Организация защиты персональный данных в организации по фз № 152-фз “о персональных данных”

Если я нарушаю закон

Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.

С 23 февраля 2021 года вступило в силу Постановление Правительства от 13.02.2019 № 146, которым утверждены Правила организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных. Согласно документу, плановые проверки будут проводиться раз в 2-3 года, а перечень компаний, подлежащих контролю можно будет заранее увидеть на сайте Роскомнадзора. Как и в случае с другими видами контроля, о запланированном визите инспекторы должны будут предупредить. Если плановая проверка, то известить о ней должны за 3 рабочих дня, а если внеплановая — за 24 часа.

За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП, штрафы составляют:

• для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
• для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
• для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.

Наиболее распространенными нарушениями, по данным инспекторов, являются обработка персоданных без согласия их владельца либо с нарушениями, невыполнение требования об уничтожении личной информации, нарушение условий хранения таких сведений.

Суть правового документа № 152

Порядок обработки и защиты персональных данных (ПДН) регулируется актуальным на 2021 год ФЗ № 152. Подобная процедура предусмотрена в отношении материалов передаваемых в формате online и offline.

Основные положения

В качестве основного органа, на которого возложены полномочия проверки, является Роскомнадзор

Учреждение не принимает в учет состояние технического оборудования и средств, а обращает внимание на основания для ПДН:

• цель сбора;
• объем;
• период хранения;
• наличие на сайте политики конфиденциальности;
• сбор согласия на передачу и обработку третьей стороной.

ФЗ № 152 о согласии на обработку персональных данных был разработан в 2006 г., однако наиболее существенные корректировки были внесены спустя 12 мес. Так, меры ужесточения были внесены в отношении ответственности, а также изменениям подверглись требования и правила хранения информации. В 2021 г. эта редакция федерального акта остается в силе.

В настоящей статье № 3 части № 1 установлено, что под ПДН подразумевается любой тип информации, которая косвенно или прямо относятся к конкретному гражданину. В подобных ситуациях человек представляется, как субъект персональных материалов.

Последние изменения

Корректировки в отношении ответственности операторов, занимающихся анализом, сбором и хранением личных материалов, были внесены в 2018 г. В соответствии с частью № 5 статьи № 6 оператор обязан:

1. Нести ответственность за переработку сведений и осуществление надлежащего уровня защиты согласно действующему законодательству России.
2. Порядок проведения контроля за действиями человека или юридического лица, устанавливается самостоятельно.

В связи с этим, если оператор привлекает к работе по ПДН третью сторону, то за их нарушения несет ответственность.

Важно! К примеру, если владелец сайта передал права на продвижение портала подрядчику, а тот в свою очередь сделал рассылку СПАМа, то правовые последствия коснуться только заказчика подобных услуг

Исключения из правил по обработке личных данных

ст. № 22 п. № 2 настоящего Федерального закона

• переработка ИСПДН для личных нужд, в том числе семьи;
• необходимость продиктована соблюдением ТК России;
• информация передана по итогам подписания контракта и применяется для его реализации, но при этом не подлежит передаче другой стороне;
• материалы относятся к членам или представителям социальных и религиозных организаций, действующих в рамках закона, но при условии, что информация не будет передаваться сторонним лицам;
• субъект в самостоятельном порядке сделал личные сведения доступными;
• при условии, что информация содержит только Ф. И. И. субъекта;
• в качестве разового пропуска на территорию объекта работы оператора ИСПДН;
• если информация внесена в госсистему для сохранения конфиденциальности и проведения мер безопасности;
• когда сверка сведений происходит вручную в рамках нормативных актов;
• переработка, предусмотренная транспортной безопасностью, в том числе для предупреждения угрозы работы общественных ТС.

Права и обязанности

Законодательно перечень прав ответственных лиц не закреплен. Обычно таким лицам разрешается проводить внутренние аудиты на соответствие деятельности по обработке сведений, ведущейся в фирме, требованиям закона. Они также вправе вносить предложения руководству об улучшении работы с личными данными сотрудников и клиентов компании.

Обязанности закреплены в части 4 статьи 22.1 ФЗ № 152. Тот, кто отвечает за работу с личной информацией и осуществляет ее обработку, должен:

1. Проводить инструктажи сотрудникам компании по вопросам соблюдения законодательства и объяснять содержание локальных актов в части обработки и хранения личной информации.
2. Контролировать соблюдение технических и административных мер, принимаемых компанией с целью защиты персональных данных – осуществлять проверку порядка заполнения носителей личных сведений, журналов доступа к ним.
3. Регистрировать обращения, получаемые компанией от клиентов и контрольно-надзорных органов, и отвечать на них.

Чтобы избежать «утечки» информации, руководитель фирмы также может уполномочить ответственного:

• на разработку локальных документов в сфере личной информации;
• на осуществление учета носителей персональных сведений и оформление допуска сотрудников к ним.

Перечень документов

Акты:

• Акт уничтожения переносных носителей ПД.
• Акт классификации носителей ПД.
• Акт о итога проведения верификации исправности систем и средств защиты ПД.

Инструкции:

• Инструкция к действиям оператора базы ПД.
• Инструкция по обеспечению информационной безопасности.
• Инструкция пользователя при манипуляциях с ПД.

Письма и запросы:

• Запрос на изменение, удаление, модификацию содержимого ячейки базы ПД.
• Извещение о прекращении действия оператора баз ПД.
• Ответ на запрос получения или обработки информации.

Приказы:

• Генеральный приказ о работе базы ПД.
• Приказ о назначении администрации и персонала базы ПД.
• Приказ об охране информации в ячейках базы данных.
• Приказ о проверке классификации ячеек БД.

Внимание! Обязательным является направление уведомлений. Уведомления — это сообщения о факте обработки личной информации или таких намерениях

Уведомления — это сообщения о факте обработки личной информации или таких намерениях.

Прочие:

• Журналы учёта и архив запросов.
• Положение об обработке личных материалов.
• Устав организации, регулирующий принципы и алгоритмы работы с личными сведениями.
• Соглашение пользователя.
• Документ о политике конфиденциальности.
• Перечень средств и методов защиты, применяемых, согласно алгоритму.

О полном перечне документов, который понадобится для организации защиты ПД, мы рассказывали тут, а из этой статьи вы узнаете, какие документы потребуются для защиты персональных данных сотрудников организаций.

Далее подробно расскажем, как реализовать защиту личных сведений.

О согласиях на обработку персональных данных

Несколько целей в одном согласии

Разработан законопроект, который предусматривает совмещение нескольких целей в одной форме согласия. Как только он будет принят, РКН скорректирует свою позицию.

Пока же Роскомнадзор считает, что можно указать несколько целей в одном согласии только в некоторых случаях. Например, если происходит обработка биометрических данных, специальных категорий персональных данных, в случаях, если осуществляется трансграничная передача в страны, не обеспечивающие адекватную защиту данных.

Во всех других случаях оформления согласия в письменной форме должна быть указана одна цель.

Получение согласия на обработку персональных данных при заключении договора

Если обработка персданных осуществляется в соответствии с условиями договора и только для его исполнения, то согласие не требуется.

Но если в договор включаются положения, не связанные с его предметом, то на такие действия необходимо получать отдельное согласие на обработку персональных данных.

Например, в договор оказания услуг связи включаются положения о проведении исследований или на рассылку рекламы.

 Согласия на обработку персональных данных соискателя и близких родственников

Трудовым кодексом урегулированы отношения только между работодателем и работником и не охвачены вопросы поиска работы. Поэтому единственным правовым основанием для обработки персональных данных соискателей является его согласие.

Часто соискателю предлагается заполнить анкеты, в которых предусмотрены сведения о близких родственниках, но очень сложно получить согласия от самих родственников. В таких случаях рекомендуется все же убедить соискателя в необходимости получения согласия от родственников. 

Например, сообщить о необходимости проверки конфликта интересов.

Обработка персональных данных родственников сотрудника имеет ряд особенностей

Обработка персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированными формам, например, карточками Т-2, согласия не требует. Но на обработку ПД, которые не содержаться в типовых формах, но необходимы работодателю, требуется получать согласие.

Электронные копии согласий на обработку персональных данных

Сканы письменных форм согласий на обработку делать не запрещено. Но если есть электронные копии, то можно ли уничтожить оригинал на бумажном носителе?

Роскомнадзор рекомендует принимать во внимание положения процессуальных кодексов, где предусмотрено, что в случае рассмотрения судебного спора необходимо  предоставить суду подлинники письменных доказательств. Поэтому при принятии решения о замене оригинальных экземпляров на электронные копии, необходимо учитывать эти риски

Срок согласия на обработку персональных данных

По мнению Роскомнадзора срок согласия должен быть ограничен конкретным сроком или достижением цели обработки персональных данных, например, исполнением договора.

Если конкретный срок определить затруднительно, то рекомендуется обработку ПД ограничивать достижением цели обработки.

 Форма согласия на получение рассылки от иностранного сайта

Достаточно ли получения согласия в электронной форме в виде проставления галочки в  чек-боксе, если сайт или его администратор находятся за пределами РФ?

Роскомнадзор считает, что если сайт направлен на граждан России, то презюмируется, что он соблюдает требования национального законодательства России — в  частности, соблюдает правило локализации. Следовательно, такая форма выдачи согласия допустима.

Подробные требования к содержанию согласия

Согласие должно включать в себя следующую информацию:

1) Фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта персональных данных.

2) Контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес субъекта персональных данных)

3) Сведения об операторе персональных данных

Если оператором является юридическое лицо, то указывается: наименование, ИНН, ОГРН, а также адрес, указанный в ЕГРЮЛ

Если оператором является физическое лицо, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства или место пребывания.

Если оператором является индивидуальный предприниматель, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН, ОГРНИП. Адрес указывать не надо, как это следует из приказа, что странно. Я рекомендую указывать и адрес ИП.

4) Сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых будет осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными субъекта персональных данных

5) Цель (цели) обработки персональных данных

Формулировки цели или целей обработки персональных данных должны соответствовать положениям законодательства Российской Федерации, устанавливающим функции, полномочия и обязанности оператора, и (или) документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

6) Категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных

Заполнение соответствующего поля осуществляется применительно к конкретному субъекту персональных данных по следующему образцу:

• общие персональные данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных);
• специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);
• биометрические персональные данные (ДНК, радужная оболочка глаз, дактилоскопическая информация, цветное цифровое фотографическое изображение лица, голос, фотоизображение рисунка вен ладони, полученного в диапазоне, близком к инфракрасному, и иные сведения).

Указание специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных допускается в случае предварительного получения оператором, осуществляющим обработку персональных данных, согласия на обработку персональных данных в соответствии с требованиями статей 9, 10, 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

7) Категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов

Указанное поле заполняется по желанию субъекта персональных данных без ограничений со стороны оператора, осуществляющего обработку персональных данных.

Условия и запреты предполагают ограничение или запрет осуществления оператором действий по распространению и (или) предоставлению персональных данных неограниченному или определенному кругу лиц соответственно.

Дополнительно в Согласии могут быть указаны условия, при которых полученные персональные данные могут передаваться оператором, осуществляющим обработку персональных данных, только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных.

8) Условия, при которых персональные данные могут передавать только по внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников

9) Срок действия согласия

Должен быть отражен конкретный срок его действия: определенный период времени или дата окончания срока действия.

Не допускается указание на автоматическую пролонгацию срока действия Согласия, а также определение срока его действия путем установления бессрочного статуса или указания на событие, неизбежность наступления которого возможно в долгосрочной перспективе.

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

• Ф.И.О.;
• адрес регистрации и места проживания;
• серию и номер паспорта;
• номер свидетельства ИНН;
• СНИЛС;
• о количестве детей, датах их рождения;
• о семейном положении;
• о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

• обработки личной информации сотрудников;
• хранения и пользования данными;
• передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

• какие сведения относятся к категории «персональных»;
• кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
• как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
• в каком порядке происходит обработка информации;
• где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
• на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
• как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
• порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

• о согласии с обработкой своих личных данных;
• о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

• специалистом по кадрам;
• юристом компании;
• помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Что относится к персональным данным по мнению Роскомнадзора

Центр компетенций Роскомнадзора по Южному федеральному округу разрабатывает матрицу персональных данных. Проект такой матрицы уже существует, планируется, что он будет размещен в открытом доступе в первом полугодии 2021 года.

Сбор копий документов, содержащих персональные данные

Сбор копий документов должен осуществляться на основании согласия субъекта в соответствии с ч.1 ст. 6 Закона “О персональных данных”.

Т.е. человек должен четко понимать, какие данные он предоставляет, в каких целях, кому, какие действия будут осуществлять с данными. В течение какого срока, кто будет иметь доступ к персональным данным.

Если такие требования соблюдаются, то форма получения согласия определяется оператором: можно в электронном виде, можно на бумаге.

Являются ли идентификаторы персональными данными

Такие идентификаторы как ИНН, СНИЛС, электронная почта  и т.п. являются персональными данным. Роскомнадзор исходит из их уникальности: они присваиваются конкретному человеку и не могут быть отнесены к другому.

Даже без дополнительной информации идентификаторы являются персональными данными.

Вопрос о MAC- адресах устройств нужно рассматривать в контексте Закона “О связи”. Без сведений об абоненте они не относятся к персональным данным. Но когда MAC- адрес добавляется сведениями, например, о геолокации или  кукис, то в совокупности эта информация является персональными данными.

Фотографии и видеозаписи в контексте персональных данных 

Ранее Роскомнадзор уже озвучивал позицию о том, что в случаях, предусмотренных законодательством, фото является биометрическим персональными данными. Для их обработки необходимо выполнить требования статьи 11 Закона “О персональных данных”

Во всех иных случая фотография рассматривается как материальный носитель персональных данных и обработка которых осуществляется на общих основаниях, предусмотренных статьей 6 Закона 152-ФЗ.

Оборот фото-видеоизображений регулируется Гражданским кодексом, который предусматривает случаи использования изображения гражданина как с согласия, так и без такового.

Потоковое видеонаблюдение не рассматривается Роскомнадзором как обработка персональных данных. Но если камера направлена на идентификацию лица, например, для пресечения или раскрытия правонарушений, то записи с этой камеры должны рассматриваться как источники персональные данные.

Профилирование и оценка личностных качеств

Например в мобильном приложении осуществляется сбор информации в объеме: имя, телефон, история заказов, выявление предпочтений пользователя. По мнению Роскомнадзора такой набор информации является персональными данными, поскольку на его анализе осуществляется подготовка маркетинговых предложений. И дальнейшее использование этих данных в рекламе должно осуществляться в соответствии со ст. 15 Закона “О персональных данных” и предполагает согласие на обработку персональных данных

Оценка поведений и личных качеств работников, например, при проведении психологических тестов, представляет собой некую модель профилирования физического лица на основании которой вырабатываются рекомендации: о занятости, приеме или отказе в приеме на работу, на замещение вакантной должности. Для проведения профилирования необходимо получать согласие на обработку персональных данных.

Положение о персональных данных работников: структура документа

Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:

• цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
• перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
• описание операций с данными, практикуемых компанией;
• способы доступа к данным, используемые в фирме;
• обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
• права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
• правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:

• устанавливающим общие положения документа;
• фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
• определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
• регламентирующим осуществление соответствующих операций;
• определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
• устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
• устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
• определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Запасаемся бумагами

Итак, с ответственностью за нарушение правил работы с персональными данными мы разобрались. Давайте теперь посмотрим, что же надо сделать организации, дабы избежать штрафов.

Надо отметить, что правила, установленные Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», касаются не только тех организаций, которые имеют дело с клиентскими базами данных. Соблюдать требования этого закона должны все организации, в которых есть хотя бы один работник. Связано это с тем, что к персональным данным законодатели среди прочего отнесли и те сведения, которые предприятие получает от своих сотрудников, принимая их на работу. А это значит, что организация обязана их защищать в полном соответствии с законом.

Отметим, что закон не делает каких-то различий между тем, на каких носителях в организации существуют документы, содержащие персональные данные. Так что, и тот работодатель, который внедрил высокотехнологические информационные системы, и тот, который ведет работу с кадровыми документами на бумаге, обязаны принять ряд организационных и технических мер по защите персональных данных сотрудников. Именно формальное выполнение этих мер в большинстве случаев и контролируют специалисты Роскомнадзора.

Первое, что захотят увидеть проверяющие, — это приказ руководителя о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечении их защиты. Таким ответственным может быть как конкретное лицо (образец приказа можно скачать здесь), так и подразделение (образец приказа можно скачать здесь). В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Далее потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных (образец приказа можно скачать здесь), которые реально используются в деятельности организации. Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

В этом перечне должны быть:

• заявление о приеме на работу;
• анкета сотрудника;
• личная карточка;
• личное дело;
• трудовой договор;
• приказы;
• трудовая книжка;
• материалы аттестационных комиссий.

Это один раздел перечня. Если же в организации имеется внутренний документооборот, содержащий сведения о сотрудниках (например, отчеты и материалы, которые составляются для акционеров, учредителей, головной организации и т.п.), то эти отчеты тоже нужно включить в перечень.

Помимо этого, в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Здесь заметим, что подготовка такого перечня важна не только для соблюдения требований законодательства. Он позволит упорядочить работу с персональными данными внутри организации

Дело в том, что трудоемкость защиты персональных данных напрямую зависит от степени важности обрабатываемых сведений. Например, информация о политических и религиозных взглядах, личной жизни человека, здоровье, национальности законом отнесена к категориям информации, которые подлежат более надежным методам и средствам защиты, чем данные, идентифицирующие личность

Поэтому анализ составленного перечня и исключение из него данных, не являющихся безусловно необходимыми в деятельности организации, позволит существенно удешевить систему защиты персональных данных.

Следующий этап работы — подготовка и утверждение списка лиц, допущенных к работе с персональными данными. Этот документ утверждается приказом руководителя и доводится под подпись до всех указанных в нем сотрудников (образец приказа можно скачать здесь).

Еще один документ, который нужно подготовить и утвердить — Положение о работе с персональными данными (примерный образец Положения см. здесь; на основании этого образца нужно составить свое Положение, дополнив его особенностями сбора, обработки и использования персональных данных работников вашей компании). В Положении о работе с персональными данными нужно детально прописать все требования к получению, хранению, комбинированию, передаче и любому другому использованию персональных данных, а также гарантии по их защите. С Положением нужно под подпись ознакомить всех сотрудников, включенных в список лиц, допущенных к работе с персональными данными.

Уровни защищенности ПДн

В ПП № 1119 от 1 ноября 12 года утверждены уровни защиты личных материалов пользователей информационных сетей. Для каждого этапа предусмотрены отдельные требования, подлежащие выполнению. Для подбора необходимого уровня нужно выявить параллельные условия, а именно:

• категория данных;
• форма взаимоотношений между физическим и юридическим лицом;
• численность субъектов;
• возможные виды угроз.

После сопоставления сведений владелец сайта получает представление о том, какой уровень защиты в соответствии с Федеральным законом № 152 Российской Федерации требуется.

При нарушении положений нормативно-правового акта предусмотрена ответственность в отношении оператора. Размер санкций прописан в статье № 13.11 КоАП России. Например, в отношении должностных лиц вводится сначала предупреждение, затем штраф в объеме 1000-3000 руб. Для ИП наказание предусмотрено в размере 5000-10000 рублей, а для юридических лиц — 30000-50000 р.

https://youtube.com/watch?v=n_jgRNKgdvo%3F

Организация обработки персональных данных

Для того чтобы обладать точной информацией относительно правил и особенностей обработки персональных данных, для начала необходимо определиться с тем, какая именно информация может быть признана персональной. С юридической точки зрения, под этими сведениями следует понимать любую информацию, которая имеет личную принадлежность к определенному физическому лицу.

К дополнительным конфиденциальным сведениям также можно отнести и фотографии близких родственников физического лица, информацию о женах и мужьях, детях и т.д.

Все вышеуказанные сведения должны быть подвергнуты действительно грамотной обработке со стороны работодателей. При этом следует ориентироваться на несколько основных правил:

Сама процедура обработки всегда должна осуществляться исключительно на основании действующих законодательных норм РФ и никогда не противоречить им.
Главной целью процедуры обработки всегда должно выступать исключительно бережное отношение с конфиденциальными сведениями других лиц и обеспечение им максимальной защиты

Обработка с иными целями, например, заработка, является абсолютно недопустимой и может повлечь за собой применение достаточно серьезных мер ответственности по отношению к виновным лицам.
Созданные базы данных не могут быть объединены между собой, если сама процедура обработки предусматривает различные операции и несколько разные окончательные цели.
Непосредственный объем обрабатываемых данных всегда должен максимально соответствовать ранее поставленным целям обработки.
Особое внимание ответственными лицами должно быть уделено и такому вопросу, как последующее хранение обработанной информации. Оно осуществляется в строгом соответствии с установленными требованиями

В частности, к хранимым сведениям у уполномоченных лиц всегда должен иметься свободный доступ. При необходимости эти сведения могут быть дополнены различной информацией. Главное, чтобы внесение новых данных также проходило в официальном порядке, с заполнением всех требуемых документов.

Основываясь на вышеуказанных принципах, в каждой организации может быть организована обработка персональных данных сотрудников. Для того чтобы ее начать, ответственному лицу необходимо будет выполнить следующие основные действия:

• уведомление уполномоченной инстанции о факте начала обработки персональных данных в конкретной компании. Такой инстанцией является Роскомнадзор. Именно туда работодателю необходимо будет направить официальное письменное уведомление;
• занесение компании в официальный действующий Реестр персональных данных. Данная процедура означает, что руководитель организации получит законное право на фиксирование персональных сведений своих работников, а также иных лиц;
• разработку внутренних положений компании в отношении деятельности оператора по официальной обработке персональных данных;
• подготовку иных дополнительных внутренних документов организации. К таковым можно отнести, например, официальные бланки на согласие об обработке, различные дополнительные соглашения и иные необходимые бумаги;
• выполнение работодателем различных мероприятий, которые потребуются для проведения надлежащей обработки персональных сведений внутри его компании;
• разработку схемы сбора персональной информации с сотрудников организации, а также с других лиц, например, с партнеров компании и т.д.

Итоги

Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.

Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:

• «Воинский учет в организации — пошаговая инструкция»;
• «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
• Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.