Как оформить трудовую книжку работнику, впервые заключающему трудовой договор

Устранение ошибок

Все допущенные погрешности можно разделить по характеру действий для их устранения:

1. С сохранением трудовой.
2. С уничтожением книги, при условии, что она была выдана гражданину впервые.

С сохранением трудовой

Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:

• Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.
• При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
• Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.

Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:

1. Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
2. Вписывается №.
3. Далее ставится дата.
4. В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.
5. В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
6. При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
7. Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.

Ликвидация ТК и выписка дубликата

Причины:

1. При обнаружении неверной или неточной записи, которую признали недействительной.
2. Состояние документа характеризуется не возможностью ее использования по назначению.
3. Потеря или уничтожение оригинала книги.

Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

Правила хранения трудовых книжек и их ведения, а также инструкция по трудовым книжкам 2017 года закрепляют некоторые общие правила по их корректному заполнению.

Так, компания-работодатель при отражении в трудовой книжке фактов из профессиональной жизни сотрудника должна использовать перьевую или гелевую ручку черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по ведению трудовых книжек№ 69).

Не менее важным правилом ведения трудовых книжекявляется сквозная нумерация (п. 11 Правил № 225). Это значит, что все факты, отражаемые в такой книжке, должны иметь собственный порядковый номер в соответствии с хронологией событий трудовой биографии сотрудника.

Касаемо языковых требований в правилах к заполнению трудовых книжек следует заметить, что по общему правилу все они должны содержать информацию на русском языке. Однако если на территории, где действует фирма-работодатель, принят еще один, кроме русского, язык (к примеру, в республиках), то в трудовой книжке после записи на русском языке можно продублировать информацию уже на языке такой территории (п. 6 Правил № 225).

Кроме того, работодателю следует помнить, что все формулировки должны быть прописаны полностью, т. е. без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции № 69).

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: титульный лист

Заполнение титульного листа трудкнижки не должно вызывать сложностей. На нем фиксируются:

• фамилия, имя, отчество, дата рождения работника (в формате XX.XX.XXXX, как в паспорте);
• образование работника (по диплому, аттестату);
• его профессия или специальность в соответствии с документом о присвоении специальности или квалификации (далее в статье мы рассмотрим данный нюанс подробнее);
• дата заполнения документа;
• подпись работника;
• подпись сотрудника кадровой службы компании, в которой оформляется трудкнижка, — как можно более разборчиво (идеальный вариант для кадровика — вписать свою фамилию от руки);
• печать фирмы.

Инструкция по заполнению трудовых книжек с примерами

Где найти образцы записей в трудовой? Все варианты есть в инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Вариант 1, когда филиал указывается в описании должности.

Вариант 2, название филиала указывается в названии организации.

Пример записи о назначении (избрании) генеральным директором

Образец 1. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указывается только протокол заседания.

Образец 2. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указываются протокол заседания и приказ.

Трудовая книжка для ИП

Законодательство не предусматривает заполнение трудовой книжки ИП на себя, поскольку он не является работником (). Она нужна:

• для оплаты больничного листа. В зависимости от срока деятельности высчитывается оплата больничного. Если стаж составляет 8 и более лет, оплата производится в размере 100% от среднего дневного заработка. От 5 до 8 лет оплата составляет 80%. Меньше 5 лет — 60%. Что касается ИП, его выслуга засчитывается, если он вносил за себя взносы в ФСС;
• при оформлении пенсионных начислений. Ситуация такая же, как и при оплате больничного. Закон позволяет засчитывать время работы индивидуального предпринимателя в выработку, но при условии, что он вносил за себя взносы в ПФР.

Выплаты по беременности и родам ИП получит в случае заблаговременной регистрации в ФСС — минимум за год оформления листка нетрудоспособности.

Трудовые книжки старого образца

Трудовые книжки имеют большое количество отличий, но все-таки у них есть сходство. Сколько страниц в трудовой книжке старого образца? Каждый вид содержит 40 страниц.

1938 года

Фиолетовая обложка
из заменителя кожи, размер 14,8 x 10,5 см, 40 страниц. Надпись и рисунок нанесены черной краской. Не использовались защитные знаки. Вид первого листа трудовой книжки простой: отсутствуют серия и номер, герб, для записи сведений о рождении предусмотрено указание лишь года выпуска.

Печать работодателя и подпись сотрудника кадровой службы не ставились, данные о трудовой деятельности заполняются в формате год, месяц, день. Оформлялась с 1939 года рабочим и служащим. Записи вносились на двух языках: русском и языке республики. Фактов подделки практически не фиксировалось.

Образец бланка трудовой книжки 1938 года выпуска.

1973 года

Переплет зеленого цвета
изготавливаются из коленкора или выполняются из голубой обложечной бумаги, формат А6, 40 страниц.

Исторически сложилось так, что именно книжки второго типа подвергались подделке гораздо чаще. На титульном листе указаны серия и номер книжки, напечатан герб СССР и надпись «Трудовая книжка».

Предусмотрено место для подписи заполняющего, личной подписи владельца и гербовой печати организации, осуществляющей выдачу. Дата рождения стала вноситься полностью, при этом месяц заполняется прописью.

Выдавалась с 1974 года всем рабочим и служащим. Предусмотрены водяные знаки: на просвет на каждом листе можно увидеть змееобразные линии. Заполнялась на русском и языке республики. Последняя страница снабжена надписью «Гознак».

Образец бланка трудовой книжки 1973 года выпуска.

1975 год (колхозника)

Обложка зеленая
, размер 14,8 x 10,5 см, 40 страниц — этот документ выдавался только сельским жителям, состоящим в колхозе. Титульный лист с указанием номера и серии, напечатан герб СССР, имеется надпись «Трудовая книжка колхозника».

В нее ежегодно заносились сведения об отработанных трудоднях, их минимальном количестве и установленной норме. Здесь же указывался и начисленный доход (суммой или в натуральных продуктах). Заполнялась на языке республики и русском. Предусмотрены водяные знаки — змееобразные линии, видимые на просвет.

Выдавалась с 1975 года, продолжение данного документа не рекомендовано, выдается трудовая книжка общего вида, которая ведется параллельно. Последняя страница содержит надпись «Гознак».

Образец бланка трудовой книжки колхозника.

2003 года

Серый переплет
с серебряными буквами и двуглавым орлом.

Выдается всем работникам российских компаний, вне зависимости от гражданства и сотрудникам иностранных фирм, имеющих постоянное представительство в РФ. Размер 88х125, что меньше, чем у всех предыдущих форм. Имеет 44 страницы, выдается и действует с января 2004 года. Увеличена степень защиты:

• Надпись «Трудовая книжка», которая светится в ультрафиолете;
• Шов, предотвращающий возможность замены листов;
• Буквы «ТК», видимые на просвет;
• Ирисовая печать.

Как выглядит бланк трудовой книжки нового образца?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

Если трудовая книжка выдана в иностранном государстве и велась на иностранном языке, сотруднику-иностранцу нужно оформить документ российского образца. При этом записи о трудовом стаже сотрудника на территории иностранного государства в него переносить не нужно.

Указанный порядок следует применять в том числе в отношении граждан Республик Армения, Беларусь и Казахстан, несмотря на , во многом приравнивающее граждан указанных республик с российскими гражданами в части трудовых отношений. Такой вывод следует из статьи 11 Трудового кодекса РФ.

Аналогичные разъяснения приведены в .

Нина Ковязина

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку( Правил, утвержденных ). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. утверждена .

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша ( Правил, утвержденных ). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, утвержденные , не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Ситуация:
Можно ли в трудовую книжку советского образца вшить вкладыш нового образца

Да, можно.

Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились все свободные графы, то для внесения последующих записей в соответствующий раздел необходимо вшить вкладыш ( Правил, утвержденных ). Это правило действует независимо от того, какую трудовую книжку предъявил сотрудник при приеме на работу, старого или нового образца.

Имеющиеся у сотрудников трудовые книжки действительны и обмену на новые не подлежат (). При этом , утвержденные , не запрещают в трудовые книжки советского образца.

Таким образом, в трудовую книжку советского образца можно вшить вкладыш нового образца.

Иван Шкловец
,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

1. Ситуация:
   Нужно ли заново оформлять трудовую книжку сотруднику-иностранцу из ближнего зарубежья или продолжать вести ту, которую он предъявил при приеме на работу
   
2. Ответ:
   Как внести записи о работе в трудовую книжку
   
3. Нормативно-правовая база:
   Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162
   

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ,

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

II. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

О заполнении трудовой книжки
читайте подробнее здесь.

а) Общие указания

10. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на том языке, на котором ведется делопроизводство на данном предприятии, в учреждении, организации. В том случае, если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, то трудовая книжка заполняется одновременно на языке данной республики и на русском языке.

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Northern_Girl Российская Федерация, Москва #1 23 июня 2011, 10:20 Оценок нет Здравствуйте.К сожалению на вашем сайте не нашла ответа на интересующие меня вопросы, если пропустила заранее прошу прощение.У меня сложилась следующая ситуация.Я устроилась на работу первый раз 15.01.2004г. и мне завели трудовую книжку старого образца (1973г.) хотя на тот момент уже вышли трудовые книжки нового образца (2003г.), но мне в кадрах сказали что и те трудовые книжки еще действительны. Я уже сменила несколько мест работы и нигде не вызывало это никакого вопроса, работодатели продолжали делать записи в моей трудовой.

А если совместитель уволен с основного места работы

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. По нормам статьи 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись сделают только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Законодательные акты

Правовое регулирование вопросов, связанных с описываемым документом, правилами его ведения, хранения и других вопросов осуществляется в нескольких законодательных актах:

• Трудовом кодексе РФ.
• Постановлении Правительства РФ № 225 “О трудовых книжках” (2003г.).
• Инструкции по заполнению трудовых книжек (2003 г.).

Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.

В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Ведением трудовых книжек персонала, как правило, занимается кадровая служба. Задача это непростая и кропотливая: кадровик должен заполнить трудовую книжку при приеме на работу, переводе, увольнении…

Поскольку речь идет о важном бланке, в котором не должно быть ни единой ошибки, нужно знать и соблюдать правила заполнения трудовых книжек-2020. С этой целью разработан отдельный нормативный документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003 и актуальная по сей день

Общие правила заполнения трудовой книжки

Документ ведется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение трудовой книжки-2020 (образец может содержать записи как на русском, так и на национальном языке отдельной республики, если это предусмотрено законом)

Заполнение трудовой книжки (титульный лист, образец записи о работе или награждении) производится от руки. Буквы должны быть прописными, а не печатными. Используйте шариковую, гелевую или чернильную ручку темно-синего либо черного цвета.

Важно!Запрещено вносить записи цветными или очень светлыми чернилами, использовать аббревиатуры и сокращения.

Как заполнить трудовую книжку впервые: требования к титулке

Когда человек впервые устраивается на работу, трудовой книжки у него еще нет. Поэтому ее заводит работодатель, причем делает это в присутствии работника. Запросите у него паспорт или свидетельство о рождении, диплом и другие документы, а затем аккуратно перенесите данные на первую страницу чистого бланка трудовой. Именно с оформления титулки начинается заполнение трудовой книжки-2020.

Укажите на титульной странице:

• фамилию, имя и отчество сотрудника;
• дату его рождения (арабскими цифрами);
• полученное образование (среднее, высшее и т.д.);
• профессию или специальность;
• дату заполнения документа.

Так выглядит правильно оформленный титульный лист трудовой книжки (образец заполнения-2020):

Обратите внимание: при наличии вузовского диплома в строке «Образование» пишите не просто «высшее», а обязательно конкретизируйте его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура). Как заполнять трудовую книжку образец-2020, если работник окончил аспирантуру или ординатуру, прошел ассистентуру-стажировку или получил звание кандидата наук? Во всех вышеперечисленных случаях в графе «Образование» пишем «высшее, подготовка кадров высшей квалификации»

Как заполнять трудовую книжку образец-2020, если работник окончил аспирантуру или ординатуру, прошел ассистентуру-стажировку или получил звание кандидата наук? Во всех вышеперечисленных случаях в графе «Образование» пишем «высшее, подготовка кадров высшей квалификации».

Заполнение трудовых книжек в 2021 году: образец оформления основных разделов

После заполнения титульного листа переходите к разделу «Сведения о работе», где каждый разворот представляет собой таблицу для записей. Заполнение трудовой книжки при увольнении, приеме на работу и других кадровых перемещениях регламентируется разделом 3 Инструкции.

Каждый раз, делая новую запись, заполняйте все четыре графы:

1. Номер записи. Не ставьте напротив строк, в которых указано наименование организации-работодателя.
2. Дата. Используйте формат ДД.ММ.ГГГГ. Римские цифры запрещены.
3. Сведения о событии. Используйте лаконичные формулировки, наименования должностей вписывайте в соответствии со штатным расписанием. В записях об увольнении проставляйте ссылки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ.
4. Реквизиты документа-основания. Укажите регистрационный номер и дату издания приказа, на основании которого делаете запись.

Наименование работодателя тоже вносится в третью графу, как того требует установленный порядок заполнения трудовой книжки. Сначала указывается полное наименование, а затем, если есть, сокращенное (ООО «Веста», ОАО «Альфа»).

Так выглядит пример заполнения трудовой книжки при трудоустройстве работника в новую организацию:

Важно!Используйте сквозную нумерацию записей и старайтесь не пропускать лишние строки, чтобы дефицит свободного места в разделе «Сведения о работе» не возник раньше времени. Если это все-таки произошло, вшейте вкладыш и заполняйте его, продолжая ранее начатую нумерацию записей.. Аналогичным образом оформляется раздел «Сведения о награждениях»

Здесь отражаются только сведения о самых значимых видах поощрений: государственных наградах, знаках отличия, присвоении почетных званий

Аналогичным образом оформляется раздел «Сведения о награждениях». Здесь отражаются только сведения о самых значимых видах поощрений: государственных наградах, знаках отличия, присвоении почетных званий.

Работа по совместительству и внесение записей

Если гражданин посчитает необходимым внести запись о своей дополнительной работе, он обращается к работодателю, у которого является основным сотрудником, с документом, подтверждающим его совместительство (трудовой договор, копия приказа о приеме на работу).

Порядок занесения записи основным работодателем включает в себя:

• обращение работника с заявлением;
• предоставление документа, подтверждающего дополнительную работу;
• издание приказа по организации о занесении такой информации в трудовую;
• внесение и заверение записи;

В случае увольнения работника-совместителя запись вносится аналогично записи о приеме (основным работодателем).

Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Требования к заполнению в случае найма работников

О том, как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу в ИП, говорится в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Перечислим основные принципы:

• в документе не используются сокращения;
• всем записям присвоен поочередный номер;
• если в ТК закончились страницы, заводится вкладыш, и нумерация продолжается;
• совместителям не обязательно вносить сведения о деятельности не по основному месту. Это делается только в том случае, если сотрудник сам об этом попросит;
• отметки о нарушении правил внутреннего распорядка или дисциплинарных взысканиях не заносятся в бланк.

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Оформление и заверка

Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:

1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку

После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.

Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.

Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты. Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу». Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.

Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:

• внести деньги в кассу предприятия}
• перечислить деньги на расчетный счет}
• средства могут быть удержаны из заработной платы (обязательно наличие письменного согласия работника).

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 31.10.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Образец уведомления работников скачайте здесь.

ВАЖНО! Уведомление о переходе на электронные трудовые должно быть персональным. Делать общий документ, в котором предусмотрено проставление всеми работниками подписи об ознакомлении, чиновники не разрешают

И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланки и дать работникам их заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную. Бланки этих заявлений вы найдете здесь

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, например, был в отпуске, болел (другие основания см. в п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ), он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Во-вторых, надо сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками.

Изначально на 2020 год был установлен общий для всех кадровых событий срок сдачи отчета — до 15-го числа следующего месяца. Однако эпидемия коронавируса внесла свои коррективы. Срок сдачи отчета на работников, принятых и уволенных с 1 по 27 апреля, назначили на 28.04.2020. Дальше по этим двум кадровым событиям надо отчитываться не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По остальным событиям (переводы, повышения, пр.) срок сдачи формы не изменился (15-е число следующего месяца).

Такой порядок сохранится и в последующие годы. Собственно, его и предусматривали с 01.01.2021. Просто из-за вируса ввели в действие раньше.

Помимо отчетности для фонда предусмотрена и форма для выдачи работникам. С какой периодичностью и в какие сроки ее нужно составлять и выдавать сотрудникам, узнайте из Путеводителя от КонсультантПлюс «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)».

Запасаться бланками для сдачи СЗВ-ТД не обязательно. Формировать отчеты можно автоматически с помощью соответствующего ПО, например, от 1С или других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, в течение 2020 года потребуется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Составить приказ о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет эта статья.

Образец 2020 года

При всей простоте оформления кадровому работнику нужно понимать, что трудовая книжка с записями о работе является документом особой важности. Заполнение ее подчиняется строгим правилам, отступление от которых делает запись недействительной

Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

Если книжка была потеряна или испорчена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книжки по новому месту работы. Предыдущие записи в этом случае не подлежат восстановлению. Гражданин обязан самостоятельно запросить сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров от работодателей, где осуществлял работу, или архивов. Их необходимо хранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

Не допускается:

1. Отрывать обложку вкладыша.
2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
3. Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
4. Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен

Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Заполнение трудовых книжек в 2021 году

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году сохраняются прежними, несмотря на пакет изменений по ведению документации в связи с пенсионной реформой и рядом других преобразований. Единственным изменением, становится возможность заверения записей, только подписями ответственных лиц без печати организации. При этом, законность и достоверность данных не будет приниматься по сомнение.

Обратите внимание, правильное заполнение документа, является важнейшим фактором при работе с кадрами. В первую очередь, наличие ошибок или отсутствия соответствующих пометок при проверке со стороны регулирующих органов, может стать причиной введения ряда ограничений для деятельности компании

Кроме того ошибки или отсутствие информации могут стать помехой для сотрудника при правильном расчете пенсий и в этом случае, придется обращаться с организацию, поднимать архивные акты о приеме и увольнении с места работы.

Таким образом руководителями и сотрудникам отделов кадров рекомендуется ознакомиться с образцами ведения документации и в дальнейшем придерживаться их, отслеживая актуальные изменения.

Итоги

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку

Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

• «Как уволиться без отработки 2 недели в 2021 — 2021 годах»;
• «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.