Копия приказа о приеме на работу

Образец заполнения штатного расписание

Для данного документа предусмотрена стандартная форма Т-3. Но компания может разработать этот бланк самостоятельно, используя обязательные к применению реквизиты. Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам согласно представленной инструкции.

Составление документа начинается с указания полного наименования фирмы, а также в соответствующем поле — присвоенного кода согласно справочнику ОКПО.

Затем записывается порядковый номер штатного расписания, который присваивается исходя из количества принятых редакций в текущем году. Рядом проставляется дата, когда было составлено штатное расписание.

После этого указывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может совпадать с датой создания, или наступать позднее. Справа от этого поля находится место, в которое заносятся номер и дата приказа, утвердившего бланк, и общее число штатных единиц, содержащихся в нем.

Основное поле документа представляет собой большую таблицу.

Столбец «Структурное подразделение» должен содержать название отдела компании согласно принятой в ней организационной структуре. Если помимо буквенного обозначения используется еще и цифровое, то такой код нужно записывать в следующем столбце.

Очень часто код составляется только из цифр, либо первых букв названия отдела. Однако если у фирмы открыто несколько представительств или обособленных подразделений, то в код можно также включить обозначение региона или города.

В столбце «Должность» записываются названия открытых в компании должностей или специальностей

Важно производить заполнение документа таким образом, чтобы после названия структурного подразделения в данном столбце перечислялись соответствующие ему должности

Желательно при указании названий должностей использовать обозначения, установленные справочником ОКПДТР, но для коммерческих компаний это правило не является обязательным для исполнения. А вот бюджетные учреждения, наоборот, должны его строго соблюдать, а кроме этого указывать в штатном расписании класс и разряд сотрудников.

Однако, эти данные необходимо проставлять напротив тех должностей, которые входят в число опасных или вредных, поскольку данный факт будет иметь значение при определении льготного стажа.

В столбце «Количество штатных единиц» прописывается то количество сотрудников, которые должны быть приняты по этой должности. Если определено, что по этой позиции должны быть приняты совместители, то их количество указывается в дробном выражении, соответствующем размеру ставки — например, 0,25 или 0,5.

В столбец «Оклад» записывается тот размер зарплаты, который будет получать сотрудник, работающий в данной должности. Этот же размер оклада необходимо указывать в трудовом соглашении.

Если в компании введена сдельная зарплата, то сюда необходимо записывать заработок рабочего за месяц, который получается умножением тарифной ставки на месячный объем продукции.

В том случае, когда для определенной должности устанавливается почасовая оплата труда, то в этом столбце допускается указать расценку за час работы, а в конце документа, в столбце «Примечание» записать «Почасовая оплата труда» и сделать ссылку на локальный акт, который ее регулирует.

Далее предусмотрено несколько пустых столбцов с общим подзаголовком «Надбавки». В них необходимо заносить значения стимулирующих выплат, премий и т. д., если такие устанавливаются Положением о зарплате, о премировании или прочими внутренними нормативными актами. Эти данные могут указываться не только в денежном выражении, но также и в виде коэффициента, процента и т.д.

В столбец «Всего» записывается фонд оплаты по данной должности, который определяется перемножением размера зарплаты на количество штатных единиц.

Столбец «Примечание» предназначается для различных пояснений, замечаний и т. д. К примеру, если какая-либо из должностей на момент утверждения документа не занята, то в этом столбце можно оставить комментарий о наличии вакансии по ней.

Составление документа оканчивается итогом, в котором нужно отразить общее число штатных единиц согласно составленного расписания и общую сумму зарплаты (фонд).

Документ после завершения заполнения подписывается главным бухгалтером и работником-кадровиком.

Каковы особенности заполнения документа

При заполнении распорядительного документа о приеме на работу сотрудника стоит руководствоваться следующими нюансами:

• в наименовании работодателя отражаются коды, согласно уставу, принятому на предприятии;
• если работа начинается ранее, чем заключен трудовой договор, то и дата может быть поставлена более ранняя;
• если договор заключен на неопределенный срок, то есть бессрочно, то соответственно не указывается и даты;
• сведения о наименовании должности заносятся на основании штатного расписания;
• все условия работы, а также ее характеризующие признаки указываются в соответствии с проведенной спецоценкой условий труда;
• возможно указание испытательного срока.

Возможны и такие случаи, когда на момент подписания документа руководитель отсутствует по уважительной причине, тогда его подписывает работник, назначенный выполнять обязанности руководителя согласно приказу и обладающий полномочиями по подписанию документа.

Если заместитель руководителя не назначен распорядительным документом исполнять обязанности работодателя, в том числе подписывать документы, то он не имеет прав подписывать приказы о приеме на работу.

ГЛАВБУХ-ИНФО

Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ на основании заключенного с работником трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу. При оформлении на работу одного работника используется форма №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу». Если на работу принимается несколько человек, может использоваться форма № Т-1a «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» (Указания по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты). Поскольку формы № Т-1 и № Т-1а имеют идентичные реквизиты, мы объединили описание порядков их заполнения. Ниже вашему вниманию представлен один из возможных алгоритмов создания приказа в системе документооборота организации. Шаг 1. Составление приказа Кто составляет приказ: работник кадровой службы организации либо иное лицо, ответственное за прием (см. Указания по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты). На основании какого документа составляется приказ: • «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (форма № Т-1) заполняется на основании заключенного с работником трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса). • «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» (форма № Т-1а) издается на основании заключенных с работниками трудовых договоров. Срок составления приказа о приеме: в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Как указано в ст. 68 Трудового кодекса РФ, приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Из этого следует, что и приказ о приеме должен быть составлен в трехдневный срок со дня фактического начала работы. В заголовочной части приказа (как в форме № Т-1, так и в форме № T-1а) указываются наименования реквизитов. При этом в каждой строке таблицы «Принять на работу» унифицированной формы № Т-1а указывается соответствующая информация по каждому работнику, включенному в приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям трудового догора (ст. 68 Трудового кодекса). Как указано в ст. 70 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Шаг 2. Подписание приказа руководителем (уполномоченным лицом) Составленный приказ передается на подпись руководителю организации или другому уполномоченному на это лицу. По строке «Руководитель организации» формы приказа о приеме указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи (фамилия и инициалы) лица, подписавшего приказ. Одновременно с подписанием документа должностное лицо проставляет дату приказа в графе «Дата составления». Допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставить от руки при подписании документа. Шаг 3. Регистрация приказа Приказ должен быть зарегистрирован в день его подписания. При этом приказу присваивается регистрационный номер. Шаг 4. Ознакомление работника с приказом Подписанный руководителем организации или иным уполномоченным лицом приказ (по форме № Т-1 объявляется работнику под роспись к трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 Трудового кодекса РФ). Работник должен ознакомиться с приказом и в строке «С приказом/распоряжением работник ознакомлен» поставить личную подпись и указать дату подписания приказа. Приказ о приеме, составленный по форме № Т-1а, объявляется под расписку всем перечисленным в нем работникам. Каждый из работников, на которых составлен приказ, должен ознакомиться с приказом в соответствующей строке в графе 11 «С приказом/распоряжением работник ознакомлен. Личная подпись. Дата» поставить свою личную подпись и указать дату подписания приказа. Напомним, что на основании составленного приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (см. Указания по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты).

«Настольная книга кадровика» (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).

Принятые формы приказов

Образец приказа при оформлении на группу людей, отличается от приказа на одного человека. При этом выделяют две основные формы приказов.

• Форма № T-1 – применяется при оформлении одного сотрудника (Скачать).
• Форма № T-1а – для группы лиц (Скачать).

Разница заключается лишь в установленных форматах бланка. Однако предприятие может составить собственную форму подобного приказа. Однако тогда в нем должны присутствовать определенные пункты:

• Наименование предприятия;
• Фамилия Имя и Отчество сотрудника;
• Предполагаемая будущая посада нанимаемого лица;
• Термин на который трудовой контракт заключается (в случае с бессрочным оформлением, только число которым он был подписан);
• Наименование структурного органа предприятия;
• Условия найма;
• Зарплата;
• Данные по испытательному периоду;
• Описание вида трудовой деятельности, которая может быть временной, сезонной, по совместительству. Работника могут взять, например, на время отсутствия главного сотрудника, что тоже должно учитываться;
• Дата подписания ТД, и присвоенный ему код;
• Подпись руководителя;
• Иногда нужно дополнить документ особыми реквизитами. Для сотрудников, которые были наняты по совместительству, нужно указать общее время часов работы за неделю (для такого вида труда они не могут быть больше четырехчасового рабочего дня). Указывают номер и число подписания договора о материальной ответственности.

В бланке также указывается соответствующее распорядительное действие . При составлении документа на больше чем одного сотрудника, все пункты необходимо заполнять на каждого в отдельности. Все же намного удобнее использовать стандартные бланки. Они намного проще в использовании.

Что такое приказ о приёме на работу и какие они бывают

Как уже было сказано, приказ о приеме является одним из первых и самых важных документов при оформлении нового работника.

Приказ является распорядительным документом, упоминается в статье 68 ТК РФ. Его можно составить двумя способами:

• Можно взять унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года
• Законодатель допускает разработку бланка документа самостоятельно, внутри конкретного предприятия, но с соблюдением всех необходимых условий

Обязанность по применению унифицированных форм канула в лету еще в 2013 году. Это подтверждает информация Минфина России №ПЗ-10/2012. Однако, большинство работодателей так и применяет стандартные бланки, поскольку там учтены все обязательные нюансы составления.

Обязательными реквизитами приказа являются:

• Дата и номер приказа
• Фамилия, имя, отчество принимаемого работника
• Должность, на которую оформляется работник
• Указывается в каком подразделении или отделе будет работать новый сотрудник
• Прописывается размер оклада, возможные надбавки
• Отмечается есть ли испытательный срок и сколько по времени он продолжается
• Дается ссылка на трудовой договор, указывается его номер и дата
• Указывается дата начала трудовой деятельности работника на данном предприятии

Разумеется, приказ должен подписать директор организации и сам работник после ознакомления с ним.

Остается отметить, что приказ о приеме на работу может быть составлен в одной из 2 форм:

• Т-1 составляется, если на работу принимается 1 сотрудник
• Т-1а нужно оформить, если принимается несколько человек, то есть происходит трудоустройство по списку

Форма приказа № Т-1а

Постановлением Госкомстата РФ от начала 2004г. утверждены сразу 2 формы приказов приема наемных работников № Т-1 и №Т-1а. Нас интересует последняя форма. Оформление трудовых отношений с группой лиц имеет свои нюансы. Если самим работникам не нужен экземпляр документа, он издается в 2-х экземплярах:

• Первый подшивается в журнал приказов (по личному составу);
• Второй — отправляется в бухгалтерию для заведения лицевого счета (на котором производятся все начисления, удержания и выплаты).

Групповой приказ приема на работу должен содержать ряд обязательных реквизитов:

• Наименование юрлица;
• ФИО сотрудников;
• Должность, на которую работники принимаются;
• Тип договора (актуально для срочных соглашений);
• Наименование структурного подразделения;
• Присваиваемые табельные номера;
• № и дата трудовых договоров;
• Наличие и продолжительность испытательного срока;
• Тарифная ставка.

Каждому работнику отводится одна строчка в приказе Т-1а, напротив своей фамилии и внесенных данных об условиях трудоустройства он должен поставить личную подпись. По закону, это действие должно быть совершено не позднее 3 суток с момента приема на работу.

Этап второй — медицинский осмотр

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Составление приказа по форме Т-1

Форма приказа Т-1 общепринятая, составляется в большинстве организаций. Рассмотрим, какую информацию необходимо внести в бланк приказа построчно.

Далее следуют подписи сторон. Подпись работника на приказе обязательна, так как подтверждает факт ознакомления с приказом и корректность внесенной информации.

Регистрация приказа о приеме на работу в журнале

Работодатель обязан организовать учет данных документов. С этой целью работодатель своим локальным нормативным актом может назначить ответственного сотрудника за ведение этого журнала. Это могут быть:

• кадровик;
• бухгалтер;
• офис-менеджер;
• любое иное лицо по усмотрению работодателя, но, как правило, из числа отвечающих за документальное оформление приема и увольнения работников.

Форма журнала должна предусматривать наличие обязательных полей:

• дата издания нормативного акта;
• его номер;
• дата регистрации.

В качестве журнала иногда используют опись, которую можно расположить в номенклатурной папке хранения нормативных актов о приеме сотрудников, при этом наличие полей, указанных выше, обязательно.

Пошаговая инструкция по процедуре оформления

Осуществляется трудоустройство совместителей аналогично приему на работу основных работников, точно так же необходимо заключать трудовой договор. Набор необходимых для трудоустройства документов будет несколько различаться (в зависимости от вида). Такие сотрудники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск и пользуются всеми остальными правами и льготами, в том числе заработную плату они тоже получают дважды в месяц (ст. 136 ТК РФ). Согласие основного работодателя на работу по совместительству не требуется.

Если принимается внешний совместитель

Какие документы необходимо предъявлять при оформлении на работу внешнего совместителя?

Это: общегражданский паспорт (или любой документ, по которому можно удостоверить личность), документ об образовании (можно копию заверенную), свидетельство о присвоении ИНН, СНИЛС, военный билет, справка от основного работодателя, где указаны условия труда (не являются ли они вредными).

Процедура приема состоит из следующих моментов:

• Подача документов и заявлени.
• Ознакомление с нормативными актами предприятия.
• Заключение трудового контракта.
• Подготовка приказа.

Далее рассмотрим более подробно все основные этапы.

1. Заявление о приеме на работу по совместительству – пишется оно в произвольной форме, но в нем должны обязательно содержаться личные данные (ФИО, адрес, образование). В шапке пишется наименование той организации, куда оформляется будущий работник, а также ФИО руководителя. Текст – просьба принять на работу по совместительству, далее нужно прописать должность и обозначить дату выхода. После этого, как обычно, ставится подпись и дата. Для внешнего совместителя необходимо будет к заявлению приложить необходимые документы (ст. 65 ТК РФ).
2. Форма трудового договора о работе по совместительству – он может быть срочным или бессрочным. Такой договор по сути похож на тот, что заключается с основным сотрудником, но имеет некоторые нюансы:
   • В договоре прописывают, что заключается он с совместителем.
3. Ограничивается рабочее время (оно не должно превышать 4 часов в день).
4. Система оплаты труда точно такая же, как и у остальных сотрудников (поправка только на количество рабочего времени).

Приказ о приеме на работу по совместительству – издается по установленной определенной форме (Т-1), в нем должно быть указано, что работа исполняться будет по совместительству. Ознакомление с приказом под роспись должно пройти в течение трех дней.

Запись в трудовой книжке при приеме на работу по совместительству – производится только по желанию работника. Если такое желание есть, то на основное место работы сотрудник приносит заверенный дубликат приказа и справку с места работы по совместительству, в которой зафиксировано название организации, необходимые реквизиты, должность и дата начала сотрудничества. Согласно этим сведениям производится запись в трудовую книжку.

Пример записи в трудовой о совместительстве:

Внутреннее совмещение

Для оформления внутреннего совмещения нет необходимости представлять все документы, так как они уже имеются в наличии у работодателя, единственное, что может потребоваться – подтверждение квалификации (если потребует должность).

1. Заявление – пишется обязательно, в свободной форме – просьба принять на должность. Прописывается дата – с какого момента человек приступит к работе и обязательно указывается, что по совместительству.
2. Трудовой договор – заключается отдельный договор (ст. 282 ТК РФ), в котором четко прописывают режим и условия труда данного совместителя (не более 4-х часов в день). Он также может быть бессрочным или срочным.
3. Запись в трудовой книжке – необязательно ее производить (ст. 66 ТК РФ). Но если сотрудник желает, чтобы запись была занесена в его трудовую книжку, нужно в отдел кадров написать соответствующее заявление (о внесении записи). Производится она точно по такому же принципу, как и остальные сведения (по основной работе), но обязательно в 3 разделе пишется что трудоустройство происходит по совместительству.

Порядок заполнения приказа о поощрении

Оформление приказа начинается с отражения названия организации. Данные должны соответствовать учредительным документам предприятия. В приведенном ниже примере это ООО «Незабудка».

Номер документа может содержать не только цифры, но и буквы. Номер в примере — 15. Также в данном документе указывается фамилия, имя и отчество поощряемого сотрудника. У нас это Смирнов Иван Федорович.

Следом отражается информация о должности работника. Затем указывается подразделение, в котором он трудится. При отсутствии этой информации в данной строке ставится прочерк. В нашем примере подразделением является инженерно-техническая служба, должность сотрудника — механик.

Обязательная и основная информация в приказе о поощрении — мотив поощрения сотрудника, который приводится в соответствующей графе. Здесь необходимо отразить причину поощрения работника. Как именно он будет поощрен, указывается в графе «Вид поощрения». В нашем примере сотруднику назначена премия. Руководитель сам принимает решение о том, каким способом осуществить поощрение: выписать премию, наградить грамотой, объявить благодарность, подарить ценный подарок.

См. также «Начисление премии работнику в разных ситуациях».

При награждении деньгами в соответствующей графе проставляется сумма вознаграждения (сумма — прописью, копейки — цифрами). Затем сумма указывается цифрами в другой графе. В нашем примере сумма вознаграждения составила 10 000 руб.

Далее нужно заполнить графу «Основание», т. е. привести документальные основания для премии. Это может быть большой стаж сотрудника, ходатайство руководителя отдела и т. п. В примере в качестве основания указано ходатайство начальника инженерно-технической службы Петрова Василия Викторовича.

Подписывается документ руководителем предприятия, а также награждаемым сотрудником. Кроме того, запись о поощрении вносится в карточку сотрудника и трудовую книжку.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При выплате ежемесячных премий приказ по данной форме не выписывается. Он предназначен только для разовых поощрений

О налогообложении премий читайте в статье «Облагается ли премия страховыми взносами?».

Пакет документов при устройстве на работу

Для начала стоит рассмотреть какие вообще оформляются документы при трудоустройстве и в каком порядке. Ведь не бывает так, что в компанию пришел кандидат и его сразу взяли. Обычно после собеседования выбирают наиболее подходящего работника и приглашают его для официального оформления. Он, со своей стороны приносит пакет документов и на предприятии оформляют все необходимые бумаги.

Обычно трудоустройство проходит одним днем, в первый рабочий день. При этом составляются следующие обязательные документы:

1. Заявление. Это самый первый документ, который сотрудник предоставляет будущему работодателю. Без заявления не начнется процесс трудоустройства.
2. Трудовой договор. После того, как оговорены все условия работы, составляется трудовой договор, где вся информация зафиксирована в письменном виде. Договор подписывается самим работником и директором организации, 1 экземпляр остается у сотрудника.
3. Приказ о приеме на работу. Этот документ составляется на основании трудового договора. Используется форма Т-1, если трудоустраивается 1 сотрудник и форма Т-1а, если принимается несколько работников сразу.
4. Личная карточка. Она составляется на основе данных, полученных от работника, содержит подробную информацию о сотруднике.
5. Запись в трудовой книжке. Она делается в последнюю очередь, после составления всех необходимых документов.

ВАЖНО! Самой распространенной ошибкой при составлении приказа о приеме является указание основания, по которому составляется приказ. Нужно иметь в виду, что приказ может быть составлен только на основании трудового договора

Приказ подтверждает факт трудоустройства

Документы должны оформляться именно в этом порядке и никак иначе.

Частые ошибки при заполнении бланка Т-1

• Пункт «Характер работы» не должен быть пустым. Даже если условия приема и работы самые стандартные, это обязательнои укажите в поле.
• Пункт «Испытательный срок» можно оставить незаполненным.
• Пункт «Размер зарплаты» обязательно заполняйте подробно. Приказ будет использоваться финотделом или бухгалтерией для начисления зарплаты работнику. То есть в поле необходимо прописать все надбавки к выплатам.
• Законодательством не предусмотрены требования к нумерации приказа, поэтому об ошибках в последовательности цифр беспокоиться не стоит.

Заполненную форму Т-1, или приказ, должен подписать руководитель компании. Затем ознакомьте с приказом самого работника и попросите поставить дату ознакомления и подпись в соответствующие поля.

Образец заполненной унифицированной формы Т-1 и собственно чистый бланк формы можно скачать на специализированных сайтах по кадровому учету.

Оформление в свободном виде

Прием на работу можно оформить приказом в свободной форме. Необходимость использования бланка собственного образца должна отражаться во внутренней документации организации.

Выделяют информацию, которая должна быть отражена в приказе вне зависимости от того, по какой форме он оформлен. Обязательному указанию подлежит:

• название компании и документа;
• дата составления и номер;
• дата приема на работу;
• ФИО сотрудника;
• наименование отдела, в который принят трудящийся, его должность;
• характер работы;
• система оплаты труда;
• ссылка на основание для издания приказа;
• подписи ответственных лиц – руководителя и работника.