5 примеров, как написать письмо другу

Этикет электронной почты

Все, что было написано в предыдущих главах направлено на эффективность ваших электронных писем. В данной главе мы затронем этикет электронной переписки, который дает вашим контактам удобство общения с вами, не тратя время на ожидания вашего ответа, не гадая о срочности вашего запроса и т.д.

Данный этикет состоит из пяти небольших правил:

Высылайте короткий ответ отправителю, что вы прочитали его email. Это полезно делать, когда отправитель письма ожидает от вас каких-либо действий по его запросу. Эти три-четыре секунды не отнимут у вас много времени, но отправитель письма будет уверен, что его письмо прочли. Персонализируйте сообщения, указав имя читателя перед сообщением и ваше имя в конце. Вы можете воспользоваться автоматической подписью в конце письма с надписью, например, «С уважением» и указанием вашего имени, должности, компании и номера телефона. Сейчас почти все email-сервисы предоставляют такую функцию. Приветствие и подпись могут даже повлиять на то, насколько быстро вы получите ответ. Без этих последних штрихов сообщение может показаться кратким и требовательным. Активировать оповещение об отсутствии на работе, которое автоматически сгенерирует ответное сообщение, например, «В данный момент я не на работе и вернусь 18-го Мая. Если вам нужен немедленный ответ, пожалуйста, свяжитесь с Ириной». Этим вы даете понять отправителю сообщения, что ваш ответ будет отложен на какое-то время

Не перебарщивайте со значками высокой важности ваших писем, как, например, восклицательные знаки, звездочки и т.д. Просмотрите все электронные письма отправителя прежде, чем отвечать

Иногда бывает, что человек тратит свое время на написание письма, объясняя решение проблемы, возникшей у отправителя, но затем, в следующем непрочитанном письме, выясняется, что помощь уже не требуется.

Заключение

Любое ваше электронное письмо будет прочитано, если вы будете соблюдать нормы, описанные в данной статье. Следите за тем, кому вы пишете, что вы пишете и как вы пишете. Если вам интересна данная тема, тогда читайте нашу статью о написании электронных деловых писем.

Сочинение-рассказ Письмо другу

Я рад тебе написать, друг мой!

Знаешь, от этих сочинений, от этих упражнений, где нужно написать письмо другу, ответив на вопросы и задав свои, так устаёшь! Они так надоедают!

Вот мы на английском каждый урок по одному письму пишем – готовимся к экзамену. А ещё на дом задают… Так, говорю, так надоедает, что хоть никому не пиши. Лучше звонить… И вообще, почему у письма должна быть вот такая прямо структура?

Понятно, что в сочинении вступление, аргументы (плюсы и минусы), выводы, если о каком-то вопросе речь спорном. Но письмо, это ведь не официальный документ, хотя бывают и такие! Почему я, когда тебе пишу, должен придерживаться каких-то вступлений… Соблюдать объем! Нет, тут, как сердце ляжет… То есть как рука пойдёт.

Всякие схемы нужны лишь для того, чтобы написать, когда особо не о чем. Или, наоборот, слишком много мыслей, в них утонуть можно… Другого человека утопить. А если всё нормально у «сочинителя», то схемы только мешают. Они будто убивают творчество, живое общение…

Кстати, раньше было интересней – сочинять от руки, а теперь, если печатаешь, то уже не совсем то. Конечно, тебе ошибки исправят и всё такое, но не то это, не то.

Я помню в детстве, когда мы писали друг другу письма из картинок – рисовали прямо. Информации в этих письмах было не так уж много, но вот настроение! Краски. Я даже один раз изрисовал конверт. Боялся, что на почте не возьмут это письмо. Но всё нормально. Мы тогда, по-моему, нормально буквы не знали ещё… Помнишь, как забавно было? Я нарисовал комикс про поход в зоопарк, а ты сделал карикатуру на брата!

Вот, а теперь я должен спросить у тебя о новостях. Но я не собираюсь! Почему? Да ты и так знаешь, что я очень интересуюсь твоей жизнью… И так напишешь! Раз друг, то лишняя вежливость не нужна. Как там твои родители, к слову? Привет им!

Ещё надо, чтобы лист занять, о погоде пару слов. Погода разная у нас. То дождь, то солнце! То солнце, то дождь. Ничего особенного, по сезону.

Вот интересно, что это упражнение заставило меня вспомнить, как мы раньше писали друг другу письма. Или рисовали их. Сейчас только всё через Интернет… Но в письмах тоже что-то есть, такой особый дух. И мысли как-то в порядок приводятся. А если уж пишешь от руки!..

Всё, с наилучшими. На «созвоне»!

Польза сочинения

Письмо товарищу не требует от юного автора предварительного ознакомления с каким-либо литературным произведением. Школьник волен самостоятельно выбирать, к кому он хочет обратиться, о чем спросить или рассказать. Предполагается, что ребенок хорошо знаком с лицом, которому пишет послание. Он знает его характер, привычки, а также близких людей, родителей.

Работа развивает письменную и устную речь, дает возможность подключить фантазию и использовать ранее накопленный опыт написания сочинений. Школьник учится выражать собственное отношение к другу, может импровизировать. Сочинение не пишется по шаблону, поэтому его невозможно списать. Полученный навык понадобится в дальнейшей учебе и поможет писать настоящие послания близким людям.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Отличия деловых писем от других

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. 

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. 

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру: 

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
• заключение — может включать в себя пожелания и благодарность; 
• контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы. 

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. 

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. 

Пример ошибок при его написании

Чтобы работодатель или приемная комиссия проявили интерес к вашей персоне, избегайте наиболее часто встречающихся ошибок при составлении письма.

Не стоит дублировать информацию, отраженную в резюме . Эссе является хорошим шансом проявления личных качеств и стремления к развитию. Поэтому не нужно лишний раз делать акцент внимания на описании былых побед и достижений. Лучше займитесь будущим.

Скажите «НЕТ» унылому началу эссе

Не нужно слишком заострять внимание на длительном представлении себя любимого. Намного лучше будет, если вы расскажете какую-то жизненную ситуацию, которая оказала существенное влияние на ваше решение принять участие в данном проекте.

Написание одного и того же текста для нескольких проектов

С таким подходом можно «вылететь в трубу», так как у каждого учебного заведения или предприятия есть перечень своих преимуществ, которые следует отразить в сопроводительном письме.

Безликим повествованием ваш текст не врежется в память менеджеру по подбору кадров или приемной комиссии. А причиной всему могут быть поверхностные, обезличенные фразы.

Насмешки в шутливом стиле . Такой стиль не всегда бывает уместным. Если для автора текста это просто безобидная шутка, то для тех, кто будет его читать, она может быть не только неприличной, но и оскорбительной.

Хвастовство чужими достижениями — это присвоенные себе качества и дела, а значит они просто отсутствуют. Надо всегда оставаться самим собой, рассказать в письме именно о своих положительных сторонах, планах на будущее и т. д.

Тема раскрыта лишь частично . Во время написания текста лучше всего соблюдать определенную его структуру. То есть, в каждом абзаце поэтапно приоткрывать занавес вашего эссе. Иначе получится беспорядочный каламбур, который никому не будет интересен.

Использование сокращений

Сокращения и термины являются еще одной важной частью деловой речи. Как и соблюдаемые правила оформления делового письма, они указывают на уровень организации, на ее уважительное отношение к деловому собеседнику

Деловая речь должна иметь ряд общепринятых и понятных всем сокращений, которые делятся на два типа и составляют правила написания делового письма:

• аббревиатурные сокращения сложных и длинных слов (ООО, ГОСТ, зам., и.т.д.);• а также сокращения обозначений (кв. м, л., и.т.д.);• в отдельный список можно отнести географические названия, названия районов и многое другое.

В качестве заключения хочется добавить, что правила оформления делового письма обязывают использовать одинаковый стандартный шрифт. Как правило, это Times New Roman (кегль 12). В данной статье представлен лишь минимум, необходимый для написания текста.

Освоив, азы данного вопроса, возможно вам станет интересно сложно ли быть руководителем. Дальнейшее изучение правил ведения деловой переписки поможет обогатить полученные знания.

Оформление делового письма

Правила оформления делового письма нередко срабатывают как визитная карточка компании, указывая на компетентность компании

Важно, чтобы оно было не только написано на фирменном бланке, но и отвечало общепринятым стандартам:

•  левый верхний угол письма используется для обозначения номера и указания даты написания;
•  в правом верхнем углу пишется название организации, а также фамилия адресата и занимаемая им должность;
•  левый нижний угол – место для указания фамилии и данных директора, а также его подписи;
•  левый нижний угол с отступом вниз на 2 см должен содержать также и фамилию автора письма;
•  письмо должно иметь три абзаца и включать суть документа, объяснение просьбы, а также дополнительную информацию;
•  деловое письмо должно завершаться выражением благодарности. Правила написания делового письма разрешают использование формулировки «Искренне Ваш (имя)».
• содержание письма

ОСОБЕННОСТИ ОБРАЩЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Обращаются в государственные органы и учреждения многие организации. От таких обращений часто зависит благополучие организации, а порой и само ее существование.

Если государственный орган по отношению к организации выполняет контролирующие, надзорные функции, то, скорее всего, переписка между ними ведется весьма активно, и учить ее вести не нужно.

Но есть и другие организации – как правило, небольшие, которые с государством практически не пересекаются, а все свои деловые вопросы решают с физическими лицами и коммерческими предприятиями. Обращение в госучреждение для такой организации – целое событие.

Писать в государственный орган организация может и в имиджевых целях, демонстрируя заботу о людях, городе или окружающей среде. Иногда даже удается чего-то добиться, хотя едва ли только при помощи переписки: без личного участия первого лица любое дело вряд ли сдвинется с мертвой точки, а переписке отводится роль вспомогательная и информационная. И в этом принципиальная разница между заявителями: переписка для физического лица – основное и часто единственное орудие для достижения цели.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма. Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой

Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке

Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма

Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Какие задачи решает информационное письмо

Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например: 

• оповестить партнёров об изменениях внутри компании; 
• напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору; 
• рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента. 

Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию. 

Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно. 

Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы. 

Координаты получателя – как их правильно оформить?

Поместите имя получателя на одну строку ниже даты. Обязательно обращайтесь к человеку согласно его статусу (г-н, г-жа, мисс, миссис, месье). Под именем напишите название компании. Строкой ниже можно продублировать адрес получателя, чтобы было удобно читать письмо. На следующей строке напишите город, местность или округ и почтовый индекс получателя.

Если вы не знаете конкретики о получателе, например, имени или фамилии, заранее наведите справки об этом в Интернете (на сайте компании) или позвоните в фирму, где работает человек. Как правило, эта информация является открытой и не подлежит сокрытию и изъятию из общественного доступа к данным корпорации. Всегда используйте сокращения, которые относятся именно к женщинам – мисс или миссис. В противном случае, когда неизвестно социальное положение получателя, нужно применять нейтральные обращения – г-жа или иное, что предусмотрено в правилах этикета той страны, куда будет отправлено обращение:

1. Например, официальное письмо губернатору или депутату должно начинаться с обращения «господин», а затем пишется фамилия и должность. Можно ограничиться лишь фамилией, если это письмо благодарности. Если это врач, то официальное обращение предусматривает использование не только вводных частей речи, но и должности, ученой степени и фамилии.
2. Конечно, если это электронное письмо, и направляется оно непосредственно в отдел приема данных о компании, то можно скрыть факт прямого обращения. Так делают некоторые физические лица, которые хотели бы поблагодарить через имя компании конкретного продавца, врача или иную персону. При этом оформление официального письма должно строго соблюдаться.

Кстати, электронные письма все чаще стали применяться в качестве уважительного общения между сторонами и участниками партнерского договора. Однако, если вы не знаете, как писать адрес в официальном письме, которое приходит по интернет-почте, лучше всего оставить пропуск в заполнении «шапки», перейдя сразу к изложению мысли.

Способы подачи жалобы

Сегодня многие граждане опасаются вступать в конфликтные ситуации с должностными лицами муниципальных органов власти, причем даже в тех случаях, когда последние превышают предоставленные им полномочия.

Следует помнить, что любой гражданин должен знать, как отстоять свои законные права и интересы, если они нарушаются действиями третьих лиц.

Важно! Узнайте подробности здесь. При грамотном и серьезном подходе к данному вопросе и решить проблему в свою пользу будет довольно просто

Для этого желательно заранее проконсультироваться у грамотного юриста

При грамотном и серьезном подходе к данному вопросе и решить проблему в свою пользу будет довольно просто. Для этого желательно заранее проконсультироваться у грамотного юриста.

Чтобы обратиться в администрацию города с претензией, нужно иметь серьезные причины.

При их наличии гражданин вправе оформить жалобу и направить ее одним из возможных способов:

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого сообщение или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло сообщение. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое сообщение рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто сообщение было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст сообщения. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

• Запись на консультацию
• Отчет о работе
• Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого сообщение.

Пример правильной «Темы»:

• Запись на консультацию к терапевту
• Отчет о работе по проекту №325
• Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

• От меня
• Срочно
• Открой

С чего начать сочинение-письмо

Чтобы правильно выполнить задание, в котором дано составить письмо другу, нужно строить письмо по определенному плану:

1. Приветствие.
2. Раскрытие темы и основной мысли письма.
3. Прощание.

Перед началом написания письма необходимо четко осознать, на какую тему будет вестись разговор.

В некоторых письмах используются постскриптумы, находящиеся в самом конце всего высказывания.

Письмо имеет ряд своих особенностей. Так как адресат и адресант являются друзьями, письмо носит личный характер. Здесь отсутствуют черты официально-делового и научного стиля. Адресант использует разговорную лексику, в тексте наблюдается большое количество простых и неполных предложений.

Письмо должно строиться как диалог, чтобы адресат мог ответить на письмо. Это означает, что в письме должны быть вопросы, на которые должен будет ответить собеседник в своем письме.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

основные ошибки при составлении делового письма

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

На что обратить внимание при ответе на полученное письмо

Во всех почтовых ящиках ответ на полученное письмо пишется стандартным образом. Разберем это на примере почты Майл ру. Итак, Вы открыли письмо и нажали на кнопку «Ответить», что дальше?

Рис. 4 (Клик для увеличения). На примере почты Майл ру показано, где писать ответ на полученное письмо.

Первым делом нужно обратить внимание на графу «Кому» (красная цифра 1 на рис. 4)

Дело в том, что там может быть указан не один получатель, а несколько. Так бывает, если письмо с одним и тем же текстом отправляется сразу нескольким получателям, по разным электронным адресам. Однако ответ на такое письмо может быть предназначен только одному человеку. Тогда остальных получателей следует удалить в поле «Кому» и оставить там одного получателя.

Далее обращаем внимание на поле «Тема». После нажатия на кнопку «Ответить» в этом поле всегда появляется «Re:»

А далее повторяется «слово в слово» тема того письма, которое Вы получили.

Тему ответного письма можно изменить при необходимости. Для этого можно кликнуть в поле «Тема» и ввести свою тему. Но обычно тему не рекомендуется менять, чтобы не путать получателя ответа и не прерывать начатый диалог в переписке.

Сразу после темы письма следует писать текст ответа (цифра 3 на рис. 4). Это позволяет получателю открыть письмо и сразу прочесть ваш ответ. При необходимости в конце письма он может открыть цитирование старого текста и таким образом освежить в памяти, о чем идет речь в переписке.

Отличие электронного письма от бумажного и подпись

В ручной переписке «по старинке» мы никогда не прикладываем письмо отправителя, а пишем ответ с чистого листа. Ответ по электронной почте отличается тем, что мы сохраняем письмо отправителя, а свой ответ пишем в начале этого письма. Пишем свой ответ в начале электронного письма, а не в конце, не в середине и не где-то в другом месте. Так устроен своего рода этикет переписки по электронной почте.

Ваша подпись в письме может вставляться автоматически. При желании в ответном письме подпись можно удалить.

Теперь осталось окинуть взглядом еще раз свой ответ, дабы проверить, как в нем заполнены все поля. И после этого нажать «Ответить».

Когда следует отвечать на полученное письмо, если оно требует ответа? В лучшем случае ответ отправляется в течение суток с момента получения письма, но могут быть и другие варианты.

Как правильно написать ответ на электронное письмо

Другие статьи:

1. Как в Яндекс.почте отправить письмо себе в будущее или прямо сейчас и зачем это нужно?

2. Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса и Майл ру

3. Как переслать одно или несколько писем Gmail на другую почту

4. Почему не стоит хранить важные файлы в электронной почте

5. Как несколько файлов сделать одним, чтобы прикрепить на сервисе или отправить один файл

Распечатать статью

Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик. Уже более 3.000 подписчиков

.

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать: 

• тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора; 
• договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
• благодарность за уделенное время; 
• пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
• контактные данные участников встречи.

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц

• Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
• Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
• Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Узнать подробнее

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

• правдивость;
• емкость и краткость;
• отсутствие грубых выражений;
• подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
• полные названия и термины (сокращения не допускаются);
• отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Правила написания личного письма

Писать личные письма – это чаще всего приятное занятие, ведь порой это бывает единственно возможный способ общения с родными и близкими людьми. Здороваться нужно всегда, и письмо не исключение. Для данной категории писем вполне подойдет разговорное слово «Привет!».

В том случае, если вы отвечаете на чье-то письмо с опозданием, то будет хорошо, если вы дадите краткое объяснение своей задержки. Если переписка продолжается, то после приветствия можно ответить на все вопросы, которые были вам заданы.

При столь неформальном стиле общения весьма уместны будут шутки, описание каких-либо событий с вашей точки зрения, рассказ о реакции на них окружающих, общих знакомых т.д. Использовать можно все, что придаст вашему письму содержательности и интереса для адресата. Сейчас приветствуется активное использование смайлов для более яркого и наглядного выражения ваших чувств.

Пишите искренне, проявляйте интерес к человеку, которому пишите, задавайте вопросы, способствующие продолжению общения. В заключении обязательно выражайте свои чувства словами, например, «жду ответа с нетерпением», «люблю» и пр. Не забывайте в конце письма ставить подпись (особенно часто это упускается при написании электронных писем) ведь адресат не всегда может догадаться по адресу, от кого оно. Перед тем как отправить письмо, всегда его перечитывайте – это поможет избежать грамматических и других ошибок, которые, кстати, могут расцениваться как неуважение.