Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

Разновидности информационных писем

Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов. 

Письмо-уведомление

Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары. 

Образец:

Письмо-напоминание

Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время. 

Образец:

Письмо-подтверждение

Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили

Образец:

Письмо-заявление

Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «мы решили пересмотреть условия сотрудничества», «по данному вопросу я считаю…», «сообщаю, что намерен предпринять следующие действия…». 

Образец:

Рекламно-информационное письмо

Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали. 

Образец:

Советы и нюансы

С пунктуацией часто возникают проблемы. Сложно разобрать, где обращение. Можно воспользоваться следующими советами по определению:

• Имя человека: Ирина, пойдешь ли ты сегодня на прогулку?
• Кличка животного: Шарик! Иди на место!
• Родственное или дружеское сообщение: мама, я сегодня на уроке получил пятерку.
• Другое наименование: звезды, вы так красивы сегодня.

В литературе, преимущественно поэтической, часто встречаются географические названия. Авторы хотят выразить определенные чувства к городам, в которых они побывали, либо малой родине: «Я люблю тебя, Москва!». В некоторых случаях стихотворения или проза не имеют локационной привязки, однако направлены на населенный пункт: «Буду скучать по тебе, мой любимый город».

Есть также устойчивый выражения, где используются слова «Господи» или «Боже». Обычно они выступают полностью самостоятельно и очень редко несут смысловую нагрузку. В этом случае выделение не делается («Господи помилуй», «Боже упаси»).

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

1. Дата.
2. Номер письма.
3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

1. Название фирмы.
2. Структурное подразделение.
3. Должность исполнителя.
4. Фамилия и инициалы.
5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Чем может быть опасно обращение в прокуратуру?

Следует помнить, что любое ложное обращение – наказуемое деяние. За ложный донос Уголовный Кодекс предусматривает ответственность по статье 306. Однако, на практике этот вид ответственности чаще возникает в ходе возбуждения уголовных дел либо отказах в их возбуждении. Эта тема не является предметом настоящей статьи, поскольку рассматриваемая здесь форма обращения в органы прокуратуры имеет целью разрешение вопросов в значительной мере за пределами уголовно-процессуальных отношений.

Однако замечу, что вы можете обратиться в прокуратуру с требованием о возбуждении уголовного, но эта процедура требует составления протокола, личного присутствия и идентификации личности заявителя. Если в ходе оформления заявления о возбуждении уголовного дела вы предоставите служащему заведомо ложные сведения и при этом обнаружатся все четыре признака состава преступления, среди которых ложные сведения о конкретном лице и конкретном преступлении, то в этом случае действительно можете попасть под ответственность по статье 306 Уголовного кодекса.

В том числе и по причинам суровой ответственности за подобные преступления, никогда не следует искажать факты, придумывать и приукрашивать события. В заявлении необходимо описать проблемную ситуацию в русле действительно произошедших событий. Желательно подкрепить свою позицию копиями документов, фото- либо видеоматериалами.

Отличия от подлежащих

Если рассматривать вопрос, каким членом предложения является обращение, то ответа на него нет. Это часть конструкции, отдельная и самостоятельная, и к основному набору слов она не имеет никакого отношения. Очень часто его путают с подлежащим. Однако есть способы различить формы, и представлены они в таблице:

Способ поиска
Пример подлежащего
Пример обращения
Правила
Подлежащее и сказуемое
«Дочка помыла посуду» Подлежащее — дочка, сказуемое — помыла

Предложение является самостоятельным, конструкция стандартная.
«Дочка, помой посуду» Родитель попросил дочь помыть посуду, он к ней обратился.
Обращение никогда не является членом предложения.
Интонационный
«Класс изучил произведение художественной литературы» Повествование идет гладко и без остановок.
«Класс, нужно изучить некоторые произведения художественной литературы» Здесь акцентируется внимание, что кому-то что-то нужно сделать, в повествовании имеется некая остановка.
Когда подлежащее становится глаголом, предложение переводится в разряд односоставных, а сказуемое ставится во втором лице (при подлежащем — в третьем).. Часто наблюдается путаница в том, как написать обращение в русском языке

Правило изучения глаголов в предложении может помочь. Когда они стоят в третьем лице, а также имеется соответствующее существительное, что подчеркивается одной чертой, то таковое отсутствует

Часто наблюдается путаница в том, как написать обращение в русском языке. Правило изучения глаголов в предложении может помочь. Когда они стоят в третьем лице, а также имеется соответствующее существительное, что подчеркивается одной чертой, то таковое отсутствует.

Способы подачи жалобы

Сегодня многие граждане опасаются вступать в конфликтные ситуации с должностными лицами муниципальных органов власти, причем даже в тех случаях, когда последние превышают предоставленные им полномочия.

Следует помнить, что любой гражданин должен знать, как отстоять свои законные права и интересы, если они нарушаются действиями третьих лиц.

Важно! Узнайте подробности здесь. При грамотном и серьезном подходе к данному вопросе и решить проблему в свою пользу будет довольно просто

Для этого желательно заранее проконсультироваться у грамотного юриста

При грамотном и серьезном подходе к данному вопросе и решить проблему в свою пользу будет довольно просто. Для этого желательно заранее проконсультироваться у грамотного юриста.

Чтобы обратиться в администрацию города с претензией, нужно иметь серьезные причины.

При их наличии гражданин вправе оформить жалобу и направить ее одним из возможных способов:

Основания для обращения

Городская администрация уполномочена разрешать проблемы, связанные:

• с обеспечением населения коммунальными ресурсами (электро-, водо-, и газоснабжением, отоплением),
• с порядком пользования и распоряжения муниципальными объектами недвижимости (жилыми и нежилыми), а также передачей их в аренду,
• с обустройством парковочных мест и остановок для общественного транспорта, а также другие вопросы, связанные с дорожной деятельностью в пределах муниципального образования,
• с предоставлением социального жилья, иной помощью для льготных категорий населения и граждан, признанных малоимущими,
• с порядком организации свалок и вывоза мусора,
• с градостроительной деятельностью, оформлением разрешительной документации по вопросам застройки,
• с проведением уборки и работ по благоустройству на территории парков и прочих объектов, являющихся муниципальной собственностью и прочее.

Внимание! Исчерпывающий список правомочий администрации содержится в Федеральном законе от 06.10.2003 № 13. Помимо этого, деятельность городских администраций регулируется нормативно-правовыми актами, издаваемыми на муниципальном уровне

Как составить жалобу на соседа по земельному участку в администрацию?

Как получить азрешение на строительство дома на собственном участке в 2021 году, читайте тут.

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

• наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
• наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

• от физического лица к физическому лицу;
• от физического лица к организации;
• от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Особенности составления

Не существует унифицированной формы жалобы. И это относится даже к претензиям, направляемым в госорганы. Однако есть стандартные требования:

• Исключен жаргон, нецензурные выражения. Письмо нужно составить в деловом стиле. Если в тексте будут, к примеру, нецензурные выражения, жалоба не получает юридическую силу.
• Письмо должно быть лаконичным. Текст не должен быть длинным. Однако в документе должны содержаться все сведения, являющиеся существенными в конкретной ситуации.
• Желательно исключить выражения, которые можно толковать двояко. Текст должен быть полностью однозначным. Его читатель должен полностью понять посыл, который закладывался отправителем.
• Вся точные данные нужно правильно указать. К примеру, к таким данным относятся даты, номера, адреса, ФИО.
• Нужно правильно указать получателя. От того, кто указан получателем, зависит скорость рассмотрения документа. Кому отправлять жалобу? При выборе получателя нужно учитывать принцип иерархии. Если, к примеру, человек жалуется на продавца, имеет смысл направить документ администратору или управляющему, а не директору. Направление документа в вышестоящий орган – это не всегда хорошее решение. Скорее всего, такая жалоба будет очень долго рассматриваться. Пострадает и качество ее рассмотрения.

Текст должен быть грамотным. Следует исключить помарки и поправки. Если допущена ошибка, лучше переписать текст жалобы. Стоит также помнить, что претензия должна быть обоснована. В документе рекомендуется ссылаться на нормативные акты/законы, которые были нарушены.

В целом, к жалобе предъявляются стандартные требования. Сначала идет «шапка» с обязательными реквизитами (ФИО отправителя, получателя, название компании). За ней следует название, а затем текст жалобы. Документ завершается указанием даты, росписью и ее расшифровкой.

СОВЕТ! Если рассмотрение жалобы принципиально для отправителя, имеет смысл обратиться к юристу. Он поможет составить документ правильно, сделает все ссылки на требуемые законы.

Что такое докладная записка?

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

• о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
• доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
• сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
• и так далее.

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Как написать письмо-обращение | Сделай все сам

Один из методов общения между людьми – письма. Бесчисленные обстановки полагают разные виды писем, следственно они могут носить дружественный либо деловой нрав. Зачастую в деловой переписке применяют письма-обращения. Как же их грамотно написать и верно оформить?

Инструкция

1. Оформите заголовок письма. В правом верхнем углу укажите точную должность, чин, классность (либо категорию), государственную конструкцию либо орган, в штате которого состоит адресат, его фамилию и инициалы.

Скажем: «Депутату Законодательного собрания … области 6 созыва Иванову И.И.», «Заму прокурора (наименование) района (наименование) области, государственному советнику юстиции 1 класса Петрову П.П.».

Дозволено ниже в шапке письма написать адрес, по которому расположено место работы данного должностного лица.

2. Посередине листа обратитесь в почтительной форме к адресату, прописав всецело его имя и отчество. Обращение дозволено отделить запятой либо завершить восклицательным знаком. Скажем: «Достопочтенный Петр Петрович!».

3. В первом абзаце письма выскажете свою просьбу адресату, а также сделайте ссылку на закон, свод правил, регламент и т.п. Скажем: «Умоляем Вас разглядеть вопрос о…», «Умоляем Вас провести проверку … в соответствии со статьей 9 части первой Правил…».

4. Приведите доводы в пользу вашей просьбы. Отчетливо и ступенчато выскажете все аргументы, опираясь на текст закона (правил, регламента и т.д.). Выделите несоответствия и возражения в действиях лица либо какой-нибудь организации. Сделайте итоги в конце ваших рассуждений.

Значимо помнить, что текст должен быть официально-деловой и реально выражать ваши мысли.

Можете применять такие слова и словосочетания: «в части 3 десятой статьи установлено…», «Правила не предусматривают…», «в Кодексе отсутствуют…», «тем не менее», «больше того», «однозначно следует», «рассматривая юридическую важность…» и т.д. 5

В конце письма выразите просьбу осведомить о итогах, принятых мерах, действиях по данному вопросу. Укажите свой номер телефона, почтовый либо электронный адрес

5. В конце письма выразите просьбу осведомить о итогах, принятых мерах, действиях по данному вопросу. Укажите свой номер телефона, почтовый либо электронный адрес.

6. Поставьте дату, подпись и ее расшифровку.

Совет 2: Как написать регламент

Регламент нужен, дабы отчетливо и детально определить цели и задачи, а также порядок их достижения для того либо другого звена производственной цепи.

Регламент будет тем проще и внятнее, чем больше детально он составлен.

При его прочтении его у работников не должно появляться вопросов, а значит, в регламенте не терпимо оглавление двусмысленных и размытых фраз.

Совет 3: Как написать письмо прокурору

Письмопрокурору , а точнее заявление в прокуратуру пишется гражданином, если он считает, что его права и воли нарушены, причем не кем-нибудь, а государственным органом либо должностным лицом. Заявление пишется в произвольной форме. Впрочем дюже значимо сурово соблюдать некоторые правила.

Совет 4: Как завершить официальное письмо

Всякий офисный работник рано либо поздно сталкивается с необходимостью написать официальное письмо. Правила делового этикета подчеркивают, что окончание письма является не менее значимой составляющей, чем отправная точка вашего сообщения.

Вам понадобится

точный адрес получателя, конверт, копии документов, прилагающихся к письму

Совет 5: Как оформить обращение

Разные жизненные обстановки зачастую вызывают надобность написать обращения в различные инстанции. Заявления, претензии, предложения к начальству организаций либо должностным лицам на практике зачастую доказывают свою производительность, помогая реализовывать права граждан, их инициативы. Готовить письма-обращения надобно вдумчиво и обстоятельно.

Грамотный и корректный ответ

Не менее важным навыком, чем составлять коммерческие предложения, является умение на них отвечать. Партнер, направивший вам коммерческое предложение, в любом случае изучает вашу реакцию. Даже в случае отсутствия ответа он сможет составить о вас определенное представление, – какого рода информация вам не интересна. А если вы должны составить ответ, положительный или отрицательный, партнер получает в свои руки образец вашего мышления, который может стать в дальнейшем мощным информационным инструментом.

Положительным или отрицательным будет ваш ответ, он обязательно должен включать такие позиции:

• обращение: к фирме или непосредственно к контактному лицу (информацию берем из текста КП);
• ссылка на само КП: организации рассылают много предложений, поэтому не лишним будет напомнить, на какое именно вы отвечаете;
• фраза, дающая надежду на дальнейшее сотрудничество: ведь именно эта перспектива явилась целью составления письменного ответа;
• подпись руководителя или уполномоченного лица.

Оформляем вежливый отказ на коммерческое предложение

Если вы совсем не заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с фирмой, предоставившей коммерческое предложение, его можно проигнорировать, что чаще всего и происходит. Но если вас не устраивает именно данное предложение, а в дальнейшем вы планируете взаимодействовать, лучше проявить такт и корректность, ответив на обращенное к вам предложение.

Отказ лучше формулировать мягко, но непреклонно

Начинать сразу с негативной для автора КП новости не стоит, лучше привести какую-либо нейтральную фразу – например, благодарность за оказанное внимание и уделенное время. Далее стоит корректно объяснить причины отказа, привести понятные собеседнику аргументы

В завершение стоит выразить надежду на сотрудничество в будущем.

ВАЖНО! Получив ваш отказ, предприниматель, отправивший вам КП, должен быть уверен, что его предложение было рассмотрено и осмыслено, а отказ обусловлен объективными причинами

Ответ-согласие

С таким ответом лучше не торопиться, ибо он сразу же накладывает и на вас, и на партнера определенные обязательства. Сначала убедитесь, что вы правильно поняли все аспекты предложения, при необходимости задайте уточняющие вопросы. Не возбраняется внести встречное предложение, согласившись по устраивающим пунктам и предложив альтернативу спорным.

Оформляя текст письма-согласия, допустимо сразу же перейти к сути дела: ведь для получателя это будет приятной новостью, и к тому же сэкономит его время. Далее разъясните необходимые нюансы, уточните детали.

Грамотное составление текстов коммерческих предложений и ответов на них значительно повысит бизнес-эффективность любого предпринимателя или организации.

Когда жалобу могут оставить без ответа

Специальной формы для жалоб в администрацию законодательством не предусмотрено, поэтому обращение можно составить произвольно. Однако в некоторых случаях претензия может быть оставлена без рассмотрения.

К таким случаям относятся:

• жалоба подана анонимно или на ней не указан обратный адрес заявителя,
• документ не подписан гражданином,
• в тексте обращения присутствует ненормативная лексика и оскорбления,
• документ написан неразборчиво (поэтому жалобу лучше напечатать на компьютере, а затем проставить на ней дату и подпись),
• в тексте претензии не отражена просьба к администрации, в ней только описывается ситуация,
• жалоба подавалась гражданином ранее, ситуация уже была рассмотрена администрацией города.

Посмотрите видео. Обращение в администрацию:

Сроки рассмотрения жалоб

Написать жалобу президенту – полдела, потом придется подождать ответ. Закон отводит на рассмотрение всех вопросов и обращений 30 дней с даты отправки. Подробнее об этом сказано в статье 12 ФЗ № 59.

В официальном ответе должны быть указаны принятое по вопросу решение и меры, которые установлены для устранения поднятой проблемы.

Если вы отправили свою жалобу Почтой России, то к месяцу на рассмотрение добавьте срок, в течение которого доставляются почтовые отправления. Задать вопрос президенту, требующий ускоренного рассмотрения, удобнее через электронный терминал.

Если назначенный срок прошел, но вы не получили ответа, причиной этого может быть ошибка в ваших контактных данных или нарушение установленных правил (например, оскорбления в тексте). Чтобы не допускать промедления, перед отправкой запроса ознакомьтесь со статьей 7 ФЗ № 59 «Об обращениях граждан».

*Важно: При отправке письма через сайт Президента для вас будет зарегистрирован личный кабинет, в котором вы сможете проверять стадии рассмотрения вопроса

Как подать

Жалоба в администрацию может быть подана:

1. Лично. Приемные часы каждого чиновника указаны на сайтах администраций. Заявитель вместе с жалобой предъявляет свой паспорт.
2. Через канцелярию администрации. Обратившийся может принести 2 экземпляра жалобы, один с подписью о принятии оставляет себе.
3. Заказным письмом с уведомлением.
4. Онлайн. На сайтах многих администраций есть специальный раздел для обращений. В Москве, например, «Интернет-приемная» действует на порталах каждого района, округа и города в целом.

Дополнительно предусмотрены устные обращения, например вопросы, заданные в ходе прямых эфиров в СМИ, публичных мероприятий и др. Все же желательно подавать именно письменные жалобы. Такие документы юридически значимы.

Важно помнить! Если администрация не смогла или не захотела решить проблему, жалоба и ответ на нее станут основой для заявления в прокуратуру и судебного иска

Письмо-жалоба: образец и пример

Письмо-жалоба — это легальный способ официально донести до сведения правоохранительных, административных и прочих ответственных органов свою проблему и попытаться добиться её решения.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Скачать образец письма-жалобы (Word) Скачать образец письма-жалобы (PDF)

Посмотреть пример письма-жалобы

Письмо-жалоба является частью деловой переписки. Жалобу обычно пишут тогда, когда миром решить вопрос не удалось, виновная сторона не идёт навстречу и не стремится исправить нанесённый вам ущерб.

Целесообразнее всего сесть за изложение событий в спокойном состоянии, собрав доказательства и удостоверившись, что правда на вашей стороне.

В случае, когда на вашу организацию написана жалоба от покупателя, вам необходимо написать ответое письмо.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Задайте вопрос эксперту:

Задать вопрос

✓ Платежные документы ✓ Кассовые документы ✓ Типовые формы договоров ✓ Документы на транспортрировку товаров ✓ Документы по учету товаров

✓ Документы ККМ и ККТ ✓ Должностные инструкции ✓ Деловые письма ✓ Документы по учету материалов ✓ Бланки и формы доверенностей

Как правильно написать письмо-жалобу 

Письмо-жалоба пишется в свободной форме, от руки или электронным способом, и имеет ряд особенностей:

• Язык изложения жалобы должен быть близким к официальному, лаконичным, грамотным, максимально безэмоциональным, без использования оскорбительной лексики и двусмысленных выражений.
• События должны быть изложены последовательно, ситуация показана как можно объективнее, но в то же время коротко и ясно, без ненужных деталей. Желательно, чтобы объем жалобы был не больше одного листа формата А4.
• Письмо-жалоба обязательно сопровождается документами, подтверждающими произошедшее, будь то чеки из магазина, договора, акты, квитанции и прочее.
• Срок ответа на жалобу в большинстве случаев зависит от инстанции, в которую вы отправляете письмо, и определен законодательно (например, если вы жалуетесь на продавца в магазин, согласно закону о защите прав потребителей срок ответа на вашу претензию — 10 дней; государственные органы и власти местного самоуправления должны вам ответить в течение 30 дней). Если же в вашем случае срок ответа на жалобу не установлен, вы можете, руководствуясь здравым смыслом, определить его сами.

Жалоба также может быть коллективной, если проблема касается не одного человека (например, жильцов одного подъезда или дома). Составление её не отличается от составления индивидуального письма-жалобы, разве что описание событий будет более полным, и подписать такое письмо должны все, кто в нём упомянут.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Письмо-жалоба составляется в двух экземплярах.Один можно отправить по почте с уведомлением о вручении или лично отнести в соответствующую инстанцию; второй оставить у себя.

Если вы выбрали второй вариант доставки, не забудьте при передаче жалобы адресату (или секретарю) получить на свой экземпляр отметку (дату и заверенную подписью запись «письмо получено») о вручении.

Таким образом, у вас будет доказательство, что письмо было вручено, и от даты вручения пойдёт отчет времени, необходимого для ответа на ваше письмо.

Структура письма

1. в правом верхнем углу — обращение (наименование организации, должность и ФИО руководителя) и данные составителя жалобы;
2. наименование документа;
3. суть жалобы:1) причина составления письма с указанием номеров документов, дат и прочего;2) описание ваших действий после того, как произошёл инцидент;3) ситуация на сегодня, когда ваши действия не принесли ожидаемого результата;4) ваши требования по отношению к виновной стороне;5) меры, которые вы предпримете, если ситуация не изменится;

   6) перечень документов (или их копий), подтверждающих ваши слова, которые прилагаются к письму-жалобе.

4. Должность (если письмо от организации), ФИО, подпись составителя, дата написания письма.

Скачать другие бланки документов на 2021 год

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Задайте вопрос эксперту:

Задать вопрос

Как написать жалобу Собянину?

Существует несколько способов сообщить о проблеме главному должностному лицу города.

1. Позвонить по телефонам ответственных сотрудников Правительства Москвы,. Первый номер доступен с понедельника по четверг с 9 до 16 часов, в последний рабочий день до 15.45 часов, а второй номер работает постоянно, в том числе в ночное время, по выходным. К сожалению, отдельной горячей линии мэра Москвы Собянина для жалоб не существует.
2. Отправить сообщение на персональный пейджер по номеру (495) 620-27-00.
3. Написать мэру Москвы жалобу через сайт mos.ru или портал gorod.mos.ru.
4. СМС на номер 7877.
5. Направить письмо с жалобой обычной почтой:
6. Самостоятельно вручить корреспонденцию в здании.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Образец письма подружке

Привет, Надюш! Так хотелось написать тебе, пока была в поездке.

Мое лето прошло просто замечательно. Вместе с родителями я ездила на море. Кстати, не помню, а ты когда-нибудь была на море?

Каждый день мы ходили купаться. Ты же знаешь, я совсем не умею плавать. Так вот, папа учил меня плавать. Не сказала бы, что теперь это получается у меня прекрасно, но сдвиги все же есть. Не понимаю, как ты плаваешь на спине?!

Я даже боюсь заходить в воду, а ты так спокойно держишься на ней. Ну вот, из-за того, что я очень часто была в воде, это лето запомнится мне навсегда. А как ты провела свои каникулы?

Очень соскучилась по тебе! Надеюсь, скоро приедешь в гости! Жду ответа! Пока!