Журнал учета рабочего времени: руководство по заполнению

Как контролировать рабочее время сотрудников

Основным формальным инструментом контроля с правовой точки зрения является ранее упомянутый табель рабочего времени. На табеле должны быть подписи руководителя структурного подразделения и HR-специалиста, он делается в одном экземпляре. Как правило, его ведет бухгалтерия, где он и должен храниться. 

Другие способы контроля и ведения зависят от внутреннего обустройства каждой компании. Табель может заполнять как HR-специалист, так и руководитель. Каждая компания может сама выбрать уполномоченное лицо по ведению табеля.

Офисная работа

Офисные работники часто пользуются специальным программным обеспечением, которое предоставляет руководству информацию о количестве отработанных часов и о времени выполнения каждой задачи. Функция контроля рабочего времени сотрудников есть у CRM-систем и аппаратно-программных комплексов, среди которых: 

• «Битрикс24» — своеобразный «онлайн-офис» для управления бизнесом. Разработчик и провайдер — компания «1С-Битрикс».
• «Мегаплан» — позиционирует себя как система для удаленной работы. В арсенале есть: таск-менеджер, CRM, автоматизация бизнес-процессов
• Timebook — система управления рабочим временем и процессом табельного учета WFM (Workforce Management). Создан одноименной российской IT-компанией, основанной в 2012 году.  

Работа вне офиса

Помимо «сидячей» работы, существуют производство, доставка и другие сферы, где люди не работают непосредственно за компьютером. Как фиксируют их рабочее время? Например, с помощью мобильных операторов — некоторые тарифы позволяют отслеживать месторасположение и выполнение заказов водителями, курьерами и работниками, постоянно перемещающимися при выполнении рабочих задач.  

По словам Натальи Бурчилиной, руководителя по IoT «МегаФона», среди основных пользователей услуги «МегаФона» «Контроль кадров»: компании розничной торговли, экспедиторы, ремонтные бригады, компании с торговыми представителями и курьерской доставкой. «Согласие сотрудников на определение их местоположения получает работодатель, “МегаФон” может обеспечить функционал подтверждения по смс. Защита обрабатываемых данных соответствует требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России, базы данных расположены в аттестованных ЦОД «МегаФона»», — добавляет Наталья.

Услуга также помогает настроить внутренние процессы, рассказывает Бурчилина.

Некоторые компании используют данные пропускной системы для расчета рабочих часов, контроля опозданий и переработок. Разрабатываются и системы распознавания лиц: над ними работает, в частности, NtechLab и Vision Labs. Они помогут сделать процесс проще и прозрачнее, ведь в теории свой пропуск можно отдать коллеге или придумать другой метод обхода ограничения. 

Такая система также полезна и для сотрудников. Например, в Калининграде суд удовлетворил иск, в котором сотрудница банка просила оплатить ей сверхурочные часы. Выиграть такое дело можно благодаря внутренней системе компании, в которой будет видно, что, допустим, руководитель ставит задачи после окончания рабочего дня, а сотрудник сразу к ним приступает, работая таким образом сверхурочно. 

 Фото: Zephyr_p / Shutterstock

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

• Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
• Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Методы контроля

Администрация фирмы обязана обеспечить правильный учёт и достоверность сведений о приходе и убытии сотрудников с работы. В пунктах наблюдений необходимо устанавливать хорошо видимые с расстояния часы. Методы для обеспечения контроля руководство компании определяет самостоятельно.

Приемлемыми считаются:

• отчётность каждого сотрудника;
• назначение специального табельщика на проходную и ведение журнала, который представляется руководителю вместе с рапортом;
• устройство контрольно-пропускной системы на основе электронных карт;
• установка аппаратуры видеонаблюдения.

Терминал учёта по биометрической технологии – этот метод контроля находит всё большее распространение.

Существующие программно-приборные комплексы, сканируя вены руки, обеспечивают автоматическое фиксирование времени прибытия и ухода персонала, суммируют часы каждого сотрудника.

Достаточно поднести ладонь к считывающему устройству, и вся информация о пришедшем человеке поступает в базу данных, где фиксируется личность, должность и график работы.

Сведения об отсутствующих специалистах оперативно поступают руководителю.

Куда нужно подавать

Заполненный листок необходимо отнести в ОУФМС, по месту регистрации. Ответ соответствующего сотрудника следует ждать в течение 72 часов. Задерживаться с ответом служащие не имеют права.

Если у субъекта нет времени ходить по различным кабинетам, то пакет бумаг разрешается отправить по обычной почте. В конверт нужно обязательно вложить все документы. К ним прикладывается описание.

Сотрудники УФМС отправляют документ точно так же – по почте. Но это можно сделать и лично.

Как получить и заполнить адресный листок?

В 2021 году есть возможность подачи в режиме online. Для этого ходатайствующее лицо должно зайти на сайт госуслуг и пройти регистрацию. Это занимает несколько минут.

После регистрации личного кабинета возникает необходимость в заполнении всех полей открывшейся формы.

Пароль от личного кабинета высылается строго по тому адресу, по которому проживает ходатайствующее лицо.

Потом в течение 72 часов на указанную электронную почту приходит приглашение посетить подразделение УФМС. После этого человеку выдаётся документ, который подтверждает регистрацию.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

• По учету входящей корреспонденции.
• По учету исходящей корреспонденции.
• По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
• По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Что такое рабочее время сотрудников

В статье 91 трудового кодекса РФ сказано: «Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».

Проще говоря, под рабочим временем понимается время, которое сотрудник тратит на выполнение задач, находясь на территории работодателя или вне ее (например, на рабочей встрече).

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

• Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
• Упорядочивание справочных данных о документации.
• Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
• Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы

Как отказаться от контроля и не потерять эффективность

Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.

Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.

Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Сроки хранения

В нормативных документах указывается то, что журналы учета, табели и графики на предприятии должны содержаться в архиве на протяжении 5 лет. Если же на предприятии условия работы можно назвать вредными или опасными, то такая документация хранится 75 лет.

Одновременно осуществляется контроль над деятельностью работников, эффективности использования ими рабочего времени. Все это однозначно положительно влияет на успехи предприятия.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Для чего он нужен

Некоторые работодатели не знают, для чего служит такой журнал, поэтому и не используют его в повседневной работе.

Чтобы разобраться в удобстве документа, следует рассмотреть понятие рабочего времени. Обычно неделя труда длится не более 40 часов, то есть в день предполагается пребывание человека в организации на протяжении 8-ми часов.

Именно в это время человек должен выполнять все функции, возложенные на него работодателем и зафиксированные в трудовом соглашении и распорядке, утвержденном внутри организации.

Чтобы не возникало разногласий по поводу тех часов, которые были реально отработаны, следует разработать журнал учета.

Данные в него вносятся по каждому сотруднику отдельно, что позволяет индивидуализировать учет.

Из этого исходит, что документ такого рода нужен как начальству, так и подчиненным, благодаря основным функциям:

Решение задачи контроля за учетом времени	На протяжении которого каждый человек присутствует на рабочем месте
При почасовой оплате труда	Он служит основанием для расчета суммы, а при других формах вознаграждения контролирует каждого человека
Помогает руководству организовать порядок в фирме	Поскольку из информации, вносимой в бумагу, сразу видно, кто отсутствовал, а кто присутствовал на рабочем месте

При несоответствии необходимых и реально отработанных часов, на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание, если он действительно нарушил распорядок труда.

А при проверках из контролирующих органов именно этот журнал позволит объяснить, почему тот или иной человек был наказан или поощрен, а также даст понимание того, соответствует ли штат заявленным документам.

Основные способы для учёта рабочего времени

Трудовой Договор не указывает точно, какие варианты использовать для решения вопроса. Контроль времени и сверхурочной работы, соблюдение графика – за эти вопросы отвечают отдельные сотрудники. Обязанности такого человека описывают в трудовом соглашении, либо в дополнительных приказах.

Следующие методы для учёта стали общепринятыми на территории РФ:

• ежегодный;
• ежедневный;
• еженедельный.

Опираются на промежуток, по которому удобнее подвести итоги. Наниматель решает, какой вариант удобнее. Приведенные варианты не исчерпывающие.

Закон описывает максимальный срок, допустимый к учету – 1 год. 3 месяца – для работников, чьи условия производства вредные.

Построение рабочего графика сотрудников – основной фактор для работодателей при выборе метода учета. С ежедневным учетом возникнут сложности, если обязанности выполняют сутками. При работе вахтовым методом часто бывает так, что в один период рабочее время больше, в другой – меньше.

Для таких обстоятельств актуальнее суммированная схема учёта. Отчетный период просто увеличивают, чтобы лишнего количества часов не было.

Когда сотрудника принимают на работу – важно понимать, укладывается ли график в норму изначально, или применяют суммированный учёт. Для условий трудового договора этот момент – один из ключевых

При любых изменениях в этом отношении у работодателя есть обязанность известить подчинённых.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Как заполняется лист убытия

Внутренняя миграция давно перестала быть чем-то необычным. Если человек переезжает с одного места на другое, то ему предстоит непростая процедура, связанная с изменением адреса его фактического проживания. Дальнейший этап – постановка на учёт по новому месту проживания.

Заполнение адресного листка убытия является необходимой процедурой. Именно этот документ запрашивается в соответствующем органе.

В каких ситуациях необходимо оформлять лист убытия?

Составлять заявление относительно снятия с регистрационного учёта по месту краткого нахождения физического лица, а также составлять акт убытия не нужно.

В этом правиле имеется одно исключение. Если человек, числящийся по месту краткого нахождения, планирует уехать до указанного ранее срока, то документ оформляется в обязательном порядке.

Ещё один нюанс касается тех лиц, которые выписываются из медицинского учреждения, или числятся там по месту своего краткого нахождения. В этом случае обязанности по заполнению данного документа ложатся на плечи уполномоченного сотрудника. В конкретном случае – на работника больницы, в которой физическое лицо проходило обследование и лечение.

Оформить акт убытия сотрудник медицинского учреждения обязуется в течение 3 рабочих дней.

Бланк уведомления об убытии иностранного гражданина

Заполнить адресный листок убытия в 2021 году необходимо на русском языке на компьютере или от руки. При заполнении бланка не допускаются исправления, зачеркивания, а также использование корректора.

Необходимая документация

В дополнение к адресному листку убытия форма 7 представляют следующие документы:

• гражданский паспорт;
• заявление о снятии с регистрационного учёта (составляется в произвольной форме).

Обращаться требуется к сотруднику, который несёт ответственность за приём документации и передачу в органы регистрационного учёта. Если человек идёт в многофункциональный центр, то обращаться следует к любому должностному лицу.

Что такое «техника безопасности»

Под определением «техника безопасности» подразумевается свод определенных правил, оформленный в виде единого документа, который обязаны соблюдать работники предприятия при исполнении своих трудовых функций. Эти правила обычно разрабатываются в самом начале создания организации и за основу в них берутся отдельные нормы законодательства и особенности работы компании.

В технике безопасности отражаются меры, которые необходимо применять при работе с теми или иными приборами, оборудованием, информация о средствах персональной защиты, порядок действий при возникновении опасных для жизни или здоровья ситуаций.

Такой вид инструктажа обязаны проходить не все сотрудники компании, а только те, кто имеет прямой доступ к производственным линиям или какой-то технике. А, например, в отношении работников офиса подобные инструктажи обычно не проводятся.

Наиболее часто инструктаж по технике безопасности востребован на предприятиях с опасными и вредными условиями работы (химическими, биологическими, физическими или радиационными).

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Обзор журнала

Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать время, отработанное их сотрудниками. Из журнала часы работы переносятся в специальный табель и используются во время начисления заработной платы.

Как он выглядит

Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.

Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:

• дата начала и конца вписывания информации;
• сколько записей содержит;
• нумеровка тома;
• сколько времени его нужно хранить.

Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.

В книге учета содержатся такие разделы:

1. Таблицы, в которые следует вносить информацию о сотрудниках.
2. Информация о лицах, которые ответственны за заполнение журнала.
3. В конце журнала располагается дополнительная информация (справка).

Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.

Для чего нужен

Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила. Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий

Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий. Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основными задачами журнала учета являются:

• дисциплина персонала предприятия;
• контроль над эффективностью трудового времени;
• начисление справедливого размера зарплаты;
• учет времени простоя;
• отчетность о том, сколько дней сотрудник болел или прогуливал работу;
• расчет часов, проработанных сверхурочно и т.п.

В книге содержатся данные о том, сколько времени фактически отработал сотрудник за определенный период времени. При помощи журнала предприятие получает возможность контролировать оптимальную продолжительность труда каждого из работников.

В журнал также можно внести отметки о:

• прогулах;
• задержках;
• опозданиях.

После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников:

Образец приказа

Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.

Это может быть одно из таких лиц:

• на небольших предприятиях этим делом часто занимается сам директор;
• руководитель отдела, где осуществляется контроль;
• один из специалистов отдела кадров.

Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.

Приказом журнал и табель можно не только создать, но и изменить. Обычно документ составляется из двух частей: в первой руководитель распоряжается в том, чтобы начать вести журнал, во втором – назначает ответственное лицо.

Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.

Форма журнала учета рабочего времени сотрудников — СИЗ, нормы, инструкции

Лайк 0 285

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

• данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
• информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
• информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
• отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

• предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
• выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

• полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
• даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
• данные ответственного лица;
• количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Скачать excel бланк можно скачать здесь.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

• Ф.И.О.;
• подразделение, должность;
• время прихода на работу, подписи работника и контролера;
• время ухода с работы, подписи работника и контролера;
• комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
• служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Понятие режима рабочего времени

Из 100 статьи ТК следует, что под режимом рабочего времени подразумевается график сотрудника, а именно:

• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• длительность перерывов в работе;
• количество смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

Все эти пункты устанавливаются компанией самостоятельно в соответствии с трудовым законодательством.

Согласно 56 статье ТК РФ, продолжительность рабочего времени является обязательной составляющей трудового договора: работодатель должен указать, сколько часов в неделю будет работать сотрудник. По общему правилу, если человек не относится к льготным категориям граждан (например, несовершеннолетние, инвалиды), его рабочий график — 8 часов в день и 40 в неделю. 

Исключения составляют те работники, которые работают посменно. Смена может составлять 10 или 12 часов, но общая продолжительность за учетный период  — месяц, два и больше, но не более года — не должна превышать норму продолжительности рабочего времени, то есть суммарное количество часов должно быть не больше 40 в неделю. 

Отработанные часы — время, которое сотрудник проводит на работе, выполняя свои обязанности.