Что такое аутсорсинг: обзор преимуществ и всех видов, примеры использования, стоимость услуги + инструкция по переходу на аутсорсинг

Как решиться перейти на аутсорсинг?

Просчитайте экономическую выгоду от внедрения аутсорсинга. Вот основные факторы, которые на нее влияют.

Сокращение прямых и косвенных затрат.

У нас есть кейсы, когда перевод бухгалтерии на аутсорсинг экономил 10–30% затрат компании. При долгосрочном сотрудничестве услуги аутсорсинговой компании практически всегда обходятся дешевле.

Улучшение операционной эффективности.

В частности, сокращение кассового разрыва. Также аутсорсер может планировать сумму налогов.

Снижение рисков.

Как правило, аутсорсинговые компании страхуют свою деятельность. Это выгодно и клиенту, поскольку договор можно составить так, чтобы выгодоприобретателем был он.

Среди других аргументов аутсорсинга: возможность повысить доход, внедрить новые стратегии развития, улучшить микроклимат в коллективе (если на аутсорс вы перевели начисление зарплаты).

Как-то мы готовили документы для прохождения процедуры по возврату НДС из бюджета в рамках специального указа президента. Для этого использовали инструмент как KPI для провайдера.

Указ определял условия и формы документов. Далее их следовало передать на проверку в уполномоченный орган (в Беларуси они могут быть разными). А после согласования — в местную инспекцию по налогам и сборам. Так вот, существенный процент оплаты наших услуг зависел от того, насколько оперативно и качественно мы подготовим документы и согласуем их в уполномоченном органе.

Где найти услуги

Передать непрофильные обязанности другой организации
довольно просто. Достаточно вбить в интернет-поисковике «Аутсорсинг
(определённых) услуг» и ресурс выдаст тысячи подходящих вариантов. Останется
просмотреть страницы фирм, оценить результаты их прошлых работ, связаться и
заключить договор.

Если требуется одиночный подрядчик – узкоспециализированный
специалист, то они обитают на биржах фриланса. Там можно найти веб-мастеров,
дельцов сайтов, дизайнеров различных областей, копирайтеров, переводчиков. Но
следует сразу обозначить свои намерения на долгосрочное сотрудничество и
установить четкие критерии работы, чтобы это подходило под понятие аутсорсинга.

Расчет стоимости предоставления обслуживания

Прежде чем заключается договор на оказание услуг аутсорсинга, необходимо каждому предпринимателю понять, что будет выгодно именно для его компании. Для этого делаются специальные расчеты. Их цель – понять, какова будет разница между выполнением услуг постоянного штатного сотрудника и сотрудника вне офиса.

Для начала учитываются затраты, которые компания несет на оплату работы сотрудника, который работает в офисе. Затем эти затраты сравниваются со стоимостью оплаты работы, которую выполняет человек по договору аутсорсинга внештатно.

Чаще всего, компания которая предоставляет сотрудников по договору аутсорсинга самостоятельно назначает стоимость услуг на определенный срок.

Сопоставив две этих величины, вы можете сделать вывод о том, что будет выгоднее именно для вашей компании. Если разница между двумя полученными суммами небольшая, возможно, вы задумаетесь о том, чтобы взять сотрудника в штат.

В этом случае вы можете рассчитывать на то, что человек будет глубже вникать в специфику бизнеса, а также вы будете в любой момент иметь возможность пообщаться с ним лично для выяснения каких-либо важных моментов.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Ценник же на услуги, которые оказывает сотрудник по договору аутсорсинга зависят от объемов работы, от сложности вашего бизнеса, выбранной системы налогообложения, а также от поставленных задач.

Аутсорсинг приобретает всё большую популярность не только в крупных, но и в небольших городах. Плюсом этой услуги является возможность получения грамотного внештатного специалиста без оформления ему соцпакета.

Даже жители маленьких городов могут получать услуги аутсорсинга, попросту используя интернет и получая установленный договором результат на удаленной основе.

Однако прежде, чем подписать заветный договор, обязательно рассмотрите все плюсы и минусы, все за и против, а также промониторьте цены. Возможно, стоимость услуг аутсорсинга не слишком отличается от установленной заработной платы специалиста именно вашего города. Тогда выбор будет очевиден.

Договор аутсорсинга — как правильно составить?

Передача отдельных функций организации в руки профессионалов узкой специализации именуется аутсорсингом.

Привлечение исполнителей высокого уровня со стороны для выполнения работ, являющихся второстепенными для компании, зачастую куда выгоднее, чем содержать в штате первоклассных специалистов, которые объективно не могут быть задействованы в бизнес-процессе по полной программе.

Договор аутсорсинга, необходимый в этом случае, является по своей сути договором о возмездных услугах (ГК гл.39), то есть сторона, нуждающаяся в высококачественной помощи профильных специалистов, покупает и оплачивает именно услугу по выполнению тех или иных работ, их обслуживанию и контролированию процесса для обеспечения бесперебойного функционирования конкретной бизнес-системы.

Аутсорсинг и аутстаффинг

Аутсорсинг — это привлечение сторонних работников из аутсорсинговой компании для выполнения определённых функций. Между компаниями заключается договор оказания услуг.

Аутстаффинг — это выведение сотрудников из штата компании (т.е. из числа постоянных работников, с которыми заключён трудовой договор) в другую организацию (аутстаффинговую компанию).

То есть теперь контроль и управление над сотрудником осуществляет аутстаффинговая компания (физическое или юридическое лицо), но работать этот сотрудник продолжает на свою компанию.

К аутстаффингу прибегают, чтобы снизить налоги и сократить издержки на персонал.

В законодательстве РФ термина аутстаффинг нет. Вместо него используют термин «заёмный труд», а вместо аутстаффинговых компаний — частное агентство занятости.

Такие агентства должны быть аккредитованы, то есть включены в реестр Федеральной службы по труду и занятости. Агентства и компании, заинтересованные в наёмной силе, заключают договор о предоставлении труда работников (персонала).

Узнайте также, что такое Стартап и Коворкинг.

Особенности и отличия от других форм сотрудничества

Этот тип партнерства получил название от английского слова outsourcing, переводящегося как «применение внешних ресурсов». За услугами аутсорсинга обращаются в специализированные организации. Клиент аутсорсинговой компании ставит задачу, где изложены требования к персоналу и его цели, а аутсорсер «сдает в аренду» необходимых сотрудников, которые временно работают на заказчика. Для начала сотрудничества между сторонами подписывается договор, где указана стоимость работы персонала, сроки и перечислены обязанности.

Привлечение аутсорсера рационально:

• Для маленькой фирмы. Такой организации содержание профильных сотрудников выходит дороже, чем аутсорсинг персонала.
• Для предприятия, где периодически требуются разовые работы. Здесь обращение к аутсорсинговой компании также экономически выгодно.
• Для крупной корпорации. Услуги аутсорсинга рентабельны, если требуется сокращение персонала либо фонда оплаты труда. Иногда содержание непрофильных отделов, которые не приносят прибыли, приводят к проблемам с отчетностью. Например, если акции компании размещены на бирже.
• Для государственного либо муниципального предприятия. Услугами по аутсорсингу такие организации пользуются, если нужно увеличить показатель заработной платы за счет найма низкооплачиваемых специалистов со стороны.

Также аутсорсинг персонала выгоден в кризис, позволяя сэкономить деньги на не главных функциях.

С аутсорсинговой компанией обязательно заключается соглашение, сильно отличающееся от договора подряда. Организация, которой необходимы услуги аутсорсинга, фактически является их потребителем. А при оформлении договора подряда она будет считаться работодателем. Еще одно различие в том, что аутсорсинговое соглашение заключают два юрлица. А непосредственного исполнителя если и упоминают в приложении, так и то не всегда. В соглашении он не участвует, являясь представителем фирмы-аутсорсера.

Недостаток: необходимость иметь стратегию управления данными

Для дальнейшей демократизации данных внутри организации директору по данным нужна общекорпоративная стратегия сбора, управления и обмена данными.

Уровни управления и анализа на условиях самообслуживания должны быть спроектированы правильно, с тем чтобы поддерживать различные сценарии использования

Вот почему роль директора по данным приобретает такое важное значение

«В конечном итоге директор по данным отвечает за организацию взаимодействия бизнеса и ИТ в процессе управления данными, – пояснила Ринг. – Если в организации, передающей анализ данных на аутсорсинг, директора по данным нет, ее успехи, скорее всего, окажутся весьма скромными».

Какой бывает аутсорсинг

Самыми популярными и пользующимися спросом у предпринимателей являются следующие виды.

Бухгалтерский аутсорсинг.

Бывает так, что для небольшой компании содержать целый бухгалтерский отдел накладно. А ведь помимо выплаты заработной платы необходимо установить специализированное ПО, отслеживать изменения в законодательстве и так далее.

В этом случае проще и дешевле обратиться в специальную компанию, специалисты которой возьмут решение части вопросов на себя.

IT аутсорсинг.

В штате небольших предприятий редко присутствуют профессиональные программисты. Чаще всего на работу принимают специалистов, которые обладают минимальным набором специальных навыков.

А вот если нужно выполнить работы, связанные с программированием, предпочитают обращаться за помощью в аутсорсинговую фирму.

Юридический аутсорсинг.

Это болезненная точка практически любого предприятия.

Нанять специалиста высокой квалификации могут не все, к тому же юристов-универсалов, одинаково хорошо разбирающихся во всех отраслях права, просто не бывает.

Если же работу юристов отдать аутсорсерам, можно получить грамотное и квалифицированное обслуживание.

Аутсорсинг кадров.

Кадровую работу в организациях часто ведут секретари, бухгалтера и юристы. Уровень работы при таком распределении обязанностей оставляет желать лучшего. В данной ситуации – аутсорсинг отличный выход.

Аутсорсинг продаж.

А вот в специализированных фирмах они есть. Поэтому можно заключить договор и снять с повестки дня такую проблему.

Аутсорсинг труда.

Крупные предприятия в своем штате организовывают отдельную службу для выполнения этой функции.

Мелкие же компании бывает и вообще не знают о таком понятии, но незнание закона не освобождает от ответственности.

Поэтому отдайте эту работу в руки специалистов и вам не придется даже вникать в то, как работает непонятное подразделение.

Телемаркетинг

Очень многие корпорации применяют его для того, чтобы четко организовать работу своих сервисных служб по обслуживанию клиентов на высшем уровне. Множество компаний организовывают данные службы в странах, где рабочая сила немного дешевле чем в у них.

Персонал

На данный момент многие организации делают запросы в аутсорсинговые фирмы, в поисках квалифицированных кадров. Благодаря таким агенствам, они могут выбрать себе самых лучших работников и повысить таким образом свою прибыль. В свою очередь, тем, кто ищет работу легче обратиться в такое агентство за помощью в поисках работы.

Юридические услуги

Такие услуги очень выгодны для малого бизнеса. Компания может таким образом заменить юриста в своем штате, если у фирмы не так много вопросов по юридическим тонкостям.

Производство

Известен тот факт, что известные компании уже давно сами не занимаются производством, а нацелены только на исследовательскую деятельность и на разработку новых моделей.

Хозяйственные услуги

Эксплуатацию зданий, уборку помещений, питание сотрудников — эти функции и процессы в первую очередь были переданы на аутсорсинг. Выгода использования аутсорсинга хозяйственных услуг очевидна, поэтому это самая распространенная аутсорсинговая услуга.

Транспортные услуги (Логистика)

Аутсорсинг на российском рынке

Важно, чтобы вы поняли, аутсорсинг — это вовсе не наем сотрудников другого предприятия, это сотрудничество двух юридических лиц. Вы заказываете услугу — аутсорсер выполняет поставленную задачу

Аутсорсинговая компания станет вашим помощником, позволит избавиться от дополнительного процесса и заниматься главным. Аутсорсинг оценили многие российские предприятия, старающиеся наращивать мощности и занимать больший сегмент рынка. Например, распространяется аутсорсинг персонала и IT-сферы, в России это наиболее популярные виды, наряду с передачей ведения бухгалтерии.

Кроме того, основываясь на реалии российского аутсорсинга, напоминаем — вы не передаете сторонней компании всю полноту ответственности, вы несете ее вместе с ней! Да, аутсорсер помогает, но не делает всю без исключения работу за ваше предприятие.

Советуем также заключать долгосрочные контракты с аустсорсинговыми компаниями, чтобы стабильно снижать издержки.

Какие функции передаются на аутсорсинг?

Известный американский криптограф, писатель и специалист по безопасности Брюс Шнайер считает, что операции, передаваемые на аутсорсинг, имеют одну из трех следующих характеристик: «Они сложны, они важны или они обременительны». На аутсорсинг обычно передается та часть работы, которая выполняется в подавляющем большинстве организаций, но при этом не является для них ключевой. Как правило, профессиональная подготовка в госучреждениях рассчитана на развитие навыков персонала, занятого в основных, а не вспомогательных процессах. Аутсорсер, напротив, становится профессионалом в тех областях, которые для его заказчиков являются второстепенными зонами внимания, а для него самого – основной компетенцией, что позволяет аутсорсеру предлагать услуги на уровне самых передовых технологий.

Для любой организации важно (а для бюджетного учреждения вдвойне – из-за особенностей антимонопольного законодательства), чтобы на аутсорсинг передавались только те функции, которые не связаны с принципиально важными процессами. Возможность заменить поставщика в любой момент, если в этом возникнет потребность, – признак того, что переданный процесс не относится к категории принципиальных

Выполнимость названного условия обеспечивается большим количеством независимых друг от друга поставщиков.

Практика показывает, что бюджетные учреждения передают на аутсорсинг такие хозяйственные функции, как:

• обслуживание, содержание зданий, сооружений;

• обслуживание систем охранной и пожарной сигнализации, кондиционирования, вентиляции, электро- и водоснабжения, канализации;

• учет потребления тепло- и электроэнергии, холодной и горячей воды, расчет оптимизации энерго- и водопотребления;

• управление системами связи, интернет-, радио-, телекоммуникаций, сервисными системами, аварийными системами, системами доступа;

• организация горячего и лечебного питания в образовательных и медицинских учреждениях;

• организация медицинского обслуживания учащихся в образовательных учреждениях;

• клининг (уборка) помещений, зданий и территории учреждений, озеленение территории;

• организация доставки школьников в образовательные учреждения;

• бухгалтерский учет;

• стирка белья;

• лабораторные исследования;

• организация транспорта с экипажем для скорой помощи.

Преимущества и недостатки

В каждой стратегии ведения бизнеса есть свои преимущества и недостатки. Аутсорсинг не является исключением

Важно понимать, что всему есть мера и всегда стоит в первую очередь гнаться за качеством, а не за дешевизной. Но и переплачивать не стоит

Давайте разберем основные преимущества и недостатки аутсорсинга.

Преимущества аутсорсинга

Преимуществ у аутсорсинга явно больше, нежели минусов. Когда вы передаете часть неосновной деятельности своей компании посреднику, то можете воспользоваться следующими достоинствами:

• Экономия времени – самого ценного ресурса для любого человека и компании. Вы, как руководитель сможете больше времени уделять основным функциям своего бизнеса, его укреплению и расширению на рынке.
• Более качественное исполнение дополнительных, непрофильных видов деятельности. Как правило, аутсорсер – это узкоспециализированная компания с высококвалифицированными специалистами.
• Экономия денег на расширении штата сотрудников, их рабочих мест и оборудования. Это позволит вам уменьшить стоимость своего продукта и быть на голову выше конкурентов.
• Делегирование не только каких-то функций на аутсорсера, но и ответственности за их выполнение, которая прописывается в договоре.

Недостатки аутсорсинга

Несмотря на то, что недостатков у аутсорсинга меньше, чем преимуществ, необходимо помнить о них. Это позволит вам сэкономить время, нервы и деньги:

• Основным недостатком многие считают потерю конфиденциальности коммерческой тайны. Эти страхи не беспочвенны, но и не должны вас лишать возможности использовать плюсы аутсорсинга. Просто необходимо правильно выбрать подрядчика. Как уже говорилось выше: не гонитесь за дешевизной услуг, а в первую очередь – за качеством.
• Слишком большое количество аутсорсеров и нерациональное их использование может существенно увеличить ваши расходы, вместо того, чтобы их снизить. Передавайте только те функции, которые действительно необходимо передать высококвалифицированным специалистам.
• Некачественное исполнение аутсорсером своих обязанностей. Здесь снова вернемся к совету в первом пункте – выбирайте подрядчика правильно, не поленитесь проанализировать его, посмотреть портфолио, обратиться к тем, кому он уже оказывал услуги.

Понятие и правовое регулирование

Аутсорсинг – это относительно новый вид оказания услуг малому, среднему и большому бизнесу. Представляет собой передачу юридическим лицом или иной организацией на основании составленного договора определенных функций предпринимательской деятельности в отношении другой компании.

По своей сути аутсорсинг является простой профессиональной поддержкой на протяжении действия заключенного контракта.

Вопросы аутсорсинга регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В соответствии с главой 39 этого нормативно-правового акта, отношения в формате аутсорсинга строятся по принципу возмездного оказания услуг. А это значит, что исполнитель в лице аутсорсинговой компании должен предоставить интересующую услугу, а заказчик обязуется оплатить данные услуги.

• Статья 779 ГК рассказывает о нюансах составления договора.
• Статья 780 ГК говорит об исполнении договорных обязательств.
• Статья 781 решает вопросы оплаты.
• Статья 782 ГК говорит о возможности одностороннего отказа.
• Статья 783 содержит нормы регулирования договора.

Статья 783 ГК РФ. Правовое регулирование договора возмездного оказания услуг

Общие положения о подряде (статьи 702 — 729) и положения о бытовом подряде (статьи 730 — 739) применяются к договору возмездного оказания услуг, если это не противоречит статьям 779 — 782 настоящего Кодекса, а также особенностям предмета договора возмездного оказания услуг.

Как вы могли заметить, аутсорсинг является законодательно регулируемым видом деятельности, не запрещенным на территории России

Между кем может быть заключен?

Если в вопросах заключения трудового договора, организация оформляет соглашение с непосредственным работником, то в случае, если вы используете аутсорсинг, заключение соглашения происходит с компанией аутсорсом или физическим лицом, оказывающим данный вид услуг.

Организация, которая занимается аутсорсингом выступает в виде юридического или физического лица. Вторая сторона, а именно бизнесмен или предприниматель может быть также представлена как организацией, то есть юридическим лицом, работающим в определенной организационно-правовой форме, так и физическим лицом и индивидуальным предпринимателем.

Аутсорсинг услуг вне рамок задания.

1. В Сыктывкаре муниципальное автономное образовательное учреждение дополнительного образования детей (школа искусств) получило субсидию на цели, не связанные с выполнением задания: на организацию и проведение общегородских, спортивных и культурно-массовых мероприятий. Для этого учреждение заключило договоры с несколькими исполнителями на изготовление и доставку зимней горки, поставку светового оборудования, обустройство новогодних городков и т. д. ФАС решила, что АУ было наделено функциями органа местного самоуправления по созданию условий для массового отдыха жителей городского округа и организации обустройства мест массового отдыха населения.

Передача государственными (муниципальными) учреждениями услуг, оказываемых населению, на аутсорсинг негосударственным поставщикам крайне уязвима с правовой точки зрения.

2. В Муравленко (Ямало-Ненецкий автономный округ) муниципальное автономное общеобразовательное учреждение (лицей) получило субсидию на цели, не связанные с выполнением задания (проведение на базе лицея торжественных мероприятий, посвященных 100-летию В. И. Муравленко). Средства субсидии учреждение направило на оплату по договорам, заключенным с различными организациями и ИП, например, на изготовление и поставку выставочного оборудования, организацию питания участников мероприятий. Антимонопольная служба сочла, что лицей удовлетворял не свои нужды, обусловленные оказанием образовательных услуг в рамках уставной деятельности, а нужды администрации как самостоятельного органа местного самоуправления, наделенного статусом муниципального заказчика.

3. В Перми муниципальное автономное учреждение культуры (театр) получило субсидию на цели, не связанные с выполнением задания. Средства предназначались для проведения фестиваля «Белые ночи в Перми» – администрирования мероприятий (разработка концепций и сценариев проектов, обеспечение работы переводчиков, подготовка сметной документации, ведение и составление договоров, ведение переписки, информационно-консультативные услуги по подготовке конкурсных процедур, юридические консультации, подготовка финансовой отчетности, обеспечение работы творческих коллективов и артистов), а также для организации прибытия участников фестиваля (подготовка виз для зарубежных участников, организация логистики, международного проезда и проезда по России участников фестиваля). Эти услуги учреждение самостоятельно не оказало, а закупило их у ряда исполнителей. Согласно позиции антимонопольного органа учреждение организовало выполнение названных работ (услуг) иными лицами, реализовав тем самым функции органа местного самоуправления.

Преимущество: простота масштабируемости и быстрый путь к зрелому анализу

Помимо возможности приобрести навыки анализа данных, аутсорсинговые услуги могут помочь организации быстро выстроить аналитическую инфраструктуру, создать которую своими силами весьма затруднительно или вообще невозможно.

«Анализ данных стал естественной составляющей при ведении бизнеса и сегодня представляет собой нечто большее, чем совокупность хранилищ данных и бизнес-анализа, – указал директор Gartner по исследованиям данных и их анализу Йорген Гейзенберг. – Однако предприятие не всегда в состоянии справиться своими силами с тем уровнем масштабируемости и сложности, который требуется. Чаще всего организации обращаются за внешней поддержкой при отсутствии внутренних ресурсов, позволяющих удовлетворить растущий спрос».

Еще одним фактором может стать стремление сократить затраты при приобретении аналитических услуг, поскольку их поставщики зачастую используют уже имеющиеся у них аналитические ресурсы — фреймворки и ускорители.

«Использование технических наработок провайдера, будь то организация хранилища данных, автоматизация и внедрение роботизированных процессов или применение облачных инструментов, может стать большим плюсом, – добавила Клоуз. – Передача анализа данных поставщику услуг аутсорсинга способствует переходу на такие инновационные решения, которые в настоящее время предприятием даже и не рассматриваются».

Преимущества аутсорсинга

Можно выявить ряд преимуществ использования аутсорсинга, среди которых на первом месте стоит:

• Экономия, которая достигается за счет того, что аутсорсинговая компания, предоставляющая специалиста, может предоставлять его одновременно разным фирмам, тем самым наиболее полно используя его время.
• Уровень качества – для фирмы, предоставляющей аутсорсинговые услуги данный вид деятельности является основным/профильным. Поэтому она может себе позволить уделять гораздо больше времени всем сторонам конкретной деятельности: от специального оснащения сотрудника, до его более глубокого профессионального обучения и использования опыта многих специалистов — чем фирма в непрофильной для себя деятельности никогда заниматься не будет.
• Надежность и гарантии — еще одно важнейшее, на мой взгляд, во многих сферах бизнеса преимущество. По трудовому законодательству, если ваш сотрудник заболел и предоставил оформленную справку, то вы никак не можете требовать от него выхода на работу, что бы там у Вас не случилось.

По договору же аутсорсинга, вам вообще не важно болеют у аутсорсера сотрудники или они роботы. Есть договор, гарантии и ответственность за их соблюдение

Заболел или не справился один, давайте другого. Точка. Все дисциплинарные, административные, мотивационные и прочие, прочие многочисленные проблемы с сотрудниками вас больше не касаются!

Именно это преимущество аутсорсинга делает его очень востребованным в сферах, где кадровые вопросы стоят наиболее остро.

По целому ряду причин IT-специалист на аутсорсинге может быть гораздо более квалифицирован:

• за счет богатого опыта;
• в своей работе он использует большее число хороших, зачастую дорогих платных сервисов и программ, которые ему приобрести гораздо доступнее, чем если бы он работал только с одним заказчиком.

Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

Экономия расходов на бухгалтерские услуги — это один из ключевых критериев, который побуждает клиентов обращаться в компании-аутсорсеры. Мы уже сравнивали плюсы и минусы разных вариантов бухгалтерского обслуживания, в том числе и по параметру величины таких расходов. Всегда ли получение услуг от бухгалтерской компании будет самым выгодным для вас вариантом? Нет, не всегда, но в большинстве случаев сэкономить деньги аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет, и иногда очень существенно.

Гибкая система ценообразования – это преимущество тех фирм, которые в хорошем смысле умеют ставить дело на поток. Такой аутсорсер может предложить вам разную стоимость тарифов в зависимости от целого ряда факторов: количества хозяйственных операций, выбранного налогового режима, численности работников, необходимости ведения первичной документации, календаря вашей отчетности и др. Будет иметь значение и сезонность/неравномерность вашей деятельности.

Хорошая бухгалтерская компания даст вам возможность передать на внешнее обслуживание определенное число хозяйственных операций или участков бухгалтерского учета. Например, это может быть только кадровый учет или сдача отчетности, а если вам понадобятся дополнительные бухгалтерские услуги, то вы без проблем сможете их получить.

В выставленном счете должно быть четко указано — за какие именно бухгалтерские услуги и в каком объеме вы платите. Если аутсорсер заинтересован в вас, как в клиенте, то он предложит вам максимально подходящий вариант.

Юридические аспекты

Главный плюс аутсорсинга – компания не заключает с работником трудового договора или контракта. Следовательно, она не несет ответственности за выполнение трудового законодательства. Вся ответственность находится в компетенции аутосорсинговой компании, которая и предоставила сотрудника в найм. 

Между заказчиком услуги и компанией, которая ее предоставляет, заключается договор на оказание услуги. В нем четко прописываются права и обязанности сторон, гарантии и ответственность.

Например, при полном бухгалтерском сопровождении консалтинговая компания может нести полную материальную ответственность за предоставленные услуги. Например, по факту проверки со стороны налоговой инспекции компании-заказчику начислен штраф и недоимка за некорректно рассчитанный налог на прибыль. Получается, что исполнитель в лице консалтинговой фирмы должен полностью покрыть издержки заказчику. 

Конечно, такая ответственность прописывается не всегда. Но, как правило, чем лучше имидж и деловая репутация фирмы, тем больше гарантий она готова предоставить.

Особенности договора аутсорсинга

Для того, чтобы сотрудничество было максимально продуктивным для обеих сторон, требуется заключить договор аутсорсинга. Что обязательно прописывается в нем:

• Реквизиты обоих сторон;
• Наименование работ, их полная расшифровка. Если это клининг, прописывается частота уборки, используемые средства (жидкость для мытья стекол, салфетки, тряпки, швабра и т.д.);
• Периодичность работ (еженедельно, ежедневно);
• Особые условия (для охранных предприятий – выезд по тревоге, для клининга – внеплановая уборка);
• Срок действия договора;
• Прейскурант цен;
• Особые условия.

Четко прописанный договор со всеми нюансами работает в обе стороны. Для бизнеса это уверенность в качественном выполнении работ. Для аутсорсинговой компании – уверенность в выплатах и четкое понимание обязанностей.

Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?

• Потеря репутации. Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией.
• Операционный. Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий.
• Снижение скорости реагирования. Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.

При подписании документа следует обращать внимание на три важных аспекта:

1. Правила оказания услуги или регламенты. В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная.
2. Наличие страхования ответственности перед клиентом. Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности. 
3. Перечень услуг. В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью услуг «на входе» добирают свою выручку в процессе обслуживания. 

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);

наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);

технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);

финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);

рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);

стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);

группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).

Преимущества

Аутсорсинг стал довольно популярен в последнее время, и многие компании раздумывают над тем, чтобы воспользоваться услугами компаний по найму персонала. В чем заключаются плюсы аутсорсинга и аутстаффинга?

• Экономия денег и времени – одна из самых существенных доводов в пользу аутсорса. Зачастую в небольших компаниях накапливается много специфической работы, которая требует определенных знаний и навыков. За неимением лучшей альтернативы ее сваливают на сотрудников компании, не имеющих подобного опыта. Результат оставляет желать лучшего, производительность падает. В этом случае привлечение временных профессионалов может стать хорошим выходом.
• Более свободные договорные отношения дают возможность расторгнуть договор согласно порядку, установленному законодательством. В отношении привлечения персонала «со стороны» еще действуют значительные поблажки.
• Аутсорсинг может предотвратить многие неприятные ситуации. Скажем, в случае увольнения, декретного отпуска или ухода сотрудника на больничный, компания просто предложит другого профессионала. Также договор с аутстаффинговой компанией может уберечь от трудовых споров и отчетов перед налоговой.
• Вы можете быть уверены в выполнение поставленных задач в срок. Аутсорсинговая компания заинтересована в высоком качестве своих услуг, поэтому сотрудники выполняют работу эффективно и в срок.

На что обратить внимание при подписании договора на аутсорсинг

Особое внимание при подписании договора на аутсорсинг следует обратить на конфиденциальность. Конфиденциальность предполагает соблюдение коммерческой тайны, а также сохранение анонимности всех сотрудников, с кем контактирует аутсорсер

В договоре также следует предусмотреть определенные требования к квалификации профессионального опыта специалистов компании-аутсорсера, которых планируется привлечь к решению вопросов заказчика.

Для того, чтобы минимизировать налоговые риски, в договоре следует предусмотреть требования о страховании рисков в соответствии с законодательством. Это указывается в таких пунктах договора, как предмет договора, порядок предоставления услуг, сроки договора и т.д. все указанные разделы следует сформулировать как можно конкретнее, без неточностей, так как в случае судебного разбирательства это может вызвать споры.

Также в договоре следует указать о корректности документального оформления предоставляемых услуг, то есть счета-фактуры, актов и т.д.