Как бороться с опозданиями сотрудников: 9 проверенных методов

Возможные санкции за увольнение

В некоторых случаях опоздание на пару минут может иметь серьезные последствия

Опоздание считается более мелким нарушением, но и за него предусмотрена дисциплинарная ответственность

При этом важно знать, что в ТК РФ прописаны только следующие варианты взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, увольнение. При этом Трудовой кодекс не допускает никаких штрафов и вычетов из зарплаты работника за пропущенные минуты: любое изменение заработной платы является отклонением от условий договора, поэтому по закону оно является недопустимым

Однако многие компании нашли выход из такой ситуации: большую часть заработной платы в них составляет премия, размер которой может быть легко изменен по желанию руководства. В таких организациях наиболее распространенной санкцией за опоздание или прогул становится лишение премии полностью или ее части, например 30 или 50%. Поскольку она не регламентирована договором, руководство компании действует в рамках закона.

Еще одно важное условие: за один проступок работник может быть наказа только один раз. Если дело дошло до конфликта с начальством, самое серьезное, что ожидает работника при первом проступке – один строгий выговор с занесением в личное дело

Не предусмотрены дополнительные штрафы или прочие санкции.

Более серьезное наказание назначается за повторные нарушения трудовой дисциплины. Если работник опаздывает несколько раз по неуважительным причинам, его могут уволить с формулировкой за неисполнение обязанностей, в трудовой книжке будет сделана запись, препятствующая дальнейшему трудоустройству.

Дисциплинарное взыскание и поведение опоздавшего

Закон запрещает работодателю применять взыскание за опоздание на работу без соответствующего разбирательства. При всём желании, уволить провинившегося за однократный факт нарушения нельзя. Любое опоздание должно быть соответствующим образом зафиксировано.

В обычных условиях производят следующие процедуры:

1. Руководитель предлагает работнику предоставить объяснительную. У последнего есть два дня на её составление. Допускается прикрепление к объяснительной оправдывающих документов: справок, листков нетрудоспособности, протоколов задержания и пр.
2. Составляется акт опоздания, который содержит описание ситуации и подписи свидетелей, подтверждающих факт опоздания сотрудника.
3. Издается приказ, описывающий взыскание для провинившегося работника. Сотрудника должны ознакомить со всеми документами.

• ознакомьтесь с распорядком работы. В некоторых организациях все приходят на работу к 8 утра, а в правилах указано начало рабочего дня с 8:15;
• если опаздываете, предупредите руководителя по телефону, опишите причины, таким образом отметив своё ответственное отношение к графику работы;
• если руководитель потребует, предоставьте объяснительную, опишите ситуацию правдиво. Наличие пробок на дорогах, сломанных замков и внезапные сантехнические работы легко проверяются;
• не допускайте повторных опозданий в ближайшее время. Даже однократная задержка может побудить начальника внимательнее наблюдать за вашим режимом работы.

Сам факт нарушения не всегда означает виновность сотрудника. Чтобы применить к работнику соответствующие меры, руководству необходимо изучить причины опоздания. После этого работодатель может выбрать, как отметить этот проступок и решить, является ли он нарушением распорядка.

В любом случае стоит помнить, что необоснованные взыскания незаконны. Оштрафованный работник, считающий, что его права нарушены, имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд, но делать это нужно только в крайнем случае. Сторонние разбирательства негативно сказываются на репутации сотрудника, а в большинстве случаев заканчиваются вынужденным расторжением отношений.

Локальные нормативы и опоздание

 Теоретически устраиваясь на работу, наёмный гражданин выражает готовность следовать правилам работодателя относительно требуемого объёма выполняемых работ, уровня профессионализма и согласия на систему оплаты труда, оговариваемых на собеседовании.

Работодателям, скрупулёзно относящимся к продуктивности рабочего времени, часто не приходит в голову мысли о возможном нарушении трудовой дисциплины со стороны будущего работника, оставляя «за кадром» документы о подписании правил внутреннего распорядка. Фиксировать опоздание сотрудника, не ознакомленного под роспись с графиком работы, бессмысленно, поскольку нельзя вести речь о задержке при необозначенном в конкретике времени появления на рабочем месте.

Молчание трудового законодательства относительно определения термина «опоздание» позволяет работодателю самостоятельно устанавливать правила во внутренних документах, которые в соответствии со статьёй 21 ТК РФ работник обязан соблюдать:

• исполнение обязанностей согласно индивидуальному трудовому договору;
• нормы внутреннего распорядка организации труда и отдыха;
• трудовую дисциплину.

При необходимости и желании работодатель может установить для сотрудника специальный режим, отличающийся от режима работы предприятия. Условия должны быть зафиксированы документально и заверены подписью, что позволяет привлечь к ответственности за опоздание при несоблюдении:

• времени начала рабочего дня;
• времени окончания обеденного перерыва;
• правил труда и отдыха при разъездном характере деятельности;
• своевременного появления на месте предварительно назначенной встречи;
• времени сдачи-приёмки смены при непрерывном цикле производства.

При разработке правил внутреннего распорядка целесообразно учесть вид деятельности и важность использования рабочего времени по целевому назначению в разрезе специфики трудового процесса, разделяя категории работников по ряду параметров:

1. Связь деятельности в процентном отношении с людьми или бумагами. Опоздания на работу сотрудника складского учёта и продавца торгового зала с точки зрения своевременной необходимости расцениваются по-разному.
2. Доминанта объёма выполненных работ или времени нахождения на рабочем месте. Отсутствие сотрудника архива, работающего преимущественно с бумагами или кассира в банке, постоянно обслуживающего клиентов, накладывает различие в требованиях по отношению к рабочему времени.
3. Индивидуальность или совместность выполняемой работы. Если работник занимается производством деталей за станком, то отсутствие на рабочем месте негативно отразится на результатах конкретного объёма. Если сотрудник занят выполнением цикла на конвейере, то за опоздание одного вынуждены ответить все участники процесса.

Если наёмный гражданин относится к разряду творческих и любимых личностей с единственным недостатком – любовью ко сну, а конкретное время появления и ухода с рабочего места несущественным для выполняемой работы, то работодателю необходимо установить индивидуальный график. Это лишит возможности коллектив обвинить руководителя в дискриминации и личных симпатиях.

Возможные причины

К регулярным опозданиям приводит неумение планировать свой день

Среди факторов, которые способны влиять на опоздание, можно выделить целое множество причин. Однако, в большинстве случаев — это результат неправильного дневного распорядка, излишней медлительности, неумения оценивать быстротечность времени и растерянность.

Прокрастинация. Индивид, который находит множество попутных заданий вместо того, чтоб заниматься основным делом, как правило, всегда опаздывает. Лень и излишне размеренный образ жизни вызывают серьезный недостаток времени.
Желание все контролировать. Человек с подобным мышлением уверен, если он опоздает на встречу, его будут ждать, значит, он важен, сам контролирует процесс

По факту, тут речь идет об иллюзии контроля, которая воспринимается окружающими, как неуважение, проявление слабости.
Способ привлечь внимание. Такие личности в большинстве своем тщеславны и эгоцентричны

Таким поведением они самоутверждаются, ведь кто-то вынужден ждать появления их персоны.
Отсутствие способности правильно рассчитывать свое время. Индивид просто не способен определить, сколько времени ему понадобится на выполнение того или иного дела. Тут речь может идти и о случаях, когда был выработан определенный распорядок, но после смены места работы, человек не может привыкнуть к новому режиму.
Осознанное опоздание. Если имеет место эта причина, то индивид, как правило, задерживается на одно и то же время, например на 10 минут. По мнению специалистов всему виной тип личности, способ сопротивления. Такие люди переживали непокорность в детстве. Они отказываются выполнять то, сто ждут от них окружающие. Также подобные действия могут быть спровоцированы желанием ощущать небольшой стресс.
Человек может опаздывать только на определенные встречи. Тут может играть фактор страха. По сути, он пытается оттянуть время. Сюда можно отнести случай с учеником. Ребенок может регулярно опаздывать на уроки из-за нежелания идти в школу. Таким способом он старается максимально оттянуть время.
Потребность в наказании. Сюда относятся люди, которые находятся в роли жертвы, являются скрытыми мазохистами. У них в детстве был опыт выстраивания неправильных взаимоотношений с людьми. Человек таким образом способен получить всеобщее внимание. Он уверен, если его поругают или побьют, накажут любым образом, выразят любовь – ведь подобное поведение указывает на отсутствие безразличия.
Пассивное желание уволиться с работы. Индивид, который не может напрямую заявить о своем негодовании, нежелании посещать свое рабочее место, подобными действиями провоцирует начальство на увольнение.
Плохая привычка. Человек на протяжении продолжительного времени регулярно опаздывает. Подобное поведение становится его стилем жизни, со временем чертой характера.

Возможно, Вы обратили внимание, что в большинстве случаев имеют место психологические проблемы, а значит все можно изменить. Проблема заключается в том, что личности, которые постоянно опаздывают, не спешат исправляться

Группа риска

Отсутствие самоконтроля приводит к регулярным опозданиям

Давайте рассмотрим, какие личностные характеристики могут повышать шансы человека на опоздание:

• отсутствие самоконтроля;
• чувство дискомфорта при социальном общении;
• повышенная нервозность;
• потребность в постоянной выработке адреналина;
• в случае провала — обвинение обстоятельств, а не себя;
• неумение говорить «нет» — ситуации, когда человек взваливает на себя обязательства, которые ему не по плечу, или не хватает времени на их выполнение;
• потребность в контроле;
• неумение сосредотачиваться, индивид постоянно отвлекается;
• тревожность;
• заниженная самооценка;
• низкая самодисциплина.

Какие взыскания предусматриваются

В связи с тем, что неявка на работу к началу смены не относится к серьезным нарушениям, наказание за него может быть исключительно дисциплинарным:

• замечание (в случае однократной задержки);
• выговор (если проступков было 2 и более);
• строгий выговор (нарушения носят систематический характер);
• увольнение (постоянные задержки при отсутствии причин, которые могли бы рассматриваться как уважительные).

Внимание! Если сотруднику удается предъявить доказательства тому факту, что он не смог прибыть на работу вовремя по серьезной  причине, дисциплинарное наказание не назначается.

Замечание

Замечание — самый нестрогий вид наказания за проступок работника. Оно может выражаться как в устной, так и в письменной форме. Замечанием ограничиваются, если сотруднику удалось убедить начальство в уважительности причин задержки. Замечание применяется в течение полугода после инцидента или в течение месяца с момента его обнаружения.

Выговор

Выговор — более серьезное, чем замечание, наказание. На многих предприятиях наличие нескольких выговоров — весомая причина для того, чтобы рассмотреть вопрос об увольнении.

Выговор отображается в письменной форме в личном деле работника.

Выговор выносится по следующему алгоритму:

• составление соответствующего акта;
• получение  письма с пояснением от работника;
• принятие решения о наказании. Например, если признается, что причина была уважительной, и работник подтверждает это документами, выговор не выносится;
• составление приказа о вынесении выговора, ознакомление работника с приказом в течение трехдневного срока..

Понятие опоздания и что за ним стоит

Здесь есть временной порог, это 4 часа, то есть задерживаясь до их истечения сотрудник считается опоздавшим, а по истечении — прогульщиком. Эта цифра как раз и относится скорее к 12-часовому рабочему дню, а если из 8 законных почти половину времени место пустовало, то здесь уже 50/50 и многие работодатели могут уже смело смену не засчитать.

Но здесь есть некоторая «лазейка», во всяком случае для первого раза. Подписание договора — дело одно, а вот ознакомление с трудовым распорядком- совсем другое. Это тоже делается не в устной форме, а по письменному извещению и под роспись. Если таковые действия не имела места быть, то указать на незнание данного правила будет самым хорошим решением и здесь фраза «незнание не освобождает от ответственности» совсем не вписывается. Ещё как освобождает, если не уведомили заранее.

Далее, не все сидят в офисе за компьютером или работают на станках, есть те, кто выполняет свои функции в разъездном формате и здесь с полномочиями по замечаниям гораздо сложнее руководству. Да, легче наблюдать за человеком, находящимся буквально перед глазами, а для сотрудников со свободным перемещением чаще всего приходится составлять другие правила внутреннего распорядка.

Хочется отметить, что очень многие работодатели проигрывали суды именно по причине непредоставления данных о дисциплинарных нарушениях. То есть они и могут быть где-то прописаны, но если не доводилось под роспись, то здесь всё напрасно.

К слову, и замечание это не делается вот так просто в устной форме, это опять-таки письменное извещение, к которому потом прикладывается объяснительная, в остальных случаях суд для компании будет проигран, так как они уволили сотрудника без законных на то оснований и их подтверждения.

Уважительные причины опоздания по закону

Каждый случай задержки должен рассматриваться в индивидуальном порядке. Наказание за подобное нарушение может применяться только в случаях, если оно было осознанным и беспочвенным. Но чтобы это определить необходимо рассматривать две стороны вопроса – докладные (рапорта) со стороны руководителей компании и объяснение сотрудника.

Уважительными причинами следует считать такие:

1. Сотрудник опоздал по причине опоздания транспорта (автобуса, электрички, трамвая), на движение которого он не мог повлиять.
2. Задержка случилась из-за необходимости посещения врача, либо оказание помощи больному родственнику.
3. Дома случилась аварийная ситуация (прорвало водопроводную трубу, отопление, канализацию).
4. Труженик отводил ребенка в школу, садик.
5. В случае смерти близкого родственника.

Важно отметить, что не всегда подобные причины могут быть подтверждены документально в момент опоздания. Но, в случае необходимости, необходимо быть готовым предоставить справку с компетентной организации, подтверждающую, что непродолжительное отсутствие носило объективный характер

Они выдаются в ЖЭК, больнице, школе, садике, транспортном коммунальном предприятии.

Сроки и другие условия

Наказание за нарушение дисциплины может применяться только в течение одного месяца со дня, когда стало известно о нарушении, и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка. Шестимесячный срок предусмотрен для ситуаций, когда проступок не был обнаружен в течение месяца.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Например, нельзя за опоздание работнику вынести выговор и расторгнуть трудовой договор.

Принимая решение о дисциплинарном взыскании, работодателю следует в первую очередь оценить значимость такого сотрудника для деятельности предприятия, фактический ущерб, нанесенный таким сотрудником деятельности организации в результате опоздания. Кроме того, следует учитывать, что неприменение мер к одному сотруднику может привести к тому, что остальные посчитают соблюдение правил внутреннего распорядка предприятия необязательным. Поэтому, если очень нужный для организации сотрудник имеет привычку опаздывать, целесообразнее установить ему особый, ненормированный график работы.

Пошаговый алгоритм применения мер к опоздавшему сотруднику

Опоздание на работу влечет за собой ответственность вплоть до увольнения (если ранее работник уже подвергался дисциплинарным взысканиям и опоздания носят злостный характер) (). Однако это очень трудоемкое в оформлении мероприятие. Порядок действий работодателя заключается в следующем.

Шаг 1. Зафиксировать факт опоздания. Унифицированной формы документа для этого нет. Можно сделать в виде акта, служебной или докладной записки.

Шаг 2. Потребовать объяснить причины. Данное действие может быть оформлено приказом.

Для дачи пояснений у работника есть 2 дня (ст. 193 ТК РФ). Если он откажется давать объяснения, работодателю придется составить акт в присутствии свидетелей, подтверждающих факт отказа от предоставления объяснений. Такой отказ не помешает применить дисциплинарное взыскание. Если у работника есть уважительная причина опоздания на работу, в его интересах составить объяснительную записку с указанием причин и приложить подтверждающие документы.

Шаг 3. Рассмотреть объяснения и принять решение о мерах дисциплинарного взыскания. Выбирая наказание, нужно учитывать тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду.

На объяснительной руководитель ставит резолюцию, которая включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Пример резолюции приведен в образце.

ВАЖНО! Трудовое законодательство не содержит перечня уважительных причин неисполнения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, поэтому определить, была причина уважительной или нет, работодатель должен самостоятельно. Шаг 4

Издать Приказ о дисциплинарном взыскании, если объяснения сотрудника признаны руководителем неуважительными

Шаг 4. Издать Приказ о дисциплинарном взыскании, если объяснения сотрудника признаны руководителем неуважительными.

С приказом работника необходимо ознакомить под роспись не позднее трех рабочих дней со дня его выпуска. В случае его отказа ознакомиться с приказом работодатель составляет акт об отказе в ознакомлении. Приказ о вынесении замечания или выговора может составляться в свободной форме. Если же в качестве наказания избрано увольнение, нужно издать Приказ о расторжении трудового договора (использовать или нет унифицированную форму Т-8 — решать вам).

В трудовую книжку делается запись только в случае, если к сотруднику применено дисциплинарное взыскание в форме увольнения ().

Определение термина «опоздание»

 Ни ТК РФ, действующий с 01.02.2002 года, ни его предшественник КЗоТ, действовавший до указанной даты, не содержат определения термина «опоздание на работу».

Однако существует понятие трудовой дисциплины, обязанность соблюдения которой включает подчинение правилам внутреннего распорядка, установленным работодателем.

Режим работы – конкретный временной график, в течение которого работник обязан выполнять трудовые обязанности на обозначенном подконтрольном работодателю рабочем месте. В соответствии со статьёй 209 ТК РФ рабочее место – установленная физическая территория, обязывающая наёмное лицо находиться в конкретное время.

Несоблюдение условия в зависимости от продолжительности во времени квалифицируется:

• прогулом при неявке в течение четырёх часов или на протяжении установленной рабочей смены, составляющей продолжительность меньше четырёхчасового интервала;
• прочим нарушением режима рабочего времени, что считается опозданием на работу, поскольку законодательные нормы не позволяют классифицировать в качестве прогула.

В памяти выпускников ВУЗов сохранилось воспоминание о допустимой задержке преподавателя, составлявшей четверть астрономического часа и закрепившейся со студенческих времён как академическое опоздание. Время превышения ожидания давало право смело студентам покидать аудиторию, ставя в известность деканат, не оказывающий препятствий.

Сколько по времени составляет допустимое опоздание к исполнению возложенных обязанностей, решает работодатель. Но задержка на 15 минут или на одну минуту не упоминается как позволительная по нормам трудового права. При формировании локальных документов следует руководствоваться спецификой деятельности как организации в целом, так и конкретных работников в разрезе профессий и занимаемых должностей.

Нарушением режима труда, приравниваемым к опозданию или прогулу в зависимости от длительности, считается:

• нахождение на физической территории работодателя, но не на непосредственном месте исполнения трудовых обязанностей (администратора – за столом, производственного рабочего – за станком), если передвижение по территории не предусмотрено условиями договора или производственной необходимостью;
• срыв сроков ранее запланированной встречи с контрагентом предприятия (представителем поставщика, покупателя, лица, заинтересованного в дальнейшем сотрудничестве, инспектора, осуществляющего проверку деятельности);
• несоблюдение режима рабочего времени принимающей стороны при поездке в командировку в иной населённый пункт.

Существует парадокс: работник, опаздывающий физически и думающий о работе непосредственно находясь в пути, проигрывает работнику, мечтательно сидящему за рабочим столом, «опаздывающим» к выполнению должностных обязанностей в мыслях.

Законодательство

В Трудовом кодексе отсутствует четкое определение опоздания на работу. Однако согласно статье 189 Трудового кодекса определяются правила дисциплины труда, по которым несвоевременное прибытие причисляется к нарушению трудового распорядка . При трудоустройстве работник подписывает трудовой договор, которым закрепляет свои обязанности соблюдать внутренний распорядок и трудовую дисциплину, даже если у него длится учебный период. Трудовая дисциплина — свод правил на предприятии, которые должен соблюдать любой работник. Согласно этому опоздание считается серьезным дисциплинарным проступком, ведь его должностные обязанности не выполняются по причине его отсутствия. Кроме того, Трудовой кодекс гласит, что отсутствие работника на рабочем месте более четырех часов можно квалифицировать как прогул, за который уже может последовать увольнение по статье.

Определение опоздания

Опоздание — это отсутствие работника на своем рабочем месте в период рабочего времени. У каждой организации установлен свой режим работы — начало и окончание рабочего дня, а также обеденные и технологические перерывы. Нарушать рабочий режим не допускается.

Опозданием принято считать:

• задержка начала рабочего дня более чем на 5 минут;
• самовольное продление обеденного перерыва;
• покидание рабочего места без веской причины и без предупреждения.

Миф о 15 минутах

Многие люди считают, что если опоздать на 15 минут, то ничего не будет, так как это допустимо. Однако стоит заявить, что ни о каком минимальном пределе не говорится в законодательстве. Даже двух или трех минутное зафиксированное опоздание может повлечь серьезные санкции со стороны работодателя.

Ответственность по ТК

В случае опоздания на 4 и более часов, работодатель имеет полное право уволить работника по статье ТК РФ , поскольку такое опоздание может быть отнесено к прогулу. В трудовой книжке нарушителя делается соответствующая запись, которая может негативно сказаться на его дальнейшей карьере. Поэтому многие руководители позволяют уволиться по собственному желанию, чтобы не портить карьерное развитие бывшего работника. Однако следует помнить, что если работодатель не зафиксировал опоздание работника, то оно не может считаться проступком.

Систематическое опоздание

Законодательство не дает точного определения систематическим опозданиям. Однако под этим понятием подразумевается многократное опоздание на работу. Согласно трудовому законодательству опоздание — нарушение трудовой дисциплины и влечет наложение санкций.

Чем различаются опоздание и прогул

Отличие прогула от опоздания заключается во временном промежутке отсутствия работника на рабочем месте. Законом установлена минимальная мера прогула — 4 часа. Если сотрудник задержался на время до 4 часов, то речь идет об опоздании, если более 4 часов — о прогуле.