Особенности выдачи аванса новому сотруднику в первый месяц работы

Форма расчетного листка и его содержание

Документация по учету труда включает в себя различные бланки документов, принятые Государственным комитетом по статистике РФ. При этом форма расчетного листка не опеределена и поэтому работодателям приходится самостоятельно разрабатывать и утверждать ее для своих организаций.

Статья 136 ТК закрепляет положение о том, что расчетный листок должен включать сведения:

• о структурных частях заработной платы, которая подлежит уплате рабочим и служащим за определенный отрезок времени;
• о размере, процентах и основаниях проведенных вычетов;
• об общей денежной сумме, подготовленной к выплате.

Другими словами, расчетный листок должен оформить порядок, место и сроки выплаты заработной платы.

Согласно изменениям в ТК РФ, внесенным Федеральным законом от 23.04. 2012 № 35 ФЗ, на администрацию возлагается обязанность внесения в расчетный листок и других сумм, полагающихся работнику. Так, новым законом к ним отнесены:

• выплаты, включающие денежную компенсацию за нарушение работодателем;
• сроков уплаты зарплаты;
• оплата отпуска;
• учета выходного пособия при увольнении;
• некоторые другие выплаты, которые должны быть размещены в отдельных строках документа.

Разработанная работодателем форма рабочего листка должна быть одобрена представительным органом работника и уже после этого может быть внедрена в качестве официального бланка (формы).

Чем отличается задаток от аванса

Задаток не имеет практически ничего общего с авансом, поэтому путать их не стоит и тем более употреблять как слова синонимы. Между данными понятиями существуют лишь незначительные схожие признаки.

Задатком является денежная сумма, которая согласно договору, передается от одной сторону к другой. В результате эти деньги выступают гарантом того, что условия договора будут соблюдены.

В случае, если одна из сторон не соблюдает условия договора и нарушает их, задаток можно считать штраф за созданные проблемы. Согласно Гражданскому кодексу, штрафы могут применяться в следующих случаях:

• Если сторона, получившая задаток, не исполняет условия договора, она вынуждена вернуть данную сумму в двукратном размере;
• Если условия контракта нарушены стороной, выдавшей задаток, он не будет возвращён.

Основным отличием аванса от задатка является возможность сторон в любой момент разорвать отношения и не брать на себя обязанности по выполнению условий договора в полном объёме. Если договор будет расторгнут, сумма аванса в любом случае должна быть возвращена. Также стоит учесть, что передача задатка всегда регистрируется в письменной форме, чего нельзя сказать об авансе, когда речь может идти об устной форме договорённости.

На сегодняшний день задаток редко используется как гарантия исполнения обязательств по договору. Зачастую это необходимо в момент заключения крупных сделок между бизнес партнёрами или в момент купли-продажи недвижимого имущества.

Выплата аванса характеризуется рядом условий, о которых следует помнить и работнику, и руководству. Представители Роструда говорят о том, что когда труженик уходит в отпуск или не может выйти на работу по другим причинам, аванс должен начисляться независимо от этого на основании отработанных дней до этого момента.

Это означает, что аванс будет начислен даже в том случае, если сотрудник отработал только один день до 15 числа текущего месяца. Но, если до 15 числа отработанных дней нет, аванс не начисляется. Авансовая часть заработной платы является обязательным условием в момент устройства на работу. Даже если труженик согласен на получение денег 1 раз в месяц, работодатель не может не начислять его, так как это противоречит Трудовому кодексу.

Подтверждение соглашения о выплате аванса

Чтобы подтвердить выплату аванса, следует указать в договоре, что часть от общей суммы является авансовой выплатой, предоставляемой в конкретные строки. Иногда авансом является вся сумма сделки. Об этом также следует указать в соглашении в случае необходимости. Кроме этого, авансовую часть следует указать в платёжном поручении.

Внесение аванса может быть подтверждено распиской со стороны получателя. Если речь идёт о задатке, такая форма платежа обязательно сопровождается в письменной форме. Если проигнорировать данное правило, задаток может быть признан авансом, что будет сопровождаться рядом серьёзных трудностей для одной из сторон в случае разбирательств в суде.

Сроки выплаты зарплаты и аванса в 2020 и 2021 году

Минтруд в 2021 году предписывает, что заработная плата должна выплачиваться:

• в рабочий день;
• не меньше двух раз в месяц;
• между выплатами должно пройти 15 дней;
• задержать аванс или оплату можно не более, чем на 1 неделю;
• срок и размеры выплат прописаны в коллективном договоре;
• для выплат должны быть прописаны четкие даты.

Минтруда считает, то при выплате аванса учитываются следующие моменты:

• надбавка за ночное время работы;
• надбавка за совмещение;
• за повышенную квалификацию;
• размер текущего оклада.

Не все суммы выплат могут быть включены в аванс по зарплате. Согласно нормативным актам добавить можно только следующие части зарплаты:

• оклад в соответствии с отработанным временем сотрудником;
• тарифная ставка, умноженная на отработанное количество времени, приходящегося на первую половину месяца;
• доплаты и надбавки, которые начисляются вне зависимости от того, как сотрудник работает в текущем месяце. Например, доплата за работу в ночное время, за совмещение, за стаж и т.д.

Если начисление аванса идет только по голому окладу (не зависит от суммы надбавок), то такая ситуация может быть расценена только как нарушение прав работника. Компания можно привлечь к административном ответственности.

Важно! Запрещено устанавливать фиксированный процент от суммы оклада. Аванс всегда рассчитывается исходя из реально отработанного времени сотрудником

При расчете аванса не стоит включать:

• премии, которые работнику положены по итогам месяца;
• доплаты, которые зависят от итогов работы за месяц (например, оплата за сверхурочные выходы).

Подобные начисления не принимаются к расчету по той причине, что окончательная их сумма не может быть определена в середине месяца, она рассчитывается только по истечении месяца и по итоговым результатам.

Важно! Аванс не облагается суммами НДФЛ, так как расчет данного налога осуществляется по итогам месяца. Пример № 1

Организация выдала сотруднику заработную плату за первую часть месяца без учета НДФЛ, однако далее сотрудник ушел на больничный во второй половине месяца и удержать с него суммы выплат по НДФЛ не представляется возможным

Пример № 1. Организация выдала сотруднику заработную плату за первую часть месяца без учета НДФЛ, однако далее сотрудник ушел на больничный во второй половине месяца и удержать с него суммы выплат по НДФЛ не представляется возможным.

Решение: Ранее предлагалось применять к расчету аванса коэффициент 0,87 (то есть снимать 13% НДФЛ с аванса). Однако Минфином было четко прописано в выпущенном Письме то, что так расчет выполнять нельзя. Новые правила призваны защищать сотрудника.

Процедура подсчета авансовых платежей по зарплате имеет ряд особенностей. При этом одни суммы учитываю, а другие нет для целей калькулирования. Этот факт лежит в основе всех расчетов.

Формула для расчета авансового платежа следующая:

А = О /Чм* Чо,

где А – сумма аванса, т.р.;

О – оклад сотрудника, т.р.;

Чм – число рабочих дней в месяце, дн.;

Чо – число рабочих дней, которые были отработаны в первой половине месяца, дн.

Пример № 2.

Исходные данные:

• оклад сотрудника – 45 т.р.;
• в месяце отработано – 22 день;
• отработано в первой половине месяца – 11 дней.

Расчеты:

45/22*11 = 22,5 т.р.

Важно! Если к величине оклада есть любые доплаты (например, превышение объемов работы), то эту сумму надо учитывать в расчетах. Пример №3

К исходным данным выше прибавим следующую информацию:

Пример №3. К исходным данным выше прибавим следующую информацию:

доплата за превышение объемов работ составила 50% от оклада.

Расчет:

• расчет доплат: 45 * 0,5 = 22,5 т.р.;
• расчет аванса: (45+22,5) / 22*11 = 33,75 т.р.

Начисление и выдача аванса: о чем важно помнить

При начислении и выдаче авансовых сумм необходимо обращать внимание на некоторые нюансы:

1. Сроки. Если срок выдачи основной части зарплаты установлен, к примеру, в середине месяца (15 числа), то аванс необходимо выдать не позднее последнего (30 или 31) числа этого же месяца. В этом случае, согласно положению НК РФ, следует удерживать с аванса НДФЛ (ст. 223-2 НК РФ) – последний день месяца является днем получения дохода, аванс же, как признают и сами законодатели, является частью заплаты. В то же время письмо Минтруда №14-1/ООГ-549 от 05/02/19 г. запрещает уменьшать аванс на 13%, вычитая из него НДФЛ. Как быть руководству и бухгалтеру? По нашему мнению, такую проблему можно решить переносом сроков выдачи аванса и зарплаты в организации, прописав их в локальных актах и соблюдая интервал 15 дней; не выдавать аванс в последний день месяца.

На заметку! По вопросу уплаты налога на доходы аванса, выплаченного в последний день месяца, с налоговиками спорит и Минфин (письмо №03-04-06/69181 от 23/11/16 г.) и судьи (опред- е ВС №309-КГ16-1804 ОТ 11/05/16 г.).

Даты. В ЛНА, колдоговоре необходимо указывать однозначные, конкретные даты выдачи выплат, а не интервал или крайний срок. При проверке со стороны руководству будет сложно доказать отсутствие нарушения сроков выплаты аванса по факту.

Выходные и праздники. Пропускать сроки выплаты аванса запрещено и в случае, если дата, указанная в ЛНА, совпадает с днями отдыха. В этом случае выдать аванс руководство обязано накануне.

Аванс в процентах к зарплате. Теперь его можно использовать, только если сотрудник отработал покрытый авансом период полностью. В противном случае (например, у сотрудника был отпуск или он болел) такой расчет запрещен: фактический заработок по итогам месяца может не покрыть аванс. При отсутствии начислений второй половины месяца невозможно будет удержать налог на доходы.

На заметку! Фиксированная сумма аванса не учитывает фактическое время работы и фактические выплаты. Применять такой способ авансирования рискованно.

Вновь принятые работники. Контролирующие органы считают, что в отношении этой категории применяются общие правила. Вывод: даже если новый работник трудился несколько дней (один день), аванс ему следует рассчитать с учетом отработанного времени и выдать.

Подводя итоги

1. Аванс, другими словами, первую часть заработной платы, выдают раз в полмесяца. Сроки, отраженные в колдоговоре, трудовом соглашении, ЛНА, должны быть фиксированными.
2. Аванс начисляется с учетом отработанного времени по факту.
3. Включаются, кроме оклада, все выплаты, которые на момент расчета могут быть определены.
4. Аванс в процентах можно рассчитывать, только если работник полностью отработал период.
5. Выдача фиксированных сумм аванса может привести к конфликту с контролирующими органами.
6. Новым сотрудникам аванс рассчитывается и выдается на общих основаниях.
7. Уменьшать аванс при выдаче на сумму НДФЛ запрещено. НДФЛ вычитается из зарплаты при окончательном расчете с работником за месяц.

Ответы по существу: срок выплаты зарплаты совпадает с выходным днем

Работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором (абзац 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Конкретные сроки выплаты заработной платы работникам Трудовой кодекс РФ не устанавливает. Это относится к компетенции работодателя (организации).

Согласно ч. 6 ст. 136 ТК РФ конкретные сроки выплаты заработной платы (конкретные числа календарного месяца), а также размеры частей заработной платы определяются:

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— коллективным договором (при его наличии в организации);

— трудовым договором.

Поэтому работодатель обязан соблюдать положения документа, в котором установлены дни выплаты заработной платы, например, как в вопросе: за первую половину месяца (далее — аванс) — 20-го числа текущего месяца, за вторую половину месяца — 5-го числа следующего месяца.

Если день выплаты заработной платы совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то согласно ч. 8 ст. 136 ТК РФ заработная плата (аванс) выплачивается накануне этого дня.

Однако это не является основанием для переноса срока выплаты второй части заработной платы (пример 1).

Пример 1 Срок выплаты аванса работникам — 20 мая 2021 г. — выпадает на воскресенье. Из-за совпадения с выходным днем дата выплаты переносится на 18 мая 2021 г. (пятницу). Выплатить работникам заработную плату за вторую половину месяца в данной ситуации нужно 5 июня 2021 г. Поскольку это рабочий день (вторник), ничего переносить не нужно.

Организации следует руководствоваться теми датами выплаты заработной платы, которые установлены правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором (при его наличии) или трудовым договором, независимо от того, что по факту предыдущие выплаты были перенесены в связи с совпадением с выходным днем.

Таким образом, у организации нет оснований переносить выплату второй части зарплаты, несмотря на то, что первая выплата была сдвинута по правилам ч. 8 ст. 136 ТК РФ.

Не исключено, что обе даты выплаты заработной платы выпадут на выходные дни. В такой ситуации организации необходимо выплачивать работникам обе части заработной платы с учетом норм ч. 8 ст. 136 ТК РФ (примеры 2 и 3).

Пример 2 Правилами внутреннего трудового распорядка в организации установлены сроки выплаты аванса и зарплаты за вторую половину месяца 15-го и 30-го числа текущего месяца соответственно. В сентябре 2021 г. обе даты выплаты зарплаты выпадают на выходные дни: 15 сентября — суббота, 30 сентября — воскресенье. Следовательно, организации необходимо выплатить аванс 14 сентября (в пятницу), а зарплату за вторую половину месяца — 28 сентября (в пятницу).

Пример 3 Правилами внутреннего трудового распорядка в организации установлены сроки выплаты зарплаты 25-го числа текущего месяца и 10-го числа следующего месяца соответственно. В феврале и марте 2021 г. обе даты выплаты зарплаты выпадают на выходные дни: 25 февраля — воскресенье, 10 марта — суббота. Следовательно, организации необходимо выплатить аванс 22 февраля (в четверг), поскольку 23 февраля— нерабочий праздничный день, а зарплату за вторую половину февраля — 7 марта (в среду), поскольку на 9 марта перенесен выходной день с 6 января (Постановление Правительства РФ от 14.10.2017 № 1250 «О переносе выходных дней в 2021 году»).

Каковы новые правила выдачи зарплаты в 2021 году

Список документов для оформления авансовых начислений зависит от того, как средства будут начисляться: наличными, на банковскую карту, личный счет и так далее. Стоит помнить, что выдача зарплаты и аванса не должны различаться. Так, если заработная плата приходит на карту, то и аванс переводится на нее же. Документы в обоих случаях требуются одинаковые.

Если действует наличный расчет, то должна применяться ведомость Т-53. Но если будут задержки, удержания и выплаты за целый месяц (хоть это и нарушение), нужны совсем другие протоколы, которые находятся в распоряжении главного бухгалтера. Назначение платежа на карту должно обозначаться коротко, достаточно аббревиатуры ЗП и даты перевода. Также стоит учитывать, что сначала переводят аванс, а потом комиссию за его начисление.

Определить точно, сколько процентов составляет аванс, весьма проблематично, ведь важна не только форма перевода, но и тариф, и сумма зарплаты. Чаще всего аванс составляет меньшую часть зарплаты. Власти говорят о том, что его сумма не должна превышать 50% от зарплаты. В зависимости от трудового договора, аванс может составлять от 20 до 50%.

Трудовой кодекс РФ не содержит определения понятия «аванс». Однако анализ ст. 129 и 136 ТК РФ позволяет сделать вывод, что аванс – это заработная плата за первую половину месяца.

По закону заработная плата выплачивается каждые полмесяца, а период между датой начисления и датой выплаты заработной платы не может превышать 15 дней (ст. 136 ТК РФ).

Это значит, что зарплату за первую половину месяца работник должен получить в любой из дней в промежутке с 16 по 30 (31) число текущего месяца. Условно это и будет считаться авансом. За вторую половину месяца работодатель обязан рассчитаться с работником с 1 по 15 число следующего месяца.

Конкретная дата выдачи заработной платы должна быть установлена и закреплена в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. С целью планирования финансовых потоков организации могут устанавливать разные дни выплаты зарплаты для работников различных структурных подразделений (например, рабочим выплачивать ее 13-го и 28-го числа, а административному персоналу – 10-го и 25-го числа).

Выплатить аванс работодатель должен не позднее последнего дня оплачиваемого месяца (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293, письмо Роструда от 26.09.2016 № ТЗ/5802-6-1).

Если срок между выплатами превысит 15 дней из-за того, что крайние даты расчета выпадают на праздничные нерабочие дни, это не будет считаться нарушением.

В организации установлен срок выплаты аванса – 27 число расчетного месяца и срок выплаты заработной платы – 12 число следующего месяца. 12 ноября 2018 года – праздничный день. Следовательно, заработную плату за октябрь работникам следует выплатить в последний рабочий день перед праздниками, то есть 9 ноября 2018 года. При этом аванс по заработной плате организация выплатит 27 ноября 2018 года, через 18 дней после выплаты зарплаты.

Поскольку в указанном случае организация произвела расчет с сотрудниками с соблюдением всех требований закона, отступление от периодичности выплаты не может считаться нарушением ТК РФ.

Размер аванса определяется из расчета оклада (тарифной ставки) работника и всех надбавок, не зависящих от оценки работы за месяц в целом или от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда.

По общему правилу аванс должен выплачиваться сотрудникам пропорционально отработанному ими времени (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 и от 05.08.2013 № 14-4-1702).

В расчет аванса включается вознаграждение за труд и некоторые из компенсационных надбавок. Например, выплата за работу в ночное время в соответствии со ст. 154 ТК РФ, надбавки за совмещение должностей, профессиональное мастерство, стаж работы и др.

Стимулирующие выплаты (премии) на размер аванса не влияют и начисляются по результатам достижения работником показателей эффективности работы по итогам месяца.

Доплата за сверхурочную работу, за работу в выходные и праздничные нерабочие дни (ст. 152, 153 ТК РФ) в аванс не включается. Такая доплата начисляется в пользу работника при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц. Районные коэффициенты, процентные надбавки северянам тоже начисляются на месячную зарплату. Поэтому в общем случае перечисленные компенсационные выплаты не влияют на размер аванса.

Сроки выплат

Что такое зарплата и аванс?

В начале 2017 года был регламентирован четкий срок уплаты заработной платы. Её необходимо предоставить раньше 15 числа следующего за месяцем, в котором осуществлялся отчет. В таком случае выдача денежных средств предусматривает структуризацию на несколько этапов.

Правительство Российской Федерации постановило, что выплата зарплаты обязана происходить два раза в месяц. Аванс выдается в первом периоде следующего за отчетным месяца. Во втором определяется выплата основной доли зарплаты.

Также определен промежуток между днями выдачи. Он должен быть не менее пятнадцати суток.

Новые регламентированные требования правительства устанавливают, что заработная плата выдается не позже 15 дня следующего месяца. Это число является крайним сроком для выплат.

В этот период следует выявить наличие или отсутствие правонарушений со стороны работника, в случае их отсутствия санкции не накладываются на сотрудника.

Если выдача аванса была произведена 20 числа, а основная сумма зарплаты 15, то это признается правонарушением. Перевод средств необходимо провести с перерывом в 25 дней.

В противном случае административный персонал предприятия рекомендуется привлечь к административной ответственности. Минимальный размер взыскиваемого штрафа составляет 50 тысяч рублей.

В некоторых организациях предусмотрен индивидуальный порядок предоставления выплат. Он составляется в соответствии со структурой организации. В таком случае допускается разница в выплатах до 10 календарных дней.

Если они были официально приняты на работу раньше 15 числа текущего месяца, то предоставление аванса обязательно.

В случае начисления выплат лишь 30 числа работодатель нарушает закон. Нормы Трудового Кодекса предусматривают выдачу заработной платы не менее двух раз в месяц. Штраф за данное нарушение прав равен 50 тысячам рублей.

Штрафные санкции не будут установлены при указании трех этапов выплат денежных средств. Они представлены ниже:

• первый этап предусматривает выдачу денег за прошедший период. Сотрудник, принятый на работу недавно, не имеет их, поэтому сумма заработной платы составляется из отработанных дней в данном месяце;
• во втором этапе выдаются авансовые выплаты. В такой ситуации оплаченные ранее дни не участвуют в расчете;
• на этапе номер три выплачивается оставшаяся за отчетный период сумма заработной платы.

Порядок выплат зарплаты новичку приобретает обычный характер со второго месяца работы.

Новичку не выдали аванс — каковы последствия?

Конкретной нормы закона, устанавливающей ответственность за несвоевременную выплату аванса новым сотрудникам или неверный расчет ее суммы, не существует.

Тем не менее допустившему отступления от законодательных требований работодателю ответственности не избежать. В этой ситуации действуют общие нормы, а именно:

Не избежать наказания работодателю, если сотрудник попросит выдавать зарплату одной суммой единожды в месяц и ему в этой просьбе не будет отказано (письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1). Подробные объяснения такой позиции от чиновника из Минтруда вы можете посмотреть в К+, бесплатно получив пробный доступ к системе.

Если же ваш работник обратится с просьбой заплатить ему аванс за несколько месяцев вперед, а вы ему пойдете навстречу, оформите такую выплату в форме займа с минимальной ставкой процента. В ином случае у вас могут возникнуть разного рода проблемы: аванс могут посчитать беспроцентным займом (необходимость удержания НДФЛ с суммы матвыгоды от экономии на процентах), и придется со всей суммы сразу уплатить страховые взносы и др.

Работодатель, не расплатившийся за первую половину месяца с сотрудником (новичком или давно работающим), не будет наказан только в том случае, если в первой половине месяца этот сотрудник не работал (апелляционное определение Московского областного суда от 07.08.2012 по делу № 33-15891/2012).