Cкачать программы по делопроизводству

Content Services Platform — новая реинкарнация систем электронного документооборота

Когда весь мир внезапно и не по доброй воле перешел на удаленку, даже завзятые скептики признали, что электронный документооборот — вещь полезная и нужная в корпоративном хозяйстве. Если судить по статистике продаж, то можно сделать вывод, что практически не осталось организаций, где хоть какая-то СЭД не внедрена. 
Однако пандемия показала, что в реальности плавать получается не у всех бизнес-процессы по работе с документами автоматизированы далеко не у всех.
Дело в том, что в «мирное» время СЭД зачастую внедрялись формально, для галочки — при этом у людей оставалась возможность взять в руки бумажный документ и отмаршрутизировать его по нужным кабинетам. Пандемия такую практику пресекла на корню, и пришлось работать в СЭД по-настоящему, а не притворяться — тут-то все вскрылось. Как любит говорить Уоррен Баффет, «отлив покажет, кто купался без плавок».
Также очевидно, что вне зависимости от успехов и темпов вакцинации все сотрудники уже никогда не вернутся в офисы, — следовательно, ИТ-инфраструктура должна адекватно поддерживать распределенные цифровые бизнес-процессы, в том числе и по работе с документами. Значит, самое время провести ревизию унаследованных приложений электронного документооборота и определиться, можно ли с таким багажом войти в светлое цифровое будущее.

СБИС

Сайт: https://sbis.ruТелефон: +7 495 123-34-06, +7 495 532-19-20, +7 495 744-62-02Стоимость: базовые возможности — бесплатно, аккаунт СБИС — 500 р., внутренний документооборот — от 4000 р., заказы и поставки (EDI) — 3000 р., обмен с контрагентами — 2000 р.

Электронная подпись и обмен документами между компаниями, внутри компании и c обычными людьми:

• Создавайте накладные и счета-фактуры как обычно или прямо в СБИС
• Редактируйте и подписывайте файлы и учетные документы на любом устройстве
• Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн
• Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски
• Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов

СБИС взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и подходит для торговли любыми маркированными товарами.

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет.

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Возможна стыковка электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, а для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы.

Базовые возможности (бесплатно):

• Прием электронных документов от любых контрагентов
• Уведомления о новых документах и мобильное приложение
• Регистрация до 5 пользователей

СЭД ТЕЗИС

Россия. Самара

СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Система документооборота ТЕЗИС разработана российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре.

Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых решений для автоматизации бизнеса. Опыт компании является базой для успешного решения задач по внедрению электронного документооборота в России.

Безопасность данных и действий

Directum

Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.

Docsvision

Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.

ELMA

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
2. Вход по Токену. Токен — устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single Sign On (SSO) — для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми пользователь вошел в ОС Windows.

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами — роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Optima WorkFlow

Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.

К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.

1С: Документооборот 8

Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.

Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.

Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок?

Вопрос:

Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок для облегчения нашей работы (в организации отсутствует электронный документооборот)?

Ответ:

Можно использовать три метода.

МЕТОД 1: MS Excel

Самый простой и бесплатный метод регистрации — регистрация в электронных таблицах, самый распространенный табличный редактор – это MS Excel.

Необходимо провести следующие мероприятия:

• Сформировать две сетевые папки: одна — для входящей и исходящей корреспонденции, которую нужно открыть для чтения для всех сотрудников; вторая – для всех остальных документов, но доступ для редактирования необходимо дать только сотрудникам службы ДОУ.
• Сделать журналы регистрации документов. Для этого сформировать отдельные файлы с таблицами, которые содержат все обязательные реквизиты, включая трек-номер отправления (номер из накладной курьерской службы или с чека Почты РФ) и сотрудника–исполнителя.

МЕТОД 2: Специализированные программы

МЕТОД 3: СЭД

Системы электронного документооборота, которые можно использовать только службе ДОУ и не распространять на всю организацию. Там уже все настроено для пользователя: самый быстрый ввод данных о документе, автоматизированный контроль исполнения, а также предусмотрено сканирование и хранение документов. Но если использовать такие СЭД только в одном подразделении, то они будут обходиться организации довольно дорого.

Преимущества и недостатки каждого из методов даны в таблице:

/Е. Бугаева
Подробный материал по теме ищите в нашем журнале.

Для физических лиц
Для юридического лица
Подписка на эл.версию

13.03.2020, 15:17

ELMA ECM+

Сайт: https://www.elma-bpm.ruТелефон: +7 (499) 921-02-87Стоимость: тарифы — от 45000 р.

Решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Использование BPM-платформы позволяет автоматизировать работу с договорами, проектный документооборот, электронной архив и любые процессы, связанные с документами.

Преимуществом ELMA ECM+ является возможность гибкой подстройки под процессы компании, в которой она внедряется. Многие компоненты настраиваются индивидуально под сферу деятельности компании:

• Типы документов
• Шаблоны документов
• Номенклатура документов
• Реестры документов
• Маршруты движения документов

Внешние приложения дополняют возможности ELMA:

• Мобильное приложении ELMA BPM поддерживает все функции работы с электронными документами
• ELMA Агент на компьютер — для оперативного оповещения о событиях в системе, работы с Лентой и электронными документами
• MS Outlook plug-in позволяет создавать задачи по входящим письмам, создавать документы из вложений

Платформа ELMA позволяет применять процессный подход не только для автоматизации документооборота в организации, но и для управления клиентским сервисом, проектной деятельностью и показателями эффективности. Приложения можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

Полнота функциональности;
Удобство использования;
С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
Легкость адаптации;
Наличие технической поддержки

Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

Изучить функционал
Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности»

Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач
Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
Изучить скриншоты

Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист

Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

Безбумажный документооборот: быть или не быть?

Использование системы ECM в оптимизации бизнес-процессов
может способствовать тому, что часть документации будет циркулировать только в
электронном виде. Это в первую очередь коснется тех документов, которые
характеризуются внутренним использованием и не требуют наличия «живой подписи»:
служебные и докладные записки, планы и графики работ, внутренние
технологические, методологические инструкции и стандарты.

Значительное сокращение хождения бумажных документов в
рамках процессов согласования также является плюсом — все правки и доработки
могут вноситься в новые версии согласуемого документа, фиксироваться в виде
комментариев в выполняемых задания на согласование, а итоговый бумажный
документ появится в самом конце, когда необходимо будет поставить на него
«живую» подпись.

Не все распорядительные документы, финансовые и кадровые
документы на данный момент можно полностью перевести в электронный вид, как и
ряд других документов, входящих в перечень
типовых архивных документов. Переход к полностью безбумажному офису пока
имеет ограничения,
но движение идет постоянно, чему способствует и развитие законодательной базы и
правоприменительной практики.

Одним из примеров такого движения является принятие
закона, позволяющего обмениваться электронными счетами-фактурами, что открыло
путь для внедрения обмена электронными документами между организациями, а так
же контролирующими органами. Подробнее об этом вы можете узнать из раздела на ECM-Journal.

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего

Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

• управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится
схема
бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами
(регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте.
Документ заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в электронном виде: