Какие документы нужны для командировки?

Как оплачивается однодневная командировка

Главный критерий таких расходов – экономическое обоснование произведенных затрат. Учет рабочего времени в командировке Основания для выплат На основании приказа на командировку, в котором указываются следующие данные:

• уставные реквизиты организации;
• номер регистрации и дата документа;
• индивидуальные данные сотрудника, направляемого в командировку;
• цель производственного задания;
• пункт командирования;
• дата прибытия на место;
• общий срок на выполнение поставленной задачи;
• способ передвижения;
• источник финансирования командировки.

Бухгалтерский отдел предприятия производит начисление авансовой суммы на предстоящую командировку.

Как оплачивается командировка согласно трудовому кодексу рф

Учет рабочего времени в командировке Как оплачивается командировка согласно трудовому кодексу рф Однако средний заработок при этом сохраняется за все трудовые дни служащего по графику основного места работы.Это означает, что сотрудник отдыхает в командировке в те дни, которые установлены в качестве выходных у нового работодателя

Важно Например, выходные дни, выпадающие в период служебной поездки, принято обозначать буквой «В»

Они содержатся в Положении о табельном учете рабочего времени. Отражение в табеле В табеле обязательно должен быть отображен каждый день командировки сотрудника.

https://youtube.com/watch?v=zLND_JRrYfw

Как оформить командировку на один день

Цель командировки ясна. Возражений не имею

Дата Подпись » Авансовый отчет о командировачных расходах – на что обратить внимание В нынешних обстоятельствах упрощения процедуры по оформлению командировок авансовый отчет становится самым важным отчетом, подтверждающим расходы по состоявшемуся мероприятию (см. → Авансовый отчет АО-1

Образец заполнения). Как и прежде после служебной поездки рабочего должно оправдать документально понесенные затраты:

• дорожные издержки в оба конца;
• услуги гостиницы или аренду другого жилья;
• суточные.

  Размер их утверждается организацией и прописывается в учетной политике;

• другие расходы, разрешенные работодателем.

Выплата суточных имеет еще одну немаловажную особенность. Необходимо помнить, что налогом на доходы физ.

Местные командировки: оформление

• регламент и величина компенсации положенных выплат (суточные, аренда жилья, проездные расходы);
• алгоритм взаимодействия сотрудника и работодателя в различных ситуациях;
• перечень необходимых документов, предоставляемых после командировки;
• описание индивидуальных правил поведения командированных работников;
• прочие дополнительные нормативы, применение которых не ухудшает положение персонала в сравнении с принятыми законодательно.

Все дополнительные условия находят отражение: Оплата командировки в 2017 году Общая схема Ответ на вопрос «Как оплачивается командировка?» предоставляется в алгоритме действий, утвержденных законодательно.При этом считается, что работник прервал выполнение служебного задания по причине заболевания.ОформлениеРаботодатель может использовать как форму табеля учета использования рабочего времени Т-13, так и Т-12.

Загранкомандировки

У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу,  равен: при отъезде в командировку 2 500 руб., при возвращении из командировки 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках.

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82 (см. «Минфин напомнил порядок налогообложения НДФЛ доходов работника, отправленного в зарубежную командировку»).

Таблица 2
 
Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами (мнение чиновников и позиция судей)

Что такое командировка

Трудовой кодекс РФ определяет командировку как направление сотрудника в иной населенный пункт по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения. Трудовые отношения между руководством и подчиненным по поводу временного выполнения обязанностей вне рабочего места работником регулируются 24 главой ТК РФ. Статьями 166-168 освещены такие аспекты:

• понятие командировки;
• гарантии трудящемуся на время отсутствия;
• компенсация расходов в течение служебного путешествия.

Цель путешествия указывается в служебном задании. На основании этого документа предприятие издает указ о направлении подчиненного в поездку. Задания руководства могут быть общими или профильными.

Например:

Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой

Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:

• Дальность поездки;
• Каковы условия по транспортному сообщению;
• Характер служебного задания;
• Нужен ли работнику отдых.

В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

• Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
• Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
• Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
• Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Возмещение финансовых затрат

Каждый командированный при наличии трудовых отношений имеет возможность возмещения финансовых затрат в служебной поездке, которое выплачивает работодатель.

Оплата суточных

Для командированных сотрудников, выполняющих служебное задание на территории России, предусмотрена оплата 700 рублей в сутки.

А для работников, находящихся в командировке за границей, такой норматив будет равен 2,5 тысяч рублей.

Суточные выплаты не облагаются НДФЛ. Если же, суточные выплачиваются свыше указанных нормативов, то придется уплатить страховые взносы.

Оплата рабочего времени

Оплата рабочего времени производится, исходя из локального документа, составленного внутри организации. Например, она может быть рассчитана из расчета среднемесячной оплаты труда.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство предусматривает перечень всех необходимых документов, которые нужно оформить при направлении сотрудника в командировку в 2020 году.

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель не оформил путевой лист сотруднику на том основании, что он использует не автомобиль, принадлежащий компании, а личное транспортное средство.

Комментарий: Маршрутный лист выдается и в случае, если используется личный транспорт сотрудника, поскольку расходы на поездку по кратчайшему до места прибытия пути должны быть компенсированы работодателем.

Ошибка: Вернувшийся из служебной поездки работник не предоставил работодателю служебную записку и авансовый отчет в течение 3 дней.

Комментарий: Авансовый отчет вместе со служебной запиской должны быть отданы руководителю в течение ближайших 3 дней по возвращении из командировки.

Распоряжение на командировку

Чтобы подтвердить факт состоявшейся командировки фактически у бухгалтеров остается всего несколько документов. Как и прежде важнейшим актом для подтверждения факта направления в командировку является распорядительный документ, изданный руководством. В зависимости от принятой учетной политики он издается либо по унифицированным формам, либо по разработанным компанией собственным распорядительным формулярам.

Компаниям, отказавшимся ввиду необязательности применения от командировочного удостоверения,рекомендуем в распоряжении на командировку максимально прописать все, что касается намеченного мероприятия.

Независимо от того, какими формулярами для издания распоряжения о предстоящей командировке пользуется компания, очевидно, что ряд сведений в нем должен быть указан непременно. Так, в такой документ нужно включить следующие данные, помимо общепринятых для приказов и/или распоряжений реквизитов:

• ФИО командированного лица с указанием его должности;
• место, куда направлено это лицо;
• период для выполнения служебной поездки;
• цель поручения.

Также в приказе желательно обозначить, каким образом командированное лицо (КЛ) попадет в место исполнения служебного задания и вернется оттуда, и каким транспортомему разрешено будет воспользоваться:

• служебным;
• общественным;
• личным.

Как оформить командировку на один день?

Независимо от продолжительности, оформление поездки происходит на основании специального приказа руководства. И оформление однодневной поездки происходит точно также. При этом она предполагает и выплату суточных.

Оформление данных выплат и их расход осуществляется на основании приказа. Именно данный документ является аргументом для перечисления работнику денег для дополнительных трат за каждый день.

Выплата среднего заработка за командировку на один день

С точки зрения закона и нормативных ведомственных актов, такая поездка совершенно не отличается от многомесячной. Соответственно, за указанный период работник должен получить свой среднедневной заработок. Выплата средств осуществляется по нескольким правилам:

• платится средний доход за сутки. По сути, поездка является обычным рабочим днем, поэтому она оплачивается также, как и любой другой период;
• указанное время относится к фактически отработанному. Следовательно, сотрудник получит и премию и прочие перечисления.

Таким образом, односуточная служебная поездка, оформленная по законным правилам, не уменьшит доход сотрудника. Он получит по окончанию месяца те же средства, как если бы он не ездил в командировку.

Командировка на один день – суточные положены или нет

Следует сказать, что приказ о командировании означает направление служащего в служебный отъезд. Соответственно, на него распространяются действия всех правил, регулирующих назначение на такое командирование.

Однако, суточные служащему не положены, если он за один день успевает отправиться в командировку и вернуться домой. Стоить отметить, что работодатель сам может изъявить желание возместить эту сумму. При поездке за границу на один день оплачивается половина суммы от положенных денег при загранпоездках.

Размер суточных при командировке на один день

Они предназначены для содержания сотрудника в период пребывания в деловой поездке. При однодневном командировании деньги на дополнительные траты не даются. Однако, может быть выплачена компенсация по желанию работодателя или при наличии подтверждающей документации о полученных убытках.

Закон не предусматривает минимальный размер суточных. Это относится к внутреннему регулированию. Поэтому, каждая организация и компания индивидуально устанавливает их размер.

При этом закон содержит ограничение максимального объема суточных выплат:

• при поездке по России, суточные не могут быть более 700 рублей в день;
• если командировка на сутки связана с выездом за зарубеж, объем содержания будет не более 2.500 руб.

При этом данное ограничение весьма условно. Руководство вправе установить и более высокие размеры сумм. Запретить это невозможно. Однако при превышении указанных значений, денежные перечисления будут облагаться налогом на доходы. А если объем выплачиваемых денег будет находиться в указанных пределах, то выплаты облагаться налогом не будут.

Какие документы нужны для оформления командировки на один день?

Оформление служебного отъезда работника происходит единственным документом, которым является приказ. На основании него сотруднику проставляются рабочие сутки в табеле учета, рассчитывается обычный заработок и зачисляются компенсации и суточные.

Для получения ежедневного содержания, оформлять дополнительные документы не нужно. Приказ поступает в бухгалтерию и суточное содержание оформляется и начисляется автоматически.

Приказ на командировку на один день – образец

Оформление приказа должно осуществляться по установленной законом форме Т-9. Он правильно оформлен. Более того, его оформление соответствует стандартным требованием закона и общим нормам по делопроизводству. Поэтому, использовать образец возможно в любой организации или компании.

Командировка на 1 день: оформление

Служебная поездка сотрудника в другую местность по распоряжению руководителя, при которой даты его отъезда и возвращения совпадают, называется однодневной командировкой. Она оформляется аналогично обычной командировке, в порядке, установленном законодательством и локальным актом предприятия:

• издается приказ о командировке,
• работнику, направляемому в командировку, выдаются подотчетные средства наличными из кассы, либо перечислением денег на его банковскую карту,
• по возвращении сотрудник составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, произведенные им в поездке.

Однодневную командировку не стоит путать с постоянной работой в пути, или носящей разъездной характер (например, проводники поездов, экспедиторы, водители и т.п.), для которой командировочные документы оформлять не требуется (ст. 166 ТК РФ).

Оформление плана служебной командировки

План служебной командировки оформляется в случаях, когда составление такого плана предусмотрено локальными нормативными актами работодателя (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). В отдельных случаях необходимость составления плана служебной командировки предусмотрена внутриведомственными нормативными актами (см. приказ Росимущества от 02.03.2009 N 51 , приказ МВД РФ от 15.11.2011 N 1150 , приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 05.12.2007 N 152).

План командировки (образец которого обычно указывается в локальных нормативных актах) подписывается руководителем организации либо иным должностным лицом, которому такое право предоставлено локальными нормативными актами работодателя. С планом служебной командировки необходимо ознакомить работника, направляемого в командировку.

План служебной командировки содержит информацию о работниках, направляемых в командировку, указываются цель командировки, место (организация), куда направляется работник, мероприятия (вопросы), подлежащие выполнению (решению) в служебной командировке, длительность командировки.

Изменения правил, действующие в этом году, не обязывают предприятия составлять отчетность по данным вопросам в определенной форме. Тем не менее, на практике удобно использовать план и цель командировки. Примеры и рекомендации специалистов приведены в этой статье.

Постановлением Правительства Российской Федерации №1595, утвержденным 29.12. 2014 г. внесены поправки в действующее законодательство. Им отменены требования по составлению специальных удостоверений и других документов при оформлении командировок. В частности, стали не нужными служебные задания, в которых ранее описывалась суть соответствующей поездки.

Упрощение обязательных процедур не означает, что их нельзя использовать в практике. Предыдущие правила утверждали, что цель командировки указывалась в специальной форме Т-10а. Ее составляли на основе планов подразделений и предприятия. Наличие графика мероприятий упрощает оптимизацию деятельности, поэтому и сейчас современные компании используют соответствующие технологии.

Но точный и подробный план командировки выполняет одновременно несколько функций:

• Он позволяет точно сформулировать задание.
• С его помощью можно проверить объем выполненных работ.
• В нем указываются данные о работнике, объясняющие соответствие его квалификации полученному заданию.

Последний пункт следует рассмотреть подробнее. Несмотря на официальную отмену некоторых видов документации, государственные контролеры вправе проверить командировки подробнее. В частности, возникнут сомнения, если работник бухгалтерии посещал солнечный морской курорт для ремонта холодильного оборудования. Упомянутая выше форма содержит соответствующие сведения. Его подписывают ответственные лица. Проверяющему лицу проще изучить ее, чем выяснять соответствие деятельности положениям устава предприятия, либо догадываться о действительной цели поездки из краткого приказа, в котором указана только общая цель и длительность командировки.

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют

Как быть, если утерян посадочный талон?

Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.

Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?

Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.

Чем доказать проживание в частной квартире?

Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.

Оформляем командировку на один день

ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: — расходы по проезду; — расходы по найму жилого помещения; — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); — иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. В свою очередь, согласно п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Следовательно, документально подтвержденные расходы по проезду (бензин и билеты до места назначения и обратно) возмещаются работникам. Кроме этого, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами, уменьшающими полученные доходы налогоплательщика, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Порядок оплаты командировки на один день

При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.

При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

• За проезд;
• Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.

Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.

Является ли однодневная поездка командировкой

Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (