Онлайн-касса (онлайн-ккт)

Регистрация онлайн-касс в налоговой

• заполнение заявления на бумажном носителе и предоставление его в территориальное отделение налоговой службы;
• подачу заявления в электронном варианте через личный кабинет на сайте ФНС.

• онлайн-касса с подключенным фискальным накопителем;
• договор с ОФД;
• электронная цифровая подпись;
• личный кабинет на сайте ФНС;
• номер ККТ и фискального накопителя;
• ИНН организации или ИП;
• данные ОФД;
• установленная на компьютере программа шифрования «Крипто-Про».

Через ЭЦП

• перейти на сайт, при помощи логина и пароля зайти в «Личный кабинет»;
• выбрать пункт «Учет ККТ» − «Заполнить параметры вручную»;
• в появившемся окне надо указать информацию о торговом заведении, кассовом аппарате и фискальном накопителе, ОФД;
• проверить правильность введенных данных и нажать «Подписать и отправить»;
• на странице «Информация о документах» необходимо отслеживать статус отправленного заявления.

• формирование и распечатку отчета на ККТ (в соответствии с инструкцией по эксплуатации);
• подтверждение действий в «Личном кабинете» (перейти в раздел «Информация о документах» и нажать «Завершить регистрацию»);
• введение данных по кассовому отчету в появившемся окне с последующим нажатием кнопки «Подписать и отправить».

Новые поправки — новые понятия

Закон № 54-ФЗ ввел не только новые требования к ККТ, но и новые термины и аббревиатуры. И далеко не всем они до сих пор понятны. Давайте разбираться вместе:

• ФН — фискальный накопитель, пришедший на замену ЭКЛЗ (электронной контрольной ленте защиты). Представляет собой небольшую коробку, встраиваемую в кассовый аппарат. Это тот самый орган отслеживания, учитывающий произведенные продажи и передающий эту информацию в зашифрованном виде контролерам ФНС. ФН через определенное время должен быть заменен: на ОСНО — спустя 13 месяцев, на спецрежимах — через 36 месяцев. Без зарегистрированного ФН любая касса становится фактически калькулятором.
• ФД — фискальные данные. Это сведения о хозоперациях, проводимых через кассу, задокументированные и сохраненные в ККТ.
• ОФД — оператор фискальных данных. Специальная организация, которая имеет соответствующую лицензию и отвечает за прием и передачу ФД налоговикам. Реестр таких уполномоченных организаций есть на сайте ФНС. Каждый продавец должен заключить с ОФД договор на обслуживание — без этого работа онлайн-кассы невозможна.

ВАЖНО! В обновленном законе  54-ФЗ понятие «ККТ» трактуется тоже по-особому — не так, как в прежних редакциях закона. О том, какая техника сегодня может называться ККТ, читайте

Онлайн-касса — что это и для чего она нужна?

Дополнение «онлайн» появилось у словосочетания «кассовый аппарат» в середине 2016 года, когда вступили в силу кардинальные изменения к закону «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Согласно им абсолютно у всех касс должно быть подключение к интернету, а также должна иметься возможность передачи информации о продажах — на сервер ФНС и самому покупателю (по СМС или на его электронный адрес).

Что это такое и где применяется мобильная онлайн-касса, см. здесь.

Сам кассовый аппарат внешне практически не изменился, сохранилась и его изначальная функция — выдача бумажных чеков. Однако другим стало техническое наполнение. Изменилось и содержание чеков: они включают гораздо больше информации как о продавце, так и о покупке.

ВАЖНО! Не со всеми старыми моделями ККТ придется распрощаться, некоторые из них удается модернизировать, подключив к интернету и дополнив фискальным накопителем. Реестр таких машин утвержден ФНС

В нем же перечислены новые модели, разрешенные к использованию.

О том, для чего государству потребовалось вводить онлайн-кассы, рассказывается в материале «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?».

Может ли онлайн-касса быть дешевой

Бизнесменам всегда неприятны дополнительные затраты, которые нужно вкладывать для обеспечения нормальной работы, причем уже ранее налаженной и функционирующей

Не имея опыта в выборе онлайн-касс, не зная ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, человек захочет приобрести самую дешевую модель, чтобы сэкономить. В ряде случаев это может быть оправдано, но не во всех

Уровень спроса на онлайн-кассы вырос в несколько раз – это естественно из-за новшеств в законодательстве. Это позволяет до этого довольно слабому рыночному сегменту набрать силу. В этой сфере появляются новые производители, у которых есть для потребителя много разнообразных предложений.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Какой бы ни была предлагаемая онлайн-касса, она по умолчанию обладает базовым функционалом, удовлетворяющим требованиям ФЗ № 54. Разницу в цене обуславливают дополнительные возможности, которые могут потребоваться при различных видах деятельности

Можно сравнить разнообразие моделей онлайн-касс с недавним обилием разновидностей мобильников: моноблоки, раскладушки, выдвижные и т.п., но базовые возможности для всех были одинаковы. Чем больше функций, тем выше цена. В сфере касс отсутствует свой «айфон». Разным предпринимателям нужны отличающиеся типы онлайн-касс.

Пошаговая инструкция по выбору онлайн-кассы для предпринимателя

1. Определяемся со сроками. Если касса необходима «вчера», то есть вы относитесь к той категории предпринимателей, которые не имеют права работать без нее после июля 2017 года, нужно приобретать ее немедленно. У тех, кто стартует в 2018 году, тоже не так много времени. Рассчитывайте на полтора-два месяца ожидания при оформлении предзаказа. Если они у вас есть, спокойно выбирайте поставщика. Если нет – отдайте предпочтение тем, у которого кассы в наличии, что следует тщательно проверить.
2. Выбираем поставщика. Заказать кассу у крупной компании-продавца или отдать предпочтение новичку с более привлекательными условиями? Решать вам. В пользу первого варианта говорят следующие моменты:
   • маститые компании закупают кассы большими партиями, поэтому больше вероятность застать товар в наличии;
   • крупные оптовики всегда в приоритете у производителей;
   • серьезным компаниям репутация дороже денег.

Из 16 компаний, получивших в РФ статус ОФД, наиболее крупными «игроками» в этой отрасли признано 5:

• Платформа ОФД (Эвотор);
• Такском;
• Первый ОФД;
• Ярус (Штрих-М);
• Петер-Сервис.

Делаем выбор модели онлайн-кассы. Это самый серьезный и непростой пункт. Ниже мы дадим рекомендации по выбору ККТ для различных типов предпринимателей. Важные показатели, которые могут повлиять на этот выбор:

• чековая нагрузка на данную торговую точку в день;
• объем информации на чеке;
• ведется ли в данной торговой точке автоматизированный учет (система учета должна быть совместима с онлайн-кассой);
• надежность сети интернет точке продажи;
• количество товаров в ассортименте;
• продается ли в торговой точке алкоголь (или планируется в продажу) – касса должна быть особым образом адаптирована и иметь функцию списания остатков.

Думаем о регистрации и обслуживании. Удобнее всего решать все проблемы, связанные с ККТ, в одном и том же месте. В идеале поставщик должен не только продать вам аппарат, но и обеспечить выполнение ФЗ № 54, оказывая весь комплекс сервисных услуг: заключение договора с ОФД, регистрацию кассы, настройку ее для работы.

К СВЕДЕНИЮ! Самостоятельная неумелая регистрация может быть чревата поломкой фискального накопителя!

Как лучше купить фискальный накопитель

Наличие фискального накопителя – обязательное условие функционирования онлайн кассы. В соответствии с законом, на ФН накапливается информация о проведённых торговых операциях, которая направляется в итоге в налоговую инспекцию. Без данной принадлежности кассовый аппарат бесполезен.

Приобрести фискальный накопитель можно как отдельно, так и во встроенном виде вместе с онлайн кассой. Рекомендуется покупка ФН вместе с кассовым аппаратом. В ином случае покупка и установка онлайн кассы займёт много времени и средств. При покупке фискального накопителя вместе с кассовым устройством, его стоимость увеличится на 6000 рублей (ФН на 13 месяцев) и на 9000 (ФН на 36 месяцев).

Важно! Для индивидуальных предпринимателей, работающих на ПСН и ЕНВД, установлено требование регистрации ФН на 3 года.

При покупке ФН отдельно от онлайн кассы, цена только на 13 месяцев достигает порядка 10000 рублей. Также нужно будет найти подходящего ОФД.

Особенности применения онлайн-касс для отдельных видов деятельности

Всё дело в том, что последние значимые реформы кассовой дисциплины в сфере интернет-торговли проводились еще в 2003 году, когда она только зарождалась. А потому просто невозможно было создать достаточную правовую базу. Что ж, теперь она есть, и владельцам онлайн-магазинов придется жить по новым правилам.

Есть особенности в применении онлайн-касс и для торговцев алкоголем, причем здесь вступают в противоречие два закона — вышеупомянутый 54-ФЗ и закон «О госрегулировании производства и оборота этилового спирта…» от 22.11.1995 № 171-ФЗ.

О том, что думают по этому поводу эксперты, читайте в статье «Применение онлайн-кассы для продажи пива».

С многочисленными вопросами сталкиваются и представители других видов бизнеса. Для них у нас тоже есть специальные материалы, подготовленные опытными экспертами с учетом анализа действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов:

• «Онлайн-кассы для АЗС — разъяснения»;
• «Нужны ли онлайн-кассы при эквайринге?».

Для предпринимателей и компаний на спецрежимах также существуют нюансы. Кому-то из них приходится работать с онлайн-кассами уже сейчас, кому-то повезло больше — для них срок обязательного применения еще не наступил.

Если ваша фирма относится к малому бизнесу, не обойдите стороной эти статьи:

• «Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН?»;
• «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Самый дешевый вариант использования онлайн-кассы

Подбирайте кассу, исходя из возможностей магазина и условий продажи. Небольшой торговой точке с маленьким потоком клиентов и не самой объемной базой товаров не нужна продвинутая и дорогая POS-система
Обратите внимание на самые дешевые варианты — они позволят вам получить простую в обращении и не перегруженную лишними функциями кассу
Следите за спецпредложениями. Многие производители и дистрибьюторы кассовой техники часто устраивают акции, которые позволяют купить онлайн-кассу и получить дополнительные услуги более выгодно
Также онлайн-кассы своим клиентам предлагают некоторые банки — например, Сбербанк или ВТБ. Если у вас открыт расчетный счет в одном из них — попробуйте обратиться к нему
Рассмотрите альтернативные способы получения касс. Некоторые компании предлагают взять онлайн-кассу в аренду — так вы сможете пользоваться ей в течение некоторого времени. Потом можно купить кассу в собственность или приобрести другой аппарат. В стоимость аренды часто включены услуги по настройка кассы и договор с ОФД. Также кассу можно купить в кредит или рассрочку, но такой вариант подойдет не всем
Не забывайте про налоговый вычет. Индивидуальные предприниматели, которые работают на патенте, имеют право вернуть до 18 000 рублей с каждой купленной кассы

При этом для оформления вычета важно соблюдать ряд определенных условий
Если у вас есть старый кассовый аппарат — узнайте, можно ли модернизировать его. Иногда это стоит дешевле, чем покупка новой онлайн-кассы

Чтобы обновить аппарат, необходимо докупить и установить специальное оборудование, а также обновить прошивку. За этими услугами стоит обращаться в сервисный центр

От чего зависит стоимость онлайн кассы

Цена новой контрольно-кассовой техники устанавливается исходя из следующих факторов:

Тип онлайн кассы. Автономная касса стоит дешевле более сложных по функциям фискальных регистраторов и POS-терминалов.
Модель кассового устройства. Отечественная продукция имеет меньшую цену, чем её зарубежные аналоги с известными брендами.
Способ покупки. Приобретение «под ключ» онлайн кассы с фискальным накопителем сроком до 36 месяцев и оформленным договором с оператором фискальных данных выгоднее, чем осуществление таких действий по отдельности.
Место покупки. Большое значение играет место, в котором производится приобретение ККР. В магазинах по продаже техники устанавливаются различные цены

Также необходимо обращать внимание на скидки и акции. За одну и ту же кассу в разных местах можно заплатить 10000 или 20000 рублей

Иногда лучшим вариантом является покупка кассового прибора в интернете.
Количество устанавливаемых приложений и гаджетов. Загрузка дополнительных программ для работы требует определённых денежных вложений, что увеличивает стоимость оборудования.

Дата перехода на онлайн-кассы: 2017-2018 гг.

• С 1 февраля в налоговой службе перестали регистрировать кассовую технику, не отвечающую требованиям закона №54-ФЗ.
• До 30 июня владельцы бизнеса, использующие ККТ старого образца, могли добровольно перейти на онлайн-систему после подачи заявления в ФНС на перерегистрацию.
• С 1 июля все старые кассы должны быть перерегистрированы (касается организаций, работающих на ОСНО и УСН).

• руководящее лицо написало заявление на поставку аппаратов, но их в данный момент нет на складе;
• при отсутствии новых ККТ предприниматель выдает покупателям документы, подтверждающие факт оплаты товаров (услуг); для этого разрешено использовать старую машину, снятую с учета.

Разрешает ли закон № 54-ФЗ применение виртуальных касс

Под виртуальной кассой понимается объект для учета кассовых расчетов:

• не имеющий физического существования;
• реализующий свои функции посредством компьютерных технологий.

Онлайн-кассы, речь о которых велась в предыдущих разделах и требования к которым описаны в законе № 54-ФЗ, в настоящее время не могут быть виртуальными — в ст. 4–4.1 закона № 54 напрямую сказано, что и ККТ, и фискальный накопитель должны иметь корпус и иные физические элементы.

Учитывая стремительное проникновение прогресса во все сферы нашей жизни, онлайн-кассы можно рассматривать как промежуточный шаг к полностью виртуальным кассам, что предполагает в перспективе:

• полный отказ от фискального чипа;
• использование виртуальной кассы без фискальных принтеров.

Таким образом, современная онлайн-касса по закону № 54-ФЗ не может быть виртуальной, она должна иметь физическое исполнение.

Если вы не можете единоразово потратить средства на приобретение онлайн-касс, можно взять аппарат в аренду. Подробности см. здесь.

Нормативные разъяснения по применению онлайн-касс с 2017 года

Закон № 54-ФЗ является центральным нормативным звеном в процедуре перехода на применение онлайн-касс. Для того чтобы эта система заработала в полную силу, к указанному закону разрабатываются дополнительные подзаконные акты и разъяснения. К примеру, для корректного исполнения требований ст. 2 закона № 54-ФЗ разработаны следующие подзаконные акты:

Отдельные вопросы особенностей применения закона № 54-ФЗ и нюансов работы с кассами нового поколения разъясняют налоговики (см. письма ФНС России от 27.01.2017 № ЕД-4-20/1435, от 11.11.2016 № АС-4-20/21345@ и др.) и чиновники Минфина (письмо от 24.01.2017 № 03-01-15/3102, от 07.02.2017 № 03-01-15/6586 и др.).

Требования к современной ККТ и фискальным накопителям

В законе № 54-ФЗ подробно описаны обязательные функции и конструктивные особенности современной кассы (ст. 4). Их можно объединить в следующие группы:

• Технические. Закон содержит описание обязательных внешних (корпуса с нанесенным на него заводским номером) и отдельных внутренних (например, таймера) элементов кассы, а также возможные варианты технических решений по расположению устройства для печати ФД.
• Обеспечительные. Перечислены разнообразные функции онлайн-касс обеспечительного характера (по печати ФД, шифровке информации, поиску записанного на фискальный накопитель ФД и др.).
• Информационные. Определена задача по информированию пользователя онлайн-касс об отсутствии подтверждений оператора и неполадках в работе кассы.
• Технологические. Законом закреплено требование о необходимости приема онлайн-кассами подтверждений оператора (в том числе в зашифрованном виде) и передачи фискальных данных в накопитель.
• Протокольные. Закреплена обязательная функция кассового устройства по исполнению протоколов информационного обмена.
• Иные функции.

Требования к фискальным накопителям расшифрованы в ст. 4.1 закона № 54-ФЗ. Исходя из содержания статьи, это устройство призвано решать целый комплекс задач — от хранения и шифрования фискальной информации до обеспечения противодействия угрозам ее безопасности.

У фискального накопителя важная миссия — накапливать фискальную информацию и хранить ее вне зависимости от наличия или отсутствия доступа к интернету. Технические неполадки, блокирующие возможность онлайн-передачи данных налоговикам, не остановят процесс расчетов хозяйствующих субъектов с клиентами (покупателями), и онлайн-кассы по-прежнему будут пробивать чеки благодаря этому современному модулю памяти.

При этом пользователю кассовой техники не следует забывать о том, что накапливание данных без передачи налоговикам может происходить только в течение 30 дней. По окончании этого временного отрезка работа кассы автоматически блокируется, и осуществлять печать чеков и фиксировать продажи становится невозможно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Использованный фискальный накопитель нужно хранить 5 лет

Основные затраты

В список основных затрат по покупке и подключению кассового аппарата входят:

• Собственно покупка кассы, соответствующей требованиям 54-ФЗ
• Покупка фискального накопителя
• Покупка дополнительного оборудования
• Подключение кассы к интернету
• Обслуживание кассы в течение срока эксплуатации
• Покупка программного обеспечения и его настройка
• Заключение соглашения с оператором фискальных данных
• Регистрация кассы в ФНС

Стоимость фискального накопителя в разных магазинах примерно одинакова. Она зависит от срока действия: накопитель на 13 или 15 месяцев стоит от 6 000 рублей, а на 36 месяцев — от 9 000 рублей. Можно купить кассу с ФН в комплекте — зачастую это выгоднее, чем покупать оборудование по отдельности. 

Обслуживание

Если вы заключаете договор с сервисным центром, то обслуживание кассы потребует от владельца оплаты в размере от 3000 рублей в месяц или год. В эту сумму включены техническая поддержка, ремонт и замена, обучение кассиров и другие условия. Некоторые поставщики онлайн-касс и сервисные центры предоставляют эти услуги или их часть бесплатно.

Установка и подключение

Некоторые поставщики и дистрибьюторы предлагают услуги по регистрации и настройке кассы. Они могут взять на себя первичную настройку аппарата, заключение договора с ОФД, постановку кассы на учет в ФНС, обучение кассиров и некоторые другие операции. Такой вариант поможет вам, если вы по какой-то причине не можете установить и настроить кассу сами.

Настройка и покупка ПО

Для комфортной работы с кассой и товарами вам также потребуется соответствующее программное обеспечение. Оно позволит вам вести базу товаров, просматривать операции по кассам и анализировать программы. Если вы используете фискальный регистратор — устройство, которое требует подключения к компьютеру — то для работы с кассой такая программа будет обязательной. Для смарт-терминала необходимо будет установить и настроить программу, в которой будет работать кассир.

Стоимость покупки ПО и его установки может обойтись от 1 000-3 000 рублей. Лицензия оплачивается на определенный период (месяц, квартал или год) или бессрочно. Кассовые программы от производителей и утилиты для настройки аппаратов, как правило, предоставляются бесплатно. Некоторые поставщики программного обеспечения предлагают бесплатные версии ПО для работы с кассой — такие варианты, как правило, ограничены по функционалу или времени использования.

Заключение договора с оператором фискальных данных

 Оператор фискальных данных служит посредником между кассой и налоговой службой. Он хранит и обрабатывает данные об операциях, проведенных через аппарат, формирует и отправляет чеки. Наличие договора с ОФД — обязательное требование для использования онлайн-кассы по закону.

Регистрация ККТ в налоговой службе

1. Чтобы отправить онлайн-заявку на регистрацию кассы, вам потребуется электронная подпись. Она же будет необходима для заключения договора с ОФД. Для регистрации стоит оформить отдельную подпись, так как другие (например, используемые в документообороте) налоговая может признать недействительными. Стоимость электронной подписи и программы для работы с ней — от 2 500 рублей в год
2. Данные, которые вы получите в ФНС и у ОФД, нужно будет ввести в настройки кассы с установленным фискальным накопителем. Заменить или удалить их после этого будет нельзя. Если вы введете их неправильно, то вам придется покупать новый ФН. Будьте внимательны при настройке кассы — если вы сомневаетесь, то стоит доверить ее специалистам

Итоги

Современные кассовые аппараты (онлайн-кассы), помимо фиксации выручки и печати чеков, должны обладать дополнительными функциями: сохранять, шифровать и передавать в режиме реального времени фискальную информацию через спецоператора в налоговую инспекцию, а также отправлять электронные чеки покупателям.

Повсеместный ввод современных кассовых аппаратов направлен на повышение прозрачности налогообложения, повышение эффективности госконтроля наличного оборота и легальность использования денежных средств, а также на защиту прав потребителя (у покупателя отпадает необходимость в хранении бумажных чеков для возможности предъявления претензий).

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.