Что подразумевают трудовой адаптацией персонала и для чего она нужна

Три подхода

1. «Оптический» подход обычно выражается в словах «начинайте работать, мы на вас посмотрим, а там будем обсуждать оплату и полномочия». Как правило, такие работодатели считают, что рынок рабочей силы перенасыщен специалистами любой квалификации и любого специалиста можно легко заменить. «Оптический» подход дает кандидату ощущение несерьезности организации и отсутствия заинтересованности в его работе.

2. «Армейский» подход заключается в выражении «трудно в учении, легко в бою». На протяжении испытательного срока новому сотруднику создаются дополнительные трудности в виде особо сложных и ответственных заданий. При этом его не знакомят с существующими наработками и не дают никаких объяснений. Иногда организации, исповедующие такой подход, ограничивают период работы с каждым сотрудником испытательным сроком, а затем принимают на работу нового работника.

Чаще всего это не жесткая «потогонная» система, а действительно попытка отобрать самых лучших работников, которая в конечном итоге может привести к негативным последствиям. Работник, прошедший испытательный срок в подобной организации, либо расслабляется после прохождения испытания и считает, что уже обеспечил себе спокойное существование, либо будет «мстить» за несправедливое жесткое отношение. Кроме того, в организациях «армейского» типа неизбежна «дедовщина», т.е. жизнь каждого вновь принятого работника будет еще сложнее. В итоге организация может быть вообще отрезана от притока новых сил. Жесткое дисциплинарное отношение к вновь принимаемым работникам имеет смысл только в том случае, если вся политика в области персонала носит такой же характер и сотрудник не заметит окончания испытательного срока.

3. «Партнерский» подход обычно демонстрируют организации, имеющие большой и разнообразный опыт найма сотрудников. По сути этот подход является признаком зрелости организации, осознающей необходимость оперативности в определении соответствия кандидата требованиям должности и соответственно снижения затрат, неизбежных при найме персонала и его адаптации. Зрелый работодатель понимает, что идеальных работников не бывает и что каждый прием на работу — это компромисс между ожиданиями и действительностью.

Методы адаптации персонала

Методы профессиональной и корпоративной адаптации персонала варьируются в зависимости от должности, особенностей бизнес-процессов и уровня квалификации сотрудника. На практике многие компании разделают методы адаптации для:

• молодых сотрудников и выпускников;
• сотрудников на позиции массового подбора;
• высококвалифицированных специалистов;
• менеджеров руководящего звена.

Комплексы мероприятий и затраты на адаптацию этих категорий будут сильно отличаться. Наиболее распространенные и часто практикуемые методы адаптации квалифицированного персонала включают в себя:

• различные вводные и командные тренинги;
• тренинги на освоение моделей поведения;
• инструктаж в подразделениях;
• регулярные совещания с линейным руководителем;
• план работ и заданий на испытательный срок;
• онлайн обучение через интернет-сайт;
• наставничество и систему “приятелей”
• неформальные кофе-брейки и совместное времяпровождение с коллективом.

Молодые специалисты обычно требуют более детального введения в должность и дополнительного обучения. Дополнительные методы адаптации таких сотрудников могут включать:

• различные формы сопровождения — наставничество, коучинг, менторство, buddy;
• закрепления нового специалиста за опытным сотрудником и job shadowing;
• профессиональные онлайн тренинги, аттестации и инструктажи;
• краткосрочная ротация молодого сотрудника между различными подразделениями и стажировки.

Все эти мероприятия нацелены на то, чтобы молодой сотрудник быстро и качественно освоил практические умения и навыки, нужные компании. Различные формы сопровождения также нацелены на трансляцию мисси, стратегий и ценностей компании и создание ощущения вовлеченности сотрудников в жизнь команды. Сотрудники на должности массового набора обычно в ходе ввода в должность проходят минимальную адаптацию, которая включает:

• обязательное обучения по технике безопасности и профессиональные инструктажи;
• детальный инструктаж в подразделении;
• на первое время закрепления нового специалиста за опытным сотрудником — job shadowing или краткосрочная стажировка.

Процесс адаптации сотрудника на руководящей позиции в большинстве случаев носит индивидуальный характер и проходит по уникальному сценарию.

Условия профессиональной адаптации коллектива

Профессиональная адаптация коллектива зависит от определенных условий, к которым можно отнести следующее:

• объективность оценки сотрудников при отборе (например, использование конкурсного отбора персонала)}
• установка испытательных сроков, которые являются неотъемлемой частью рабочего процесса на многих современных предприятиях}
• многоуровневая система переподготовки и обучения работников}
• постоянное повышение квалификации сотрудников (один раз в 5 лет или 3 года)}
• организация трудовой деятельности коллектива, направленная на максимальную реализацию мотивационных приоритетов сотрудника.

Чтобы профессиональная ориентация и трудовая адаптация персонала была эффективной, руководству нужно научиться сочетать ряд определенных элементов.

1. Структурное закрепление всех функций по руководству адаптационным процессом. В основном за это отвечает подразделение по проведению обучения работников. Для этого принято пользоваться сотрудниками, которые являются специалистами – кураторами (наставниками) для молодого персонала.
2. Создание информационного обеспечения адаптации, подготовка, сбор и проведение оценки уровня и продолжительности адаптационного срока. Объективные показатели дают возможность охарактеризовать эффективность работы персонала, его активность в самых разных средах.
3. Технология руководства адаптацией сотрудников, состоящая из организации семинаров, на которых будут рассмотрены проблемы адаптационного периода. На них происходит подготовка замены для кадров при их ротации, проведение индивидуальной беседы с новым работником, курсы для кураторов и руководителя, который только вступает на свою должность.
4. Привлекательность организации, престижность и перспективность профессии.

Правильная, успешная социально-профессиональная адаптация заключается в механизме взаимодействия сотрудника с его организационным окружением. Кроме этого, главную роль играет выбор методов развития потенциала у кадровых ресурсов всего предприятия.

Цели трудовой адаптации

Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:

• снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
• уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
• экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
• развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).

Почему это так важно

Сотрудник оценивает компанию в первые недели работы. От первого впечатления зависит то, захочет ли он остаться или уйдет. Поэтому в интересах компании с первых дней создать комфортные условия.

От уровня адаптации зависит продуктивность. В первые недели и месяцы сотрудник за одну единицу времени может решать меньше задач. Время уходит на знакомство с персоналом, с корпоративными инструментами и так далее

В любом случае поначалу сотрудник действует более осторожно. Чем быстрее удастся его адаптировать, тем быстрее эффективность работы поднимется до обычного уровня

Некоторые люди некомфортно чувствуют себя в коллективе. Если HR не поможет познакомиться с коллегами, человек может почувствовать себя одиноко.

В комплекс мер по адаптации также входят обучающие тренинги для новичков. Компании выгодно в первые дни все подробно рассказать и показать. Если оставить сотрудника разбираться со всем самому, это займет больше времени.

Что входит в адаптацию персонала (виды адаптации персонала):

• Проведение вводных тренингов
• Контроль испытательного срока
• Тимбилдинг
• Внутренний PR

Теперь давайте разберем на примерах.

Четыре фазы трудовой адаптации персонала

Почему вы должны разделить опыт сотрудников на фазы?

Обучение и адаптация персонала включает в себя много различных взаимодействий и точек касания в вашем бизнесе. Когда вы начинаете визуализировать путь, который проходит сотрудник со дня вступления в компанию и до дня увольнения, вам легче понять, как развиваются его потребности.

Когда вы разбиваете путь сотрудников на четкие этапы, становится намного проще определить процессы, которые нуждаются в улучшении, и кто несет за них ответственность в вашей организации. В результате вы можете назначать определенные действия разным людям, что позволяет улучшить несколько аспектов работы сотрудников одновременно.

Детальное понимание пути сотрудника и способность согласовывать тех, кто отвечает за каждый из этапов создает большую подотчетность и позволяет принимать эффективные меры.

Итак, рассмотрим 4 этапа адаптации персонала.

Начало пути: 0-3 месяца в компании

Большинство сотрудников вначале не уверены в своем окружении. Они хотят найти свое место в организации, внести значимый вклад и выстроить отношения с коллегами.

Начиная с приветствия, которое человек получает в свой первый день, и заканчивая планом развития на первые несколько месяцев, адаптация сотрудника в компании — это основа опыта вашего персонала

Понимание этого на ранней стадии особенно важно, поскольку низкий уровень вовлеченности увеличивает риск истощения

Первоначальная разработка: 3-24 месяцев

После нескольких месяцев работы в компании люди часто ищут способы улучшить свои навыки и убедиться, что они могут повлиять на результаты своей команды

Поэтому важно продолжать мероприятия по адаптации новых сотрудников

Для сотрудников первоначальный рост — это овладение своей ролью путем развития определенных навыков, выстраивания отношений в бизнесе и понимания внутренних процессов, влияющих на выполнение своей работы

Большинство людей будут делать это с прицелом на будущие возможности, поэтому важно начать разговоры о росте и развитии. Когда вы поддерживаете сотрудников, которые хотят развиваться внутри компании, это становится инвестицией в следующее поколение лидеров и экспертов в области знаний

Постоянное развитие и удержание: 24+ месяца

Сотрудники, проработавшие в вашей организации несколько лет, уже начали продвигаться по карьерной лестнице и стремятся делать это дальше. К этому моменту они накопили достаточно знаний и опыта, чтобы стать одними из самых ценных членов вашей команды. Они будут заинтересованы в понимании, какие возможности продвижения доступны, будь то переход в управление или другая роль. 

Фаза развития и удержания имеет решающее значение. Отсутствие возможностей может привести к тому, что сотрудники покинут вашу компанию

Также стоит отметить, что не все в вашей организации захотят стать управляющими, поэтому важно создавать разные возможности для сотрудников, которые хотят изменить свою сферу деятельности

Разделение: 0-3 месяца до выхода из организации

Независимо от того, насколько хороша ваша компания, всегда найдутся люди, которые решат двигаться дальше. Некоторые сотрудники уйдут, даже если у них был очень позитивный опыт работы в вашей организации, но также будут люди, которые уйдут из-за проблем с вовлеченностью.

Фаза разделения — это возможность узнать больше о причинах, по которым люди покидают вашу организацию. В частности, речь идет о выявлении прямых причин истощения и организационных изменениях, которые вам необходимо сделать, чтобы сократить текучесть кадров и сохранить таланты.

Не забудьте проводить оценку адаптации персонала на каждом этапе. 

Итак, вы видим, насколько важно использовать адаптацию сотрудников на рабочем месте на протяжении всего пути. Это помогает избежать текучки кадров, воодушевить персонал на максимальную продуктивность и укрепить рабочие отношения в целом

Автоматизируйте программу адаптации и это поможет вам избежать ошибок на всех этапах взаимодействия с сотрудниками. 

Основные «ступени» адаптации

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

Информационный этап. Чтобы помочь человеку, нужно сначала узнать, в чем именно ему требуется помощь. На первой ступени необходимо собрать информацию об опыте самого работника, уровне его знаний, подготовленности

Даже при высоком значении этих показателей непривычные факторы проявятся в той или иной сфере, что поможет выявить самые «проблемные» моменты, которым и следует уделить первоочередное внимание при адаптации. Это может быть как производственный процесс, так и коммуникативные моменты.

Выбор курса

Это первичная ориентация сотрудника на новом месте. Ему нужно как бы «проложить фарватер» в незнакомом ему русле новых обстоятельств. На этом этапе работнику необходим инструктаж, практическое ознакомление его с новыми обязанностями, требованиями, нормами. На практике используется стажировка, наставничество, кураторство или просто непосредственное участие руководства и коллег. Деятельность программ по адаптации происходит в большинстве именно на данной ступени.

Включение в деятельность. Получив первичный набор по адаптации, сотрудник начинает его «обкатывать» в реальных условиях, непосредственно включаясь в производственную деятельность и межперсональное общение. Поначалу процесс будет сопровождаться напряженностью и, возможно, ошибками, но по мере продвижения, адаптация наберет обороты. Именно на данном этапе происходит «переломный момент» адаптации – у сотрудника получится приспособиться к новым условиям или же он примет решение оставить эти попытки.

«Стань своим среди своих — или уходи». Пример успешного прохождения адаптации, когда сотрудник полностью вливается в жизнь и общение внутри организации, выполняя производственные функции и поддерживая коммуникацию с коллегами. На практике, при спонтанной адаптации 4 уровня сотрудник достигает к концу первого рабочего года, при профессиональной помощи на него возможно выйти уже спустя несколько месяцев. В случае, если адаптация не удалась, последним этапом может стать увольнение.

Разновидности адаптированных сотрудников

Адаптироваться – значит, успешно принять главные ценности, нормы, правила и требования организации:

• главные – касающиеся производственных процессов;
• второстепенные – касающиеся внутрифирменного общения и поведения.

В зависимости от того, какие именно нормы и насколько приняты, можно выделить 4 разновидности адаптированного персонала.

1. «Это не мое». Отрицаются и главные, и второстепенные ценности. Работник плохо справляется с обязанностями и с трудом учится, с ним тяжело в общении, ему самому также некомфортно. Ожидания обеих сторон оказались далеки от реальности. Адаптация фактически не произошла. Увольнение вскоре после трудоустройства.
2. «Хорошая мина при плохой игре». Работник принял главные, но отрицает второстепенные ценности. Хороший сотрудник, который с трудом вписывается в коллектив. Это индивидуалист-одиночка, который может быть прекрасным специалистом при определенных условиях. При грамотной организации возможно плодотворное сотрудничество.
3. «Хороший человек – это не профессия». Полное разделение второстепенных требований, но трудности с главными. Приятный в общении, без претензий по дисциплине и корпоративной культуре, но слабый в профессиональном плане сотрудник. Сложная форма адаптации, при которой отсутствие прогресса может быть чревато расторжением трудового договора или убытками. Рекомендуется организовать обучение.
4. «Адаптированный». Лучший вариант, при котором персоналом в целом адекватно восприняты и главные, и второстепенные нормы компании. Как правило, именно представители этой разновидности занимают преобладающее положение в любой организации и являются конечной целью процесса адаптации.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Суть адаптации персонал

Адаптацию персонала можно рассматривать с двух позиций:

• с позиции нового сотрудника адаптация – это активное изучение деятельности организации, стремление влиться в нее наиболее быстро и безболезненно; 
• с позиции руководства компании и менеджера по персоналу адаптация – отдельный вид деятельности, который сопровожден недюжинными рисками (высокая текучесть кадров) и поэтому требует тщательной разработки.

При этом цели обеих сторон взаимосвязаны – найти друг в друге отличного работника/работодателя. 

Что касается работодателя, то он в ходе адаптации персонала достигнет следующих целей:

1. Распознает человека, непригодного для выполнения своих профессиональных обязанностей. По идее, эта цель относится к предыдущему этапу – подбор персонала. Однако сразу раскусить людей – задача непростая. Требуется внимательное следить за ними в первые дни работы – это может предсказать их поведение на года. Насколько он амбициозен для того, чтобы основать свой бизнес, который будет конкурировать с вашим. 
2. Поможет сотруднику принять особенности компании. По статистике, 9/10 сотрудников, уволившихся в течение года после начала работы, приняли решения об этом уже в первый рабочий день. Эти люди могли быть хорошими специалистами, но на предыдущем рабочем месте им не нужно было так активно общаться с коллективом, поэтому они несколько озадачены новыми условиями работы. Значит, задача руководства – корректировка поведения новичка путем повышения стимулов к работе и оказания психологической поддержки. 
3. Проверит общее положение дел в компании (или отделе). В ходе адаптации менеджер по персоналу зорко следит за всеми препятствиями, с которыми сталкиваются новички – и обнаруживает, что одной из проблем является организация производства или недостаток дружеской атмосферы в коллективе.

Как видно из целей, адаптация – многоаспектный процесс. Выделим самые главные аспекты.

1. Организационный. Эффективна ли структура рабочего дня, промежутки между перерывами?
2. Социальный. Насколько хороши отношения в коллективе и насколько это влияет на рабочий процесс?
3. Экономический. Насколько привлекательны размер и условия получения оклада и бонусов для новых сотрудников?
4. Профессиональный. Какими темпами идет усвоение новых знаний, умений и навыков, необходимых для работы?
5. Производственный. Пригоден ли сам трудовой процесс для привлечения надежных работников?

Вывод: адаптация персонала – сложный, многоаспектный процесс, который поможет руководству отсеять ненужных сотрудников, удержать нужных, а также провести проверку всего отдела в целом. 

Про адаптацию руководителей

Лучший вариант — принять руководителя и подбирать команду специально для него. Хорошо, если при этом есть возможность подключить к наставничеству начальника смежного подразделения или HR-специалиста.

Принимая на работу руководителя, важно провести качественный отбор. Например, мы можем дать задание на построение стратегии развития отдела и оценить менеджерский стиль кандидата

Речь не о теории: кандидат будет знать, какой отдел мы формируем, какие вводные данные уже есть, какие требования предъявляются. На основе этой информации он сможет составить план действий.

Нового руководителя нужно ввести в компанию, рассказать о правилах, стандартах, регламентах, корпоративной культуре и пр. Только после этого можно комплектовать команду. Если же нанимать и подчиненных, и начальника одновременно, ничего хорошего не получится. Люди в команде не будут воспринимать руководителя, который проходит процесс обучения и адаптации вместе с ними.

Профессиональная адаптация сотрудника

В рыночных отношениях производственные, экономические, социальные, управленческие, организационные и технические процессы являются довольно динамичными и это обусловлено самыми разнообразными факторами:

• изменение предпочтений потребителей}
• изменение организации труда рабочего коллектива}
• коррекция технологий производства}
• смена структуры используемых ресурсов и состава кадров.

Ввиду этого устоявшаяся система управления персоналом в организации может стать устаревшей и неэффективной по мере того, как видоизменяются внутренние и внешние факторы всей компании. Поэтому в динамичном развитии рыночной среды любое предприятие обязано проводить корректировку своей деятельности и подстраиваться под неизбежные изменения. Это поможет организации оставаться на высоком уровне конкурентоспособности. Если сказать иначе, то любая компания обязана постоянно адаптироваться к изменениям на рынке труда и его требованиям.

Руководить рабочим коллективом в настоящей рыночной экономике – это постоянно создавать каждому человеку в отдельности благоприятные условия для его деятельности и воздействовать на него так, чтобы его индивидуальные и корпоративные интересы максимально совпали. Само качество работы, которая выполняется сотрудником, не всегда зависит от его профессиональной подготовки. Эффективность деятельности будет зависеть от того, насколько личность самоорганизована, какая у нее степень приспособления к содержанию определенной работы. Чтобы каждый сотрудник мог находиться в благоприятных трудовых условиях, потребуется обеспечить его адаптацию к новым социальным и производственным факторам и это является довольно сложным процессом, требующим большой ответственности и правильного подхода со стороны всего руководящего состава компании.

Поэтому чем быстрее коллектив адаптируется к своей работе, тем больше продукции попадет на рынок товаров, быстрее поднимется прибыль компании и возрастет оплата труда работников.

Адаптация сотрудников в США

Американская, западная система ценностей отличается от японской. Американец привык в первую очередь думать о себе, и уже во вторую — о компании. Поэтому адаптация сотрудника в американских компаниях направлена на то, чтобы обеспечить комфортные условия каждому отдельному индивиду.

Важная роль в американских компаниях уделяется обучению новичков. Прежде чем влиться в рабочий процесс, новый сотрудник проходит краткий курс обучения. Проводит его HR, руководитель отдела или куратор.

Программа обучения может длиться от половины дня до нескольких дней. Его цель — познакомить с сотрудниками и рассказать о том, как в компании устроен рабочий процесс. Чтобы это не звучало как пустые слова, предлагаем рассмотреть систему адаптации сотрудника в топовых американских корпорациях.

Методы адаптации персонала в Apple

В компании есть специальная программа подготовки новичков. Обычно за неделю в Apple могут прийти сразу несколько десятков новых сотрудников, поэтому для экономии времени обучение проводится в первый день недели. Соответственно, первый рабочий день сотрудника всегда выпадает на понедельник (кроме праздников).

Новичкам дают приветственный пакет. В нем — набор стикеров, документы от HR, корпоративная футболка с годом начала работы и новый макбук. И тут начинается мини-квест.

Макбук выдается по двум причинам. Во-первых, сотрудник Apple должен работать на технике Apple и пользоваться софтом своей компании. Это логично. Во-вторых, макбук нужно подключить к серверам. Это не самая простая задача, и тут расчет на то, что сотрудник обратится за помощью к коллегам — и так у них завяжется диалог.

Также новоприбывшим предстоит серьезный разговор с главой службы безопасности, который расскажет им о важности корпоративной тайны. Apple — многомиллиардная корпорация, и утечка информации для нее может стать причиной огромных убытков

С этим очень строго.

Компания стремится к совершенному дизайну, минимализму, удобству пользования. Это стиль компании, и прослеживается он не только в продуктах Apple, но и в офисе компании: удобные стулья, продуманная планировка помещений, эргономика — все на высоте. Один из сотрудников сказал:

Для обучения персонала у компании даже есть собственный университет — Apple University. Посещение лекций не является обязательной частью обучения сотрудника. Можно работать и без них. Но компания приглашает лучших ректоров, среди которых дизайнеры, художники и преподаватели топовых университетов США — это очень мотивирует. В зарубежных офисах, например, в Китае тоже есть свои университеты, куда также приезжают преподаватели.

Адаптация новичков в Google

Многие наслышаны об офисах Google, и многие считают это идеальной работой. Бесплатная еда, возможности для самореализации, бильярдная, фитнес-клуб, танцевальные залы и даже бары. На территории Googleplex есть все, чтобы там можно было не только работать, но и жить. Вплоть до душевых и прачечных. Это позволяет сотрудникам работать в любое время суток и оставаться на работе сколько угодно долго. Так человек действительно чувствует Google своим вторым домом (а иногда и первым).

Адаптация сотрудника направлена не на то, чтобы привить ему корпоративную культуру. В Google создается непринужденная атмосфера — все условия для того, чтобы с первого дня новичок чувствовал себя в своей тарелке. Предполагается, что человеку достаточно провести несколько часов в гуглплексе, и он уже станет частью экосистемы.

Что касается обучения, то тренинги проводятся по системе g2g (googler to googler, от гуглера к гуглеру). Внутри компании уже много сотрудников с бесценным опытом, и компания подталкивает их к тому, чтобы делиться опытом друг с другом. Участие в тренингах — добровольное.