Нужен ли путевой лист на автомобиль, оформленный на юрлицо в 2020 году

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист форма 4-с применяется для грузоперевозок, основанных на сдельной оплате труда (сделал водитель рейс – сдал путевой лист). Путевой лист форма 4-п используется в случае применения временного тарифа. Как правило, в этой форме учитывается работа водителя в течение одной рабочей смены (одного дня). При этом он может сделать несколько однотипных рейсов для одного заказчика, или два рейса для разных заказчиков.

Путевой лист состоит из основной части и отрывного талона. Отрывной талон бланка заполняется непосредственно заказчиком. Данные, указанные в нем, служат основанием для выставления счета за выполненные перевозчиком работы. Отрывной талон является неотъемлемой частью выставляемого счета, служит подтверждением начисленной суммы за услуги организации-грузоперевозчика.

Основная часть бланка путевого листа является документом бухгалтерской отчетности и остается у перевозчика. В этой части путевого листа должны быть продублированы данные о времени, в течение которого был задействован автомобиль грузоперевозчика и протяженности маршрута доставки грузов. Также здесь отражаются данные о вынужденном простое автотранспортного средства, о необходимости дополнительной работы двигателя машины и осуществлении работ, связанных с использованием оборудования, установленного на автотранспортном средстве. Именно эти данные служат основанием для расчетов работы данного автотранспортного средства.

Если при автоперевозке товаров предполагается повременная оплата, то в путевом листе проставляется номер каждой товарно-транспортной накладной, которая прилагается к путевому листу. Экземпляр товарно-транспортной накладной (ТТН), прилагаемый к бланку путевого листа, служит подтверждение выполненных работ. По окончании работ производится учет и вносится запись в журнал учета путевых листов, подсчитывается общий итог (в тоннах) перевезенного груза. Уже на основании совокупных показателей рассчитываются часы использования автотранспортного средства и заработная плата водителя.

До того, как водитель начнет работу, основную часть бланка путевого листа должен заполнить диспетчер грузоперевозок, или лицо его заменяющее. Последующие записи в путевой лист вносят работники организации-грузоперевозчика, а также заказчик (или его представитель). Водитель никаких записей в путевой лист вносить не должен. Он расписывается в путевом листе только при приеме автомобиля для работы и сдаче его в конце смены. Путевые листы водитель получает у диспетчера в начале рабочей смены, и их получение заверяет подписью. В конце рабочей смены он обязан путевой лист сдать. Этот документ выписывается только на одну рабочую смену или рабочий день. Новый путевой лист водитель может получить только после того, как сдаст диспетчеру старый и таким образом закроет рабочий день.

Порядок и правила заполнения 2018

Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 предусмотрены установленные, но не обязательные бланки для определённых категорий ТС: для легковых автомобилей – формы № 2, 3-спец; для такси ­– № 4; для автобусов, осуществляющих перевозку пассажиров – № 6, 6-спец. Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля предусматривается по формам № 4-С, 4-П.

Обязательно должны иметься следующие реквизиты:

1. Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
2. Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
3. Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
4. Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
5. Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.

Документ составляется на все транспортные средства, используемые для пассажирских и грузоперевозок.

В заголовке должны присутствовать штамп и печать предприятия или личная печать предпринимателя, являющегося собственником машины.

Время выезда из гаража, время возвращения служебного транспорта, показания спидометра отмечаются уполномоченными лицами, назначенными внутренним приказом руководства. Сведения обязательно заверяются подписью ответственных сотрудников и закрепляются печатью. Если директор фирмы либо сам индивидуальный предприниматель берётся за управление автомобилем, совмещая руководство с водительской должностью, подобное заверение не требуется.

Медицинский работник вписывает в документ дату, время и результаты медицинского осмотра. И также заверяется личной подписью с инициалами, штампом.

Срок хранения транспортной сопроводительной документации – 5 лет.

Разрешено добавление дополнительных реквизитов, которые отражают отличительные черты служебной деятельности (наименования типа груза, пассажирские перевозки и т. д.).

Документ заполняется с двух сторон – оборотной и лицевой.

Последовательность заполнения лицевой стороны:

1. Штамп фирмы проставляется в верхней части, номер и серия, дата немного ниже.
2. Чуть ниже пишется название, адрес и телефон организации, регистрационный код.
3. Следующий шаг – заполнение информации о транспортном средстве и его характеристиках.
4. Далее, данные водителей – Ф.И.О., табельный номер, данные водительских прав.
5. Специальный раздел о лицензионной карточке заполняется некоторыми организациями. К примеру, таксисты.
6. Отдельно раздел с указанием показаний спидометра, остатка ГСМ и технического состояния авто заполняют механики.
7. По окончании заполнения определяются личные задания для каждого сотрудника и путёвки передаются водителю.

Оборотная сторона предназначена для водителей. На ней отмечается процесс выполнения заданий. Указывается место и время отправления и прибытия, пройденный километраж и закрепляется это подписью шофёра. В нижней части документа отображается количество отработанных часов и пройденных километров за день.

В зависимости от того, какая система оплаты на предприятии, зарплата начисляется исходя из заполненных данных, а после передаётся в бухгалтерию.

Особенности заполнения на линии:

1. Обязательно проставляется время с точным указанием часов и минут на тот момент, когда клиентам показывается бумага.
2. В графе «Заказчик» клиенты должны поставить свои подписи, подтверждая правдивость информации.
3. Заказчики заполняют графы прибытия и убытия, списывая показания со спидометра.
4. Свои замечания клиенты могут оставить в строке «Особые отметки».

При возвращении автомобиля в гараж, механик заполняет раздел о работе – здесь пишется точное время возвращения вплоть до минут, а также поля об остатке горючего и показания спидометра. Достоверность информации подтверждается подписью механика.

Для наглядного примера как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец легко найти на просторах интернета.

Какие штрафы предусмотрены статьей 12.31.1. КоАП РФ

Транспортным компаниям и ИП лучше не рисковать, а всегда заполнять путевые листы согласно требованиям к обязательным реквизитам. Потому что без путевки, привлекут к административной ответственности (ст. 12.31.1.). Статья предусматривает наказание в виде штрафа по нескольким пунктам:

• не проведение медосмотра;
• отсутствие технического контроля транспортного средства.

Вид административного правонарушения статья 12.31.1 КоАП РФ	Сумма штрафа для юрлица (ИП)
Без путевого листа исключается проведение предрейсового медосмотра водителя (часть 2)	30 000 руб.
Без п/л предполагается, что техконтроль ТС перед выездом с парковки не проводился (часть 3)	30 000 руб.

Когда Инспектор дорожной службы составит протокол, прежде чем его подписать, прочтите, по какой статье вменено административное наказание. Если это ст. 12.31.1. укажите, что с обвинением не согласны. Путевку забыли (потеряли), но ее точно получали. На предприятии об этом есть запись в журнале учета п/л. Медицинский осмотр и техосмотр прошли. Тогда в суде появится шанс изменить вмененную статью на более мягкую — 12.3. КоАП РФ.

Ошибки стандартной формы путевых бланков

1. Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
2. Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.

Приказ Минтранса № 368 пункт 15

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

1. Сведения, вносимые механиком, при проведении технического осмотра ТС есть, но выпускать технику на линию должен контролер. Это должностное лицо, которое может быть тем же автомехаником, но с квалификацией, согласно требованиям Приказа №287, пункт 14.
2. Не предусмотрено поле для внесения даты и времени прохождения техосмотра (до и после рейса или смены). А это обязательный атрибут. Только за его отсутствие могут оштрафовать на 30 тыс. рублей (из судебной практики).
3. Нет параметра для внесения показаний одометра. Есть — спидометра, а это уже не актуально. В это поле вносят сведения одометра, хотя это разные значения. При формировании собственного бланка, исправьте ошибку.

Примечание: В связи с вводом дистанционных технологий проведения предрейсового (предсменного) медосмотра, вместо штампа медработника можно либо производить запись по аналогии с отметкой контролера техконтроля ТС, либо предусмотреть место для вклейки липкого стикера-допуска водителя к управлению автотранспорта, заверенного УКЭЦП.

Какие реквизиты путевого листа должны быть обязательно (Приказ Минтранса №368)

Расшифровка аббревиатур и сокращений:

• п/л — путевой лист;
• тс — транспортное средство;
• гос. — государственный;
• рег. — регистрационный;
• дата — (число, месяц, год);
• время — (часы, минуты).

1. Наименование и номер путевого листа

• прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
• порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

2. Сведения о сроке действия путевого листа

• включают дату, в течение которой п/л может быть использован;
• если п/л оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого п/л может быть использован.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

• для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной гос. рег. номер юрлица (ОГРН);
• для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной гос. рег. номер ИП (ОГРН).

4. Сведения о транспортном средстве

• тип тс, марку и модель тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
• гос. рег. номер тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), его рег. номер;
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде тс с парковки (парковочного места), по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при заезде тс на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату и время проведения предрейсового или предсменного (если предусмотрена законодательством РФ) контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5. Сведения о водителе

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового (если предусмотрена законодательством РФ) медицинского осмотра водителя.

6. Сведения о перевозке

включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Примечание: На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля — форма №3 Word

После заполнения лицевой стороны путевого листа можно перейти к обратной. Там указываются данные, которые касаются бухгалтерского учета. В разделе «Результат работы автомобиля за смену» необходимо написать сумму заработной платы. Если она рассчитывается по часам, указываются отработанные часы и общий результат в специальной ячейке. Если оплата сдельная, сначала необходимо просчитать километраж.

В путевом листе присутствует графа с наименованием «технически исправен». В ней прописывается значение спидометра, но только после того, как легковой автомобиль будет проверен механиком. Мастер должен поставить свою подпись, тем самым подтвердив исправность автомобиля. Если на машине осуществляются лицензированные виды перевозок, обязательно потребуется заполнить строчки о лицензионной карточке.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

• Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
• Когда был выдан путевой лист (дата).
• Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
• Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
• Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
• «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
• Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
• Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Служебные поездки: нужен ли путевой лист, если автомобиль в личной собственности сотрудника

В Минфине РФ считают, что если путевого листа нет, то сумма компенсации, выданная сотруднику за использование его личного автомобиля, должна облагаться НДФЛ, при этом саму сумму компенсации нельзя относить к налоговым расходам.

Пункт 3 статьи 217 НК РФ регламентирует вопрос об обложении НДФЛ всех видов компенсационных выплат сотруднику, которые, так или иначе, были связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Из тезисов статьи следует, что данные выплаты не подлежат обложению НДФЛ. Чтобы освободить себя от обязанности уплаты НДФЛ в данном случае, компания должна представить расчеты сумм компенсаций, а сотрудник в свою очередь должен представить подтверждающую документацию о принадлежности ему имущества, использованного в служебных целях, а также документы, где будут указаны суммы понесенных им расходов в поездке служебного характера. О правомерности таких требований свидетельствует ряд писем Минфина РФ от 30.04.2015 №03-04-05/25434, от 20.04.2015 №03-04-06/22274, от 27.02.2013 №03-04-06/5600 и другие.

Какой бланк путевого листа грузового автомобиля использовать ИП

До отмены приказа Минтранса от 30.06.2000 № 68 все автовладельцы-предприниматели, чтобы выписать путевой лист, применяли форму ПГ-1, утвержденную этим нормативным актом. После его отмены до 2013 года нужно было использовать бланки формы 4-П или 4-С, введенные в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. А с 2013 года с принятием закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ необходимость использовать унифицированные формы отпала.

Теперь предприниматели могут самостоятельно разрабатывать свой бланк путевого листа. Создавать его нужно, соблюдая требования приказа Минтранса № 368 и закона № 402-ФЗ.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Выбор формы путевого листа нужно закрепить. О том, как это сделать, читайте здесь.

Путевой лист по форме 4-С больше подходит для тех случаев, когда используется спецтранспорт. Что касается формы 4-П, она удобна для предпринимателей, которые используют для расчета с водителями почасовую форму оплаты. При этом обязательным дополнением к форме 4-П служит ТТН, ее номер заносится в путевой лист. После завершения рейса 1 экземпляр транспортно-сопроводительной накладной должен прикладываться к оформленному путевому листу и храниться вместе с ним.

Все оформленные путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ответственным за ведение такого журнала у ИП является сам предприниматель.

Алгоритм оформления и ведения журнала учета путевых листов см. здесь.

Достаточно важно, чтобы в самостоятельно разработанной форме были учтены и заполнены реквизиты, подтверждающие расход топлива. Правильно заполненный путевой лист — законное основание для последующего списания ГСМ

Об этом упоминается и в письме Минфина от 25.08.2009 № 02-03-06/2-161.

О правилах учета расходов ИП, работающего на УСН, читайте в материале «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».

Директор Самостоятельно Использует Служебную Машину Нужен Ли Путевой Лист В 2021 Году

Остальные три мероприятия это мероприятия, связанные с обеспечением Безопасности Дорожного Движения. Другими словами, если ваша организация эксплуатирует автомобиль, то включается момент обязательности ведения деятельности по обеспечению БДД.

Не все руководители понимают, что как только автомобиль появляется в зоне действия организации, то тем самым автомобиль попадает в правовое поле, а точнее сказать в поле зрения надзорных органов

И уже не важно, что этим автомобилем управляет директор, и не важно что это его собственный автомобиль, который он же отдал в аренду собственной организации

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.

Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).

На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.

В настоящее время форма путевого листа может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей его деятельности. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для бухгалтерских бланков. В основном используется типовая межотраслевая форма №3, утвержденная Госкомстатом.

Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.

При выезде из гаража в путевом листе обязательно должен расписаться механик, который проверяет исправность машины, показания спидометра и остаток в баке топлива.

Выполняя служебные обязанности, шофер на второй стороне путевого листа отражает места, которые он посещает, записывая информацию о времени и пройденных километрах.

При заезде в гараж, машину осматривает технический специалист, проверяет ее исправность, фиксирует показания спидометра и литраж в баке в соответствующих графах, а после этого визирует путевой лист.

Работник сдает данный документ в диспетчерскую, где специалист просчитывает его и отражает в журнале регистрации.

Правила заполнения

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2020 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Форма №3 для легковых автомобилей	Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата №ИУ-09-22/257 от 03.02.2005.
Форма №4-с для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям
Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Форма №4 для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.
Форма №6 — путевой лист автобуса	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место

Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Для чего нужен документ

Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового такси;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом о). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры

3) в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

1. Обязана ли организация выдавать путевой лист в рассматриваемом случае? Может ли организация выписывать путевой лист на год, или она обязана выписывать его на каждую поездку? Должен ли выписываться путевой лист в случае, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности?