Как оформить отзыв из отпуска

Пересчет НДФЛ

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы. Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится. В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни. На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

Пример 6. Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 года на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 года. Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб. Решение. За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. х 14 календ. дн.). Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. х 13%). Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. — 2586 руб.). Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать. За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. х 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. х 13%). Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. — 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. — 739 руб.). В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96). Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных: Дебет 96 Кредит 70 — 14 208,3 руб. — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом А.С. Галкиной из отпуска; Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 1847 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ. Сумма излишне выплаченных отпускных 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. — (5683,32 руб. — 739 руб.) будет удержана при следующей выплате заработной платы. Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки: Дебет 44 Кредит 70 — 40 000 руб. — начислена заработная плата за сентябрь; Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 5200 руб. — начислен НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. — 1847 руб.). С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. — 3353 руб. — 12 361,3 руб.).

Как оформить приказ

К оформлению приказа, также как и к его составлению законодательство не предъявляет никаких критериев: его можно писать от руки или набирать на компьютере на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке организации.

Приказ всегда издается от имени руководителя компании, поэтому он должен быть в обязательном порядке подписан им лично или представителем, уполномоченным действовать от его лица. Также документ обязаны подписать ответственные за его реализацию лица (обычно это специалист кадрового отдела, бухгалтер) и работник, которого приказ касается напрямую.

Если в локальных актах фирмы закреплена обязанность использовать для визирования внутренних бумаг печать, то бланк приказа следует проштамповать.

Приказ пишется обычно в единственном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать и его заверенные копии.

После составления документ регистрируется в журнале учета внутренней документации, а затем передается на хранение вместе с прочими распорядительными бумагами фирмы.

Как оформить отзыв работника?

Каждый работодатель, понятно, хочет быстро и эффективно решить все проблемы, которые внезапно возникли на предприятии и потенциально негативно отразятся на его деятельности. Но экономить время на оформлении кадровых вопросов все-таки не стоит. Отзыв работника из отпуска относятся к таким ситуациям в полной мере.

Чтобы гарантировано застраховаться от неприятностей в виде трудового спора, начальство на пару с кадровиками должно соблюсти несложный алгоритм:

1. В случае возникновения острой необходимости в вызове отдыхающего специалиста, руководитель подразделения должен составить и положить на стол директора докладную о сложившихся обстоятельствах. Здесь же могут быть изложены и свои пути видения выхода из ситуации.
2. Если без отдыхающего на этот момент сотрудника не обойтись, то кадровики составляют письменное предложение с просьбой досрочного выхода и перечисляют условия отзыва работника из отпуска.
3. Самое сложное – вручить данное предложение работнику, которого нет на месте. Тут уж все зависит от отношений внутри коллектива. Хотя, если сотрудник выразил свое нежелание уже при телефонном разговоре, дальнейшие попытки настаивать на вручении предложения не имеют смысла.
4. Если документ с просьбой прервать отпуск все-таки вручен и не встречен отказом, то нужно проследить, чтобы работник написал о своем согласии либо на этой же бумаге, либо оформил отдельным заявлением ().
5. По возможности, сразу согласовать период, когда сотруднику будет удобно догулять оставшиеся дни. Можно сделать это сразу, а можно перенести их даже на следующий год.
6. На основании докладной и заявления издается приказ по личному составу ().
7. Внести изменения в график отпусков (форма Т-7). Здесь отмечают как информацию о прерванном отпуске, так и о том, на какой месяц назначено время догуливания. В графе «Примечания» отмечают номера и даты приказов.
8. Обязанности ознакомить работника с опубликованным приказом у работодателя нет. Но дни отпуска переносятся, а о начале любого запланированного периода отдыха работодатель обязан предупредить заранее (ст. 123 ТК), поэтому правильнее будет получить от сотрудника подпись и на этом документе.
9. Передать документы в бухгалтерию. В зависимости от того, в каком месяце трудящийся будет догуливать дни отдыха, будет проведен пересчет полученных отпускных и зарплаты.

Законодатель не предусмотрел образец отзыва работника из отпуска, поэтому кадровая служба вольна в подборе фраз и формулировок. Для однозначной трактовки составленного документа, в нем обязательно должна содержаться информация:

• дата составления предложения и должность инициатора;
• причина отзыва;
• дата выхода и предполагаемая продолжительность работы;
• упоминание о том, что использовать остаток отпуска можно в любой момент, либо указание определенного периода;
• срок предоставления ответа, если ситуация позволяет работнику подумать.

Оформление документов на отзыв сотрудника из отпуска

Процедура досрочного вызова трудящегося из отпуска должна быть в обязательном порядке оформлена документально. Основными документами являются:

1. Служебная записка, которая составляется начальником структурного подразделения на имя руководителя организации. В нее вносятся следующие сведения:

• Должность руководителя компании;
• Наименование организации;
• ФИО руководителя;
• Должность лица, направляющего служебную записку (начальника подразделения);
• ФИО лица;
• Наименование документа: «Служебная записка»;
• Суть обращения, а конкретнее, описание сложившейся производственной ситуации и прошение работодателя на отзыв необходимого сотрудника из отпуска;
• Дата составления служебного документа;
• Подпись составителя.

На документе должна быть проставлена виза работодателя с фиксацией его решения в отношении отдыхающего сотрудника.

1. Обращение работодателя к отдыхающему специалисту с предложением досрочного выхода на место трудовой деятельности. Образец такого документа представлен ниже. В него вносится следующая информация:

• Наименование организации-нанимателя;
• Индивидуальный номер, присвоенный исходящему обращению;
• Дата составления обращения;
• Должность сотрудника, которому оно направляется;
• ФИО сотрудника;
• Обращение: «Уважаемый … »;
• Подробное описание произошедшего события, требующего личного присутствия работника;
• Дата предполагаемого досрочного выхода на работу;
• Ссылка на статью трудового законодательства, предоставляющую право на использование оставшихся дней отдыха в другой временной интервал;
• Ссылка на статью, в которой обозначено право трудящегося на отказ от прерывания отпускного периода;
• Должность работодателя, его личные данные и подпись.

После того, как работник будет ознакомлен с этим документом, он обязан письменно, от руки, прописать ниже собственный ответ работодателю о согласии или несогласии выхода на работу, завизировав документ собственной подписью.

1. Приказ об отзыве сотрудника из отпуска, который издается в компании лишь после того, как лицо даст письменное согласие. В распорядительном документе от имени руководства должны содержаться такие сведения:

• Наименование организации-нанимателя;
• Наименование документа с указанием его индивидуального номера;
• Место составления распоряжения;
• Дата оформления документа;
• Причина отзыва подчиненного из предоставленного периода отдыха;
• Собственно, распоряжение: «ПРИКАЗЫВАЮ»;
• Далее указывается конкретная дата выхода лица на место трудовой деятельности, возможность запросить неиспользованные выходные дни в другой момент времени, а также необходимость перерасчета выплаченных отпускных в счет будущей суммы заработка;
• Перечень оснований, которые предоставили работодателю право на оформление данного распоряжения. Как правило, указываются: полученная служебная записка от начальника структурного подразделения трудящегося и письменное согласие подчиненного на досрочный выход на работу;
• ФИО, должность и подпись работодателя;
• Должности, ФИО и подписи всех лиц, которые были упомянуты в Приказе.

Для точного расчета отпускных дней воспользуйтесь онлайн калькулятором

Компенсация остатка отпуска

Договоренность о том, когда работнику лучше получить недогуленные дни, станет основанием для действий бухгалтерии. О того, как распределятся эти дни календарно, будут зависеть не только кадровые приказы, но и изменения в ведомостях начисления заработной платы.

Перерасчет отпускных

Начисление зарплаты

Кроме перерасчета отпускных нужно не забыть начислить зарплату за дни работы вместо отдыха. Если в этот период попали выходные или праздник, то оплатить нужно вдвойне (ст. 153 ТК). По сути, формула будет следующая: сумма первоначальных отпускных – сумма отпускных за неотгуленные дни + зарплата за работу вместо отпуска + сумма пересчитанных отпускных.

Может случиться, что пересчитанные выплаты будут меньше первоначальных, тогда бухгалтерия будет обязана письменно сообщить об этом сотруднику (ст. 136 ТК), а также получить от него согласие на подобное удержание (ст. 137, 138 ТК). Более того, забрать «лишние» деньги можно не позднее следующего месяца. В то же время, работодатель может воспользоваться своим правом не снижать величину отпускных и не обижать отзывчивого сотрудника.

В качестве поощрительных мер или дополнительной мотивации для получения согласия работников помочь родной компании, можно в колдоговоре предусмотреть премию за внеочередной выход во время отпуска. Чтобы ее не расценивали как попытки неофициальной компенсации, лучше в приказе написать нечто наподобие: «премировать за профессиональное стремление и лояльность, проявленные в кризисной ситуации».

Как осуществить перерасчет отпускных выплат и зарплаты?

Отдельные вопросы, касающиеся досрочного отзыва работника из отпуска, разрешает бухгалтерия. Ее работникам придется внести правки в первичные документы и пересчитать размер отпускных платежей и зарплаты, а также в случае необходимости денежной компенсации и премии работнику. Как правильно осуществляется этот процесс?

1. После составления приказа об отзыве работника в его личную карточку (раздел №8) и график отпусков вносятся соответствующие изменения;
2. Пересчитываются отпускные выплаты работнику, размер которых будет отличаться первоначально рассчитанной величины.

Отпускные выплаты работнику, как правило, рассчитываются перед его выходом в отпуск. При этом за основу берется средняя зарплата специалиста в расчете за последний годовой промежуток. Что же происходит, если работника досрочно отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью?

• С одной стороны, сотрудник не использовал положенные ему дни отпуска и потому за этот период выплату отпускных ему необходимо отменить. Это значит, что работник возвращает фирме часть ранее выплаченных ему денег;
• С другой стороны, в период отпуска сотрудник пребывал на рабочем месте и выполнял свои профессиональные обязанности, а значит, должен получить зарплату за этот период.

Более того, руководитель может определить работнику премию, в качестве компенсации морального ущерба от досрочного прерывания отпуска. зачастую именно она становится главным аргументом в деле убеждения специалиста в досрочном возвращении к выполнению своих профессиональных обязанностей.

Если окажется, что сумма зарплаты за период отзыва работника из отпуска окажется меньше суммы отпускных, то работника не обязывают возвращать отпускные (ст. 137 ТК РФ). Хотя на практике самого процесса физического возврата не происходит – он осуществляется пересчетом на будущие периоды.

Когда все вопросы «производственной необходимости» улажены, то работник моет сразу же продолжить свой отпуск или перенести его на иной период года. В этой ситуации бухгалтерия вновь рассчитывает ему отпускные выплаты, но теперь уже на остаток отпуска.

Если окажется, что эти будут перенесены на следующий год, то отпускные будут рассчитываться на основании среднего заработка будущего года (при таком раскладе работник может как проиграть, так и выиграть).

Существуют некоторые нюансы, которые важно принимать в внимание работникам бухгалтерии:

• для расчета отпускных и зарплаты применяются стандартные формулы;
• зарплату не могут заменить отпускные даже при условии равенства их сумм (пересчет должен быть произведен и отражен в документации);
• по рассчитанным отпускным выплатам и зарплате должны быть начислены налоги;
• премия руководителя может покрыть разницу между отпускными и зарплатой тогда их замещения друг другом не происходит;
• размер денежной компенсации в обмен на неиспользованные дни отпуска обсуждается с руководителем организации (в первую очередь, он должен дать согласие на такое замещение).

Важно подчеркнуть тот факт, что пересчет зарплаты и отпускных выплат в обязательном порядке найдет отражение в итоговой финансовой отчетности. Улаживание вопросов с выплатами работнику – еще один способ избегания конфликтных ситуаций с работником в случае его досрочного отзыва по производственной необходимости

Этот аспект крайне строго проверяется контролирующими органами на предмет отсутствия нарушений прав работника

Улаживание вопросов с выплатами работнику – еще один способ избегания конфликтных ситуаций с работником в случае его досрочного отзыва по производственной необходимости. Этот аспект крайне строго проверяется контролирующими органами на предмет отсутствия нарушений прав работника.

Таким образом, досрочное прекращение отпуска работника в связи с производственной необходимостью требует соблюдения всех законодательных формальностей: получение письменного согласия сотрудника, составление служебной записки начальником отдела, подписание приказа руководителем предприятия, внесения изменений в график отпусков, личную карточку специалиста, а также перерасчета отпускных выплат и зарплаты.

Процедура отзыва

Этот процесс в российском законодательстве не регламентирован. Все дело в том, что тут все делается только при согласии работника. То есть, по закону заставить человека выйти на работу нельзя, соответственно, никаких специальных бумаг оформлять не нужно.

Исключением будет только официальное подтверждение сотрудника, в котором говорится о том, что он по личной инициативе готов прервать свой отдых и выйти на рабочее место.

После этого можно заняться оформлением бумаг:

1. Письменное заявление является одним из первых документов, которые должны быть оформлены в такой ситуации.
2. Вторым пунктом в алгоритме выхода работника из отпуска для продолжения трудовой деятельности будет издание приказа. Он создается работодателем по определенной форме. Здесь в обязательном порядке указывается, что сотрудник прервал свой отпуск по собственному желанию. В подтверждение прикладывается соответствующее заявление сотрудника с датой и личной подписью.

Образец приказа об отзыве сотрудника из отпуска:

На небольших предприятиях чаще всего вся процедура обходится двумя бумагами. Но крупные компании могут использовать более сложный алгоритм для вызова сотрудника с ежегодного отпуска:

1. Изначально руководство составляет служебную записку. В ней во всех подробностях указывается причина, по которой сотруднику нужно выйти на работу до того, как закончится его официальный ежегодный период для отдыха. Эта бумага подписывается ответственными лицами, а после направляется работнику. Пример такого уведомления:

После того, как сотрудник получит официальный документ с просьбой о прерывании отпуска, ему стоит решить, согласен ли он на это предложение. Если ответ будет положительным, от лица работника составляется заявление, в котором выражается согласие. Эта бумага может быть написана на официальном бланке компании либо в произвольной форме.

Получив официальное согласие, руководство может приступить к дальнейшим действиям. В первую очередь составляется приказ от лица начальника. Учитывая то, что подобный процесс не регулируется Трудовым законодательством, форма документа будет произвольной. Но в обязательном порядке в приказе указывается причина преждевременного выхода на работу сотрудника, количество дней отпуска, которые еще можно использовать и все остальные нюансы. К примеру, работодатель с подчиненным может заранее обговорить, как будут компенсированы неиспользованные дни отпуска. Сотрудник может взять дополнительный выходной в любое время, продлить свой следующий отпуск по графику либо получить материальную компенсацию, что тоже вполне возможно. Что касается последнего варианта, то тут необходимо все правильно провести в бухгалтерских документах. Но перед этим следует правильно высчитать сумму отпускных.
Далее задачей руководства и ответственных лиц будет корректировка записей в личной карточке работника и графике отпусков. Изменению подлежит и запись в учетном табеле. Все эти моменты нужно обязательно учесть, чтобы в будущем избежать неразберихи.

Не стоит забывать о том, что в служебной записке от руководителя, в документе о согласии от сотрудника и приказе в обязательном порядке должны присутствовать даты и подписи всех участвующих лиц. В противном случае считать подобный документ законным будет неправильно.

Необходимо учитывать, что подобные моменты нередко становятся поводом для более тщательного изучения контролирующими органами. Если все оформлено правильно, то проблем быть не должно.

Главное – это удалить внимание тому, чтобы в папке с документами было официальное согласие сотрудника выйти из отпуска раньше времени. Это в данном случае главная бумага

Кроме того, следует помнить, что работников особых категорий нельзя вызывать из отпуска. Соответственно, даже при наличии официального согласия, их сверхурочная трудовая деятельность будет незаконной.

Узнайте больше о сверхурочной работе в этой статье.

Все документы в данном случае составляются в произвольной форме. Однако имеется и несколько важных деталей, которые в обязательном порядке должны присутствовать в таких бумагах:

• Помимо дат и подписей, нужно обязательно указать информацию от кого, и кому составлен документ.
• В приказе должно быть ссылка на Трудовое законодательство. Чаще всего работодатели просто указывают, что, опираясь на 125 статью Трудового Кодекса РФ, сотруднику будут предоставлены любые дни на выбор, в которые он может продолжить прерванный отдых.
• Также работника нужно обязательно оповестить обо всех возможностях, которые у него есть. То есть, при желании, он может продлить свой следующий отпуск либо выбрать более выгодный с финансовой точки зрения вариант.

Как оплачивается по Трудовому Кодексу вызов из отпуска

Бывают такие случаи, когда работник, который находится в основном оплачиваемом отпуске, срочно нужен на рабочем месте. Как вернуть такого сотрудника на работу, ведь право на отпуск гарантировано ему ст. 114 ТК РФ, и «гуляет» он в соответствии с графиком. Руководитель имеет право оформить вызов из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Вызов допускается только в случае крайней необходимости. Но, если работник не хочет выходить на работу, то работодатель не имеет права его заставить. В ст. 125 ТК РФ сказано, что вызов из отпуска возможен только с письменного согласия самого работника. Кроме того, руководитель не должен забывать, что «дробя», таким образом, отпуск своего сотрудника, он не должен нарушать законодательство в части непрерывного периода. То есть, одна часть отпуска сотрудника обязательно должна быть 14 дней или более.

Для вызова сотрудника из основного отпуска, работодатель должен оформить приказ. Работник имеет полное право не выходить на работу до окончания своего отпуска, несмотря на проблемы работодателя. Поэтому прежде чем оформлять приказ об отзыве, работодатель должен заручиться согласием этого работника.

Любого ли работника можно отозвать из отпуска

Нет, не любого!  Законодатель признает общественную значимость полноценного отдыха работников. Поэтому при оформлении отзыва нужно учитывать, что предусмотрены категории трудящихся, которые ни при каких обстоятельствах не могут быть отозваны из отпуска, какой бы продолжительности он ни был.

• беременных женщин;
• работников, занятых на вредном или опасном производстве;
• несовершеннолетних.

Обратите внимание! Этим же категориям не может быть проведена замена части отпуска компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Отпуск таких работников может быть только перенесен — на основании личного заявления и до его начала в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом (ЛНА)

О его оформлении рассказано в статье «Заявление на перенос отпуска по графику – образец». 

В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе «Путеводитель по кадровым вопросам: Ежегодный оплачиваемый отпуск».  Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить пробный доступ бесплатно, на временной основе!