Протокол общего собрания (образец). как составляется протокол общего собрания?

Содержание протокола. Данные организации

Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
2. Состав присутствующих:

• председатель комиссии;
• ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
• остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Что такое протокол заседания комиссии

На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи. Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Отличия краткой от полной формы

Краткий и полный протоколы отличаются содержанием, поэтому по-разному отражают ход заседания или совещания. При этом отсутствуют различия в оформлении.

В кратком протоколе фиксируются исключительно существенные моменты мероприятия, представленные обсуждаемыми вопросами, сведениями об участниках, а также принятыми решениями. Данная форма используется при срочных совещаниях или когда заседание стенографируется или записывается на диктофон.

Полный протокол содержит все мнения, разговоры и реплики. Он позволяет зафиксировать позицию каждого участника события. В основной части содержится столько разделов, сколько вопросов было обсуждено на совещании.

Особые протоколы и собрания

Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов. На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.

При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.

Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы

Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам

Как созвать

Правление созывает сбор по мере необходимости, но не реже чем один раз в год. Внеочередное проводится по решению правления, требованию ревизионной комиссии (ревизора), а также по предложению органа местного самоуправления или не менее чем одной пятой общего числа участников.

Правление, получив требование или предложение о проведении внеочередного мероприятия, обязано в течение семи дней его рассмотреть и решить: проводить или отказать. Отказ ревизионная комиссия (ревизор), участники СНТ, орган местного самоуправления могут обжаловать в суде.

Если вопрос касается досрочного прекращения полномочий председателя правления или досрочного переизбрания членов правления, то собрание можно провести без согласования. Главное, чтобы был соблюден порядок уведомления о мероприятии.

Комментарии к документу «Образец протокола общего собрания работников»

Ответить 0

Ирина

08.11.2016 в 16:05:11 Образец составлен очень грамотно.

Ответить 0

5 Мария

14.03.2018 в 18:52:45 Спасибо. Удобно и четко

Ответить 0

5 Наталья

07.05.2018 в 06:16:06 Спасибо большое. Большая помощь в работе.

Ответить 0

елена

28.03.2019 в 16:33:06 спасибо за помощь. Очень полезный документ. Елена.

Ответить 0

Светлана

25.05.2019 в 06:44:57 Спасибо, то что нужно

Ответить 0

Бахытжан

27.05.2019 в 05:53:40 Не плохо, есть от чего от толкнуться и разработать свой адоптированный на основе образца.

Ответить 0

сергей

05.06.2019 в 16:51:26 Образец составлен очень грамотно.

Ответить 0

5 Александра

19.06.2019 в 09:43:10 Да спасибо, было полезно оценка 5+

Личное сообщение | Ответить 0

Светлана Статус: Клиент

19.06.2019 в 21:25:14 Подробный ответ можно направить по эл. почте

Ответить 0

Анна	10.01.2020 в 11:47:54 Помогите составить протокол

Ответить 0

Артур

05.02.2020 в 17:42:12 Спасибо, составлен по делу

Ответить 0

5 Лилия

12.05.2020 в 06:28:58 Искала и нашла только здесь полноценный документ

Ответить 0

Наталья

13.05.2020 в 22:06:51 Ищу бланк для проведения заочного общего собрания. Проблемы с собраниями из-за коронавируса

Ответить 0

5 Матвей

03.12.2020 в 21:42:17 Спасибо! Очень помог ваш образец

Ответить 0

Кулажан

26.03.2021 в 12:23:39 как заполнять протокол о взыскания сотрудника

Ответить 0

Кулажан

26.03.2021 в 12:25:01 как заполнять протокол о взыскания сотрудника

Ответить 0

Василий

07.04.2021 в 09:20:29 ЗДРАВСТВУЙТЕ! Пригодился в качестве образца. Все последовательно, по шагово. Грамотно!!! Василий Кадымаев.

Ответить 0

Василий

07.04.2021 в 09:23:15 Здравствуйте! Пригодился в качестве образца. По шагово, грамотно, логично!!! Спасибо. Всем успехов.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Цель составления протокола

Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний

Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

В каких случаях составляется протокол

Документ составляется, если планируется провести общее собрание трудового коллектива и зафиксировать его решения по каким-либо вопросам. Чаще всего представителями работников являются профсоюзы, но они формируются не всегда, это право работников, а не обязанность. Между тем, по ТК РФ, работодатель обязан взаимодействовать с трудящимися: например, при разрешении коллективных споров примирительной комиссией (в ней должны участвовать в обязательном порядке представители трудящихся) либо при разработке и изменении коллективного договора.

Планирование мероприятия рекомендуется начать с формулировки целей, и темы для собраний трудового коллектива можно предложить следующие:

• разрешение споров разного уровня;
• принятие локальных документов или изменений в них;
• выбор и утверждение кандидатур на звание представителей, выступающих от имени работников;
• донесение информации о нововведениях до трудящихся.

Как должно проходить общее собрание учредителей ООО?

Важно! Следует иметь ввиду, что:

• Каждый случай уникален и индивидуален.
• Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

• Воспользоваться онлайн чатом в нижнем углу экрана.
• Позвонить: Федеральный номер: +7 (800) 511-86-74

Общее собрание участников ООО проходит следующим образом. Свое намерение организовать субъекта предпринимательской деятельности высказывают заинтересованные лица на собрании. Свидетельством такого волеизъявления выступает протокол общего собрания учредителей. Этот документ является обязательным, если у компании несколько основателей

Необходимо учитывать, что он составляется лишь единожды и поэтому очень важно составить его с учетом всех требований федерального законодательства

Основные требования к процедуре заключаются в следующем:

• о собрании уведомляются заранее все владельцы. Иначе отсутствующий учредитель сможет оспорить протокол в суде;
• лица учредителей документально подтверждаются при регистрации;
• открывает сборы лицо, инициировавшее мероприятие;
• выбор председателя, секретаря;
• непосредственное проведение собрания;
• составление протокола;
• ознакомление с вышеуказанным документом всех учредителей.

Следует учитывать, что привычный протокол собрания участников ООО несколько отличается от протокола собрания учредителей ООО. Если последний составляется лишь единожды, то другой документ оформляется после:

• ежегодного собрания, в котором подводят итоги прошедшего года и определяются перспективы развития на следующий период;
• внеочередного собрания, целью которого является изменение руководства компании либо корректировка деятельности субъекта предпринимательства.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера

Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.

На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.

Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.

Правила проведения собрания

В соответствии со ст. 45 ЖК РФ, собрание может проводиться:

• по просьбе управляющей компании;
• по желанию одного из владельцев;
• ежегодно.

Если проведение встречи организуется управляющей компанией или владельцем, необходимо за десять дней до назначенной даты вручить всем участникам уведомления, где будет сказано, когда, где и во сколько будет проходить это мероприятие, а также перечислены все темы повестки дня. Заранее готовится и черновик протокола, который позже будет скорректирован и дополнен.

Если мероприятие организуется в заочной или очно-заочной форме, то к уведомлению прикладывается бланк для голосования, прописывается, к какому числу и куда его надо передать.

В мероприятии должны принимать участие:

• председательствующий;
• секретарь;
• приглашенные лица (представитель управляющей компании, администрации и другие).

Необходимо соблюсти кворум (должны присутствовать не менее 50% всех голосов владельцев).

ВАЖНО!
Расчет кворума — дело ответственное и непростое. Собственник обладает количеством голосов, пропорциональным доле занимаемой им площади в общей площади дома (ст

48 ЖК РФ).

Обязательные реквизиты

Закон устанавливает, какие именно сведения должны быть включены в образцы протоколов на 2020 год:

• решение о создании юрлица с приведением итогов голосования по данному вопросу;
• фирменное наименование создаваемого ООО (полное и сокращенное);
• местонахождение;
• размер уставного капитала (УК) (напомним, что он не может быть менее 10 000 рублей);
• способ формирования УК, порядок и сроки его оплаты;
• денежная оценка имущества (если оно вносится в целях создания УК);
• размер и номинальная (на момент учреждения) стоимость доли каждого из участников;
• решение об утверждении Устава (главного документа);
• избранные органы управления (в основном, указывается только Директор);
• состав контрольно-ревизионной комиссии (в случае если Уставом предусмотрено создание контрольного органа).

ВАЖНО!

Неправильное составление пакета документов для регистрирующего органа чревато отказом в регистрации с потерей госпошлины, поэтому все должно быть оформлено в соответствии с законом, это необходимо учесть.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

Протокол следственных действий

В процессе следствия осуществляется множество действий, направленных на полное и всестороннее расследование уголовных дел. Большинство из этих действий фиксируются с помощью соответствующего протокола, например:

• протокола обыска;
• протокола осмотра;
• протокола воспроизведения показаний на месте;
• протокола ознакомления с материалами дела;
• протокола о приобщении вещественных доказательств;
• протокола осмотра вещественных доказательств;
• протокола опознания и т.д.

Все эти виды протоколов составляются на унифицированных бланках и включают в себя:

1. дату, время и место проведения следственного действия;
2. ФИО следователя и наименование следственного органа;
3. данные о деле и об инкриминируемой подозреваемому или обвиняемому статье УК РФ;
4. перечисление участников действия;
5. описание процесса действия;
6. время и дату окончания действия;
7. подпись следователя.

Помимо этого, протокол служит также способом фиксации показаний лиц, участвующих в расследовании – подозреваемого, обвиняемого, потерпевшего, гражданского истца, свидетелей и законных представителей.

Протоколы допросов также оформляются на унифицированных бланках, в которые вносятся сведения о:

1. дате, времени и месте допроса;
2. допрашиваемом лице;
3. следователе, осуществляющем допрос;
4. предупреждении допрашиваемого об уголовной ответственности за дачу ложных показаний, если допрашиваемый – свидетель, потерпевший, гражданский истец или эксперт. Подозреваемые и обвиняемые не несут уголовную ответственность за ложные показания, а потому о ней не предупреждаются;
5. содержании допроса, заданных вопросах и полученных уточнениях.

Допрашиваемое лицо подписывает протокол и вносит отметку о том, что замечании по тексту у него нет. В случае если лицо предупреждалось об ответственности за ложные показания, оно должно будет расписаться в специально отведенной для этого графе.

Собрание участников

Далее все важнейшие вопросы по деятельности организации, например, о смене директора, увеличении или уменьшении уставного капитала, принимаются уже таким руководящим органом общества, как общее собрание участников (очередное или внеочередное) и оформляются соответствующим документом. Текущей деятельностью компании, ведением бизнеса руководит директор или генеральный директор (разница только в названии). Он может утверждать работников на их должностях, заключать договоры, выдавать доверенности. Эти действия собрание одобрять не должно.

На этом этапе жизни компании есть только участники с соответствующими правами, а не учредители ООО. Поэтому при принятии текущих решений будет использоваться образец протокола общего собрания участников ООО — 2020.

Как проводится совещание?

К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.

Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.

Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.

Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Протокол оперативного совещания

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

• Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
• Стабильный состав участников;
• Практически неизменные темы и вопросы;
• Короткая длительность.

Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.

Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

Протокол оперативного совещания образец

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания

Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол

В целом можно выделить 2 разновидности документа:

1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.