Электронный документооборот в организации: пошаговый алгоритм внедрения эдо

Как исправлять ошибки в е-документах

Общий порядок внесения исправлений действует на настоящий момент и на бумажный, и на ЭДО и регулируется:

• 402-ФЗ от 06.12.2011;
• положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) изменения вносят только по согласованию сторон хозяйственной операции и подтверждают их подписями с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9). Для исправления электронной первички вариантов на практике больше:

• формирование нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного;
• использование акта об установленном расхождении в произвольной форме;
• составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.

Признаки необходимой для работы СЭД

Итак, система электронного документооборота – это структура, позволяющая минимизировать сложности в работе и увеличить общую производительность. Среди большого количества существующих систем сложно выбрать наиболее подходящую, ведь она должна не только управлять всеми актуальными документами, но и качественно хранить устаревшие.

У каждой из ныне существующих систем имеется собственная задача. Те из них, что занимаются автоматизацией, не позволяют осуществлять качественную маршрутизацию большого количества потоков, отправляемых с помощью оборудования

Поэтому очень важно подобрать наиболее подходящую систему, которая бы целиком и полностью смогла обеспечить высокую работоспособность организации

Многие сотрудники, занимающиеся оборотом документации на территории отдельно взятого предприятия, не слишком-то хорошо разбираются в данных системах, поэтому часто совершают ошибки. Самая главная из них – покупка системы ERP в качестве панацеи, способной разрешить максимальное количество проблем. ERP обладает целым рядом несовершенств, поэтому лучше всего обзавестись такой системой, которая бы сочетала преимущества ERP и системы ДОУ.

Для выбора наиболее подходящей СЭД, можно придерживаться достаточно простых и в то же время актуальных правил:

1. Определить, что именно должна делать эта система, каков ее полный функционал.
2. Рассмотреть все системы, имеющиеся на данный момент на рынке, и выбрать наиболее оптимальную.
3. Желательно проконсультироваться со специалистом, который наверняка лучше знает, какие именно СЭД стоит брать в работу.
4. Выбрать систему, легко поддающуюся настройке, после чего проверить ее на работоспособность.
5. Связаться с производителем СЭД, которая пришлась вам по нраву, и попросить у него демонстрационный вариант программы. Компания пойдет навстречу, ведь вы – ее потенциальный клиент.

Не гонитесь за системой по принципу «чем дороже, тем лучше», некоторые системы электронного документооборота в экономике могут обладать высоким качеством и стоить намного дешевле.

Особенности внедрения

Многие считают, что перевести весь документооборот в электронный формат можно в считанные дни, но это далеко не так. Внедрение может быть произведено в кратчайшие сроки только в том случае, если им занимается целая команда профессионалов. Разумеется, также необходимо понимать, что специалисты за такую скорость потребуют больших денег.

Если вы хотите как можно быстрее начать работать в электронном формате, следует помнить о следующих факторах:

• сроки внедрения могут зависеть от видов систем;
• масштабы системы, которую необходимо внедрить, тоже могут повлиять на сроки проведения перевода на электронный документооборот;
• отдельное время необходимо выделить на обучение пользователей, для которых она и внедряется;
• если вы хотите, чтобы система работала как можно быстрее и была простой, нужно дополнительно адаптировать ее;
• адаптация программы занимает большое количество времени, и если вы на нее решились, будьте готовы к ожиданию.

Организовывать электронный документооборот следует, используя схему из шести основных этапов, к котором можно прибавлять дополнительные:

1. Необходимо провести полное исследование имеющейся структуры в предприятии и выяснить, в чем именно она нуждается больше всего.
2. Нужно сформировать все справочные материалы, которые могут быть использованы при внедрении новой системы.
3. Существующую систему понадобится адаптировать к новым потребностям предприятия.
4. Нужно внедрить новое программное оборудование и протестировать его работу.
5. Необходимо выявить все недостатки СЭД, затем устранить их и провести тестирование.
6. Только после этого можно обучать пользователей работать с программным оборудованием.

Все эти этапы могут быть проведены очень быстро. Систем электронного документооборота, обзор которых занимает длительное время, очень много, и все они позволяют проводить параллельное ведение операций. Основной этап здесь – обучение сотрудников компании, ведь от качества работы будет зависеть общая производительность всего предприятия.

Перейти на электронный документооборот можно примерно за полгода при условии того, что все сотрудники предприятия приложат к процессу перехода достаточные усилия. Если же речь идет о внедрении новых систем, это может занять до двух лет. Стоимость таких вариантов может напрямую зависеть от их функционала и других факторов.

Не внедряйте систему изолированно от других систем организации

С умом
проведенная интеграция всегда полезна и способствует повышению
производительности. Большинство современных систем строятся на
сервисно-ориентированной архитектуре, дающей возможность интегрировать их со
другими приложениями в ИТ-инфраструктуре организации. СЭД не исключение.

В состав систем
электронного документооборота в большинстве случаев по умолчанию входит
интеграция с электронной почтой и офисными приложениями, в качестве отдельной
услуги — интеграция с учетными системами, в качестве уникального решения —
интеграция с системами бизнес-продуктивности, такими как ERP, и прочими
системами автоматизации бизнеса.

Системы
автоматизации бизнеса поддерживают экспорт данных в форматы Word/Excel/PDF,
которые затем могут загружаться в СЭД для ознакомления или архивации. Благодаря
этому современная система документооборота вполне может исполнять роль единого
репозитория документов организации.

Резюме: Не стоит
изолировать систему от общей ИТ-инфраструктуры организации — интегрированное
решение будет удобнее для использования сотрудниками вне отдела ДОУ.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Цели внедрения системы электронного документооборота

Ускоренный документооборот

Бумажные документы отправляют курьером или почтой. Если контрагенты географически удалены друг от друга, пересылка занимает несколько дней. В бумагах может быть ошибка: тогда нужно корректировать их и отправлять заново. С ЭДО отправка документов занимает секунды, внести корректировки и подписать с партнером исправленные документы можно за несколько минут. Это экономит время сотрудников и деньги бизнеса. 

Упорядоченное делопроизводство 

Крупным компаниям с сотнями контрагентов бывает сложно организовать документооборот. Бумаги нужно где-то хранить, срок хранения счетов-фактур и первичных документов не меньше пяти лет. Еще налоговая может потребовать представить пакет документов относительно любой сделки: на поиск и сканирование нужных документов требуется время. С ЭДО документы всегда под рукой. Пользователь может найти их и выгрузить в любое время и из любой точки мира. А в ответ на требование госорганов можно представить xml-файл документа или его визуальный образ. 

Что дают электронные документы и зачем подключаться к ЭДО

Электронный документ — информация, подписанная электронной подписью. Часто используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она подтверждает авторство конкретного человека и гарантирует, что после подписания никто не менял содержимое файла. По значимости КЭП приравнивается к собственноручной подписи. 

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами через интернет. Договор, акт, ТОРГ-12 можно подписать в электронном виде и мгновенно отправить контрагентам. Перейти на электронный документооборот может любая компания: достаточно четырех простых шагов. О них мы расскажем дальше. 

Компании переходят на ЭДО, когда хотят:

Мгновенно пересылать документы. Электронный документооборот быстрее бумажного. Отправлять документы почтой или курьером долго, особенно если контрагенты географически удалены друг от друга. Чтобы не тратить время на пересылку, компании используют ЭДО и обмениваются документами за пару кликов.

Сократить финансовые затраты. Электронный документооборот помогает предпринимателям экономить деньги. Если отправлять документы обычной почтой, придется заплатить 60–70 рублей за пакет. С ЭДО пересылка обойдется в 7–10 раз дешевле. 

Оптимизировать бизнес-процессы. Благодаря электронному документообороту составлять, подписывать, отправлять и получать документы становится проще, а процесс занимает секунды. Работники могут взять на себя новые, более серьезные задачи.

Повысить лояльность контрагентов. Бумажные документы теряются во время доставки: тогда их нужно отправлять заново. Если закрадется ошибка, придется вносить корректировки. В обоих случаях расчеты затягиваются. С ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, а их лояльность к партнеру повысится. 

Перевести архив в электронный вид. Срок хранения зависит от типа документа, но обычно он не меньше пяти лет. В бумажном виде документы занимают много места, поэтому площадки для их хранения часто организуют вне офиса или даже за городом. Это затрудняет доступ к информации. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах оператора или самой компании. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира. 

Секретарь-референт

Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству: Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22. 10

04 г.

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

• основные положения, используемая терминология;
• хранение и учет документации;
• процедура комплектования;
• как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
• какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы

Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия

Делопроизводство может быть:

• общим – касающимся основной деятельности компании,
• кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно

Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел

Обязана ли компания переходить на ЭДО

Это выгоднее, чем бумажный документооборот

Если коротко, то нет, не обязана.

Нет регламентов или законов, которые обязывают вас переходить на ЭДО. Чаще всего компании инициируют переход по приглашению контрагентов либо если хотят сэкономить.

Переход на ЭДО может казаться сложным и дорогим. Но после того как компания все настроит, будет очевидна польза:

1. Не нужно больше копить бумаги, переживать за их сохранность.
2. Электронный документооборот дешевле и быстрее.

Переход можно сравнить с уборкой большого дома. Вы в нем давно живете, знаете, что и где лежит, но с годами скопились ненужные вещи, которые обросли слоем пыли. Что вы сделаете в этом случае? Можете сделать самостоятельную уборку, но высока вероятность, что вы просто сотрете пыль и переложите вещи с места на место. Или можете вызвать клининговую службу, которая с вашей помощью оптимизирует пространство специально под вас, после чего в вашем доме появится больше воздуха и света.

Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое. Курьеры приезжают с планшетами, а чеки высылаются на электронную почту. В итоге мы все перейдем на ЭДО, потому что это в первую очередь удобно.

«Иногда к нам обращаются потенциальные клиенты, которые просят рассказать о переходе, оценить стоимость и подобрать оптимальное техническое решение. Выслушав все, говорят, что нужно подумать. В большинстве случаев через некоторое время они возвращаются с фразой: «Все равно придется это сделать, какой смысл затягивать». Сейчас многие бизнес-процессы вынужденно автоматизируют, потому что иначе бизнес начинает терять время и деньги, вместо того чтобы их зарабатывать».

Управление проектом

Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг. Управление проектом – отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами.

Самые известные/широко используемые стандарты управления проектами:

• PMBOK (американский стандарт: www.pmi.ru);
• Prince2 (английский стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (европейский стандарт: www.ipma.org);
• P2M (японский стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Основные действующие лица:

• Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом.
• Спонсор проекта – лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта и осуществляющее административную и организационную поддержку проекта.
• Заказчик (потребитель) проекта – лицо, которое будет использовать результаты проекта.
• Заинтересованные стороны в проекте – лица, активно вовлеченные в проект и/или интересы которых могут быть затронуты выполнением проекта (которые влияют и на которых влияют результаты проекта).

Пример жизненного цикла проекта:

Устав проекта – это первый официальный документ проекта. Формально подтверждает существование проекта. Наделяет РП полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта.

Устав проекта подлежит детализации в фазе планирования проекта.

Устав проекта может включать в себя:

• Описание бизнес потребностей для инициации проекта;
• Цель или основание проекта;
• Описание потребностей и ожиданий, а также степень влияния заинтересованных сторон;
• Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones);
• Описание функциональных организаций;
• Описание организационных допущений и ограничений;
• Суммарный бюджет проекта.

Описание содержания проекта – это информация о целях и задачах проекта полученная от Заказчика на стадии инициации (информационного обследования). Она может содержать общие показатели, и подлежит дальнейшему уточнению и разработке руководителем проекта на стадии планирования и разработки. Это формулировка проекта (что необходимо сделать).

Процесс разработки описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Основные составляющие документа:

• Цели проекта;
• Описание продукта проекта
• Результаты проекта
• Допущения и ограничения в проекте, границы проекта;
• План контрольных точек проекта.

План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.)

План управления проектом может состоять из одного или нескольких дополнительных планов, таких как:

• План управления содержанием проекта;
• Календарный план;
• План управления стоимостью;
• План управления качеством;
• План управления персоналом;
• План управления взаимодействием;
• План управления рисками;
• План управления снабжением;
• План усовершенствования процессов

Невозможно создать детальный план для всего проекта сразу.

Базовый план – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Используется для контроля отклонения хода проекта.

Рабочий план – это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации. Рабочий план, как правило, всегда отличается от базового. Рабочий план изменяется РП.

Исполнение проекта – основной процесс осуществления проекта (задействована значительная часть ресурсов).

В основные обязанности РП входят:

• Интеграция и координация действий по выполнению плана проекта;
• Постоянное сравнение и анализ отклонений текущего исполнения проекта по сравнению с базовым планом проекта;
• При необходимости – инициация запросов на изменение;
• Прогнозы стоимости и сроков проекта.

Итак, мы рассмотрели процесс внедрения СЭД, в том числе процесс управления проектом внедрения СЭД. Изложенные положения являются рекомендательными, т.к. внедрение любой инновации требует творческих, не поддающихся четким правилам подходов.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание. Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

• готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
• цели внедрения СЭД;
• возможность дальнейшего развития;
• ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.

Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.

Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.

Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей

Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего

Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

• управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

По количеству реализуемых функций СЭД делятся на: системы делопроизводства; электронные архивы; workflow-системы; комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится
схема
бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами
(регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте.
Документ заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в электронном виде:

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде. Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

Кадровый вопрос

Положительным моментом станет постоянная работа с кадрами. Чтобы избежать так называемого отторжения нововведений, которые вы планируете организовать на предприятии, необходимо постоянно обучать и переобучать персонал. Так вы создадите благотворные условия для введения СЭД.

Основная проблема ныне существующих кадровых служб кроется в том, что многие сотрудники боятся чего-то нового, непознанного. Консервативные убеждения могут не только затормозить процесс адаптации к новым условиям и технологиям, но и вовсе его уничтожить.

Представьте, что вам необходимо изменить систему движения документов с обычной на электронную. Такой переход будет по душе не всем, так как люди годами нарабатывали определенные профессиональные навыки, а теперь им необходимо все менять. Чтобы решить данную проблему, руководитель загодя должен провести работу с персоналом. Это означает, что нужно не только поставить всех перед фактом и на этом закончить, а разработать целый план действий, в котором в хронологической последовательности будут расписаны все этапы формирования и внедрения электронного документооборота. Несколько вариантов решения кадровых проблем:

• В один момент преобразовать что-либо, связанное с работой крупного или малого предприятия, не получится. СЭД также нельзя внедрить за один день. Необходимо подготовить почву для новшества и заодно разузнать, кто из сотрудников наиболее склонен к работе в новом формате. Именно такие люди смогут помочь отстающим. Как известно, людям изучать что-то новое намного проще совместно, а не в одиночку.
• Переход сделать более плавным сможет переключение на работу с электронной почтой. Такое решение станет прекрасным стартом для тех, кто не особо хочет переходить на работу с информационными технологиями. Электронная почта имеет высокую степень юзабилити, поэтому даже самые ярые сторонники бумаги привыкнут к ней. Сразу после этого можно потихоньку внедрять всевозможные интернет-системы. После электронки сотрудникам будет намного проще искать и распознавать информацию, находящуюся на внутренних серверах компании. В скором времени вы заметите, что люди уже спокойно читают документы с мониторов и не бояться их распечатывать. Было бы очень хорошо, если бы такая почта была частью будущей системы электронного документооборота. К сожалению, так бывает не всегда, поэтому зачастую сотрудникам, привыкшим к одной ЭДО, в скором времени приходиться адаптироваться к иной.