Согласие на распространение персональных данных

Кто может выступать в качестве оператора

Статьёй 3 закона №152-ФЗ определено, что оперировать персональными данными о физическом лице могут несколько категорий контрагентов:

1. юридические лица – работодатели;
2. индивидуальные предприниматели;
3. прочие лица, получившие такое право от имени физического лица.

К действиям, которые совершаются в отношении информации о физическом лице, относятся:

• сбор;
• фиксация;
• упорядочение;
• накопление и хранение;
• внесение изменений;
• использование;
• предоставление доступа;
• передача;
• блокировка и уничтожение.

Установлены три режима работы с информацией о физических лицах:

1. Ручной.
2. Бумажный.
3. Электронный.

Весь комплекс действий в отношении получаемой от гражданина информации (полностью или частично) должен быть легализован оператором путём получения от него письменного согласия для целей обработки, регулируемых статьёй 86 ТК РФ.

Верховный суд разъясняет… Или всё о доверенности

ВСЕГДА ЛИ ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ ДОЛЖНО СОДЕРЖАТЬСЯ В ОТДЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ (ДОВЕРЕННОСТИ)?

Ответ: В соответствии с правовой позицией Верховного Суда Российской Федерации (далее – Верховный Суд РФ) под доверенностью необходимо понимать письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами1.

При этом Верховный Суд РФ подчёркивает, что уполномочие на представление интересов в суде может содержаться как в отдельном документе (доверенности), так и в договоре, и в решении собрания, если иное не установлено законом. Таким образом, если в договоре наряду с его условиями содержится письменное уполномочие работника организации на представление интересов юридического лица, подписанное генеральным директором, доверенность в виде отдельного документа оформлять не нужно.

Однако для представления интересов организации в ряде государственных органов необходима отдельно оформленная доверенность.

Для оформления доверенности юрист компании часто спрашивает паспортные данные работника.

Можно ли предоставлять юристу компании.

Ответ на вопрос: В общем случае передача персональных данных работников третьим лицам потребует оформления письменных согласий в свободной форме.

Допуск юриста компании для выполнения его должностных обязанностей к персональным данным работников следует отразить в положении о персональных данных.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных), относится к его персональным данным (ч. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г.

№ 152-ФЗ). Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов. При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Именно в этом

Образец документа:

                           Доверенность N _____
            на дачу согласия на обработку персональных данных
       ___________________________________________________________
                    (дата, место совершения, прописью)
   _________________________________________________, _____ года рождения,
         (Ф.И.О. субъекта персональных данных)
паспорт серии _____ N __________, выдан ___________________________________
"__"___________ ____ г., код подразделения _______________, проживающий(ая)
по адресу: _______________________________________, настоящей доверенностью
уполномочивает ________________________________________________, _____ года
                           (Ф.И.О. представителя)
рождения, паспорт серия _____ N __________, выдан _________________________
"__"___________ ____ г., код подразделения ______________, проживающего(ую)
по адресу: __________________________________, давать согласие на обработку
персональных данных Доверителя в следующем порядке: _______________________
________________________________________________________ или не соглашаться
с обработкой таких данных в форме ________________________________________,
отзывать  согласие  на обработку  персональных  данных  Доверителя в случае
__________________________________________________________________________.
   Доверенность выдана сроком на _______________ без права (или: с правом)
передоверия.
   Подпись представителя _________________________ удостоверяю.
   "__"___________ ____ г.
   ________________________/_______________/
           (Ф.И.О.)            (подпись)

Как правильно составить

Бланк доверенности на получение информации оформляется в произвольном формате в соответствии с требованиями, прописанными в Гражданском кодексе РФ. Заполняется официальная бумага на обычном листе формата А4. Если оформлением договора занимается юр.лицо, договор составляется на официальном бланке предприятия.

Независимо от того, кто занимается составлением бланка, схема доверенности на получение информации остается неизменной. В структуре документа обязательно содержится небольшое вступление, основная часть, в которой прописывается перечень действий поверенного, и завершение. Заполняться акт может от руки или на компьютере.

Шаблон доверенности на получение информации обязательно должен содержать следующие данные:

1. День, месяц и год составления. Без этих данных соглашение не имеет юридической силы.
2. Информацию о сторонах соглашения. Следует прописывать в документе все сведения о доверителе и поверенном: Ф.И.О., адрес проживания, паспортные данные, дату рождения. Отметим, отсутствие некоторых сведений не является основанием признавать документ неправомерным. Однако если вы не заверяете бланк у нотариуса, лучше указать полные сведения о сторонах соглашения. Так у третьей стороны не возникло сомнений относительно прав доверенного лица.
3. Подпись. Обязательно документ должен визироваться подписью доверителя. Без этого реквизита бланк не считается действительным.

Также в тексте бланка указывается:

• место оформления акта;
• срок действия;
• подробный и конкретный перечень полномочий поверенного.

Ели официальный лист составляется юридическим лицом, к перечисленным сведениям потребуется указать данные о поверенном (Ф.И.О., должность) и название компании. Соглашение от юр.лица подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо. В отличие от юридических физические лица могут выдавать только нотариальные доверенности.

Также в тексте бланка можно делать пометку о передоверии полномочий.

Трудовые отношения

Как передавать персональные данные сотрудников в рамках групп компаний

Например, при ведении кадрового учета, разработках программ повышения квалификации иностранная компания присваивает логины и пароли для работы в единой информационной системе.

Поскольку каждая компания выступает как отдельный оператор, то необходимо получать письменное согласие работника на передачу его персональных данных от одной компании в другую (ч. 4 ст. 9 Закона “О персональных данных”).

Если  в группу компаний входит иностранное юридическое лицо, то необходимо оформлять не только согласие, но и договор поручения на обработку персональных данных.

Нужно ли согласие работника для передачи его персональных данных в аутсорсинговые компании

Да, нужно. Более того, передача данных в другие фирмы для ведения кадрового учета или бухгалтерского предполагает делегирование части обязанностей оператора и это требует оформление договора поручения (ч. 3 ст. 6 Закона “О персональных данных”).

В таком согласии должна быть указана конкретно одна цель, для достижения которой передаются данные сотрудника.

Отказ предоставить персональные данные

Находящаяся в открытом доступе информация из личных удостоверяющих, первичных и иных документов физического лица, используется предприятиями и организациями без его согласия, так как находится в открытом доступе. Цель её использования – реализация положений трудового договора. Главное условие – действовать в рамках моральных, этических норм и законодательства РФ.

Согласие оформляется в отношении информации специального и биометрического характера. Гражданин РФ вправе не предоставлять такие данные, если это ущемляет его права, интересы и моральные принципы. Российским законодательством наказание за это не предусмотрено. Нарушения, допущенные при получении согласия, можно обжаловать в суде. Ответственность за использование данных лежит на стороне, получившей разрешение. Нарушение ведёт к административной или уголовной ответственности.

Законодательством не установлена единая форма письменного отказа физического лица от предоставления своих данных. Отказ оформляется в двух идентичных экземплярах. Один из них направляется адресату, второй с отметкой о дате вручения остаётся в распоряжении «отказника». В тексте следует указать следующие данные:

• наименование предприятия, организации, учреждения;
• реквизиты руководителя;
• данные гражданина РФ, который оформляет отказ.

В описательной части необходимо указать причину отказа от предоставления информации, перечислить законодательные акты и другие документы, как основания для этого. В тексте должна быть сделана отметка об ознакомлении, и указание на то, что физическое лицо имеет право обжаловать в суде санкции противоположной стороны.

На что обратить внимание при оформлении документа

Как к тексту доверенности, так и к ее оформлению никаких особых критериев не предъявляется. Это означает, что ее допустимо писать на фирменном бланке или на обыкновенном листе любого удобного формата (лучше А4). Также доверитель имеет возможность выбрать: писать ли документ от руки или печатать на компьютере – в деле определения законности доверенности это роли не играет.

Важно лишь то, чтобы она имела две подписи: доверенного лица и доверителя, причем второй удостоверяет своим автографом подпись первого. Заверять бланк доверенности печатью необходимо только в тех случаях, когда использование штемпельных изделий для визирования документации закреплено в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы

Заверять бланк доверенности печатью необходимо только в тех случаях, когда использование штемпельных изделий для визирования документации закреплено в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы.

Если на предприятии нет печати (а с 2016 года ее наличие перестало быть требованием со стороны закона), вместе с доверенностью имеет смысл передавать адресату соответствующую выписку из устава.

Доверенность формируется в одном экземпляре, а сведения о ее выдаче следует внести в специальный журнал учета документации.

Варианты текста

В составленном документе необходимо обязательно указывать, в отношении какой конкретно информации гражданин соглашается на совершение определённых манипуляций, осуществляемых второй стороной после его подписания. Текст может изменяться в зависимости от того, какое учреждение требует согласия на использование персональных данных. Вот некоторые наиболее популярные варианты текстов:

Самая популярная форма – для физических лиц при смене места работы.

Для родителей

В детских учреждениях осуществляется обработка персональных данных несовершеннолетних детей и действующих от их имени родителей.

Для обучающихся

Учащиеся школ и лицеев, студенты высших учебных заведений предоставляют согласие учреждениям, предоставляющим услуги по получению среднего и высшего образования.

Для получения услуг в медицинском учреждении

При обращении в учреждения Министерства здравоохранения РФ (поликлиники, больницы, диспансеры, и пр.) физическим лицам предлагается оформить согласие на использование персональных данных.

В любой момент гражданин может письменно потребовать отзыва ранее предоставленной информации, сославшись на требования п.1 ст.9 и п.5 ст.22 закона №152. Наиболее распространённые причины такого шага:

• нарушение порядка обеспечения конфиденциальности после того, как информация о физическом лице поступила в распоряжение пользователя;
• удовлетворение заявления об увольнении работника.

В составленном документе необходимо перечислить порядок использования различной информации о работнике. Так как работодатель вправе использовать полученные данные исключительно для служебного пользования, все манипуляции с ними он может осуществлять только на основании закона. В частности, если предприятием используются сведения, согласие на обработку которых работник предоставить отказался, штраф Роскомнадзора может составить до 75 тыс.руб.

Сторона, получившая в своё распоряжение персональную информацию, обязана прекратить её использование, если ею получено требование об отзыве подписанного сторонами согласия. На выполнение требования об отзыве предоставляется один месяц.

Для чего необходимо согласие на обработку данных

Закон о персональных данных с 1 июля 2017 года, ужесточивший наказание за их разглашение, устанавливает, что каждый работодатель является оператором по их обработке. Поэтому он должен осуществлять специальные мероприятия по их защите.

С этой целью он разрабатывает и использует Положение о защите персональных данных работников. Обязательным приложением к нему должно идти согласие работника на использование сведений о нем.

Этот документ составляется сразу же, как только осуществляется прием на работу сотрудника в компанию. Так как при трудоустройстве он в организацию предоставляет значительный объем информации о себе, который не должен подлежать разглашению.

Однако, работа компании предполагает взаимодействия с широким кругом лиц, с которыми отношения устанавливаются через сотрудников компании. Поэтому некоторую информацию фирме приходится разглашать, например, данные работника, указанные в доверенности и т.д..

Чтобы это она могла делать, ответственные работники должны при каждом подобном случае у соответствующих сотрудников брать согласие на разглашение. Причем в согласии обязательно указывается – какие именно данные подлежат передаче. Человек, работающий на предприятии, имеет право отменить свое согласие в любое время.

Очень часто зарплата сотрудников перечисляется на их карт-счета, которые открываются в банках. Для этого обязательно необходимо взять у персонала компании соответствующие согласия.

Внимание! В любом случае согласие у работника предприятия должно получаться в добровольном порядке, без принуждения человека к этому.

Вся информация, полученная компанией о работнике, может использоваться с его разрешения только в хозяйственных целях, а именно:

• Повышение образования работника;
• Для целей создания для работника безопасных условий работы;
• Для обеспечения учета и контроля результатов трудовой деятельности работника.

Администрация должна в обязательном порядке объяснить своему работнику каким образом она собирается применять предоставленную им информацию, как осуществляется хранение и защита личных данных сотрудников.

Также субъекты должны знать, что если запрос о предоставлении личных данных исходит от государственных органов по запросам, то в этом случае допускается их разглашение, и получать на это согласие работника не нужно.

Если работник откажется предоставить согласие на использование его личных данных, администрация сможет осуществить их обработку в рамках выполнения своих обязанностей по трудовому договору с работником (например, при осуществлении обязательного страхования и т. д.).

Внимание! Однако, существуют такие последствия отказа работника от передачи согласия, когда он не сможет выполнять своих трудовых обязанностей. Например, на предприятии существует контрольно-пропускной режим

Без согласия сотрудника на разглашение его данных, руководство не сможет оформить ему пропуск, а поэтому он не сможет ходить на работу.

Когда чаще всего требуется согласие

Учебные, медицинские, государственные и другие учреждения достаточно часто просят личную информацию с разрешением на ее обработку. Наиболее часто она запрашивается:

• при трудоустройстве;
• при оформлении ребенка в школьное или дошкольное учреждение;
• при составлении договора финансовой или страховой организацией.

Разрешение использовать информацию обязан получить каждый оператор. Но закон предусматривает исключения при определенных обстоятельствах:

• При сборе информации федеральными службами;
• Для оказания государственных услуг;
• Для судебных разбирательств;
• Для защиты прав гражданина, когда нет возможности получить его согласия;
• Для защиты прав третьих лиц;
• Журналистам разрешено использовать некоторые данные без согласия гражданина;
• Если на законном основании открытые данные стали доступны, их также можно использовать без разрешения.

Во многих других ситуациях разрешение − необходимое условие для использования информации. При этом каждый гражданин, подтверждая такой документ, должен иметь представление о том, в каких целях будет использоваться информация. Например, если после покупки магазин просит вашего разрешения, чтобы оповещать об акциях, это четко должно быть сформулировано.

В некоторых случаях брать персональные данные у граждан обязывает закон. К примеру, устраиваясь на работу, сотруднику придется указать персональные данные. Ведь трудовой договор обязывает компанию знать, где прописан сотрудник, какое имеет образование, как его зовут. Хотя согласия здесь не нужно, ведь компания не собирается использовать эти данные. Однако в том случае, если подразумевается перевод заработной платы на банковскую карточку, компании придется предоставить ваши данные финансовой организации. Естественно, для этого понадобится ваше разрешение.

Кто имеет право обрабатывать сведения о лице

Человек или организация, занимающаяся сбором и обработкой личной информации, называется оператором. К таким лицам выдвигаются определенные требования:

• Оператор должен позаботиться о том, чтобы получаемые данные были в полной сохранности;
• Контроль над соблюдением закона о персональных данных между работником и компанией;
• Следить за правильностью предоставления разрешения и отмены;
• Использовать полученные данные только по закону;
• Категорически запрещается без разрешения копировать информацию на любые носители, делать ее видео и фото;
• При занесении информации в компьютер оператор должен защитить ее от утечки.

Когда информация обрабатывается сотрудником компании, то правила его работы прописаны в должностных инструкциях. Безусловно, компания требует соблюдения конфиденциальности получаемой информации. При этом оператор должен любым удобным способом публично ознакомить всех сотрудников компании с правилами предоставления и обработки личных данных.

Пример составления документа

Согласие на передачу персональных данных третьим лицам

Я, Громова Ульяна Викторовна, 18.11.2000 года рождения, паспорт серия 48 98 № 46941364, выдан Территориальным отделом полиции Кировского района г. Ульяновска 15.12.2020 г., зарегистрированная по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Свердлова, 13-59,

даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью “КонсалтингКадр”, ИНН 469851314684, юридический адрес: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Казакова, д. 19,

на передачу моих персональных данных третьим лицам:

• фамилия, имя, отчество
• сведения об образовании
• сведения о стаже работы, должности
• паспортные данные
• сведения о регистрации по месту жительства

в целях подбора вакансий с целью дальнейшего трудоустройства у работодателей-юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, осуществляющих свою деятельность на территории города Ульяновска или города Москвы, состоящих в базе данных ООО “КонсалтингКадр” в качестве работодателей.

Настоящее согласие выдано на срок до 01.01.2022 года. По истечении срока действия настоящего согласия персональные данные отзываются.

Громова У.В. 10.10.2021 г.