Когда должны выдать трудовую книжку работнику при увольнении

Порча трудовой книжки

Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями. В данный документ переносится информация, которую можно прочитать без проблем (не поврежденная внешними факторами). Надписи, которые невозможно прочесть, необходимо подтвердить указанными документами. Рабочая книжка (испорченная) при этом будет являться документом, указывающим на подтверждение законности сделанного дубликата. Ее сохраняют, предварительно сделав запись на титульнике о том, что была произведена выдача нового документа (с указанием номера и серии). Испорченную книжку необходимо заменить в обязательном порядке, так как впоследствии Пенсионный фонд или другие организации, где нужно предъявлять трудовую, не примут документ ненадлежащего вида.

Восстановление через многофункциональный центр

В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно предварительно записаться на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность — паспорт.

Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить бланк заполнения заявления о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.

Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.

Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.

Восстановление через Пенсионный фонд России

Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.

Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.

Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.

Восстановление через портал Госуслуг

Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.

Восстановление через суд

Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.

Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.

Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.

При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.

Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении.

Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе.

Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

1. Составить акт, обязательно в присутствии свидетелей. Это послужит доказательством невиновности руководителя в задержке выдачи трудовой книжки. Копию акта желательно вручить бывшему сотруднику под расписку.
2. Издать приказ на основании акта, в котором обязательно следует указать, что не было возможности ознакомить работника с приказом об увольнении.
3. Следует снять ксерокопии всех листов книжки перед тем, как отправить ее почтой. Это пригодится в случае утери при пересылке.
4. Оформить письмо с уведомлением (заказное). В письме необходимо указать адресные данные, телефон для контакта и время работы, в том числе обеденный перерыв, отдела кадров.
5. Составить опись содержимого почтового конверта. Опись заверяет сотрудник отделения почты. Она послужит доказательством того, что в письмо вложена именно книжка и все сопутствующие документы. В связи с этим работник не сможет обвинить вас в том, что в конверте было что-то иное. Еще стоит обязательно указать в описи, что вложено письмо с требованием сотруднику явиться в организацию для получения им трудовой книжки или письменного согласия для отправления ее почтой. Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.

Важно:

• рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
• не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
• передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
• не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения.

Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Что делать, если в ТК нет записи?

Что делать, если в трудовой книжке нет записи об увольнении? Отсутствие в трудовой книжке записи о расторжении трудового договора является нарушением со стороны работодателя, который обязан должным образом оформить ТК перед тем, как отдать ее работнику (п. 35 Правил).

Подобное нарушение возможно, например, если организация, в которой работал сотрудник, прекратила свое существование, процедура ликвидации не была выполнена в соответствии с требованиями законодательства, а ответственные лица, способные внести в ТК соответствующую запись об увольнении, отсутствуют.

Работодатели также освобождаются от внесения записи об увольнении в ТК в следующих случаях:

• работодатель является физическим лицом и не является индивидуальным предпринимателем — в этом случае наниматель вообще не ведет ТК;
• работа для сотрудника не является основной (работает по совместительству) — про эту ситуацию будет сказано ниже;
• сотрудник работал в организации менее 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ) — в таком случае в его ТК может отсутствовать и запись о приеме на работу.

Для получения отметки о расторжении трудового договора работник может:

• обратиться к бывшему работодателю с требованием внести соответствующую запись в ТК;
• обратиться с заявление в Государственную инспекцию труда, которая при наличии оснований вправе привлечь бывшего работодателя к административной ответственности, а также выдать ему обязательное для исполнения предписание о внесении в ТК записи об увольнении;
• обратиться в суд с исковыми требованиями об обязывании бывшего нанимателя внести соответствующую запись в ТК, либо с заявлением об установлении факта увольнения в порядке упрощенного судопроизводства;
• обратиться к новому работодателю при прекращении деятельности предыдущего нанимателя и наличии приказа о расторжении служебного контракта.

Мнение эксперта

Пристромов Дмитрий Александрович

Юрист со стажем более 10 лет. С 2013 г. — главный юрисконсульт ПАО «Сбербанк». Консультант проекта Narabote.me

Вопрос. Могут ли возникнуть сложности при дальнейшем трудоустройстве, если запись в трудовую внесена некорректно или отсутствует вообще? Ответ. Отсутствие записи в трудовой книжке или ее неправильная формулировка не является основанием для отказа в приеме на работу. Но нужно учесть следующие варианты.

Ситуация 1.

В том случае, если сотрудник проработал в организации свыше 5 дней, а его трудовая не велась, то при следующем оформлении ТК могут возникнуть проблемы.

У нового работодателя просто не будет полномочий для внесения необходимых записей или исправление ошибок предыдущего.

Лучшим решением будет обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести соответствующие изменения.

Ситуация 2.

А если у работника помимо записи об увольнении отсутствует также запись о приеме на работу (а это происходит, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней), то никаких сложностей с дальнейшим ведением трудовой у него не будет.

Документы, которые необходимо оформить при увольнении гражданина с ЭТК

Все документы, оформление которых предусмотрено трудовым законодательством, отдаются физическому лицу в последний день нахождения в организации.

Исходя из ст. 84.1 ТК РФ, отдел кадров обязан выдать не все бумаги, в определенных случаях потребуется заявление.

Таблица №1. Перечень документов при увольнении сотрудника.

№	Что организация обязана выдать	Что выдается по инициативе работника
1	Сведения о работе по форме СТД-Р	Справка 2-НДФЛ
2	Расчетный листок	Заверенные копии документов, касающихся работы (например, копии приказов об увольнении, о премировании, о взысканиях)
3	Справка за два года о зарплате по форме 182Н	Справка за три месяца о среднем заработке
4	Информация по сотруднику из формы СЗВ-М (данные за последний месяц работы)	Копия формы СПВ-2 (со сведениями о застрахованном стаже для назначения пенсии)
5	Информация по сотруднику из формы СЗВ-СТАЖ (дается за отчетный год до даты увольнения)
6	Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам
7	Информация по сотруднику из формы ДСВ-3 (с начала квартала до даты увольнения)
8	Медицинская книжка (при наличии)

Если работник трудился по ЭТК, то выдача справки по форме СТД-Р – это обязанность работодателя. При отсутствии такой возможности документ высылается через Почту России заказным письмом с уведомлением.

Внимание! Содержание и вид документа закреплены приказом Минтруда от 20 января 2020 года № 23н, шаблон введен в действие с весны 2020 года.

Справка СТД-Р заполняется отдельно по каждому работнику с ЭТК и:

• отражает информацию о работе только у данного нанимателя;
• содержит дату подачи заявления о полном переходе на ЭТК (если оно было подано у текущего работодателя);
• может быть на бумаге или электронной.

В день увольнения наниматель должен осуществить окончательный расчет, в том числе сделать доплату за неиспользованный отпуск.

В соответствии со ст. 11 ФЗ 27 от 1 апреля 1996 года, устанавливающего порядок персонального учета в системе обязательного пенсионного страхования, работодатель обязан предоставить информацию о размере заработка по официально утвержденному бланку (Приказ №182н Министерства по труду РФ от 30 апреля 2013 года), а также выписки из форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-М.

В день увольнения также выдаются дополнительные документы, содержащие данные о трудовой деятельности, если работник пожелал их получить. Вариант предоставления указывается в заявлении, может быть бумажная, с заверением надлежащим образом, или электронная с соответствующей подписью.

Ответственность работодателя за нарушение процедуры увольнения

Несвоевременность выдачи документов, касающихся профессиональной деятельности увольняющегося работника, влечет для организации материальные убытки.

За невыдачу формы СТД-Р закреплена административная ответственность. Кодексом об административных правонарушениях предусмотрено (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• предупреждение или штраф в сумме 1 – 5 тыс. рублей для частных предпринимателей и руководителей;
• предупреждение или штраф в сумме 30 – 50 тыс. рублей для компаний.

К тому же, если наниматель не выдал форму в день увольнения по своей вине, то становится обязанным компенсировать сотруднику заработок, который он недополучил за период простоя в работе (ст. 234 ТК РФ).

Важно! При отсутствии уволившегося лица и невозможности выдать ему приготовленные документы, работодатель имеет право составить уведомление в произвольном виде.

В тексте необходимо упомянуть, чтобы работник явился за справкой лично или дал согласие на отправку по почте. Уведомление направляется заказным письмом через почту с извещением о вручении. В этом случае согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ фирма освобождается от наказания.

При дальнейших неправомерных действиях со стороны нанимателя суммы возрастают и уже составляют:

• 10 – 20 тыс. рублей для руководителей и частных предпринимателей ;

• 50 – 70 тыс. рублей для фирм;

• руководитель может лишиться права исполнять должностные обязанности на срок 1-3 года.

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область

Распечатать

Выдаем документы при увольнении

На основании ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:	На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)
На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

• трудовая книжка;

• справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

• справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ ( НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

• справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

• копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

• справка о заработной плате;

• справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:	Надпись «Верно»
Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию
Дату заверения

Нужно ли согласие уволенного сотрудника на пересылку?

Этот документ относится к видам документации, предусматривающим особые нормы хранения и передачи. Поэтому здесь требуется соблюдать установленный порядок, согласно которому пересылка допускается только с согласия владельца трудовой.

Такое согласие должно быть получено только в письменной форме, с официальной формулировкой, из которой понятно, что владелец документа просит её выслать по указанному им адресу.

Просьба может выражаться:

• отдельно вписанной формулировкой в заявлении об увольнении – после текста, который изъявляет просьбу об увольнении, с указанием основания и сроков.
• Отдельным заявлением, которое прилагается к заявлению об увольнении или подаётся отдельно после того как оформлена процедура увольнения.
• Передано телеграммой, с удостоверением подписи отправителя оператором телеграфа.

Формулировка может быть следующей: «Прошу выслать трудовую книжку почтовым отправлением по указанному адресу (указывается адрес)». Далее ставится подпись заявителя, с расшифровкой фамилии и указанием даты.

ВАЖНО: Если уволившийся работник планирует получить документ не Почтой России, а иным видом почтового отправления, об этом даётся специальное указание. Здесь же указывается на оплату отправления из личных средств из суммы расчёта или при получении – курьеру

Особенности требования, общие моменты

Требование о расчете при увольнении можно писать в произвольном виде – на сегодня законодательно установленной унифицированной его формы не имеется.

Документ допускается составлять на простом чистом листе бумаги любого подходящего формата (обычно применяется А4). Писать его можно вручную или набирать на компьютере, но с последующей обязательной распечаткой – это необходимо для того, чтобы на требовании можно было поставить личную подпись.

Бланк лучше сделать в двух идентичных экземплярах. Один следует вручить представителю работодателя, второй оставить у себя (предварительно заручившись на нем подписью представителя компании о получении копии). Также по возможности следует удостовериться в том, что сведения о заявленном требовании были внесены в соответствующий журнал учета.

К составлению документа следует относится крайне внимательно, учитывая все его нюансы и тонкости, не забывая о том, что данный бланк в дальнейшем может пригодится как в инспекции по труду, так и в суде или в прокуратуре.

Восстанавливающие трудовую книжку инстанции помимо работодателя

Оптимальный вариант восстановления – действия через последнего нанимателя не всегда представляются возможными. Если предприятие ликвидировано и исключено из государственного реестра, где восстановить трудовую книжку? Путь через архивы и поиски правопреемника отнимает много времени.

Пенсионный фонд

ПФР может лишь подтвердить уплату работодателями пенсионных взносов на конкретного гражданина, начиная с 2002 года, когда началась персонификация платежей в конкретике с разбивкой по каждому работнику. Страховой стаж подтверждается с этой даты, а также собирается информация по накопленным пенсионным баллам.

Заполнение дубликата через Пенсионный фонд невозможно, поскольку ПФР не располагает данными, касающимися:

• занимаемой должности гражданина;
• переводов и перемещений внутри предприятия;
• причины расторжения индивидуального соглашения;
• информации об отличиях и поощрениях.

Однако имеющаяся в скрижалях информация делает в отдельных ситуациях нецелесообразным восстановление трудовой книжки после утери. Если начало трудовой деятельности работником приходится на период с 2002 года и подтверждение стажа для последующего трудоустройства не представляется важным для работника в части занимаемых должностей и роста по карьерной лестнице, то последующий работодатель оформит бланк по правилам для новых документов. При назначении пенсии, стаж, неучтённый документально, не пропадёт, поскольку информации о перечислениях, сделанных на заработную плату, в ПФР имеется.

Многофункциональный центр

Восстановить утерянный формуляр возможно через МФЦ. Для обращения необходимо предварительно записаться на приём. По копии трудовой при наличии многофункциональный центр восстановит утерянную книжку. Однако в случае ликвидации работодателей придётся посещать архив по направлению специалистов.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в произвольной форме с указанием:

• наименования архивного учреждения в дательном падеже и ФИО заявителя в родительном;
• запрашиваемого периода деятельности;
• сути и цели получения информации;
• контактных данных обратившегося лица.

Утверждённый образец архивной справки, разработанной для восстановления трудовой книжки, отсутствует. По предоставленным справкам и ответам работодателей МФЦ производит оформление. Преимущество данного метода заключается в минимизации посещения учреждений гражданином лично.

Обращение в суд для восстановления трудовой

Возможно восстановление трудовой книжки через суд. Для этого в судебную инстанцию подаётся соответствующий иск с указанием информации относительно трудового стажа и перечисления бывших работодателей. Судебная инстанция проводит самостоятельное разбирательство и связывается с заинтересованными лицами, могущими дать свидетельские показания.

Несмотря на надёжность, метод имеет недостатки в виде:

• оплаты судебных издержек в размере, установленной судом;
• длительности срока рассмотрения дела;
• негативного впечатления у заинтересованных лиц при получении судебной повестки.

Портал Госуслуг

Портал Государственных услуг может выступить в роли консультанта в качестве разработки схемы восстановления – оптимальной для гражданина. Если последний наниматель не ликвидирован, то выгоднее обратиться к нему, поскольку помимо ограниченного срока – 15 календарных дней, на него возложено обязательство Инструкцией в оказании содействия.

При утере трудовой книжки выдаётся дубликат. Процедура выдачи называется восстановлением утраченного документа, хотя фактически подтверждённая документально информация вносится в формуляр, приобретённый гражданином. Необходимость выписки зависит от того, нужна ли работнику конкретная информация с расшифровкой по работодателям и занимаемым должностям

Если цель, преследуемая человеком – подтверждение страхового стажа для назначения пенсии, то с 2002 года данная информация предоставляется работодателем, до вышеуказанного периода только бумажными носителями, что позволяет сделать выводы о важности или несущественности восстановления

2021 zakon-dostupno.ru

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.