Как пишется письмо уведомление

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один.  Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и  оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Исключение
Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

Образцы документов

• Анкета-извещение о возникновении неблагоприятных реакций на лекарственное средство (НПР) на территории Московской области
• Бланк платежного документа (144 мм х 135 мм). Форма N ПД-4сб (налог)
• Бланк платежного документа (144 мм х 180 мм). Форма N ПД-4сб (налог)
• Документы по планированию отбора проб воздуха и извещению о результатах анализа этих проб. Образец «Извещения о результатах анализа проб воздуха и замеров параметров микроклимата» (обязательная форма)
• Запрос-извещение о присвоении реестрового номера научно-исследовательской, опытно-конструкторской или технологической работе военного, специального и двойного назначения
• Запрос-извещение о присвоении реестровых номеров и выдаче регистрационных свидетельств на объекты учета
• Извещение (авизо) о перечислении трансфузионные среды. Форма N 15-МЗ
• Извещение (авизо) о безвозмездном отпуске трансфузионных сред станциями переливания крови лечебно-профилактическим учреждениям. Форма N 15-МЗ
• Извещение (оферта) общества с ограниченной ответственностью и других участников о продаже участником доли в уставном капитале общества
• Извещение (очередное, заключительное) о чрезвычайной ситуации на железной дороге — филиале ОАО «РЖД
• Извещение акционера о намерении продать акции третьему лицу
• Извещение в государственный строительный надзор по Московской области о начале строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства
• Извещение в организацию о направлении копии приговора на осужденного работника (образец)
• Извещение в организацию о направлении для отбывания наказания осужденного к исправительным работам (образец)
• Извещение в подразделение Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации о лишении осужденного права управления транспортным средством (образец)
• Извещение Госатомнадзора России об отказе в выдаче разрешения на право ведения работ в области использования атомной энергии работникам судов с ядерными энергетическими установками и судов атомно-технологического обслуживания
• Извещение Госатомнадзора России об отказе в выдаче разрешения на право ведения работ в области использования атомной энергии
• Извещение Государственной инспекции труда в Московской области на оплату штрафа физическим лицом. Форма N ПД-4сб (налог)
• Извещение гражданину о направлении его в медицинское учреждение для стационарного (амбулаторного) медицинского обследования (лечения)
• Извещение для работников (женщин), имеющих право отказаться от определенных видов работ
• Извещение жене военнослужащего, матери (опекуну, другому родственнику, имеющему право на получение пособия) ребенка военнослужащего, о прекращении получения пособия в связи с досрочным увольнением военнослужащего
• Извещение заявителя о направлении жалобы в правомочный антимонопольный орган по рассмотрению дел по признакам нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе (образец)
• Извещение заявителя в Федеральную миграционную службу о принятом решении о приеме в гражданство Российской Федерации
• Извещение исполнительным органам государственных внебюджетных фондов об изменении номеров счетов клиентов
• Извещение исполнителю работ по определению кадастровой стоимости земельных участков о направлении отчета об определении кадастровой стоимости земельных участков в субъекте Российской Федерации в Роснедвижимость на проверку
• Извещение исполнителю работ по определению кадастровой стоимости земельных участков в субъекте Российской Федерации о необходимости доработки отчета с целью устранения выявленных несоответствий условиям рекомендуемого технического задания
• Извещение исполнителю работ по определению кадастровой стоимости земельных участков о выявленных нарушениях методических указаний по государственной кадастровой оценке земель при составлении отчета об определении кадастровой стоимости земельных участков в субъекте Российской Федерации
• Извещение комиссии по обязательному психиатрическому освидетельствованию работников Московской области, осуществляющих отдельные виды деятельности, в том числе связанные с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающих в условиях повышенной опасности
• Извещение коммерческого банка клиенту о помещении платежного поручения в картотеку
• Извещение коммерческого банка клиенту о помещении платежного поручения в картотеку к внебалансовому счету N 90904 «Не оплаченные в срок расчетные документы из-за отсутствия средств на корреспондентских счетах кредитной организации

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

• для основного текста – 14;
• расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

• интервал между строками – 1;
• выравнивание текста производится «по ширине»;
• переносы расставляются автоматически;
• расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Как написать письмо-уведомление

Справка

Текстовая часть письма-уведомления в общем случае может включать в себя:

1. вводную;
2. основную;
3. заключительную части.

Стиль изложения деловой, с использованием канцеляризмов и общеупотребительных штампов. При составлении таких писем используются стандартные, сложившиеся на практике языковые обороты. Необходимая информация хоть и излагается в произвольной форме, но исключает всякое проявление эмоций. Такой стили изложения используется независимо от того, кто является адресатом письма — организация или же частное лицо.

Вводная часть письма-уведомления может иметь поясняющий или мотивационный смысл, из нее адресату должны стать понятными те причины, на основании которых составлено данное извещение. Эта часть может начинаться со следующих ключевых фраз:  

• В ответ на Ваше обращение…
• В дополнение к нашему письму…
• Согласно достигнутой ранее договоренности…
• Согласно информации, поступившей от…
• На основании телефонного разговора, состоявшегося…
• В соответствии с достигнутой устной договоренностью…
• Согласно Постановлению Главы муниципального образования…
• Согласно просьбе, изложенной Вами в письме…
• В соответствии с подписанным сторонами протоколом о взаимных поставках…
• В целях выполнения Постановления Правительства РФ…
• Для согласования  вопроса об участии представителей нашего предприятия…
• Для согласования вопроса об участии в конференции…
• Во избежание дополнительных вопросов и конфликтных ситуаций…
• С целью  информирования Вас о.. высылаем Вам…

Вводная часть является необязательной. В некоторых случаях можно обойтись без нее. В таких случаях на первое место ставится глагол-действия. Если письмо-уведомление пишется от имени организации, используется глагольная форма первого лица единственного или множественного числа, например:

• При этом уведомляем Вас, что…
• Извещаем…
• Сообщаем…
• Информируем…
• Доводим до Вашего сведения, что…
• Ставим Вас в известность, что…
• Считаем необходимым сообщить Вам …

Письмо-уведомление также может иметь этикетный характер. В некоторых случаях допускается использование таких ключевых фраз:

• Нам приятно сообщить Вам, что…
• С удовольствием доводим до Вашего сведения, что…
• С радостью сообщаем Вам о…

Когда используется форма глагола в третьем лице, в письме должно содержаться указание на отправителя, например:

• ООО «Альфа» уведомляет Вас об открытии нового торгового центра…
• ОАО «Альфа» информирует клиентов о том, что…

Важно помнить о смысле этого вида документов. В письме-уведомлении также должна содержаться какая-то конкретная информация

Поэтому в нем обязательно должны быть указаны факты или сведения о дате, времени, месте проведения какого-либо мероприятия, события.

Когда и для чего используют данные уведомления?

Несмотря на самые современные технические средства передачи информации, почта как структура коммуникаций для общения и передачи сообщений (писем, открыток, телеграмм и бандеролей и посылок) не только не утратило свое значение, но стало мощнейшей государственной службой России.

И не удивительно, что когда ты приходишь в почтовое отделение для отправки подарка своим родным, а у тебя уточняют способ отправки:

• Заказной бандеролью с заявленной стоимостью;
• Отправка первым классом.

Это подтверждает только то, что современный почтовый сервис идет в ногу со временем и внедряет все передовые технологии.

Почта России использует два основных формата оправки:

1. Обычное отправление, когда процесс отправки происходит самостоятельно отправителем. Так можно отправить письма и открытки, просто опустив их в ближайший почтовый ящик.
2. Заказное отправление возможно только через почтовые отделения. В этом случае возникают уже юридические отношения между отправителем и почтой.

Так как почта принимает на себя полную юридическую и материальную ответственность. Процедура такой отправки требует идентификации личности отправителя (паспорт или другой документ удостоверяющий личность).

После заполнения отправителем необходимых квитанций и документов с указанием своих паспортных данных, ему вручается трек-номер, при помощи которого можно отследить весь путь передвижения отправленного материала.

Еще совсем недавно такой услугой могли пользоваться лишь юридические лица, в наше время уведомление о доставке доступно для всех отправителей России.

При желании и необходимости вам по вашему первому требованию будет обеспечена возможность в получении цифрового юридического подтверждения уведомления о доставке (вручению) ваших отправлений. Оба формата уведомлений (цифровое уведомление и на бумажных носителей) имеют одинаковую юридическую силу, и могут быть использованы как документы в судебных и иных органах.

Цифровой вариант уведомлений в значительной степени снижает издержки в работе почтовых служб, сотрудники юридических инстанций и отделов предприятий. Уведомления в формате документа могут получить все пользователи почтового сервиса, просто через интернет, зайдя, на сайт Почта России.

А поскольку цифровой формат документа уведомления о вручении (доставки) является официальным, сточки зрения юриспруденции, то для процедуры его оформления потребуется цифровая электронная подпись.

С начала этого года в Москве и Московской области почтовая служба подключила возможность использования цифровой подписи для получения почтовой корреспонденции, посылок и писем. Сервис совершенно бесплатный. Единственное, что для его использования, вам будет необходимо единожды активировать эту опцию в вашем ближайшем почтовом отделении.

Так потратив незначительно свое время, вы всякий раз будете получать уведомление в виде SMS о поступлении в ваше почтовое отделение заказного письма или бандероли. На ваш телефонный номер кроме СМС сообщения придёт также и секретный код подтверждения.

При получении вашей корреспонденции вам необходимо будет его назвать сотруднику почтового отделения.

Тем более, что Почта России выполняет гораздо больше услуг и не только почтовых, но и финансовых. В отдаленные районы страны через почтовые отделения люди получают самые необходимые товары, и со временем эта тенденция будет только расширяться.

Информационные письма в email-маркетинге

удерживать внимание подписчиков; 
поддерживать регулярный контакт; 
подтверждать статус эксперта; 
периодически напоминать о продукте или компании; 
привлекать трафик на сайт. 

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

О чём писать в инфо-письмах

Инфо-письма могут содержать: 

• истории о вашем бизнесе; 
• истории и отзывы клиентов; 
• «закулисье» деятельности; 
• полезные для клиентов статьи; 
• ссылки на интересные материалы; 
• новости вашего бизнеса; 
• анонсы новых товаров и услуг; 
• напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем. 

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Редактирование информационного письма в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Как составить уведомление о переезде офиса организации

Данное уведомление носит информационный характер, и нет формальных требований к такому документу. При этом мы рекомендуем придерживаться следующего плана при составлении такого письма:

• В правом верхнем углу указывается кому письмо;
• Далее тема — “Уведомление о смене фактического адреса”;
• Информация об адресе нового офиса;

Обратите внимание
Не рекомендуем указывать в уведомлении данные старого офиса, это может запутать клиента.

• Причина переезда. Обязательно указывайте причину, но при этом не вдавайтесь в детали. Например, хорошей причиной будет “Из-за расширения штата нашей компании потребовались более просторные офисные помещения” или “По желанию арендодателя после истечения сроков договора аренда офиса принято решение сменить адрес фактического пребывания”;
• Детали переезда, которые могут касаться клиента. Например, на какое время приостановится работа офиса организации, или с какого момента организация начнет работать по новому адресу. Если меняется не только фактический, но и юридический адрес организации, это требуется указать. Не забудьте указать и о смене номера телефона, если это происходит;
• Контакты и подпись.

Важно
Мы рекомендуем отправлять уведомление о переезде офиса не только на электронную почту клиенту, но и в варианте физической копии через почту с подтверждением получения. Это может потребоваться при возникновении споров с клиентом.

Как правильно написать уведомление: образец

Письмо-уведомление относится к деловой корреспонденции – это разновидность информационного сообщения

Для того чтобы гарантировано получить ответ на него важно знать, как правильно написать уведомление, образец его будет полезен.  Основная задача данного сообщения – это уведомить о произошедшем или будущем событии, которое может быть интересно для адресата

Правила составления

Составлять его нужно согласно с правилами деловой переписки, то есть в нем не должно быть:

1. Личного мнения.
2. Эмоциональной окраски – впечатлений, угроз, предупреждений и т.д.
3. Длинных предложений, эпитетов, сложных речевых оборотов.

Зато в уведомлении обязательно должны быть:

• Документ должен быть датирован и подписан, тем, кто составляет его с расшифровкой подписи.
• Разбег между датой написания и получения не должен быть слишком большим.
• Подпись следует ставить в конце текста.
• Если обращение составляется юридическим лицом, то обязательный реквизит – печать организации.

Уведомления широко используются в разных сферах деловой корреспонденции, в том числе во внутренней, если нужно сообщить сотруднику о важном решении руководителя. Часто именно такой формат письма используют для напоминания должнику о его займе и обязанности выплат

Форма уведомления применяется для сообщений суммы налогового платежа гражданам.

Структура письма стандартная для любого письма, а именно:

1. Отправитель/получатель.
2. Дата составления.
3. Номер регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
4. Название сообщения «Уведомление».
5. Заголовок.
6. Обращений к тому, кому адресуется письмо.
7. Уведомительная часть – краткое ее изложение.
8. Вводная часть.
9. Собственно текст.
10. Должности, подписи ответственных лиц.

Важно! Обязательный реквизит – расписка о получении адресатом письма. Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата

Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть

Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата. Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть.

Текст уведомления можно условно разделить на 2 части:

1. В первой указывается причина его составления.
2. Вторая – готовые решения, выводы, предложения (требования).

Некоторые особенности

Если письмо составляется от юридического лица, то для этого используется фирменный бланк с логотипом и контактными данными. Если составление требуется физическому лицу, то указать необходимые данные можно на стандартном листе А4 от руки или в печатном виде.

В уведомлении можно обращаться к конкретному человеку, организации – все зависит от содержания и характера подаваемых данных. Собственно текст разрешается писать в произвольной форме, с соблюдением правил деловой корреспонденции. Вводная часть обязательно начинается со слова «Уведомляем…» или производных от него.

Важно! К письму могут прикладываться другие бланки, которые помогают прояснить суть проблемы указанной в уведомлении. О наличии их нужно обязательно оповещать в тексте

Вывод

Рассматриваемые письма используются в деловой корреспонденции в разных сферах

Именно поэтому важно знать, как правильно написать уведомление по образцу

Уведомительное письмо о расторжении договора

Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.

Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.

Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:

Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:

• если такая возможность прописана в соглашении
• обстоятельства сделки серьезно изменились
• другая сторона нарушила условия сделки

Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

• эмблемы и герба;
• автора;
• исходных данных;
• заголовка;
• утверждения;
• адресата;
• резолюции;
• текста;
• подписей и приложений;
• согласования и заверения;
• отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Составляем письмо-сообщение

Письмо-извещение о продолжении сотрудничества, информирование о сроке действия договора. Предметом такой переписки может стать рассказ о деятельности компании и ее продукции. В данной статье вы найдете правила и примеры составления писем-сообщений.

Деловое письмо-сообщение

Структура письма-сообщение в общих чертах совпадает со структурой классического делового письма – вступление, основная часть и заключение. В зависимости от содержания, адресации и цели данного вида послания, можно выделить несколько его разновидностей:

• извещение (например, о переносе даты переговоров);
• уведомление (изменении реквизитов или адреса);
• заявление (о намерениях);
• подтверждение (денежных средств или товара);
• напоминание (о соблюдении условий договора);
• рекламно-информационное  (о деятельности компании и предлагаемых товарах и услугах).

Нередки случаи, когда к сообщению прилагают сопроводительные материалы, содержащие более подробную информацию по теме, заявленной в самом послании. Это могут быть положения законодательных и других нормативно-правовых документов.

Подпись данного вида документа осуществляется либо руководителем организации, либо его заместителем, либо секретарем. Часто в случае отправки в большому количеству адресатов текст вообще оставляют без подписи или используют факсимиле.

Официальное письмо-сообщение

Официальное письмо-сообщение – информационный текст об определенных событиях, представляющих интерес как для автора, так и для адресата послания. Подобные послания могут быть двух типов: инициативные и ответные.

В соответствии с общими правилами оформления деловой переписки, текст сообщения печатается на бланке организации. Обязательно указание реквизитов как отправителя, так и получателя.

Далее следует заголовок и содержание основной части. Наличие заключительной части определяются размером и степенью детализации сообщаемой информаций.

Для кратких информационных сообщений наличие заключения не обязательно.

Справка

Текст начинается стандартной формулой:

1. Сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем) вас о том, что…
2. Считаем необходимым сообщить…
3. Доводим до вашего сведения, что…
4. Считаем необходимым поставить вас в известность, о…

Если текст носит ответный характер, то первой фразой может стать:

• В ответ на ваше письмо, сообщаем…
• В ответ на запрос, извещаем…

Кроме того, текст может указывать на причины, по которым он был составлен. В этом случае можно использовать такие фразы:

• На основании устной договоренности между нами;
• В дополнение к вашему письму;
• В соответствии с договором, подписанным раннее;
• В целях дальнейшего согласования вопроса;
• Во избежание возникновения конфликтной ситуации;

В большинстве случаев текст послания составляется в произвольной форме. Характер стилистического изложения определяется коммуникативной традицией, установившейся в процессе письменного взаимодействия между партнерами – она может быть подчеркнуто официальной, а может – неформально-дружеской. Единого стандарта здесь не предусмотрено.

Справка

Письмо-извещение

Отдельную разновидность письма-сообщения представляет собой извещение. Это служебное послание, основной целью которого является донесении информации о времени и месте проведения различных публичных мероприятий: совещаний, конференций, заседаний, семинаров и т.п.

Рассылка извещений производится чаще всего большому количеству адресатов для привлечения их к участию в планируемом публичном мероприятии.

Кроме самого факта проведения мероприятия, его месте и времени, извещение может включать в себя информацию об условиях участия, порядке размещения, вступительных взносах, повестку дня, программу заседания, список участников, условиях проживания и любые другие необходимые сведения.

Извещения подписываются руководителями организации или их заместителями, которые несут ответственность за подготовку и проведение мероприятия. Если в организации публичного события принимают участие несколько организаций, то подпись на извещении ставят все руководители или лица, ответственные за проведение.

Письмо-уведомление 

Другая разновидность письма-сообщения, содержащая официальную информацию, имеющую значение для адресата, – уведомление. Уведомлять можно об изменении банковских реквизитов, почтового или юридического адресов, смене названия фирмы и т.п.