Требования к оформлению документов по делопроизводству

СПОСОБЫ НАПИСАНИЯ ДАТ И ВРЕМЕНИ ДНЯ В ДОКУМЕНТАХ

Применяется два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2006 года — 01.09.2006.

Примечание. В тексте научно-технических документов
форма написания установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. По этому стандарту календарную дату надо выражать годом, месяцем и днем месяца: 1997-03-14 (или 19970314). Сокращенно без дня: 97-03. Сокращенно с днем: 97-03-14.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей.
На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года, или 01 сентября 2006 г.
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре-ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III-IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.
Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1994 по 2001 год, в 1999-2004 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг.; в период 1985 г.—1990-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002 учебном году, отчетный 2000/2001 год.
В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001—2002 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2002 г.; во втором полугодии 2002 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, 2006.04.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ ИСО 8601-2001) пример написания даты 1 сентября 2006 года вы глядит следующим образом: 20060901 (основной формат); 2006-09-01 (расширенный формат); 06-09-01 (сокращенный формат).

В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-технических документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты, секунды. Например: Было 7 часов 45 минут 30 секунд; На часах было 12 часов пополудни.
Следует различать число единиц времени, когда применяется сокращенное обозначение единиц (Прошло 6 ч 30 мин 45 с), от обозначения времени дня, когда чаще всего слова часы, минуты, секунды употребляются в развернутом виде (см. пример выше).

Форма представления времени дня в научно-технических документах установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. Последовательность написания та же, что и в других текстах, но между числами стандарт требует ставить двоеточие: 23:30:10 (23 часа 30 минут 10 секунд). То же время дня с уменьшенной точностью: 23:30 (23 часа 30 минут). Сокращенное представление: 30:10 (30 минут 10 секунд).

Текст в приложении проектной работы – оформление и особенности

В отличие от текста в основной части проекта текст в приложении можно записывать меньшим шрифтом (до 12 pt) и использовать одинарный интервал (делать это не обязательно, но при большом объёме приложений рекомендуется). Во всём остальном оформление текста в основной части и в приложении ничем не отличается.

Оформления текста в приложении проектной работы

Также необходимо помнить, что необходимо придерживаться единого оформления для всех приложений, например, если текст в ПРИЛОЖЕНИЕ А оформлен через один интервал 14 шрифтом, то и последующие приложения должны быть оформлены в таком же стиле.

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

«14» января 2021 года № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2021 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2021 года на 30%.
2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020

А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.

• «Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
• «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
• «Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».

Где прописано, что на документе сначала нужно указывать дату, а потом – номер?

Сначала обратите внимание на определение понятия «формуляр документа», т.к. документ любого вида и любой системы документации представляет собой совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Если автора вопроса интересуют документы, относящиеся к самой универсальной и самой распространенной системе организационно-распорядительной документации (ОРД), то состав реквизитов документов ОРД и последовательность их расположения закрепляются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт широко известен. В 2014 г. запланирована переработка стандарта в связи с необходимостью унифицировать оформление и визуальное отображение не только реквизитов документов, но и их атрибутов и метаданных в связи с проблемой создания электронных документов в статусе оригиналов.

По ГОСТу Р 6.30-2003:

• реквизит 11 – дата документа;
• реквизит 12 – регистрационный номер документа.

Приложение А к данному стандарту закрепляет схемы расположения при угловом и продольном расположении реквизитов документов ОРД (на бумаге формата А4). И схемы, и образцы бланков документов, приведенные в ГОСТе Р 6.30-2003, наглядно иллюстрируют правило оформления на документе сначала даты, а потом регистрационного номера (индекса) документа.

Именно такая последовательность закреплена в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; с изменениями от 07.09.2011) и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

… почтовый адрес

При написании почтового адреса рекомендуется соблюдать такую последовательность:

• наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области (края, автономного округа, республики);
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Такой порядок написания почтового адреса установлен «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными в 1997 году. Правильно, например:

Проект «Бизнес-инкубатор», администрации проекта,пр. Мира, 145,г. Красноярск, 667890.

Или так:

И. И. Иванову,ул. Садовая, д. 25,г. Мытищи, Московская область,301002.

При адресовании должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией: В. В. Иванову, А. А. Петрову. Между инициалами, а также между инициалами и фамилией ставятся пробелы.

вернуться к списку

… телефон

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево, например: 2-99-85-90; 2-95. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяют крайнюю левую группу в три цифры: 990-00-00. Кроме отдельных случаев с удачным сочетанием цифр (типа 222-3-222) сегодня в России телефон должен писаться так:

Для обычных городских номеров: 123-45-6712-34-561-23-4512-34

Для номеров с кодом города: (123) 123-45-67(1234) 12-34-56(12345) 1-23-45(123456) 12-34

Для номеров мобильных телефонов: 8 123 123-45-67 Для обозначения российских номеров телефонов за рубежом: +7 123 123-45-67+7 1234 12-34-56+7 12345 1-23-45+7 123456 12-34вернуться к списку

7.3. Обозначение времени дня

7.3.1. Обозначение времени дня в тексте большинства видов изданий

В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-техн. документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты, секунды. Напр.: Было 7 часов 45 минут 30 секунд; На часах было 12 часов пополудни.

Следует различать число единиц времени, когда применяется сокращенное обозначение единиц (Прошло 6 ч 30 мин 45 с), от обозначения времени дня, когда чаще всего словачасы, минуты, секунды употребляются в развернутом виде (см. примеры выше).

7.3.2. Обозначение времени дня в научно-технических документах

Форма представления установлена в ГОСТ 7.64—90 «Представление дат и времени дня. Общие требования». Последовательность та же, что и в других текстах (см. ), но между числами стандарт требует ставить двоеточие: 23:30:10 (23 часа 30 минут 10 секунд).

То же время дня с уменьшенной точностью: 23:30 (23 часа 30 минут).

Сокращенное представление: 30:10 (30 минут 10 секунд).

Заверение копий документов по новым правилам

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

Как использовать даты в речи

Существует несколько вариантов ответа на вопрос «What date is it today?». Если, к примеру, сегодня 3 июня, то правильно будет сказать:

It’s the third of June / third of June

It’s June the third

Если вопрос звучит как «What day is it (today)?», значит собеседник хочет узнать не только число, но и день недели. День необходимо произнести первым, а на письме отделить запятой:

It’s Monday, the third of June

It’s Monday, June the third

С датами используем два предлога: предлог on, если речь идет про конкретный день, и предлог in, если про год или век: 

I was born on September 29th, 1993. – Я родился 29 сентября 1993 года.

• My parents got married on the 31st of July, 1982. – Мои родители поженились 31 июля 1982 года.
• I got my bachelor’s degree in 2017. – Я получила степень бакалавра в 2017 году.
• The first photograph was created in the 18th century. – Первая фотография была сделана в 18 веке.

Технические бумаги

Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.

Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.

В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать

Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов

Таблицы

Техническая и исследовательская документация содержит информацию или приложение в виде таблиц. Таблицы, которые находятся внутри документа, а не в приложении, нумеруются числовыми символами, например, таблица 1, таблица 3. Разрешается счет таблиц в зависимости от глав. Наименование таблички располагается слева без отступных промежутков. Снизу под названием размещена таблица. Если она не влезает в рамки страницу, требуется разбить на две, или три части.

Изображения

Изображения используются для наглядности подаваемой в документе информации. Рисунки вставляются в тест, выносятся в отдельное приложение, или следуют после текста. Изображения требуется промаркировать числовыми символами по порядку следования.

Формулы

В отношении формул, помещаемых в текстовый документ, предусмотрены правила. После размещения формулы внизу размещается разъяснительная информация. Нужно расписать, какой символ что обозначает. Формулы возможно переносить, если величина превышает строку, необходима нумерация. Разрешается перечислять по ходу следования в рамках главы.

Приложения

Приложения локализуются в конце документа. В них собрана дополнительная, разъяснительная информация. Приложение имеет название. Очередность определяется не числовыми, а буквенными символами, например, «приложение д», «приложение е». Разрешено для определения последовательности использовать латинские символы. Если есть необходимость, информация делится на главы, выделяются абзацы, вписываются заголовки, и т.д.

При создании документации в абсолютном большинстве случаев используется текстовый редактор ворд.

Требования к оформлению приказов по ГОСТ

Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016.

В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:

• формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
• допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
• абзацный отступ – 1,25 см;
• междустрочный интервал – 1-1,5;
• поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.

Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.

Реквизиты приказа

ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:

1. Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
2. Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
3. Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
4. Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2019) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2020 г.).
5. Номер регистрации в журнале исходящей документации записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
6. Наименование акта, должность и полное имя автора.
7. Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
8. Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
9. Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
10. Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.

Некоторые нюансы

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Техническая документация

Но существует тип документации, для которой ГОСТы все же разработаны. Речь идет о ГОСТ 2 .105−95, устанавливающем общие правила для текстовых документов на технические изделия и строительство.

Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001

Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.

Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

Инструкция по делопроизводству в организации

За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

• Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
• Справочные картотеки;
• Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

• дате поступления и индексе документа;
• адресате;
• краткой сути документа;
• кому адресован документ;
• расписке в получении;
• отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

• дате отправки и индексе документа;
• адресате;
• краткой сути документа;
• отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

Специалисты компании «Консалт» помогут наладить делопроизводство в вашей. С нами вы будете уверены в правильном движении документов в фирме компании и принимать проверяющих из государственных служб без опасений за оформление и ведение документации. Потому что профессиональная ответственность бухгалтеров компании «Консалт» застрахована. Это значит, если контролирующие органы обнаруживают у вас нарушения правил документооборота, мы возмещаем клиентам убытки.

Обновление — Апрель 2020

Общие требования к шрифтам в документации компании

Особенности визуального оформления документации компании напрямую зависит от её руководителя. Он выбирает визуальный стиль документации в соответствии со сложившейся в компании практикой, или отталкивается от брендбука, разработанного профессиональными дизайнерами для данного предприятия.

Используемые в документации шрифты являются частью имиджа данной компании и могут быть выбраны не по ГОСТ. Они должны быть лёгкими, читабельными, удобными для восприятия, без излишней вычурности и импозантности.

Общим правилом является использования шрифтов без засечек (Arial) для чтения с экрана ПК. Фонты с засечками (к примеру, известный Times New Roman) рекомендуется использовать для распечатки текста на листе бумаге, так как таким образом они воспринимаются лучше.

Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ делопроизводство 2020

1. Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения – в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.

1. Наименование структурного подразделения-разработчика документа

Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

1. Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

Общие требования к оформлению списка литературы

Общими требованиями при оформлении списка литературы проектной работы являются:

1. Единообразие – источники, указанные в списке, должны быть оформлены одинаково.
2. Выходные данные литературных источников должны позволять находить указанные источники, например, если в списке литературы будет указана книга, оформленная так: «Сулейманов Р.Ф. Музыка в нашей жизни» найти данную книгу будет невозможно, т.к. книга может быть переиздана или быть издана под редакцией, что не указано, а возможно это не книга, а диссертация или статья в журнале. Именно по этой причине необходимо указывать минимальный набор выходных данных, при этом для каждого типа литературы он разнится.
3. Источники в списке литературы нумеруются арабскими цифрами с точкой.
4. При указании авторов фамилии приводятся в именительном падеже, имя и отчество указываются инициалами.
5. Каждая структурная часть в списке литературы отделяется знаком тире (–), знак тире ставится перед:

• местом издания;
• годом издания;
• номером издания;
• страницами (в книгах – перед общим количеством страниц, в журналах – перед страницами, на которых размещена статья);
• обозначением ссылки на интернет-источник.

Иностранные источники выносятся в конец списка литературы и оформляются по требованиям, предъявляемым к литературе на русском языке.

Для наглядности приведем на рисунках примеры указанных выше требований.

Приказ, указание, распоряжение, как документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

Приказ, указание, распоряжение – организационно-распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Приказ содержит обязательные для исполнения предписания. Назовем основные виды приказов:

• приказы по общим вопросам, которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);
• приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др. ).

Здесь представлены образцы оформления приказов.

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» приказы выполняются набланках организации. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа. Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей:

• Констатирующая часть – в ней излагаются цели и причины издания приказа (могут быть перечислены факты, события, дана им оценка). Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках. В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.
• Распорядительная часть – начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. Распорядительная часть излагается в повелительном наклонении, может состоять из пунктов. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой, оформляется с «красной» строки.

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст. Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Приказы по кадрам и личному составу хранятся в отделе кадров, остальные приказы хранятся в канцелярии.Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (ключевые слова: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»). Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Указание и Распоряжение во многом выполняются и оформляются по аналогии с приказами.

Заключение

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит нововведения, касающиеся работы с электронной документацией, электронной цифровой подписью и грифом ограничения доступа к конфиденциальной информации организации. Данный нормативный акт носит рекомендательный характер, следовать его положениям или нет, решает руководство фирмы. Однако документ, составленный по ГОСТу, всегда грамотно структурирован, что делает работу с ним более комфортной. Поскольку следование единому стандарту свойственно обычаям делового оборота, оформленная в соответствии с ним бумага выглядит убедительней и вызывает больше доверия.

★ ★ ★