Письмо-приглашение

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно

Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей

По мнению авторов блога Pipedrive , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему .
2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите .

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

• Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
• Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
• Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
• Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
• Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

• При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
• Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
• Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Тема email с коммерческим предложением

Этот вопрос довольно важен. Рассмотрим почему.

• Несмотря на предысторию коммуникаций с адресатом, не стоит отправлять КП в письме без темы. Обязательно обозначайте свой вопрос, даже если перед этим обсудили все по телефону и осталось только кликнуть на «Отправить».
• Обычно бизнес-письма в электронном виде пишут конкретным адресатам от реальных отправителей. Если лично вы беседовали с покупателем по телефону, то в строчке «от кого» должна стоять ваша фамилия и имя (в крайнем случае – Ф. И. О. отправителя), а не только наименование компании. Например, Петру Сергееву звонил Иван Егоров и обещал прислать КП по «электронке». То есть письмо должно прийти от И. Егорова, а не анонима или девушки Наташи – секретарши отправителя.
• Тема не должна быть названа безлико – «Коммерческое предложение». Ведь если вы отправите послание не сразу, а спустя несколько дней, то адресат, возможно, и не вспомнит, что ждет это КП.

Он по уши в делах и получает эти письма по нескольку раз в день, поэтому привычно удаляет их без рассмотрения. Статистика гласит, что большинство подобных отправлений (95 %!) написаны неправильно либо это просто спам.

Вот потому все получатели (особенно секретари) автоматически удаляют безымянные КП, пришедшие по электронной почте.

Тогда как правильно отправлять коммерческое предложение, чтобы его прочли? Существует два приема.

Простой вариант, когда используется название содержимого (КП, деловое предложение, приглашение к сотрудничеству и др.) с кратким уточнением в самой теме.

Примерно так:

• Приглашение к совместному проведению IT-семинара.
• Коммерческое предложение о продвижении сайта ___________.
• КП о партнерстве по авторскому праву.
• Деловое предложение по вывозу ТБО.
• КП по аренде VIP-автомобилей для важных персон.

Здесь небольшое уточнение проясняет суть послания. А если данная деталь бьет точно в цель (потребность адресата), шанс на прочтение писем резко возрастет. Причем подобный способ оптимален как для адресной рассылки, так и в конкретной ситуации.

Допустим, ваше предприятие реставрирует фасады. Вы провели переговоры и выяснили все данные по зданию потенциального клиента, чтобы сделать расчет сметы, уточнить сроки и определить специфику работ. Как правильно отправлять коммерческое предложение в этом случае?

В теме послания нужно написать «Расчет по реконструкции фасада _________». Больше ничего. Заказчик тут же вспомнит, что давал запрос на эту информацию и поймет, что ему прислали точные данные. Он прочтет письмо и, вероятно, сделает заказ.

Почему слово «информация» лучше, чем «предложение»? Оно в меру назойливо и, в сущности, воспринимается как сообщение, а не продажа.

Очень важно! Не забудьте поставить подпись и свои контакты.

Человек, заинтересованный в вашей услуге, должен видеть, куда ему звонить. Причем общаться нужно не с организацией вообще, а с конкретным представителем, который посылал ему КП.

Надо ли учиться продажам?

Но это не так страшно, бывают случаи похуже. Например, письма от лица компании без указания кому и от кого конкретно, с туманной информацией, обильной порцией сверхобещаний и жирной ссылкой перехода на ресурс. Но ни слова об авторе и обратной связи с ним.

Поэтому всегда пишите типовой шаблон контактов: мобильный (городской) телефон, имейл, мессенджер, сайт компании.

• Письмо-напоминание

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:
— напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей
— указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1
 
Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. Тверь
Data: 20. 06. 2016
From: gorod.tver@yandex.ru
To: Андрей Петров
 
Уважаемый господин Петров!
 
Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.
 
Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу. 
 

Администрация г. Твери
 

Исполнитель:
Иванова Олеся
Секретарь управы
Тел.: xxx-xx-xx-xx
gorod.tver@yandexi.ru⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2
 
Subject: Напоминание об оплате продукции (ЗАО «Транспласт»).
Data: 20. 02. 2016
From: xxxxxx@maili.ru
To: Иван Денисов
 
Уважаемый Иван Иванович!
 
Между нашими компаниями был заключен договор от ______ №_______. 
 
В рамках указанного договора в ООО «Клиент» по спецификации №_________ от ______ 2016г. была поставлена партия продукции на общую сумму __________ рублей.
Вместе с партией были переданы накладная №_____ от ______ 2016г. и счет фактура № ______ от _______ 2016г.
 
Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.
 
Срок оплаты поставленной продукции истек 15.02.2016г., однако никаких денежных средств на наш счет не поступало.
 
Мы обеспокоены данным обстоятельством. В связи с этим просим проверить факт оплаты. 
При наличии каких-либо недоразумений, приведших к нарушению  сроков оплаты, предлагаем погасить имеющуюся задолженность в 7-дневный срок.
 
Заранее благодарим.
 

 
Менеджер по поставкам
ЗАО «Транспласт»
Петр Иващенко 
Тел: 495-ххх-хх-хх
   8-905-ххх-хх-ххivachenko@transplasti.com
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3
 
Subject: Напоминание об окончании действия договора
Data: 01.05.2016
From: michailsvetlov@aig.com
To: Николай Гумилев
 
Уважаемый Николай Степанович!
 
Компания AIG рада видеть Вас в числе наших клиентов.
 
Мы надеемся, что сотрудничество с нами позволило Вам чувствовать себя  увереннее в мире современного бизнеса. 
 
В связи с тем, что 20.05.2016 заканчивается срок действия договора №_____ от 20.05.2015, заключенного Вами и нашей компанией, просим Вас связаться с нами и обсудить перспективы дальнейшего взаимодействия. 
 
В случае, если Вы хотите продлить указанный договор без каких-либо изменений, просьба, перечислить на наш расчетный счет сумму в размере …. рублей. Пролонгация договора осуществится автоматически.  
 
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните. Мы обязательно Вам поможем.
 

 
Михаил Светлов
 

Структура письма

Письмо с предложением о сотрудничестве можно составить по шаблону, используя типичную структуру. Этот подход подойдет для холодных обращений. Но понимание логики составления предложения пригодится и тем, кому нужно написать сложное персонифицированное письмо. Рассмотрим пункты подробнее.

Приветствие

Задает тон письму, на него обращают внимание в первую очередь. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Письмо можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают в шапке документа и не используют в письме. 

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам, и само содержание письма. Есть универсальные правила для создания эффектного заголовка

• используйте показательные факты и числа: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы на 30%»;
• используйте проблемы клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?»;
• применяйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов»;
• направляйте обращение целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Нет требований к длине заголовка: он может быть длинным, но цепляющим, или коротким, но информативным. 

Смысл предложения

Опишите суть, важные детали. Главное – это оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, что получит партнер, за что он должен платить. Посмотрите на предложение глазами клиента: почему он должен заключить сделку с вами или купить ваши товары?

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

Завлечение адресата

Приведите дополнительные логические или эмоциональные аргументы, намекните на срочность предложения или укажите причину для оформления заказа у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите заказ до первого марта и получите скидку 25%».

Контакты

Чтобы собирать заявки из всех источников даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.  

Виджет обратного звонка для сайта

50 минут в подарок новым клиентам

• Повысьте конверсию сайта на 30%.
• Экономьте на тарифах: от 5 рублей в минуту.
• Настраивайте под ваш сайт. Адаптируйте под все устройства. Тестируйте разные виджеты.
• Используйте гибкие настройки показа.
• Стройте отчеты по звонкам: от показа виджета до ключевого слова.

Узнать подробнее

Благодарность

В правилах делового этикета принято выражать благодарность адресату за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем. 

Польза от составления письма с предложением о сотрудничестве

Началом любой сделки является оферта, или предложение. Это очевидно всем, не только юристам. Офертой называется предложение заключить договор о сотрудничестве. Обычно она составляется в письменном виде и содержит все условия соглашения. Письмо с предложением о сотрудничестве ― пример искусства деловой коммуникации: от этого документа во многом зависит исход сделки.

В наше время получила широкое распространение такая разновидность оферты, как официальное письмо о сотрудничестве. Оно являет собой гармоничное сочетание традиционных деловых элементов, которые присутствуют во многих документах, уникального торгового предложения и рекламного описания того, что предлагается (работы, товара, услуги).

Документ о сотрудничестве нацелен на то, чтобы компания, которую вы выбрали в качестве потенциального партнера, заинтересовалась выгодными условиями, и сделка состоялась бы.

• План маркетинга компании: увеличиваем прибыль компании в 2 раза
• KPI для отдела продаж: как рассчитать и внедрить
• Как получить в 3 раза больше клиентов в 2 раза дешевле

Кто обычно занимается составлением текста предложения о сотрудничестве? К примеру, это может быть уполномоченный работник компании или человек, возглавляющий отдел развития. В любом случае итоговый материал должен быть одобрен руководителем предприятия (а в некоторых случаях он самостоятельно составляет подобные документы). Адресатом предложения о сотрудничестве является директор фирмы, которой предлагают партнерство, его заместитель или другой работник, обладающий полномочиями для принятия решений по данным вопросам. Впрочем, что бы ни было написано в «шапке» письма, итоговое решение по оферте принимает глава фирмы.

Основное при составлении предложения о сотрудничестве ― это сделать его достаточно привлекательным, чтобы зацепить возможного партнера. К тексту данного документа предъявляются требования содержательности, грамотности и интересности для адресата. В идеале после получения оферты компания должна запросить у вас коммерческое предложение или прайс-лист по вашей продукции (услугам).

Кто и кому может предложить сотрудничество

В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.

В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.

Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.

Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.

Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:

• благотворительные акции;
• развлекательные мероприятия;
• социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
• культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).

Персонализация текста тоже увеличивает конверсию

Персонализированная тема письма коррелирует с более высоким уровнем отклика, поэтому исследователей заинтересовало, влияет ли персонализация текста на конверсию.

Данные показали: персонализированные сообщения получили на 32,7% больше ответов, чем остальные.

По тому, как написано письмо, сразу понятно — это общая рассылка, которую отправили сотням других людей, или специальное предложение именно для вас.

Под персонализацией исследователи понимают признаки, которые позволяют понять, что письмо составляли адресно — упомянули компанию, какой-то факт о ней, дали конкретную ссылку с сайта и так далее. Даже небольшой жест вежливости — обращение по имени — может увеличить конверсию, а лучше составлять письма с нуля для каждого, с кем вы собираетесь сотрудничать. Персонализация увеличивает время на составление писем, но окупается.

На что обратить внимание при составлении документа

При составлении документов рассматриваемого типа, рекомендуется использовать фирменные бланки. Высокой эффективностью обладают персонализированные письма. В таких коммерческих предложениях указывается имя и фамилия получателя письма. Правила делового этикета требуют проявления вежливости и благодарности за прочтение письма. Эти нюансы необходимо обязательно учитывать при разработке образца бланка, который будет использоваться в документообороте.

Выбор бланка

Как показывает практика, составить коммерческое предложение о сотрудничестве можно и на простом листе формата «А4». Однако использование фирменных бланков имеет несколько неоспоримых плюсов. Такие бланки являются составной частью имиджа компании. Также данные документы могут рассматриваться как рекламные материалы.

Особенность приветствия

Выше мы уже отмечали, что приветствие потенциального партнера является одной из самых важных частей текста. Данный раздел документа требует повышенного внимания при его разработке. Применение стандартных форм целесообразно лишь при общей рассылке документов. В том случае, когда с потенциальным контрагентом уже проводились предварительные переговоры, необходимо в тексте письма указать его имя и отчество. Такой же подход необходим к покупателям и заказчикам, с которыми планируется заключить крупную сделку.

Привлекательный заголовок

Многие бизнесмены отказываются от прочтения коммерческих предложений, сравнивая такие письма с навязчивым спамом. Особенно это касается электронных сообщений. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо придумать интригующий заголовок. В нем необходимо раскрыть основное содержание самого документа. От использования «рекламных» заголовков можно отказаться лишь в том случае, когда письмо направляется в государственные структуры. От использования рекламных текстов могут отказаться и те компании, что имеют раскрученный имидж.

Многие бюджетные организации при разработке коммерческих предложений используют классическую «сухую» форму документа. В таких письмах отсутствует креатив и рекламные уловки. Так как данные документы составляются на основе общепринятых правил, то руководству бюджетных структур нет необходимости использовать различные приемы привлечения внимания к своему предложению.

Подобное письмо представляет «лицо» вашей фирмы, поэтому от того, насколько грамотно, интересно и ясно оно будет составлено, зависят ваши перспективы к сотрудничеству

Главная часть предложения

В основном разделе документа необходимо коротко и лаконично изложить условия предлагаемого сотрудничества. Нужно кратко описать все преимущества партнерства и выгоду, которую получит вторая сторона. Текст письма должен быть обязательно аргументирован. Главным требованием к такому документу является отсутствие навязчивости.

Многие предприниматели допускают большую ошибку, используя психологические методы давления. Такой подход к подготовке документа может оттолкнуть читателя, что обернется потерей выгодного контракта. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо использовать различные способы мотивации на конкретное действие. Обещание скидки, за обращение в течение определенного промежутка времени, может увеличить эффективность письма.

Контактные данные

В последнем разделе писем с предложением о сотрудничестве указываются контактные данные. Получатель такого письма должен иметь физическую возможность согласиться или отказаться от предложенных условий сделки. Для этого нужно указать телефон и адрес электронной почты. Если письмо отправлялось в бумажном виде, то в тексте бланка необходимо указать полные реквизиты своей компании.

В конце документа необходимо поблагодарить получателя за то, что он потратил свое личное время на прочтение письма. Данное правило делового этикета необходимо обязательно учитывать при подготовке персонального документа.

Основные ошибки при написании предложения для дилеров

Большинство предложений от производителей содержат одну или несколько распространенных ошибок:

• нет персонализации. Автор письма не указывает имя человека, которому адресован документ. Или не проверяет заранее Ф. И. О., название его организации и должность — в результате в начальной фразе появляются фактические ошибки;
• использование цифр из головы вместо конкретных расчетов;
• размытость — в тексте нет конкретики. Например, автор обещает прирост новых покупателей, но не поясняет, что именно привлекает людей в товаре;
• использование оценочных суждений. Не стоит описывать продукт через прилагательные «быстрый», «лучший». Правильнее доказать это фактами и цифрами;
• использование штампов и клише — фразы про «самые выгодные условия», «профессионалов своего дела» не внушают доверия.

Еще одна ошибка — автор не умеет работать с возражениями. Если производитель уже сотрудничает с посредниками, он знает, какие аспекты совместной работы внушают больше всего опасений

Поэтому в КП важно сразу их «закрыть», ведь читатель может и не обратиться в компанию для дальнейших переговоров

Для отработки возражений можно использовать гарантии, отзывы партнеров и кейсы. Например: «Партию посуды с нашего склада в ваш магазин доставляет транспортная компания N. Если на каких-то экземплярах вы обнаружите повреждения или сколы, в течение трех дней мы компенсируем вам их стоимость».

Сообщения о гостевых постах, ссылках и подборках имеют лучшую конверсию

Исследователи сравнили частоту ответов на сообщения, содержащие восемь основных тем предложений:

• создание ссылок;
• гостевой пост;
• спонсорство;
• инфографика;
• ресурсы;
• отзывы;
• упоминания;
• подборки.

Электронные письма о гостевых постах, подборках и создании ссылок имели показатели выше среднего. Это особенно интересно в свете популярных сейчас мнений о том, что SEO, гостевые посты и подборки партнерских материалов мертвы. Владельцы сайтов по-прежнему размещают гостевые посты в блогах, собирают подборки, приглашают экспертов и обмениваются ссылками.



Принято считать, что инфографика популярна, но письма о ней получают мало ответов. Это может быть связано с тем, что инфографика потеряла новизну, или у блогов не совпадает целевая аудитория.

В качестве формата для партнерства выбирайте предложения о гостевых постах, ссылках или подборках, на них отвечают чаще.

Выводы из исследования помогут доработать свою аутрич-рассылку, чтобы получать больше ответов. Некоторые выводы справедливы и для других типов рассылок.

Как написать и оформить письмо

Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:

• чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
• какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
• какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).

Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.

Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:

• включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
• написать удобочитаемым шрифтом;
• для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.

Структура выглядит следующим образом:

1. Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
2. Заголовок письма.
3. Содержательная часть о сотрудничестве.
4. Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.

Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.

В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах

Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата

Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.

Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.

Образец

Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.

В ________________________ Руководителю _____________ __________________________ Предложение о сотрудничестве Уважаемый Ф.И.О.! Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года. За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________. Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________. Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ. Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания. Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время. Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________ Руководитель ______________ _______________/___________ М.П. «__»__________ ____ г.

Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.

С чего начать предложение компании о сотрудничестве

Рассмотрим, как обычно составляется предложение о партнерстве. Это происходит примерно так:

• Первое лицо компании поручает секретарше или референту написать коммерческий текст приглашения партнеров к взаимному сотрудничеству.
• Исполнитель по шаблону расписывает все достоинства компании, ее продукции или услуг, подчеркивает время деятельности на рынке, стараясь убедить читателя, что ему выгодно работать с таким надежным и успешным контрагентом.
• Адресат видит в своем почтовом ящике тему сообщения – «Коммерческое предложение» – и благополучно удаляет письмо в корзину. А если и откроет просмотреть, что предлагают, то после двух-трех предложений письмо отправится туда же.

Выходит, что все приглашения к созданию партнерских связей вызывают одно-единственное желание – поскорее удалить? Это неправда. Зная, как написать предложение о сотрудничестве и соблюдая ключевые принципы составления КП, вы обязательно получите ответ.

Как правило, такие письма адресуют руководителям компаний, с которыми хотят наладить деловые отношения. Получателем может быть куратор одного из направлений деятельности предприятия, начальники отделов и даже профильные специалисты по тем или иным вопросам. Так или иначе, но последнее слово все равно остается за директором организации.

Приступая к написанию коммерческого текста, нужно помнить несколько моментов. Прежде всего то, что нужно чем-то зацепить клиента (в данном случае партнера). А значит, предложение должно быть емким, интересным и по меньшей мере грамотным. В идеале после этого письма получатель должен запросить от вас КП, а еще лучше – взять прайс с каталогом товаров и услуг.

Хотя подобные послания давно стали частью делового бизнес-общения, единой формы бланка для них не установлено. Коммерческое предложение о сотрудничестве пишется в свободном стиле или по корпоративному шаблону с учетом целей, спроса и потенциала предприятия. Его формат должен соответствовать стандартным нормам делопроизводства, официальной этике общения и правилам правописания.

Текст письма обычно начинают с обращения к адресату, используя эпитет «уважаемый». Например, «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемая Ольга Петровна!». Разумеется, для этого нужно узнать контакты тех, кому вы пишете – Ф. И. О. и занимаемую должность получателя КП. Далее излагают основную суть письма.

Здесь нужно подчеркнуть, что некоторые специалисты рекомендуют ставить заголовки в текст коммерческого плана. Но это дело добровольное. К тому же неудачное заглавие может сослужить плохую службу автору письма, и человек не станет интересоваться его дальнейшим содержанием. Поэтому мы пропускаем этот шаг.

Секреты грамотного предложения о сотрудничестве

В основной части послания описывают сущность обращения к адресату. Здесь неприемлемы высокопарность и нечеткость фраз, длинные трудночитаемые предложения и многим незнакомые спецтермины. Текст должен быть предельно лаконичным и понятным. Главный упор делают на выгоды и преимущества продукта.

В сведениях об отправителе можно обозначить только время выхода на рынок (год) и основные сферы деятельности компании. Остальная информация пока что будет лишней. Впрочем, здесь не помешает список постоянных клиентов, которые при случае дадут о вашем предприятии хороший отзыв. При этом лучше выбрать те организации, имя которых постоянно на слуху.

Завершая предложение о сотрудничестве, оставьте ссылку на ваш сайт, где будущий партнер найдет интересующую его информацию.

В тексте следует придерживаться побудительного тона, но делать это аккуратно, без навязчивости. Письмо должно быть написано в корректном стиле.

Слишком длинный текст обычно разбивают на короткие абзацы по 2-3 предложения и небольшие пункты. В таком виде КП воспринимается намного эффективней. Ключевые фразы и призывы к действию должны быть вставлены в начале и конце письма, так они легче запоминаются читателем.

По данным аналитиков получатели коммерческих посланий готовы выделять на их прочтение максимум 60 секунд, и то, если автору повезет.

Составляя предложение о сотрудничестве, текст которого должен ограничиваться одной страницей, не пытайтесь втиснуть туда все сведения о фирме и ее продукции.

Вот информация, которая должна присутствовать в любом УП:

• название компании-отправителя;
• почтовый адрес предприятия, контактный телефон для быстрой связи;
• Ф. И. О. и должность автора (представителя организации);
• суть коммерческого предложения.

К подобным письмам можно прилагать сопутствующие документы, указывая их наличие в отдельном дополнении. Можно давать ссылки на нормативно-правовые акты и законы, в рамках которых предлагается партнерство.