Какие документы проверяет трудовая инспекция в 2021 году

Правила проведения проверки

Проверки соблюдения ТК РФ, ратифицированных конвенций Международной организации труда и других нормативных актов по охране труда проводятся на основании вышеупомянутого Положения и Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26 декабря 2008г. № 294-ФЗ.

Нюансы, о которых необходимо знать при проверке по ОТ:

• основанием для проведения проверки является приказ (распоряжение) руководителя ГИТ;
• срок проведения проверки не может составлять более 20 рабочих дней (для малых предприятий – 50 часов, для микропредприятий – 15 часов), но в особых условиях (при проведении сложных исследований и экспертиз) может быть продлён на этот же срок;
• при проверке обязательно должен присутствовать уполномоченный представитель работодателя;
• во время проведения проверки инспектору должен быть предоставлен беспрепятственный доступ на территорию, в помещения предприятия, к оборудованию и запрашиваемой документации в рамках предмета проверки.

По результат проверки составляется акт о выявленных нарушениях со ссылками на нормативные требования. Акт составляется в двух или более экземплярах и подписывается представителем каждой стороны, участвующей в проверке: работодателем, ГИТ и другими надзорными органами. Каждая из сторон получает свой экземпляр акта. На его основании составляется предписание по устранению выявленных нарушений с указанием сроков. Возможна подача в суд представления о приостановке деятельности на срок до 90 дней.

Однако между этими проверками есть и различия.

Плановая проверка
Внеплановая проверка
Основание для назначения (издания распоряжения)
Ежегодный план проверок, размещаемый не позднее 31 декабря года, предшествующего году проведения плановых проверок, на официальном сайте (https://www.rostrud.ru) гострудинспекции соответствующего субъекта РФ, а также на официальном сайте (https://plan.genproc.gov.ru/) Генеральной прокуратуры Российской Федерации в сети «Интернет»*
Обращения граждан о нарушении работодателем трудового законодательства. Количество внеплановых проверок, в отличие от плановых, законом не регламентируется, так как они обусловлены исключительно возникшими основаниями для их проведения **
Форма проведения
Документарная и выездная
Документарная и выездная
Срок и порядок уведомления
Не позднее, чем за 3 дня до начала ее проведения. Форма законодательно не установлена, это может быть нарочный, факс, почта.
Не позднее, чем за 24 часа до начала ее проведения. Форма законодательно не установлена, это может быть нарочный, факс, почта

Важно, что уведомлять работодателя о проведении внеплановой выездной проверки по жалобе работника, инспектор не должен.

Основанием для включения в ежегодный план проверок является истечение трех лет со дня (ч. 8 ст. 9 Закона N 294-ФЗ, п. 35 Административного регламента N 354н):

• государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• окончания проведения последней плановой проверки юридического лица или предпринимателя;
• начала осуществления юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) предпринимательской деятельности в соответствии с представленным в уполномоченный Правительством РФ в соответствующей сфере федеральный орган исполнительной власти уведомлением о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности в случае выполнения работ или предоставления услуг, требующих представления указанного уведомления.

Основаниями для проведения внеплановой проверки являются (перечень исчерпывающий):

• истечение срока исполнения работодателем выданного государственной инспекцией труда предписания об устранении выявленного нарушения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• поступление в Роструд или государственную инспекцию труда:

— обращений и заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти (должностных лиц федеральной инспекции труда и других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор)), органов местного самоуправления, профессиональных союзов, из средств массовой информации о фактах нарушений работодателями обязательных требований, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;— обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав;

— запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со статьей 219 ТК РФ.

наличие распоряжения руководителя (заместителя руководителя) государственной инспекции труда о проведении внеплановой проверки, изданного в соответствии с поручением Президента РФ или Правительства РФ либо на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.

По каким основаниям может быть инициирована внеплановая проверка?

В нашей стране трудовая инспекция представляет собой особую организацию, работа которой направлена на защиту прав граждан в профессиональной сфере. В полномочия этой инстанции входит проведение проверок, которые, в свою очередь, могут быть разделены на плановые и внеплановые мероприятия. Если говорить именно о последних, можно отметить, что для их инициирования у уполномоченного лица должны иметься определенные основания. В большинстве случаев таким основанием является жалоба, которая была получена от гражданина. Следует отметить, что право на подачу жалобы имеется у многих лиц, включая:

• текущих работников конкретной организации. Если служащий постоянно сталкивается с нарушением собственных прав со стороны работодателя, он всегда сможет подать официальную претензию в трудовую организацию;
• бывших работников тех или иных компаний. Следует отметить, что даже после увольнения у гражданина сохраняется законное право на подачу письменной жалобы. Это вполне справедливо, ведь работодатель может нарушить интересы сотрудника, например, во время непосредственной процедуры увольнения;
• другие лица, которые являются официальными представителями сотрудников либо работниками различных надзорных инстанций.

Если говорить о непосредственных причинах подачи жалоб в трудовую инспекцию, сразу следует отметить, что они могут быть связаны с самыми различными нарушениями со стороны работодателя. К наиболее распространенным из них можно отнести следующие:

1. Задержку работодателем причитающейся сотрудникам заработной платы либо неправомерный отказ в начислении положенных денежных средств. Данную причину можно назвать наиболее распространенной. К сожалению, очень многие работодатели пытаются сэкономить на своих сотрудниках и всячески избегают исполнения своих финансовых обязательств.
2. Игнорирование работодателем ранее выданного трудовой инспекцией предписания. После каждой проверки, в случае обнаружения тех или иных нарушений в организации, работодателю может быть выдан данный документ. В большинстве случаев в него включаются сведения относительно точных сроков, в которые обнаруженные нарушения должны быть устранены. Выданное директору предписание является обязательным для исполнения.
3. Нарушение работодателем законных прав сотрудников на получение различных социальных гарантий. Сюда можно отнести, например, возможность регулярного оформления оплачиваемого отпуска, предоставление работодателем компенсации за период нахождения служащего на больничном и т.д.

При появлении хотя бы одного из вышеуказанных оснований у трудовой инспекции будет иметься законное право на инициирование внеплановой проверки. Однако необходимо помнить, что одного принятия такого решения будет недостаточно. Прежде всего, уполномоченными лицами должно быть соблюдено правило относительно предупреждения работодателя о факте скорой проверки. Сделать это инспектор обязан не позднее, чем за 24 часа до непосредственного начала проверочных мероприятий.

Как получить консультацию трудовой инспекции

Существует два способа обращения:

1. Устный, носит консультационный характер. При вербальном общении сотрудники инспекции разъяснят работнику алгоритм действий и проанализируют конфликтную ситуацию в соответствии с законодательными нормами.
2. Письменный. Подается на рассмотрение в виде заявления или жалобы. В тексте документа должна быть указана следующая информация:

• Наименование территориального органа, которому адресовано заявление.
• ФИО работника и название предприятия, на котором он работает.
• Описательная часть (содержит информацию о допущенных работодателем нарушений).
• Перечень прилагаемых к заявлению документов.
• Дата и подпись заявителя.

Жалоба, которая соответствует требованиям делопроизводства, в обязательном порядке будет рассмотрена членами комиссии.

Стоит отметить, что анонимные обращения не принимаются к рассмотрению. В тексте обращения в обязательном порядке должны быть указаны реквизиты заявителя: его ФИО, должность, табельный номер (при наличии) и контактный телефон.

Однако, если по личным соображениям заявитель не желает озвучивать работодателю свои данные, он вправе указать в тексте обращения просьбу о неразглашении этой информации.

Что необходимо предоставить инспектору?

Согласно норме ст. 357 Трудового кодекса РФ инспекторы вправе:

• требовать у работодателей и бесплатно получать от них все то, что проверяет инспекция по труду, т.е. любые документы, информацию, объяснения, которые необходимы для выполнения контрольных (надзорных) функций;
• изымать образцы обрабатываемых или используемых веществ и материалов с целью проведения их анализа.

По ходу проведения проверки Инспекция имеет право направить работодателю запрос с просьбой предоставить документы. Они предоставляются в форме копий, удостоверенных печатью (при ее наличии) и подписью предпринимателя (его представителя) или уполномоченного должностного лица организации.

Закон запрещает инспекторам:

• запрашивать информацию, документы, получать образцы, пробы, если они не относятся к тому, что проверяет трудовая инспекция;
• изымать оригиналы документов.

Оформление результата проверки

По результату проведенной проверки соответствующие должностные лица Инспекции составляют акт (два экземпляра). Приложением к акту могут являться (в случае наличия):

• протоколы отбора образцов производимой продукции, проб, полученных при обследовании объектов производственной и окружающей среды;
• заключения или протоколы проведенных испытаний, исследований и экспертиз;
• предписания с требованием об устранении нарушений;
• объяснения работников;
• иные документы, которые связаны с результатами проверки, либо их копии.

Ниже Вы можете ознакомиться с планом проверок государственной трудовой инспекции на 2013 год:

Ежегодный план проведения плановых проверок трудовой инспекции юридических лиц и индивидуальных предпринимателей г. Москвы — скачать и  г. Санкт-Петербурга скачать

На что чаще всего жалуются работники?

В процессе осуществления профессиональной деятельности у сотрудников могут появляться самые различные претензии в адрес начальства. Однако современная практика показывает, что наиболее распространенными из них являются следующие:

1. Задержка заработной платы либо неправомерный отказ работодателя от исполнения своих финансовых обязательств. Зарплата является главной причиной и стимулом для качественного исполнения регулярных профессиональных обязательств сотрудниками. На работодателя, в свою очередь, возлагается серьезная ответственность в отношении осуществления регулярных выплат.
   В соответствии с установленными правилами, денежные средства должны выдаваться современным работникам не реже, чем два раза за один календарный месяц. Именно поэтому во многих компаниях действует следующее правило: сначала служащие получают аванс и уже потом – оставшуюся часть своего заработка. Несоблюдение этого правила является серьезным нарушением со стороны работодателя.
   Помимо этого, положенные сотрудникам денежные средства должны выдаваться им в строго определенные даты. Эти даты фиксируются в соответствующем разделе каждого трудового договора, а также в иных внутренних документах компании. Нарушение существующего графика выплат работодателем так же дает сотрудникам законное право на предъявление официальных претензий в адрес начальства.
2. Незаконное произведенное увольнение. Как известно, каждый сотрудник может быть уволен из организации на основании собственного желания, по соглашению сторон, а также по одностороннему решению руководителя. Именно в последнем случае у работников, чаще всего, возникают претензии в адрес начальства.
3. Нарушение работодателем законных прав служащих на регулярное получение оплачиваемого отпуска. В соответствии со стандартными правилами период отдыха должен предоставляться сотрудникам каждый год. Его продолжительность, в большинстве случаев, составляет ровно 28 дней. Уход сотрудников в законный отпуск осуществляется на основании заранее составленного графика. При этом служащий может принимать самостоятельное решение о том, возьмет ли он отпуск целиком либо разделит данный период на несколько частей. Работодатель, в свою очередь, обязан исполнить требования служащего. В противном случае у сотрудника будут иметься все основания для обращения в уполномоченную инстанцию и предъявления официальных претензий.
4. Незаконное проведение работодателем сокращения. Право на сокращение у руководителя имеется, однако такие действия должны быть обоснованы с точки зрения законодательных норм. Более того, действующими правилами был установлен перечень особых категорий сотрудников, которые не могут подлежать сокращению ни при каких обстоятельствах. Следовательно, если работодатель все-таки примет решение сократить таких служащих, они смогут признать данное решение незаконным.

Почему нужно выписывать расчетные листки. Можно ли обойтись без расчетного листка?

Нет, этого делать нельзя. Согласно ст.136 ТК РФ при выплате зарплаты работодатель обязан извещать работника о составных частях его заработной платы, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате, причем в письменной форме. Так что расчетные листки должны быть выданы при каждой выплате зарплаты. О чем свидетельствует письмо Роструда №739-6-1 от 18.03.2010г. А согласно постановлению Верховного суда РФ № 75-АД10-3 от 23.12.2010г. В случае невыполнения этих правил, можно получить штраф по ст.5.27 КоАП Российской Федерации.

Нужно выдавать расчетные листки, если зарплата перечисляется на банковские карточки?

Не смотря на то, что заработная плата работникам перечисляется на пластиковые банковские карточки, работодатель обязан выдавать им расчетные листки с данными о начислениях и удержаниях.

Если учесть, что заработная плата должна выплачиваться не реже раза в полмесяца нужно ли выдавать, расчетный листок дважды в месяц?

Это так, но при определенных обстоятельствах допускается выдача расчетных листков один раз в месяц, если они выдаются в бумажной форме (согласно письму Роструда №5277-6-1 от 24.12.2007г.) Расчетный листок может быть выдан работнику либо в момент выдачи зарплаты (при выплате наличными), либо он должен быть доступным со дня выплаты зарплаты в случае перечисления ее на банковскую карту работника.

Если при проведении проверки, инспекторы спросят у работников — выдают ли им расчетные листки, а кто-то не вспомнит об их получении, то какие действия следует предпринять, чтобы в дальнейшем не объясняться с проверяющими?

Прекрасный вариант- в день выдачи зарплаты повесить объявление или же сделать рассылку по электронной почте о том, что, если кому-то из работников нужны расчетные листки, то следует обращаться в бухгалтерию. И зафиксировать выдачу листков.

Зафиксировать выдачу расчетных листков можно при помощи журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать получение листка своей подписью. Еще можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем.

Но вот Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.

Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться и как?

Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:

• в ознакомлении с нормативными актами, регламентирующими проведение проверок, уяснении прав и обязанностей — как своих, так и контролеров;
• определении соответствия деятельности предприятия трудовому законодательству (в том числе в изучении документов на предмет согласованности между собой, наличия ошибок, соответствия их содержания закону);
• оперативном устранении нарушений.

С 2021 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1–11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.

Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:

• листы разработаны по большинству аспектов трудовых отношений;
• контрольные вопросы сформированы исходя из наиболее типичных нарушений;
• ответы на вопросы однозначно позволяют установить, есть ли нарушения.

Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.

Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле

• в любое время суток беспрепятственно посещать территорию любых работодателей (в том числе и физических лиц);
• запрашивать у работодателей документы, объяснения и иную информацию;
• отбирать для анализа образцы обрабатываемых и используемых веществ и материалов и т. д.

Кроме того, на основании ст. 12 Конвенции МОТ инспектора ГИТ могут задавать вопросы непосредственно персоналу предприятия.

Вместе с тем проверяющие должны неукоснительно соблюдать требования закона (ст. 358 ТК РФ). Работодателю необходимо изучить, какие обязанности и ограничения установлены для инспекторов. В случае нарушений следует обжаловать их действия. Так, пройти на территорию работодателя инспектора могут только при предъявлении служебных удостоверений и приказа о проверке (п. 47 Регламента).

Ограничения для проверяющих установлены в ст. 15 закона 294-ФЗ. Например, запрещено:

• проводить проверку в отсутствие руководителя предприятия, предпринимателя, другого должностного лица или уполномоченных ими представителей;
• запрашивать сведения, не относящиеся к предмету проверки;
• распространять полученную в ходе проверки информацию, составляющую охраняемую законом тайну;
• предлагать оплатить контрольные мероприятия;
• требовать информацию до начала проверки и т. д.

Безосновательное воспрепятствование проверяющим или уклонение от проверки грозит работодателю штрафами по ч. 1 ст. 19.4 и/или ст. 19.7 КоАП РФ.

Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).

ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная. Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

• Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
• В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
• При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
• Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.

При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):

• при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
• запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
• беседовать с сотрудниками предприятия;
• на месте выдавать предписания;
• запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
• расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.

Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.

Поводы для визита

Внеплановые и плановые проверки имеют разные причины для проведения. Все причины, по которым инспекторы ГИТ могут посетить предприятие, перечислены в 360 статье ТК РФ.

Плановые проверки проводятся с определенной периодичностью, и могут быть инициированы по следующим причинам:

• С даты последнего контрольного визита прошел трехлетний срок;
• Прошло 3 года с момента регистрации фирмы;
• С момента подачи заявления о начале деятельности компании прошел трехлетний срок.

Внеплановая проверка инициируется по мере необходимости, может проводиться на всех предприятиях. Основаниями для нее могут послужить:

• В инспекцию поступили обращения с указаниями на несоблюдение прав трудящихся;
• Выявлен факт задержки или невыплаты зарплаты сотрудникам;
• Нарушение, выявленное инспекцией ранее, не было устранено в установленные сроки;
• Поступило заявление от сотрудника организации с просьбой оценить условия труда и провести оценку рабочего места;
• Проверку инициирует руководитель ГИТ по указу Правительства, Президента или прокуратуры.

Для особо любопытных: отдельная статья — проверка трудовой инспекции. Расписываем все, касаемо мероприятий, проводимых данным органом.

Организация выездной проверки

Первый этап, предшествующий данному мероприятию – составление и утверждение графика в ГИТ. После утверждения этот график выставляют в открытый доступ на сайты Роструда и Генпрокуратуры. Перед самой проверкой руководитель ГИТ издает соответствующее распоряжение, в котором указывается:

1. Наименование и реквизиты проверяемой организации.
2. ФИО того, кто проверяет.
3. Сроки и тема мероприятия.

После этого работодателю приходит уведомление о предстоящем инспектировании.

ГИТ обязана уведомлять о предстоящем плановом контроле за 3 суток до их визита, о внеплановом – за 24 часа. Исключения составляют случаи, когда проверка проводится экстренно (есть угроза жизни или здоровью работников).

В день проверки инспектор должен предоставить распоряжение на проведение инспектирования, с указаниями его полномочий, темой и длительностью мероприятия. В течение этого времени сотрудник ГИТ будет тщательно выискивать недостатки и нарушения. Если нарушения незначительные, можно обойтись без штрафа или предписания: инспектор может предложить устранить их на месте.

По окончании инспектирования проверяющий должен составить акт. С ним нужно внимательно ознакомиться, и если есть пункты, с которыми вы не согласны, обязательно указать это в данном документе.

Обязанности работодателя при проведении инспектирования:

1. Представить необходимые документы, которые связаны с темой инспектирования.
2. Обеспечить инспектору доступ в здание компании, к рабочим местам, хоз. помещениям, к оборудованию и транспорту, числящемуся за организацией.
3. Обеспечить присутствие директора или уполномоченного лица.
4. Вести специальный журнал контроля ГИТ.