Должностная инструкция. правила составления

Составление и содержание инструкции по охране труда

Инструкция включает в себя определенные разделы:

• Требования, необходимые до начала работы;
• Общие требования;
• Меры, принимаемые во время трудовой деятельности;
• Поведение при авариях;
• Требования, предъявляемые после окончания трудовой деятельности.

Любая инструкция по охране труда имеет свой номер и название. Она утверждается работодателем и обсуждается с профсоюзом. Подписывается документ начальником отдела и согласуется с главными специалистами предприятия.

В документе указываются основные требования по выполнению всевозможных рабочих процессов и использованию оборудования, приемы, методы, последовательность выполнения некоторых процессов. Обычно нормативный акт пишется доступным и конкретным языком, в него не включают требования, которые не относятся к вопросу, и слова, способные усиливать значение, такие как «строго» или «категорически».

Общие требования охраны труда

Эти требования всегда содержат некоторые важные пункты, среди них:

• Условия, предусмотренные для допуска работников к деятельности. Сюда может входить пол или возраст, прохождение инструктажа, здоровье;
• Определение правил, составленных для распорядка внутри предприятия;
• Требования относительно норм труда и отдыха;
• Список вредных производственных факторов, влияющих на сотрудников;
• Список специальной одежды, средств защиты и обуви;
• Правила гигиены во время осуществления работ;
• Порядок, в котором происходит оповещение начальника и администрации о случившейся производственной травме.

Соблюдение всех перечисленных в пунктах требований поможет обеспечить охрану труда на должном уровне.

Перед началом работы

Каждый сотрудник должен знать, как правильно подготовить к работе свое рабочее место и средства индивидуальной защиты, которые тоже подготавливаются определенным образом.

Важно проверять исправность рабочего оборудования, всех инструментов, важных заграждений, устройств для блокировки, сигнализации. Проводится анализ работы устройств, осуществляющих заземление, систем освещения и т.п

Проверяются также материалы, являющиеся исходными, изготовленные полуфабрикаты продукции.

В некоторых случаях нужны инструкции по правильной передаче смены работнику, когда весь процесс осуществляется непрерывно и его нельзя останавливать.

Во время работы

Сотрудникам должны быть известны правила обращения с грузоподъемными механизмами, средствами защиты и установками, чтобы труд был безопасным.

Важно правильно обращаться с исходными материалами, заготовками, первичным сырьем. В документации отражены правила надлежащего и безопасного содержания рабочего места, а также меры по предупреждению разных непредвиденных ситуаций

Каждый сотрудник обязан знать, как применяются все средства защиты и когда их следует использовать.

В аварийных ситуациях

В этом обширном разделе описываются всевозможные чрезвычайные ситуации, причины их возникновения и способы ликвидации. Каждый работник осведомляется, как вести себя в той или иной ситуации, как избежать негативных последствий для своего здоровья и здоровья сослуживцев.

Нужно владеть информацией об оказании помощи пострадавшим или заболевшим. При любом внештатном случае лица знают, к кому им обращаться, кого оповещать. Им известны правила поведения.

По окончании работы

Подразумевается, что все приборы должны быть должным образом остановлены и отключены. Требуется производить их разборку, смазку. То же самое касается аппаратуры и сложных механизмов.

Важно соблюдать правила личной гигиены и убирать отходы производства. Обо всех сложностях руководство оповещается незамедлительно

Сотрудники делают это по установленным правилам.

Как правильно оформить должностную инструкцию, которая разработана в соответствии с профстандартом

Прямое указание на применение профстандартов при разработке ДИ содержится в подп. «а» п. 25 правил разработки и утверждения профстандартов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23 (при их отсутствии за основу по-прежнему берут квалификационные характеристики).

Один из вариантов такой ДИ представлен в нашем материале Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту. Здесь мы расскажем о минимальных требованиях, предъявляемых ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению ДИ:

1. Наличие грифа утверждения со ссылкой на приказ или без него.
2. Наличие грифа согласования (если требование о согласовании содержится в коллективном договоре или ЛНА).
3. Обозначение вида документа.
4. Реквизиты профстандарта, на основании которого разработан документ. 

Обратите внимание! В соответствии со ст. 26 закона «О стандартизации в РФ» от 29.06.2015 № 162-ФЗ применение стандартов добровольное. 

Правила написания статей

Если вы начинающий автор, выбирайте только те темы, в которых хорошо разбираетесь. Не пытайтесь раскрыть в одной статье несколько разных тем. Старайтесь излагать свои мысли простым языком.

Не пишите длинных абзацев – максимум 500–600 символов, следите за ритмом текста – чередуйте простые короткие и длинные сложные предложения. Откажитесь от использования штампов и клише, например, «как всем известно» или «имеет место быть». Избегайте повторов одинаковых слов в одном абзаце.

Разделяйте блоки текста по смыслу и используйте для каждого из них подзаголовки. При написании статьи-инструкции перечисляйте все действия одно за другим в порядке их выполнения. Если это статья-подборка, смысловые текстовые блоки обычно можно располагать в произвольном порядке.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

• организационно-правовая;
• организационно-распорядительная;
• договорная;
• регламентная;
• информационно-справочная;
• планово-отчетная;
• финансово-бухгалтерская;
• кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

• устав;
• учредительный договор;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• положение об организации;
• положение о подразделении;
• должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

• приказ;
• решение;
• распоряжение.

 Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

• типовая форма договора;
• договор, заключенный организацией;
• дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
• другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

• политика;
• положение;
• инструкция;
• правила;
• порядок (регламент);
• методика;
• стандарт;
• технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

• служебная записка;
• объяснительная записка;
• служебное письмо;
• протокол;
• акт;
• заявление;
• справка;
• сводка;
• список;
• перечень.

Частые вопросы

Какие полномочия имеет работодатель перед трудовым коллективом?

Работодатель имеет право:

• заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
• вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;
• поощрять работников за добросовестный эффективный труд;
• требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;
• привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
• принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них.

Какие трудовые обязанности работника перед работодателем?

Работники должны:

1. соблюдать дисциплину труда;
2. своевременно и точно выполнять всю порученную работу, не допускать нарушений срока выполнения заданий;
3. использовать рабочее время по назначению, воздерживаться от действий, отвлекающих от выполнения прямых трудовых обязанностей;
4. соблюдать требования охраны труда, безопасности производственной деятельности и т. п.;
5. содержать в чистоте и порядке свое рабочее место;
6. беречь материальные ценности, оборудование, инструмент.

Должностными обязанностями специалистов наряду с выполнением конкретных функций, предусмотренных соответствующей квалификационной характеристикой должности, может быть предусмотрено обязательное соблюдение на каждом рабочем месте требований по охране труда.

А должностными обязанностями руководителей – обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей и контроль над соблюдением ими требований нормативных правовых актов по охране труда.

Чаще всего причина невыполнения работником своих должностных обязанностей закладывается уже при разработке должностной инструкции.

Неконкретность, непонятность и двусмысленность формулировок приводит к тому, что работник:

• просто не понимает, какие функции он должен выполнять;
• использует формулировки как оправдание и базу для того, чтобы ничего не делать или оправдать свои неправильные действия.

Дублирование одних и тех же обязанностей в должностных инструкциях работников, занимающих разные должности, также может стать причиной неисполнения проблемной функции работодателя – той, которая «одна на двоих».

Со своими обязанностями и функциональными правами работник знакомится при заключении трудового договора. Ставя свою подпись под трудовым договором, работник тем самым принимает на себя перечисленные в договоре обязанности. Если должностная инструкция оформлена в качестве приложения к трудовому договору, являющегося неотъемлемой его частью, необходимо, чтобы работник подписал и инструкцию.

Только с этого момента у работодателя есть юридические, официально документально оформлены основания требовать от работника исполнения возложенных на него трудовых обязанностей. Такое право ему предоставлено ч.1 ст. 22 ТК РФ. Работнику же ч.2 ст. 21 ТК РФ предписывает добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей.

Как написать пошаговую инструкцию: наглядный пример

Рассмотрим поочерёдно все этапы.

1. Выбор темы

Выберите актуальную, полезную для вашей ЦА тему. Она обязана соответствовать тематике блога или сайта. Тема должна быть интересной пользователям и сейчас, и в перспективе — иначе нерационально вкладывать столько сил и времени на написание подробного гайда.

Чтобы найти подходящую тему, можно проанализировать статьи конкурентов или собрать популярные поисковые запросы в Вордстате. Ещё один вариант – изучить распространённые темы вопросов в техническую поддержку.

Запомните: одна инструкция — одна тема. Распыляться не стоит.

2. Выбор формата инструкции

Выберите наиболее подходящий вид руководства:

• «Инструмент для…» — расскажите об инструменте/методике из вашей отрасли, которые мало кто использует правильно;
• «Проблема и её решение» — озвучьте актуальную для ЦА проблему и предложите несколько практик, рекомендаций для её решения;
• «Экспертная оценка» — проанализируйте новинку на рынке товаров, известный факт, событие или книгу, дайте полезный совет;
• «Вопрос-ответ» — опишите проблемную ситуацию, с которой к вам обратился клиент, распишите подробно варианты решения;
• «Практические рекомендации» — предоставьте читателям пошаговую методику решения проблемы (или несколько методик).

3. Выбор названия

Выберите для будущей статьи-инструкции простое и понятное читателям название, раскрывающее тему руководства

При этом заголовок обязан привлекать внимание, интриговать

Шаблоны заголовков:

• «Простой/уникальный способ…»;
• «Как…»;
• «Краткая инструкция…»;
• «Теперь вы сможете»;
• «Создайте…»;
• «Быстрое/бесплатное решение…»;
• «10 шагов для…»;
• «Метод…»;
• «Это обязан знать каждый…»;
• «Секрет…».

4. Глубокое изучение вопроса

Ваша задача — досконально изучить проблему аудитории и найти решение. Проведите личный эксперимент, на основе которого будете писать руководство.

5. Составление плана

Напишите тезисный план с пошаговым решением проблемы, где первый пункт — наличие проблемы, а последний — результат решения. Промежуточными этапами должны быть чёткие последовательные шаги для достижения цели. Если логика действий будет нарушена, читатель не сможет применить вашу инструкцию на практике.

6. Подробное рассмотрение всех шагов

Оформите каждый этап руководства как отдельный блок инструкции со своим подзаголовком.

Обычно структура этапов строится по следующей схеме:

в начале расскажите об актуальности проблемы, почему важно её быстро решить, укажите, какие материалы и инструменты для этого нужны;
в основной части опишите сам процесс решения проблемы, что и как надо делать для достижения цели;
в конце напишите советы и уточнения, опишите полученный результат и добавьте призыв к действию.

7. Добавление визуального контента

После составления пошагового алгоритма подготовьте для блоков диаграммы, картинки, примеры, видео и скриншоты. Это поможет пользователям представить весь процесс, соответственно, легче усвоить информацию.

8. Вычитка текста

Проверьте, чтобы в статье-инструкции не было опечаток, ошибок, тавтологий. Кроме того, посмотрите на руководство глазами обычного читателя:

• Всё ли вам понятно в инструкции, нет ли сложных предложений и трудных терминов?
• Перечислено ли то, что следует взять и проверить перед началом работы?
• Соблюден ли порядок этапов, ничего не пропущено?
• Учтены ли все подводные камни и тонкости, с которыми может столкнуться читатель?
• Есть ли чересчур большие этапы, которые лучше разбить на отдельные блоки
• Имеются ли ненужные подробности (их следует убрать, чтобы не размывать тему)?

9. Проверка уникальности

При прочих равных, уникальность текста будет положительно влиять на продвижение в поисковых системах. Это позволит статье занять лидирующее место среди других текстов подобной тематики.

Проверить уникальность текстов можно с помощью специальных сервисов.

Заключение

После того, как вы опубликовали руководство на сайте, сделайте посев в тематических пабликах (к примеру, ссылкой на статью о материнстве можно поделиться в группах мамочек).

В руководство можно вставить цитату эксперта и после публикации попросить его добавить ссылку на статью в своём блоге или социальной сети.

Отслеживайте обратную связь — обязательно отвечайте на вопросы пользователей под вашим материалом, благодарите их за интерес и внимание к статье

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг. Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Следующая
Должностные инструкцииДиректор по производству: должностные обязанности

Инструкция по делопроизводству в организации

За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

• Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
• Справочные картотеки;
• Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

• дате поступления и индексе документа;
• адресате;
• краткой сути документа;
• кому адресован документ;
• расписке в получении;
• отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

• дате отправки и индексе документа;
• адресате;
• краткой сути документа;
• отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

Специалисты компании «Консалт» помогут наладить делопроизводство в вашей. С нами вы будете уверены в правильном движении документов в фирме компании и принимать проверяющих из государственных служб без опасений за оформление и ведение документации. Потому что профессиональная ответственность бухгалтеров компании «Консалт» застрахована. Это значит, если контролирующие органы обнаруживают у вас нарушения правил документооборота, мы возмещаем клиентам убытки.

Обновление — Апрель 2020