Сдача электронной отчетности бесплатно

Обязана ли компания переходить на ЭДО

Это выгоднее, чем бумажный документооборот

Если коротко, то нет, не обязана.

Нет регламентов или законов, которые обязывают вас переходить на ЭДО. Чаще всего компании инициируют переход по приглашению контрагентов либо если хотят сэкономить.

Переход на ЭДО может казаться сложным и дорогим. Но после того как компания все настроит, будет очевидна польза:

1. Не нужно больше копить бумаги, переживать за их сохранность.
2. Электронный документооборот дешевле и быстрее.

Переход можно сравнить с уборкой большого дома. Вы в нем давно живете, знаете, что и где лежит, но с годами скопились ненужные вещи, которые обросли слоем пыли. Что вы сделаете в этом случае? Можете сделать самостоятельную уборку, но высока вероятность, что вы просто сотрете пыль и переложите вещи с места на место. Или можете вызвать клининговую службу, которая с вашей помощью оптимизирует пространство специально под вас, после чего в вашем доме появится больше воздуха и света.

Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое. Курьеры приезжают с планшетами, а чеки высылаются на электронную почту. В итоге мы все перейдем на ЭДО, потому что это в первую очередь удобно.

«Иногда к нам обращаются потенциальные клиенты, которые просят рассказать о переходе, оценить стоимость и подобрать оптимальное техническое решение. Выслушав все, говорят, что нужно подумать. В большинстве случаев через некоторое время они возвращаются с фразой: «Все равно придется это сделать, какой смысл затягивать». Сейчас многие бизнес-процессы вынужденно автоматизируют, потому что иначе бизнес начинает терять время и деньги, вместо того чтобы их зарабатывать».

СБИС

Сайт: https://sbis.ruТелефон: +7 495 123-34-06, +7 495 532-19-20, +7 495 744-62-02Стоимость: базовые возможности — бесплатно, аккаунт СБИС — 500 р., внутренний документооборот — от 4000 р., заказы и поставки (EDI) — 3000 р., обмен с контрагентами — 2000 р.

Электронная подпись и обмен документами между компаниями, внутри компании и c обычными людьми:

• Создавайте накладные и счета-фактуры как обычно или прямо в СБИС
• Редактируйте и подписывайте файлы и учетные документы на любом устройстве
• Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн
• Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски
• Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов

СБИС взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и подходит для торговли любыми маркированными товарами.

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет.

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Возможна стыковка электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, а для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы.

Базовые возможности (бесплатно):

• Прием электронных документов от любых контрагентов
• Уведомления о новых документах и мобильное приложение
• Регистрация до 5 пользователей

Сдача электронной отчетности бесплатно – какие веб-сервисы использовать

Электронную отчетность можно сдавать и через сайты госорганов — такую возможность, например, предоставляет ФСС. ФНС также принимает налоговую и бухгалтерскую отчетность налогоплательщика в электронном виде.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2022 ФНС будет бесплатно оформлять ЭЦП для юрлиц и ИП. Налоговики планируют начать оказывать услугу уже с 01.07.2021. Подробности см. здесь

При использовании этих путей возможна отправка отчетности через интернет бесплатно, но у компании должна быть ЭЦП, а сама отчетность формируется в бухгалтерской программе и потом выгружается на сайт ведомства. Минус этого способа в том, что бухгалтер не сможет в одной программе видеть данные обо всех отчетах, которые он передавал в госорганы в отчетном периоде — формы 4-ФСС будут храниться на сайте соцстраха, а декларации по налогам — на сайте ФНС. К тому же если сдавать отчеты через оператора электронного документооборота, он сам берет на себя технические вопросы выпуска ЭЦП и настройки компьютера пользователя, а если отправляется отчетность через интернет бесплатно, используя сайт госоргана, то бухгалтеру придется вникать в эти тонкости самостоятельно.

Еще один перспективный способ сдачи электронной отчетности, о котором мы вкратце уже рассказали, — облачная бухгалтерия. Это альтернатива широко распространенному комплексу «1С предприятие» и его аналогам, которые устанавливаются на компьютер пользователя, требуют регулярных обновлений и доработки программистом. Бухгалтер заходит на сайт, предоставляющий услуги онлайн-ведения бухучета, регистрируется там, заполняет данные о компании и начинает работать. Для отправки отчетности также потребуется ЭЦП, которую выпустят сотрудники компании — владельца сайта.

Плюс таких сервисов в том, что бухгалтер не привязан к своему рабочему месту и может держать руку на пульсе, даже находясь на больничном или в командировке. Минус заключается в трудностях «переезда» с одной облачной бухгалтерии на другую, если вам не понравится обслуживание.

Крупными игроками на рынке облачной бухгалтерии являются «Мое дело», «Небо», «Эльба». Стоимость работы начинается от 4 — 6 тыс. руб. в год — за эту цену пользователь получает не только онлайн-кабинет для ведения бухучета, но и возможность сдавать отчетность в электронном виде. Интерфейс программ простой и позволит разобраться с налогами и сборами даже непрофессионалу.

1C:Документооборот

Россия. Москва

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.

Что выбрать для отправки электронной отчетности: программу, доверенного представителя или веб-сервис?

Кто обязан сдавать электронную отчетность, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Проверьте, попадается вы в этот список или нет. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

При этом за несоблюдение способа сдачи отчетности компанию могут оштрафовать — подробнее об этом читайте здесь.

Мы рекомендуем вам сдавать отчетность в электронном виде. В этом случае сотруднику госоргана не придется перепечатывать сведения вручную, он загрузит данные из файла, и вероятность возможных ошибок будет сведена к минимуму.

Сдача электронной отчетности через интернет для компании может осуществляться несколькими способами:

• заключив договор с уполномоченным представителем;
• заключив договор с оператором электронного документооборота;
• используя веб-сервисы госорганов или «облачные» электронные бухгалтерии.

Рассмотрим подробнее каждый из способов:

1. Уполномоченный представитель — юрлицо или ИП, которому налогоплательщик доверяет отправку отчетности в госорганы. Схема взаимодействия с ним выглядит так: представитель может готовить за клиента декларации и сдавать их. Либо клиент сам готовит отчетность, а уполномоченный представитель только передает ее в госорган. В любом случае клиент должен представить уполномоченному представителю доверенность, которую последний передает в госорган в электронном виде до сдачи самой отчетности (приказ ФНС от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@).

Сдача отчетности в электронном виде в ПФР имеет свою специфику — читайте об этом подробнее в материале «Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности».

В чем плюсы отправки отчетности через представителя? Если вы заключили договор только на отправку деклараций, то услуги представителя обойдутся дешевле, чем покупка собственной ЭЦП и установка специального программного обеспечения. Обычно такие организации формируют оплату за свои услуги исходя из того, что каждый отчет оплачивается по установленным расценкам. Минус данного способа: протоколы проверки деклараций получает сначала уполномоченный представитель, а потом уже клиент. А, следовательно, теряется время, которое можно было потратить на оперативное устранение недостатков.

1. Второй вариант сдачи электронной отчетности — сотрудничество с оператором электронного документооборота. В этом случае оператор выпускает для клиента ЭЦП и предоставляет специальное программное обеспечение для передачи отчетности.

Каким требованиям должна удовлетворять ЭЦП, читайте в статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

При сотрудничестве с оператором электронного документооборота клиент передает отчетность самостоятельно со своего рабочего места. Сотрудники клиента могут делать отчетность в привычной бухгалтерской программе, а потом выгружать в программное обеспечение, предоставленное оператором электронной отчетности, либо сразу же делать отчет в программе оператора. Программа для сдачи электронной отчетности использует контрольные соотношения и проверяет декларации перед сдачей, а также сравнивает данные с отчетами за предшествующие периоды. Этот способ удобен и надежен для налогоплательщика. Минус — он обойдется дороже, чем работа через уполномоченного представителя.

1. Веб-сервисы и облачная бухгалтерия — новое перспективное направление в организации работы бухгалтера. Использование интернета и совершенствование ЭЦП привело к тому, что теперь необязательно лично нести бумажный отчет в госорган (отправить электронный защищенный файл можно с любого компьютера), при этом бухгалтер может работать дома или даже в другой стране. Особенность облачной бухгалтерии состоит в том, что она позволяет не покупать дорогостоящие компьютерные программы для ведения учета, а предлагает вести учет прямо на сайте поставщика услуг, используя логин, пароль и другие средства защиты данных. Плюс таких сервисов — в простоте использования и мобильности, минусы — есть вероятность утечки данных в случае вирусной атаки на сайт. Кроме того, перенос данных из одной облачной бухгалтерии в другую неудобен в силу различий их интерфейсов.

Как организовать электронный документооборот с налоговой инспекцией, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы все сделать правильно.

Требования к программному обеспечению.

Для того что бы понять какие требования для ПО необходимо выполнить, что бы осуществлять ЭДО, необходимо разобраться как реализованы средства обмена.

Как я уже писал, модуль для обмена электронными документами от Такскома встроен в типовые конфигурации 1С (не все, список http://1c.ru/news/info.jsp?id=15101). В чем преимущество такой структуры:

• обновление конфигурации происходит штатными средствами, модуль такскома обновляется  вместе с конфигурацией и поддерживается 1С
• удобно  работать с отправкой или приемкой документов, поскольку кнопки отправки и получения встроены в документы, так же в документах сразу видны текущие статусы документов
• большое количество вспомогательных объектов нужных для ЭДО (Типовое соглашение об использовании электронных документов, архив электронных документов)
• большое количество документов для обмена (счета-фактуры, накладные ТОРГ-12, акты, счета, заказы)

Для обмена от Диадок используется внешняя обработка, которая отвечает за отправку и получение документов. Функционал этой обработки существенно слабее, чем модуль Такскома. Все плюсы Такскома , являются минусами у обработки от Диадока. Единственный плюс обработки, что под нее не нужно менять конфигурацию, но в остальных аспектах она проигрывает модулю Такскома.

Для использования ЭДО от Такскома необходимо использовать версию базы Бухгалтерии Предприятия (у каждой конфигурации свой релиз) не ниже релиза 35.5 (именно в нем  реализована возможность вести ЭДО).  Версию платформы 1С должна быть не ниже 8.2.15.301.  Для Диадока релиз БП не являются ограничением, есть только ограничение по редакции (2.0 ), требование к платформе выше 8.2.11.  

Теперь хочу описать условия использования программных контуров.

Условия использования «1С-Такском»:

1. Стоимость отправки комплекта документов по одной сделке — 10 рублей (до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет). При этом: для пользователей 1С:Предприятия, имеющих действующий договор 1С:ИТС уровня ПРОФ* — 100 комплектов документов в месяц бесплатно; для пользователей 1С:Предприятия, имеющих действующий договор 1С:ИТС уровня ТЕХНО* — 50 комплектов документов в месяц бесплатно;
2. Входящие документы не тарифицируются (не оплачиваются);
3. Право использования ПО компании «Такском» для обмена ЭД пользователь оплачивает по итогам расчетного периода (месяца) через партнера 1С, с которым заключен договор 1С:ИТС.
4. До 31 октября 2012 года действуют особые условия — 1000 комплектов документов в месяц бесплатно для всех пользователей, имеющих договор 1С:ИТС.

Условия использования » Диадок «:

1)      Тариф «Безлимитный» — 15 000 рублей в год.

• Предоплата за год;
• Работа исключительно в веб-интерфейсе;
• Отправка и получение документов без ограничений;
• Идеально подходит для малого бизнеса.

2)      Тариф «Универсальный». Счет-фактура — 10 рублей, любой другой документ — 4 рубля.

• Ежемесячная cиcтема раcчетов;
• Бесплатные 5 документов каждый месяц: два формализованных и три неформализованных;
• Работа в бухгалтерской системе и веб-интерфейсе;
• Тарификация за отправленные и полученные документы;
• Специальные уcловия при большом объеме документооборота.

Рабочее место (если нет подключения)

Годовая оплата за каждое рабочее место на всех тарифах:

• Рабочее меcто, cертификат электронной подпиcи                         2 000 руб.
• Рабочее меcто, cертификат электронной подпиcи, токен (защищенный ключевой ноcитель)                                                                                3 000 руб.

Документация.

Работа с модулем Такском очень подробна описана на ИТС (на сайте ИТС ). Для Диадока есть подробная pdf инструкция на сайте.

Миф 8. Компаниям с небольшим документооборотом нет смысла внедрять систему ЭДО

Лучше в самом начале грамотно настроить все бизнес-процессы, в том числе наладить ЭДО. Такой шаг позволит безболезненно наращивать количество контрагентов, легко справляться с возросшим объемом документации. Даже если в данный момент компания обменивается только типовыми контрактами, актами передачи и счет-фактурами, в дальнейшем ситуация может измениться. С системой ЭДО проще расширять бизнес.

Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!

Нулевые страховые взносы в программных продуктах 1С
Управление трудовой дисциплиной и материальная мотивация

Контур.Диадок

Сайт: https://kontur.ruТелефон: 8 800 500-10-18Стоимость: входящие документы — бесплатно, тарифы — от 1900 р.

Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и другими. Веб-версия позволяет легко работать с электронными документами без установки дополнительного программного обеспечения.

Диадок интегрируется с решениями 1С. Работайте с электронными документами в SAP, Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе.

Возможности:

• Создавайте, отправляйте и получайте документы
• Распределяйте документы по подразделениям
• Храните документы в электронном архиве
• Найдите своих контрагентов в Диадоке
• Обменивайтесь УПД
• Представляйте документы в контролирующие органы
• Подписывайте документы с любого устройства
• Составляйте маршруты согласования
• Проводите сверку взаиморасчетов

Входящие документы бесплатны. Подписанный документ не нужно отправлять обратно, это один экземпляр — когда вы его подпишете, у отправителя он тоже будет подписан.

Если у вас есть сертификат электронной подписи, достаточно подключиться к Диадоку чтобы получать документы. Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа.

Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо

Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям — внешним или внутренним клиентам

В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе

Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.

В каком случае обязательна электронная сдача отчетности

Законодательные нормативы закрепляют случаи, когда сдача отчетность через интернет должна осуществляться:

• Если субъекты бизнеса сдают декларации по НДС — для данного отчета предусмотрена только электронная форма сдачи.
• Для организаций и ИП, численность работников которых превышает 100 человек. Эти субъекты должны подавать отчеты в налоговые органы только в электронном виде. Правило действует как для вновь созданных компаний с численностью трудящихся более 100 человек, а также для уже существующих, если численность сотрудников за предшествующий год у них более 100 человек.
• Отчеты в ПФР и ФСС нужно сдавать обязательно в электронном виде, если у субъектов бизнеса среднее количество работников более 25 человек.
• Электронная отчетность в ИФНС обязательна для расчета по страховым взносам и по НДФЛ, если численность трудящихся в компании более 25 человек.
• Организации, признаваемые крупнейшими налогоплательщиками.

Внимание! Субъекты хозяйствования должны помнить, что если не соблюдать предусмотренные для них способы сдачи отчетности, их могут привлечь к предусмотренной законодательством ответственности.

Документооборот

Какими документами можно обмениваться по ЭДО?

Вы можете получать от поставщиков и подписывать УПД-820 — универсальные передаточные документы, соответствующие Приказу ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, независимо от того, есть ли в документе маркированные товары. На Эвоторе или в личном кабинете будет зафиксирован юридически значимый обмен. Если в документе есть маркированные товары, оператор ЭДО передаст информацию в «Честный знак».

Можно ли подписать УПД без сверки?

Да, можно. Учтите, что если в УПД есть маркированные товары, то, подписывая УПД, вы сообщаете «Честному знаку», что товар теперь находится у вас. Подписывайте документы без сверки, только если уверены в надёжности поставщика.Как подписать документы от поставщика на ЭвотореКак подписать документы от поставщика в личном кабинете

Подписали УПД, но в «Честном знаке» не изменился статус кода маркировки. Что делать?

Подождите. Операторы ЭДО отправляют информацию о смене владельца товара сразу после подписания УПД. Однако информация в «Честном знаке» может обновляться не сразу. Данные есть в базе системы маркировки, но в личном кабинете появятся позднее. 

Если прошло больше суток, но данные не изменились, убедиесь, что в УПД от поставщика были коды маркировки. Если поставщик не добавил в УПД коды маркировки с товара, то после подписания УПД данные о товаре не отправляются в «Честный знак». Если в УПД кодов маркировки не было, а товар подлежит маркировке, то поставщик должен отправить новый УПД, содержащий коды.

Если вы и ваш поставщик работаете через одного оператора ЭДО, и УПД подписан на Эвоторе, то подписание подтвердил оператор ЭДО. Обратитесь в техподдержку оператора ЭДО, укажите ваш ИНН и номер УПД, который не.

Если вы и ваш поставщик работаете через разных операторов ЭДО, обратитесь к поставщику, чтобы он спросил у своего оператора ЭДО, были переданы ли данные в «Честный знак».

В УПД ошибка. Как её исправить?

Чтобы исправить ошибку в УПД, документ нужно аннулировать. После этого поставщик должен прислать новый документ. Новому документу будет присвоен новый номер.

Кроме аннулирования, существует процесс отмены. Отмена отличается тем, что исправленный УПД будет иметь тот же номер, что и отменённый. Отменять документы на Эвоторе пока нельзя.

Как вернуть маркированный товар поставщику?

С Эвотора — пока никак. Возврат маркированных товаров находится в разработке. Можете зайти в личный кабинет оператора ЭДО и оформить возврат там.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

Перейти на ЭДО слишком сложно

После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется: работать можно даже в браузере. Например, веб-сервис Диадока похож на электронную почту. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы. 

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. С внедрением помогут специалисты Контура: они подробнее расскажут о каждом интеграционном решении, наладят работу  и научат обмениваться электронными документами в вашей учетной системе. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину. 

На ЭДО нужно переводить контрагентов 

Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает ее с помощью:

— сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас; 

— бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов. 

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они напишут приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организуют рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, проведут обучающие вебинары. По данным экспертов, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после знакомства с сервисом и его возможностями. Подробнее о том, как можно привлечь контрагентов, мы рассказали на сайте Диадока. 

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи. Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном 

Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. 

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются. 

Схемы отправки отчетности

Законодательством предусмотрена возможность сдачи отчетности тремя способами:

• лично или через представителя;
• почтой ценным письмом с описью вложения;
• в электронной форме через интернет.

Первые два способа не вызывают вопросов, но для некоторых хозяйствующих субъектов такие способы стали невозможными. Например, в соответствии с п. 3 и п. 5 НК РФ, все плательщики НДС, в том числе налоговые агенты, обязаны предоставлять налоговые декларации по НДС только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Аналогичные ограничения касаются деклараций по НДФЛ, расчета по страховым взносам и других.

Прежде чем выбрать программный продукт, необходимо разобраться с технологической стороной. Существуют три схемы отправки отчетов:

• прямая;
• представительская;
• порталы.

Название схемы
Суть схемы
Плюсы
Минусы
Прямая
Клиент заключает договор с оператором электронного документооборота или посредником. В результате абоненту предоставляется программа для отправки отчетности, а на руководителя или иное правомочное лицо выпускается электронная цифровая подпись.

Гарантирован полный контроль работы по сдаче отчетности.
Есть возможность получать сообщения и требования от ФНС.
При подключении нескольких организаций можно сэкономить.

Ежегодные платежи.
Для отправки отчетов нужен пользователь, который понимает процесс, знает требования и следит за сроками.

Представительская
Отчетность отправляется через организацию, у которой есть программный комплекс, позволяющий отправлять отчетность других организаций или ИП.

Низкая цена разовой отправки (от 100 рублей).
Самый простой вариант: пришел к представителю — и за тебя все сдали.

Полная зависимость от добросовестности представителя.
Отсутствие обратной связи по сдаче отчетности (если иное не указано в договоре)

Прошла отчетность? Не прошла? Принята или нет?
Отсутствует возможность получать требования и запросы от ФНС и отвечать на них.
Представительская схема вызывает особое внимание налоговых органов. Есть ожидания, что ее скоро отменят.

Государственные порталы
Организация покупает «ключ» к электронной цифровой подписи (ЭЦП) у любого аккредитованного удостоверяющего центра и сдает отчетность через гос

порталы (https://www.nalog.ru/, http://fss.ru/ и др.).

Минимальные затраты — только на ЭЦП.

Отдельная регистрация на каждом портале.
Различная логика работы на разных сайтах.
Полностью отсутствует помощь и поддержка.

Далее будет рассмотрена только прямая схема. Схемы «представительская» и «порталы» в анализе и комментариях не нуждаются. При выборе отправки отчетности по схемы «порталы» следует ознакомиться с разделом «Регистрация сертификата электронной цифровой подписи».

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Главными преимуществами системы обмена электронными бланками по сравнению с бумажными является следующее:

• Возможность упорядочить систему делопроизводства — каждый документ в системе ЭДО имеет уникальный номер, поэтому присвоить повторно его другому документы нельзя.
• Возможность постоянного отслеживания каждого этапа прохождения пути электронного бланка — это можно делать в любой удобное время. Документ нельзя потерять, испортить, удалить. Так как любой документ в системе можно восстановить после удаления.
• Скорость передачи документа — бумажный документ необходимо либо лично, либо через посредников передавать его получателю, что требует затрат денег, времени и т. д. Электронный документ поступает его получателю мгновенно.
• Возможность различных версий — система периодически обновляется, но при этом сохраняется каждая конфигурация, которая позволяет использовать при необходимости различные версии.
• В системе возможно работать удаленно круглые сутки — данная система позволяет работать с документами удаленно из любой части земли в любое время.
• Возможность организации планирования в системе — так как каждый документ создается, поступает, обрабатывается в определенные даты и сроки, то их можно планировать.
• Удобный поиск необходимых документов — так как система упорядочена, то в ней легко можно организовать поиск по определенным словам и фразам.
• Возможность экономии бумаги — электронный формат документа исключает использование бумаги, а это позволяет ее экономить.

Основные недостатки

Несмотря на то, что электронный документооборот программы предоставляют огромные возможности по работе с документами, им также присущи и некоторые недостатки:

• Существенные затраты на приобретение и внедрение программного комплекса, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять 100 т. руб и выше;
• После покупки системы длительное время проходит ее настройка и внедрение;
• Нужно обязательно обучить всех пользователей, которые будут далее работать с системой.
• Обеспечить безопасность системы — определить права пользователей на доступ к документам, внедрить защиту от проникновения извне.
• В штате компании нужно иметь администратора, который будет следить за функционированием системы и вовремя решать возникающие проблемы;
• Для сохранности данных обязательно нужно регулярно выполнять резервное копирование всей базы данных;
• Если партнеры не используют ЭДО, придется совмещать электронный оборот и бумажный.