Как составить акт приема-передачи печати и штампа: 6 правил

Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ

Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.

При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе

• сведения об обеих сторонах договора,
• краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
• наименование работ,
• дату проведения работ,
• качество и стоимость выполненных работ.

Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (с 2016 года наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью)

В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.

При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.

Заполняем ОС-14

Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Разберем каждую их них.

Лицевая

Сначала необходимо заполнить шапку документа. Сюда входит такая информация, как:

• название компании-получателя;
• телефон, банковские реквизиты;
• коды ОКУД и ОКПО;
• наименование структурного подразделения, куда предназначено оборудование;
• документ-основание для составления акта (это может быть приказ, договор купли-продажи) и его реквизиты (дата составления и номер);
• данные бухгалтерского учета, которые впоследствии вносит бухгалтер (дата принятия к учету, счет, субсчет, номер амортизационной группы и т.д.);
• номер заполняемого акта и дата его составления.

Важно! Блок для утверждения руководителем заполняет после внесения всей информации руководитель организации: ставит подпись, указывает должность и дату утверждения. Далее вносят информацию о компании-поставщике и деталях поставки:

Далее вносят информацию о компании-поставщике и деталях поставки:

• наименование компании-продавца, код по ОКПО;
• адрес, банковские реквизиты, телефон;
• наименования изготовителя, грузоотправителя;
• телефон и реквизиты последнего;
• место, где принимается оборудование;
• способ доставки и реквизиты транспортной накладной.

Затем начинается основная часть документа. Она состоит из двух таблиц. Первая должна содержать дату и время отправления груза, его прибытия и приема компанией, а точнее, дату и время:

• отправления груза со станции, со склада отправителя;
• прибытия груза;
• начала, приостановления, возобновления и окончания приема груза.

Также в таблице нужно указать места отправления, прибытия и т.д. Все эти данные берутся из сопровождающих груз документов.

Оборотная сторона

Начинается со второй таблицы. В нее вносят информацию о поступившем оборудовании, такую как:

• название, номенклатурный номер, тип оборудования;
• упаковка;
• единица измерения;
• количество мест, масса груза, стоимость (эти данные берут из сопровождающих оборудование документов);
• количество и масса фактически принятого оборудования, обнаруженные дефекты (эти графы заполняют на основании тщательного подсчета, взвешивания и осмотра груза);
• примечания.

Далее подводят итог об обнаружении недостатков: повреждена ли упаковка, выявлена ли некомплектность.

После этого идет заключение комиссии: здесь указывают, что осмотр произведен, наличие претензий к упаковке и иным внешним показателям. Затем отмечают, какие документы прилагаются к акту, члены комиссии ставят свои подписи. Также необходимо указать должности сотрудников и реквизиты доверенностей, которые дают им право принимать оборудование. Далее расписываются: лицо, принявшее объект на ответственное хранение, и главный бухгалтер. Последний также ставит отметку об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств.

Заключительный этап — отметка руководителя об утверждении акта.

Внимание! Документ составляют в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Хранить бумагу необходимо в течение 5 лет

Приказ по передаче печати

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям

Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях. Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным. Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.

допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно. Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.

Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.

Лицо, которому передается штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:

• доверенного лица компании, которой передается право на использование;
• нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
• работника предприятия, которому поручается заверить штампом определенные документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.

Акт Приема Передачи Печати Другому Юридическому Лицу

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

• Штрафы за Управление Мотоциклом Без Гос Номера
• Калькулятор Расчета Амортизации Автомобиля Онлайн
• Куда Обратиться если Заблуждением Заставили Взять Кредит
• Оплата Аренды ООО по Договору Платежным Поручением
• Бухгалтерская Справка Расчет Компенсации за Задержку Зарплаты

Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.

Акт проверки наличия печатей

Документация составляется по результатам проверок наличия печатей. Для этого предварительно собирается комиссия, которая занимается проверкой и составлением документов. Как правило, такая процедура проводится в крупных организациях, а также различных государственных органах с гербовой печатью РФ. Так, для Федеральных судов общей юрисдикции разработан Приказ, в котором прописана инструкция об использовании и уничтожении печатей с оттиском госгерба РФ.

Нормой установлено проведение проверок каждый квартал уполномоченной комиссией, а закрепление результатов в акте проверок. Образец прописан в Приложении №3:

• в верхнем правом углу председатель суда
  утверждает бумагу (ставится его подпись, фамилия и инициалы, дата утверждения);
• прописывается дата составления документа;
• дается информация о членах комиссии;
• в основной части прописывается, наличие каких
  печатей было проверено;
• указываются результаты проверки. Если выявлены
  несоответствия или недостающие объекты – все перечисляется по тексту бумаги.

АКТ ПРИЕМКИ ОБОРУДОВАНИЯ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ

___________________________________________________________________________ (наименование системы, агрегата)

смонтированного в __________________________________________________________

(наименование здания, сооружения)

входящего в состав __________________________________________________________

(наименование стройки, ее очередь,

___________________________________________________________________________

пускового комплекса)

«__» ________________ 200_ г.

Рабочая комиссия, назначенная _______________________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование организации, назначившей рабочую комиссию)

приказом от «__» ________________________ 20__ г. №

в составе:

председателя _______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

членов комиссии ____________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества, должности)

представителей привлеченных организаций _____________________________________

___________________________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества, должности, организации)

произвела осмотр оборудования и проверку монтажных работ, выполненных ___________________________________________________________________________

(наименование монтажной организации)

и составила настоящий акт о нижеследующем:

1. К приемке предъявлено следующее законченное монтажом оборудование:

___________________________________________________________________________

(перечень смонтированного оборудования и его краткая техническая характеристика)

2. Монтажные работы выполнены по проекту ____________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование проектной организации, № чертежей и дата их составления)

3. Дата начала монтажных работ _______________________________________________

4. Дата окончания монтажных работ ___________________________________________

5. Рабочей комиссией произведены следующие дополнительные испытания и опробования оборудования (кроме испытаний и опробований, зафиксированных в исполнительной документации, предъявленной генподрядчиком)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

6. Имеющиеся недостатки в предъявленном к приемке оборудовании не препятствуют его вводу в эксплуатацию и подлежат устранению организацией в сроки, указанные в приложении № ____________________________________________________________

7. Перечень приемо-сдаточной документации, прилагаемой к акту:

Решение рабочей комиссии

Работы по монтажу предъявленного оборудования выполнены в соответствии с проектом, стандартами, строительными нормами и правилами, действующими техническими условиями и отвечают требованиям его приемки в эксплуатацию.

Предъявленное к приемке оборудование, указанное в п. 1 настоящего акта, считать принятым в эксплуатацию

Председатель рабочей комиссии _______________________________________________

(подпись)

Члены рабочей комиссии _____________________________________________________

(подписи)

Представители привлеченных организаций ______________________________________

(подписи)

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

• директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
• сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
• специалист кадрового отдела,
• юрист,
• секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

• резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
• спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Порядок проведения процедуры уничтожения

Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:

• управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
• свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
• назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
• на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
• непосредственное уничтожение печати.

В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию. Также следует оповестить об этом и налоговую службу.

Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь. В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:

• если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
• если материал горящий, печать можно спалить;
• что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.

В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.

Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2021 году

Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть. Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера. Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить. На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

1. В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
2. Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
3. Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
4. Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
5. Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
6. Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
7. Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
8. Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
9. В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.

Защита печати

В связи с тем, что штемпельная продукция обладает большой значимостью, доступ к ней тщательно ограничивается во избежание злоупотребления. Если печать перейдет к мошенникам, то у руководителей предприятия появятся серьезные проблемы. Как правило, контроль за состоянием печати ложится на плечи одного из сотрудников организации. Этот сотрудник будет нести ответственность за то, насколько сохранна печать и пресекать попытки воспользоваться ей без соответствующей причины.

Для хранения печати многие руководители предпочитают приобретать сейфы

 Для данных целей выбираются люди, занимающие высокие должности и наиболее приближенные к начальству. Перед тем, как передать соответствующему работнику печать, начальство в обязательном порядке оформляет специальный приказ, который фиксирует передачу ответственности. Иногда эту работу и вовсе берет на себя руководитель организации, чтобы избежать посредников.

Текст документа:

Утвержден постановлением Комзема при Совмине от 11.05.2004 N 24

                                АКТ
         приема - передачи печати и штампов регистратора

«_____» ______________ 20__ г. N _______

Место составления __________________________________________________
                   (наименование республиканской, территориальной
____________________________________________________________________
организации по государственной регистрации недвижимого имущества,
____________________________________________________________________
   прав на него и сделок с ним и ее обособленного структурного
____________________________________________________________________
      подразделения, в котором осуществляется изъятие печати
____________________________________________________________________
                     и штампов регистратора)
Основание __________________________________________________________
          (документ, на основании которого осуществляется изъятие
____________________________________________________________________
                  печати и штампов регистратора)
____________________________ N _________ от "____" ________ 20___ г.
Регистратор ________________________________________________________
               (фамилия, имя, отчество регистратора, чьи печать
____________________________________________________________________
                       и штампы изымаются)
Уполномоченное должностное лицо ____________________________________
                                (должность, фамилия, имя, отчество
____________________________________________________________________
  уполномоченного должностного лица соответствующей организации
____________________________________________________________________
       по государственной регистрации или ее обособленного
____________________________________________________________________
                   структурного подразделения)
Лицо, осуществляющее изъятие печати и штампов регистратора _________
____________________________________________________________________
 (должность, фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего изъятие
____________________________________________________________________
                  печати и штампов регистратора)
1. _________________________________________________________________
         (фамилия, имя, отчество лица, у которого изымается
_________________________________________________________ передал, а
                   печать регистратора)
____________________________________________________________________
      (фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего изъятие
_____________________________________________________________ принял
                       печати регистратора)
____________________________________________________________________
              (номер изымаемой печати регистратора)
Печать передал ______________________  _____________________________
                    (подпись)              (инициалы, фамилия)
Печать принял  ______________________  _____________________________
                    (подпись)              (инициалы, фамилия)
2. _________________________________________________________________
             (фамилия, имя, отчество лица, у которого
_________________________________________________________ передал, а
                     изымаются штампы)
____________________________________________________________________
      (фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего изъятие
_____________________________________________________________ принял
                    штампов регистратора)
____________________________________________________________________
    (количество и наименование изымаемых штампов регистратора)
Штампы передал ______________________  _____________________________
                     (подпись)             (инициалы, фамилия)
Штампы принял  ______________________  _____________________________
                     (подпись)             (инициалы, фамилия)
При приеме - передаче печати и штампов регистратора установлено, что
передаваемые печать и  штампы  регистратора  находятся  в  следующем
состоянии: _________________________________________________________
             (описание состояния печати и штампов регистратора
____________________________________________________________________
                      на момент их изъятия)
Акт приема - передачи печати и штампов регистратора составлен в трех
экземплярах.
Примечание _________________________________________________________
            (инициалы, фамилия и подпись лица, составившего акт
____________________________________________________________________
                         приема - передачи)
____________________________________________________________________

В каких случаях необходим акт приёма-передачи

Приём товара только по накладной формы ТОРГ-12 предполагает, что перечисленная в ней продукция поставлена и соответствует указанному в документах количеству. Однако нередки ситуации, когда фактический объём товара отличается от заявленного, пришёл не тот груз, который требуется, или партия оказалась бракованной. Чтобы предъявить претензии поставщику, эти факты необходимо зафиксировать надлежащим образом, а именно, оформив акт приёма-передачи с констатацией всех обнаруженных несоответствий.

Некоторые виды продукции (например, оборудование) всегда передаются по акту, поскольку этого требует сам процесс их приёмки: осмотр, проверка работоспособности и т.д. Если товар отправляется на ответственное хранение, акт составляется с целью описать состояние сдаваемых ценностей, определить условия их содержания и назначить материально-ответственное лицо.

Заключая контракт на поставку, стороны могут сами включить в него пункт об обязательном подписании документа о приёмке товара в момент его передачи заказчику.

Акт приема-передачи печати

Тип документа: Акт

Размер файла документа: 13,5 кб

В каждой организации или на предприятии печати находятся под пристальным контролем. Они должны быть доверены одному ответственному лицу, которое отвечает их за сохранность и применение, следит за любыми перемещениями и надлежащим соблюдением правил при использовании печати.

Какие функции выполняет акт

При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.

Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении.

Как заполнить акт

На данный момент предусмотрена форма для оформления акта, которая носит рекомендательный характер, и освещает общие вопросы по передаче и приему другим лицом печати. Любая организация, при необходимости, имеет право добавлять в форму свои индивидуальные пункты и убирать их, но основные реквизиты всегда должны присутствовать. К ним относятся:

• паспортные данные и занимаемая должность лица, передающего и принимающего на сохранение печать;
• причина, по которой передаются те или иные ТМЦ (например, отпуск или увольнение ответственного за них сотрудника);
• срок, на который отдается печать;
• согласие и подпись директора организации.

После того, как акт будет оформлен, его необходимо заверить той печатью либо штампом, которая передается. У каждой стороны, заключающей акт, должна быть одна его копия. Чтобы избежать проблемных ситуаций, этот документ необходимо сохранять три года.