Что такое отдел кадров: функции и задачи, структура, обязанности работников

Правила оформления в 2020 году

Документ оформляют на листе формата А4 с эмблемой организации. Технические и общие условия оформления изложены в ГОСТ 7.0.97-2016. Должностная инструкция состоит из 4 разделов, регулирующих права, обязанности, ответственность и общие условия трудового взаимодействия. В шапке перечисляются реквизиты организации и генерального директора с простановкой даты утверждения.

Общие положения

• специалист относится к категории руководителей и назначается на должность приказом директора;
• требования к квалификации, образованию и опыту работы с учетом специальности;
• кому непосредственно подчиняется начальник отдела кадров (директору);
• порядок замещения и освобождения от должности в период временного отсутствия;
• специалист руководствуется локальными актами организации, методическими материалами, уставом, ДИ, указами и распоряжениями, действующим законодательством;
• руководитель должен знать структуру и штаты организации, кадровую политику и стратегию предприятия, состояние рынка труда, системы и методы оценки персонала.

Кроме того, начальник отдела кадров должен знать:

• внутренний распорядок;
• правила безопасности и охраны труда;
• организацию табельного учета;
• методы учета движения кадров;
• отечественный и зарубежный опыт работы с кадрами.

Обязанности

В разделе отражается перечень трудовых действий, которых ожидают от специалиста, которые прямо направлены на выполнение его трудовых функций. Здесь ориентируются на Профстандарт, а также задачи цели, поставленные организацией.

Должностные обязанности:

1. Ведение распорядительной документации по персоналу, администрирование аттестационного документооборота.
2. Организация табельного учета, составление графика отпусков, анализ текучки кадров, контроль за дисциплиной.
3. Прогнозирование потребности в квалифицированных кадрах, поиск и привлечение на вакантные должности.
4. Руководство персоналом, координация работ по оценке и распределению кадров.
5. Коммуникация с учебными заведениями и службами занятости, предоставление документов в государственные органы.
6. Аттестация сотрудников, создание методических и информационных материалов, реализация решений аттестационных комиссий.
7. Контроль за оформлением, переводом или увольнением сотрудников в соответствии с требованиями законодательства.
8. Составление и передача документов в пенсионные службы, взаимодействие с социальными службами.
9. Разработка и реализация корпоративной социальной политики, системы операционного управления персоналом.
10. Разработка систем комплексной оценки квалификации, совершенствования аттестационной деятельности.
11. Обновление и разработка методических материалов, внедрение инновационных методов взаимодействия и управления.
12. Разработка кадровой стратегии и политики, организация стажировки и определения выпускников вузов в соответствии с профилем.
13. Координация деятельности персонала, контроль за исполнением законодательных и локальных актов.

Важно! В прямые обязанности начальника кадрового отдела входят обеспечение социальных гарантий трудящимся, предоставление льгот и компенсацией, систематический анализ работы и внесение предложений по ее улучшению

Права

В разделе «Права» предусматриваются инициативы и прерогативы сотрудника, которые непосредственно вытекают из его трудовой деятельности и функций. Среди них:

• ознакомление с проектами организации в сфере кадрового учета и политики;
• внесение предложений по совершенствованию трудовой деятельности;
• визирование документации в пределах своей компетенции;
• взаимодействие с руководителями других структурных подразделений.

При разработке раздела необходимо опираться на ст. 21 ТК РФ, регламентирующую общие права сотрудников.

Уровни руководителей

В экономической литературе принято разделять управленческий персонал на три уровня в зависимости от выполняемых функций в компании:

1. Высшее звено управленцев. К этому уровню относятся сотрудники, которые руководят и несут ответственность за деятельность всей компании в целом. Они разрабатывают основное направление деятельности производства, принимают ключевые решения, подготавливают долгосрочные планы, определяют бюджет и многое другое. Только эти руководители имеют полномочия приобретать или продавать компанию, новую производственную линию и т. д. К руководителям высшего звена относится президент и вице-президент компании, управляющий, председатель совета директоров, исполнительный директор. Занять кресло руководителя такого уровня — задача крайне сложная, требующая профессиональной самоотдачи и врожденных задатков лидера.
2. Перед начальниками среднего звена ставится задача выполнить указания вышестоящих руководителей, донеся поставленные задачи до подчиненных, а именно нижнего звена. Специалисты среднего уровня могут вносить предложения по работе компании, определять методы и пути реализации поставленных начальниками целей. Кроме того, значимое место в работе таких специалистов занимает взаимодействие, руководство нижестоящими в структурной иерархии компании сотрудниками. К среднему звену управленцев относятся начальники отделов и цехов, руководитель управления, проекта и другие.
3. Управленцы низшего звена работают непосредственно с исполнителями процессов. Они представляют интересы рабочих, контролируют выполнение поставленных задач. К таким специалистам относятся менеджеры-контролеры, мастера участков, руководители групп и т. д.

Также классифицируют руководителей на линейных и функциональных. Отличаются они сферой влияния и возложенными полномочиями.

Права

Чтобы эффективно справляться с поставленными задачами, кадровики предприятия должны обладать определенным набором прав. В тексте положения указываются следующие их правомочия:

• получать от других отделов компании необходимую информацию;
• давать указания другим департаментам в рамках полномочий отдела кадров;
• контролировать трудовую дисциплину на предприятии;
• обращаться к руководству с предложениями о проведении мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников, укрепление корпоративной культуры;
• контролировать соблюдение трудового законодательства в компании и т.д.

Фирма формирует список правомочий с учетом задач и непосредственных обязанностей hr-департамента.

Документы отдела кадров

Как и любое структурное подразделение, описываемое, имеет собственную специфику. Во первую очередь, необходимо написать и утвердить положение о кадровой службе. В нем детально прописываются все его функции, права и обязанности. Если отдел небольшой, то пишется инструкция отдела кадров. В принципе, содержание у нее то же, что и у положения. Кроме того, необходимо составлять планы работы. Перспективный содержит мероприятия с длительным сроком исполнения. В ежемесячный (ежеквартальном) работа детализируется. Туда вносятся пункты по всему спектру функций. Однако опытный кадровик на этом не останавливается. Ему еще нужны планировочные таблицы. К примеру, в государственных учреждениях в них вносятся перспективные даты смены рангов, учета стажа и так далее. Каждое таковое изменение фиксируется приказом. На его основании бухгалтерия увеличивает заработную плату работника. В частном секторе тоже существуют собственные нюансы таковой работы. Возвращаясь к началу статьи, ответьте: сможет ли обязанности отдела кадров выполнять лодырь с низким уровнем образования?

Функции

Отдел кадров выполняет следующие функции:

4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.

4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.

4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.

4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

4.9. Обеспечение учета личного состава.

4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.

4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

4.13. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

4.14. Организация аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

4.15. Участие в подготовке необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

4.16. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

4.17. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

4.18. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

4.19. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

4.20. Оформление и учет командировок.

4.21. Табельный учет.

4.22. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

4.23. Анализ текучести кадров.

4.24. Обеспечение разработки мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

4.25. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

4.26. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

4.27. .

назад к оглавлению