Особенности архивирования документов в организации

Актуальность вопроса

Архивы нашей страны направлены на кумуляцию достоверных сведений. Основная функция архивной описи – упрощение поиска необходимых сведений в огромнейших хранилищах информации. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая основа, распространяющаяся на все архивные учреждения державы. Фактически речь идет о научно-справочном аппарате, за счет которого функционирует архив национального уровня. Эффективность работы этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, то есть описи.

Текущие реалии ведения дел таковы, что архивная опись дел – это ключевой справочник, помогающий ориентироваться среди моря информации. Опись представляет собой документ, в котором перечислены хранимые дела, одновременно она используется для учета документации. Информационная нагрузка оценивается как большая, опись выступает фундаментом составления указателей и путеводителей. Во многом то, насколько качественна опись, определяет, как легко и быстро будет найдена нужная информация. Говорят о двух основных функциях такой документации: информационная и учетная.

Шаг 6. Персонал

Персонал ресторана набирается непосредственно перед открытием. Его количество рассчитывается исходя из числа посадочных мест с учетом двухсменной работы. Если мы берем за основу заведение, готовое принять 80 человек, то на одну смену потребуется:

Администратор зала — 1

Повара — 3 (2 в холодном цехе, 1 в горячем)

Су-шеф — 1

Официанты — 5-6

Уборщица — 1

Посудомойка — 1

Также в штате управляющий ресторана, шеф-повар и арт-директор. При наличии в меню пиццы, дополнительно вводится должность пиццайоло. Для блюд японской кухни нанимают суши-повара. Летняя площадка (гриль-меню) требует профессионального шашлычника, который работает сезонно.

Почему архив лучше библиотеки

Обилие литературы

– еще одно вполне объяснимое возражение молодых ученых. Их
более опытные коллеги лишь со временем понимают, что книга – это не всегда
первоисточник. Цель ученого – найти новое. Литература ему во многом помогает,
но ее создавали тоже с оглядкой на что-то предшествовавшее.

Какая работа будет оценена выше: основанная на том, что пересказано уже
неоднократно, или посвященная анализу первичного источника?

Наглядно отвечает на этот вопрос пример профессора Антонио Никасо. Это один из
известнейших в мире исследователей феномена организованной преступности. Но
среди ученых он прославился больше методами работы, чем ее тематикой.

Все его книги базируются на архивных документах. Профессор не стал
анализировать труды предшественников и современников, соотечественников и
зарубежных коллег, как это делает средний исследователь.

Никасо пользовался только архивными документами: отчетами, протоколами,
фотографиями. Вот и весь список источников. Анализируя мельчайшие подробности,
эксперт создавал неопровержимые тексты. И в этом ему нет равных.

Преимуществ исследования, основанного на архивных данных, можно назвать
немало:

• высшая степень оригинальности;
• внушительная глубина проработки темы;
• фактологическая точность;
• отсутствие субъективного влияния авторов-предшественников;
• отсутствие риска дезинформации.

Опытные ученые отмечают: если поработаешь в архиве, библиотека может и не
понадобиться. Теоретические тезисы нужно подтверждать, а здесь изначально
оперируешь доказательствами, создавая собственную теорию.

Где востребован архивариус

Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.

Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.

Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.

Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.

Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.

Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.

Данные актуальны на Май 2020 и взяты из сервиса «Яндекс Работа»

Архивирование документов в положении об архиве

Эти задачи подразделяются на ряд функций, которые должны найти отражение в любом Положении об архиве.

Раздел 1 «Общие положения» данного документа должен быть четко зафиксирован правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ответственного за архивирование документов организации.

В небольших организациях с малым документооборотом и небольшим объемом документов, передаваемых на хранение в архив, возможно совмещение функций работника, ведущего другой участок работы, с исполнением обязанностей сотрудника, отвечающего за архивирование документов организации. Существуют расчеты, проведенные на основе анализа затрат времени на все виды архивирование документов и существующих норм. Они показывают, что имеется «критическая масса» документов, по достижении которой необходимо вводить штатную должность архивиста отвечающего за архивирование документов. Она составляет пять тысяч дел.

Раздел 2 Положения об архиве – «Состав документов архива». Архив любого юридического лица обязан хранить только делопроизводственные документы, образовавшиеся в деятельности организации, а именно – документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного срока хранения. В ряде случаев помещение архива используется для хранения справочных пособий, периодических изданий, бланков и других бумаг, что не имеет никакого отношения к архивированию документов. Подобное использование архива совершенно недопустимо.

Раздел 3 Положения – «Задачи и функции архива». Первостепенной задачей любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. С правовой точки зрения это означает, что архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке. За документы, утраченные в структурных подразделениях, архив ответственности не несет.

Нормативы по архивированию документов в организации

Существуют совершенно четкие и нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы по архивированию документов организации.

1. Каждое дело должно поступать в архив только в соответствии с описью или другим учетным документом.
2. Каждое дело должно соответствовать требованиям основных нормативно-методических документов.
3. Каждое структурное подразделение обязано передавать в архив документы, определяемые номенклатурой дел на данный год.
4. В случае не передачи, архив обязан подать необходимые сведения руководству организации.

Архивирования документов, которые содержится на электронных носителях

Данный вид архивирования сведений предусматривает проведение процесса перевода информации с бумаги; книг, каких-либо старых документов, фотографий и прочих носителей сведений на электронные носители. Иными словами происходит создание электронного вида хранения информации.

Какая цель всегда у архивирования документов?

Цель у архивирования всегда одна, оптимизировать организацию хранение документов. Самый лучший вариант это сделать обратиться к специалистам в этом деле.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015). В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010) и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Как построить систему хранения и архивирования бухгалтерских документов?

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

• документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
• если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
• структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
• если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

• индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
• заголовок;
• число единиц хранения;
• срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
• примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Как подготовить бумаги

Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.

Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

• индекс конкретного дела;
• заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
• количество документов, подлежащих хранению;
• примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.

Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.

Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.

Бухгалтерская отчетность хранится бессрочно, как и учредительные документы, поэтому даже после закрытия компании эта документация отправляется на хранение в архив муниципалитета.

Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет. Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет.

Ответственность за отсутствия архива

Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125. Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным документооборотом.

Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб. Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс. руб.

Кто может получить доступ

Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним. Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании.

Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги. Право на это имеется даже у сторонних организаций.

Для этого выполняются следующие действия:

• формируется специальная заявка;
• факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;
• выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.

Архивирование документов.

Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения.

Нормативные документы

Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.

Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.

Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.

ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.

Время на передачу официальных бумаг в муниципальные и государственные архивы также строго определено. Это касается муниципальных и государственных, а также негосударственных предприятий, которые заключают договор о постоянном хранении.

Государственные и муниципальные архивы создают перечни организаций и передают им бумаги (списки комплектования) на хранение и дальнейшую передачу в Архивный фонд РФ. Включение в такие списки негосударственных предприятий происходит по их желанию и в соответствии с существующим договором. Кроме того, архив может вести списки комплектования по организациям, сотрудничество с которыми лишь планируется.

Как общаться с архивариусом

Архивариус – это хранитель старины, но не сторож на складе бумаг. Это
специалист, перерабатывающий огромное количество информации. На первый взгляд
сотрудники архива могут показаться людьми неконтактными, но, если их
разговорить, можно получит массу ценных сведений.

Перед визитом следует заранее уточнить, не уходит ли архив на каникулы, не
грядет ли инвентаризация. Если прийти непосредственно накануне этих событий,
высока вероятность вызвать к себе негативное отношение. Сотрудники в такое
время могут быть раздражительными из-за аврала, и собственные проблемы для них
важнее вашего исследования. Не забывайте: в архиве тоже работают люди.

Прибыв в читальный зал, стоит установить контакт с архивариусом. Для начала
достаточно придерживаться минимального этикета:

• поздороваться;
• обозначить цель своего визита;
• уточнить, можно ли сегодня поработать в читальном зале и до которого часа;
• вежливо сформулировать просьбу;
• спрашивать разрешения на некоторые действия (копирование, фотографирование).

В процессе работы задавать вопросы можно (и даже нужно) – но только по делу.
Не стесняйтесь обращаться к сотрудникам архива, ведь они тоже в своем роде
исследователи и способны:

• подсказать нужный фонд;
• подать идею;
• рассказать о том, что брали ваши предшественники, работавшие над сходными
  темами.

Профессия архивариус это что за профессия: должностные обязанности

Специалисты этой специальности имеют свои должностные обязанности, мы выделили список из 5 пунктов обязанностей, которые делает работник:

1. Следование должностным обязанностям начинаются после получения документов для архивирования.
2. Затем документация проходит тщательную обработку и систематизацию.
3. Необходимо занесение информации в компьютерную базу, если она есть на производстве.
4. После этого специалист должен определить место хранение данных, чтобы их можно было найти в ограниченные по времени сроки.
5. Кроме этого, к должностным обязанностям архивиста относят выдачу, копирование нужных данных по официальным запросам.

Помимо перечисленных основных обязанностей, к специальности предъявляют дополнительные должностные обязанности архивариуса на предприятии:

• обязательное участие в экспертизах;
• строгое соблюдение техники безопасности;
• возможность восстановления материалов, при случаях пожара, имея копии на электронных носителях.

Бывает такое, что заказчик не знает точно, какие документы ему необходимо найти, тогда, архивист должен как можно тщательнее выяснить цель запроса, его темы, попытаться понять, что хочет увидеть заказчик на выходе, а потом систематизировать эти данные и начать работать.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Чему обучают будущих архивариусов?

Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:

• ведение, организация архива государственных учреждений;
• обеспечение сохранности документов;
• подготовка документации для хранения в архиве;
• создание и обработка новых документов, а также работа с имеющимися бумагами;
• составление справочно-поисковых систем;
• распознавание документации, умение защищать бумаги от подделки;
• навыки реставрирования/консервации документов;
• умение делать экспертизу бумаг на наличие практической или прикладной ценности.

Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Описи: для чего нужны

Документация, объясняющая, на какие дела составляются архивные описи, существует на федеральном уровне – это законодательство. Также на предприятии могут приниматься локальные акты, регламентирующие этот вопрос. Как правило, описи делают за год, но могут оформлять и за другой временной период. Так классифицируют дела, появившиеся у компании за этот срок. Описи могут нести разные функции, быть тематическими, предметными. Можно оставить опись на все дела некоторого фонда, можно формировать отдельный самостоятельный документ на разные части этого фонда.

Фактически архивная опись – это перечень хранимых дел, конечный итог, заверяющий лист, справочник. В описании указывают, какие единицы хранятся в деле. Для этого используют номера, индексы, заголовки, крайние даты, число листов и примечаний. Обычно опись составляется в виде таблицы, и для каждого перечисленного параметра есть своя графа. Первичная документация для лица, ответственного за формирование описи – номенклатура, принятая в делопроизводстве предприятия. Прежде чем начинать работу в архивах, следует сверить, совпадают ли заголовки документации с наименованием дела, насколько оно корректно оформлено, верна ли документация внутри. Чтобы опись считалась составленной правильно, все единицы хранения нужно пронумеровать, учитывая внутренние правила систематизации. Единая система норм применяется как для дел, так и для объектов внутри них. Чтобы корректно заполнить описательную статью, нужно предельно точно перенести все заголовки. Внося элементы, у которых заголовки совпадают, нужно писать «То же». Если заголовки отличаются, информацию переносят полностью.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

• первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
• при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
• производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
• ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
• производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
• разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
• если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
• на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
• формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
• делаются каталоги дел, распределенных по типу;
• все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Шаг 4. Планировка и зонирование

Продуманная планировка помещения во многом определят успех. Никто не выполнит эту задачу лучше инженеров-проектировщиков со специализацией на ресторанном бизнесе. Но полностью отстраняться от процесса не стоит, иначе легко потерять первоначальную концепцию. Идеальный результат достигается во взаимодействии заказчика и исполнителя.

Грамотное зонирование обеденного зала. Наиболее востребованы уединенные столики — в нишах, за ширмами, вдоль стен

При проектировании стоит принять это во внимание. Ширина прохода между посадочными местами позволяет и официантам, и посетителям передвигаться без затруднений

Следите за этим.

Рациональное распределение полезной площади. Согласно санитарным нормам около 50% помещения отводится под кухню. Если мы берем за основу ресторан на 80 посадочных мест общей площадью 300 м2, то кухня и зал должны занимать по 130 м2. Остальное пространство отводится под служебные и подсобные помещения — санитарные узлы, гардероб для персонала и посетителей, кладовые. Кухня ресторана делится на горячий и холодный цех, раздаточную. Моечная выделяется в отдельную зону с выходом на раздачу.

Правильная поточность сырья. Продукты питания, готовые блюда и отходы не должны пересекаться. Через служебный вход на кухню поступает сырье. Для хранения мусора используется отдельное помещение со своим выходом.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Выполнение работ:

• санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
• снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
• контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Правила работы с документами

Одно из важнейших правил взаимодействия с предметами старины – не трогать их
без лишней надобности. Поэтому берите дела однократно – и только если уверены,
что в них есть необходимые вам сведения. Также следует соблюдать такие
правила:

1. Не доставать дела с полок самостоятельно. Сотрудники это сделают за вас.
2. Не ставить их самостоятельно обратно. Ваше одолжение сотруднику в виде
   избавления его от лишних движений сейчас рискует вылиться в долгий и
   мучительный поиск папки после вашего ухода.
3. Не оставлять открытые дела под лучами света. Бумага выцветает, поэтому для
   ее сохранности предусмотрен особый световой режим. По этой же причине
   нередко запрещают фотографировать документы со вспышкой.
4. Не класть бумагу для записей поверх дела. Если это единичный лист –
   останутся отпечатки. Если блокнот – есть риск повредить документы пружинкой.

Нельзя забывать и о стандартных мерах предосторожности, какие нужно соблюдать
при работе с любыми бумагами, хоть старыми, хоть новыми. Перелистывать их
нужно предельно аккуратно, стараясь не загибать уголки и тем более не порвать
страницы.