированному способу обработки и используемым для него средствам. С точки зрения ручного способа действуют или общие принципы, или организационные меры, затрудняющие физический доступ к персональным данным путем разграничения функционала сотрудников. Так же работают требования по физической защите помещений.

Подробные требования к содержанию согласия

Согласие должно включать в себя следующую информацию:

1) Фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта персональных данных.

2) Контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес субъекта персональных данных)

3) Сведения об операторе персональных данных

Если оператором является юридическое лицо, то указывается: наименование, ИНН, ОГРН, а также адрес, указанный в ЕГРЮЛ

Если оператором является физическое лицо, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства или место пребывания.

Если оператором является индивидуальный предприниматель, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН, ОГРНИП. Адрес указывать не надо, как это следует из приказа, что странно. Я рекомендую указывать и адрес ИП.

4) Сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых будет осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными субъекта персональных данных

5) Цель (цели) обработки персональных данных

Формулировки цели или целей обработки персональных данных должны соответствовать положениям законодательства Российской Федерации, устанавливающим функции, полномочия и обязанности оператора, и (или) документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

6) Категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных

Заполнение соответствующего поля осуществляется применительно к конкретному субъекту персональных данных по следующему образцу:

• общие персональные данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных);
• специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);
• биометрические персональные данные (ДНК, радужная оболочка глаз, дактилоскопическая информация, цветное цифровое фотографическое изображение лица, голос, фотоизображение рисунка вен ладони, полученного в диапазоне, близком к инфракрасному, и иные сведения).

Указание специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных допускается в случае предварительного получения оператором, осуществляющим обработку персональных данных, согласия на обработку персональных данных в соответствии с требованиями статей 9, 10, 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

7) Категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов

Указанное поле заполняется по желанию субъекта персональных данных без ограничений со стороны оператора, осуществляющего обработку персональных данных.

Условия и запреты предполагают ограничение или запрет осуществления оператором действий по распространению и (или) предоставлению персональных данных неограниченному или определенному кругу лиц соответственно.

Дополнительно в Согласии могут быть указаны условия, при которых полученные персональные данные могут передаваться оператором, осуществляющим обработку персональных данных, только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных.

8) Условия, при которых персональные данные могут передавать только по внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников

9) Срок действия согласия

Должен быть отражен конкретный срок его действия: определенный период времени или дата окончания срока действия.

Не допускается указание на автоматическую пролонгацию срока действия Согласия, а также определение срока его действия путем установления бессрочного статуса или указания на событие, неизбежность наступления которого возможно в долгосрочной перспективе.