Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации

Какие бывают шредеры

Главные критерии в классификации шредеров — степень мощности уничтожения документов и требования по плотности бумаги. Соответственно, современные производители предлагают различные модели портативного, стационарного и промышленного оборудования. Ручные представлены в виде специальных ножниц, промышленные — это достаточно объемные установки, а вот стационарные (офисные) считаются золотой серединой.

Есть и другие критерии. Например, по принципу функционирования выделяются:

• полоскорезы — вращающиеся ножи режут лист на узкие полоски, которые при желании можно достаточно легко восстановить;
• крошители и шредеры-конфетти — кусочки прямоугольной или круглой формы вырезаются с помощью вращающихся барабанов;
• мясорубки — бумага измельчается, проходя через специальный экран;
• резаки — документы рвутся при воздействии острых ножей;
• шлифмашины — вращающийся вал с ножами режет бумагу до тех пор, пока измельченные частички не пройдут через экран.

По области применения выделяют персональные шредеры (используются в быту и небольшими компаниями), офисные приборы (предназначены для работы с большим количеством бумаги среднего уровня секретности) и архивные устройства (применяются при необходимости уничтожения архива в промышленных масштабах).

Важно понимать, что только промышленные шредеры в состоянии измельчить не только бумагу разной плотности, но и магнитные носители, пластиковые карты, древесину, кожу и некоторые другие материалы

Этапы утилизации

Существуют определенные правила уничтожения документов. Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов. На начальном этапе руководство организации должно издать соответствующий приказ. Порядок уничтожения документов такой:

1. Определение научной и практической ценности. Согласно действующему постановлению, для этого собирается экспертная комиссия, подписывается договор хранения. В ее состав входят квалифицированные специалисты из всех структур организации, а также выбирается председатель. Целесообразно включать в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, юриста, делопроизводителя, представителя службы персонала. Комиссия дает экспертную оценку ценности и издает соответствующий приказ.
2. Выделение списка документов к уничтожению. Форма и бланк такого списка составляются произвольно. Его составляет комиссия по утилизации. Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
3. Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению. В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов. Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.
4. Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз. После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
5. Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг. Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов. Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ.

Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.

КАК РАБОТАЕТ ЭК И КАКИМИ НПА РУКОВОДСТВУЕТСЯ?

В крупных организациях в состав экспертной комиссии (ЭК), как правило, включают нечетное количество работников – от трех до семи человек (это связано с голосованием на заседаниях).

Желательно, чтобы в состав комиссии вошли специалисты всех основных структурных подразделений: архива организации, службы ДОУ, отдела кадров, бухгалтерии, юридической службы, цехов (если таковые имеются).

Если организация является источником комплектования государственного, муниципального архива, в состав ЭК необходимо включить представителя (куратора) государственного, муниципального или ведомственного архива.

В небольшой организации и состав комиссии будет невелик. Как вариант – делопроизводитель (секретарь), главный бухгалтер, кадровик и, возможно, юрист. В отсутствие архива и архивиста, как правило, делопроизводитель готовит и отбирает документы к уничтожению, согласовывая все вопросы с бухгалтером, кадровиком и юристом. Он же является секретарем ЭК, который оформляет протоколы заседаний ЭК и составляет акт на уничтожение документов.

Индивидуальный предприниматель отбирает документы на уничтожение, составляет акт и подписывает его самостоятельно.

Выполнить такую работу также может организация, которая специализируется на архивной обработке документов.

При отборе документов на уничтожение ЭК руководствуется следующими нормативными правовыми актами (НПА) и другими документами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ);

• Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (принят Государственной Думой 17.02.2016, одобрен Советом Федерации 26.02.2016);

• Решением Верховного суда Российской Федерации от 04.02.2015 № АКПИ14-1405;

• Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50 «Хранение документов общества и предоставление обществом информации»);

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010);

• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 (в ред. от 28.04.2011, далее – Перечень НТД);

• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс);

• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015);

• Ведомственными и отраслевыми перечнями документов министерств, комитетов и подведомственных им учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Уничтожать документы до проведения экспертизы ценности запрещается.

В ред. от 31.12.2017.

Пункт 4.5 Правил 2015.

Надежно ли уничтожение документов путем шредирования?

Согласно техническим нормам Немецкого института по стандартизации DIN 66399, существует 7 уровней секретности уничтожения бумаг с помощью шредера. Чем выше этот уровень, тем мельче режется документ и больше гарантий, что он не будет восстановлен. Основные группы оборудования:

P-1 (для публичной документации общего характера и открытой переписки);

P-2 (для бумаг, которые относятся к внутреннему документообороту компании);

P-3 (для конфиденциальных документов — прайсов, презентаций, коммерческих предложений);

P-4 (для документов, содержащих коммерческую тайну и персональную информацию);

P-5 (для конструкторской документации, данных исследований, стратегических планов);

P-6 (для секретных бумаг корпораций, государственных учреждений разного уровня);

P-7 (для секретных документов государственной важности). История знает случаи, когда «возвращались к жизни» даже очень измельченные документы

Например, в 1979 году в Иране при захвате американского посольства вручную было восстановлено приблизительно 80% архива с секретными данными по работе разведки США, ее подрывной и контрреволюционной деятельности.

История знает случаи, когда «возвращались к жизни» даже очень измельченные документы. Например, в 1979 году в Иране при захвате американского посольства вручную было восстановлено приблизительно 80% архива с секретными данными по работе разведки США, ее подрывной и контрреволюционной деятельности.

Есть и другие примеры. Это касается не только государственной, но и коммерческой документации. Существуют даже профессиональные компании, для которых восстановление уничтоженных документов методом шредирования — основная специализация. Но эта услуга не из дешевых.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

    Общество с ограниченной    ответственностью "Марс"                          Утверждаю    (ООО "Марс")             Акт                                     Директор ООО "Марс"                                                     Копылов /Г.Д. Копылов/      20.01.201010 N 1                               20.01.2010         г. Кострома    О выделении к уничтожению    документов, не подлежащих    хранениюНа основании ______________________________________________________________               (название и выходные данные перечня документов с указанием                                  сроков их хранения)___________________________________________________________________________отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы----T---------T-------T-------T------------T----------T---------T---------¬¦ N ¦Заголовок¦Крайние¦ Номера¦Индекс дела ¦Количество¦  Сроки  ¦Примеча- ¦¦п/п¦ дела или¦  даты ¦ описей¦     по     ¦  ед. хр. ¦хранения ¦ние      ¦¦   ¦групповой¦       ¦       ¦номенклатуре¦          ¦  дела   ¦         ¦¦   ¦заголовок¦       ¦       ¦    или     ¦          ¦и номера ¦         ¦¦   ¦   дел   ¦       ¦       ¦ номер дела ¦          ¦статей по¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦  по описи  ¦          ¦ Перечню ¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦...¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦   ...   ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 12¦График   ¦  2008 ¦04/2008¦    04-10   ¦     1    ¦  1 год, ¦         ¦¦   ¦отпусков ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 693 ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 13¦Табели   ¦  2004 ¦06/2004¦    06-13   ¦    12    ¦  5 лет, ¦         ¦¦   ¦учета    ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 586 ¦         ¦¦   ¦рабочего ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦¦   ¦времени  ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦   ¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦         ¦L---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+----------      19 (девятнадцать)                     1998 - 2008Итого ------------------------------ дел за -------------------------- годыНачальник отдела архивации           Пучкина                 /А.И. Пучкина/СогласованоПротокол ЦЭК (ЭК)   19.01.2010   18от ---------- N --Документы в количестве 19 (девятнадцать)  ед. хр. весом 9 кг. 500 г сданы вООО "Переработка вторсырья" на переработку по приемо-сдаточной накладной от04.02.2010 N 16.Изменения в учетные документы внесены.Начальник отдела архивации                 Пучкина           /А.И. Пучкина/

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9×50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78×11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек <2> испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Стоимость услуг по уничтожению документов

Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:

Город	Средняя цена
Москва	Стоимость уничтожения документов — от 15 руб./кг
Санкт-Петербург	от 8–9 руб./кг
Новосибирск	10 руб./кг
Екатеринбург	8 руб./кг
Уфа	5–6 руб./кг
Казань	6 руб./кг

В таблице перечислены примерные цены по России за уничтожение чистой бумаги. Утилизация банковских карт, жёстких дисков, ноутбуков обойдётся на порядок дороже. Но у разных исполнителей цены отличаются.

Стоимость складывается из нескольких факторов, и в неё обычно входит:

Вывоз документов

• подача грузовика;
• работа грузчиков по переносу документов;
• измельчение макулатуры в присутствии заказчика;
• вывоз переработанных отходов;
• составление акта и других необходимых отчётов.

Если нет возможности провести работу на территории заказчика, то уничтожение происходит в специально оборудованном цехе. В помещении в обязательном порядке присутствует видеонаблюдение, поэтому процесс можно наблюдать в прямом эфире или получить результата на любом носителе.

Часть денег можно вернуть, продав вторсырье сторонней организации или компании, которая предоставила услугу по уничтожению макулатуры. На переработанные бумаги цена меньше. Отходы покупаются от 5 руб./кг.

Уничтожение документов

Несмотря на то, что за услугу придётся заплатить приличную сумму, воспользоваться ею разумнее всего, ведь можно быть уверенным, что документы будут уничтожены по всем правилам и с соблюдением всех нормативных требований.

Физическое уничтожение документов

Процедура может производиться сотрудниками организации или специальными компаниями, ликвидирующими носители по всем правилам безопасности. Существует несколько методов осуществления этой операции.

Шредирование бумаг

Шредер — прибор, предназначенный для утилизирования бумаг. Стандартная машина оборудована контейнером, вмещающим 13−300 литров. В прибор можно загружать одновременно 7−85 листов до 45 см шириной.

Измельчители бумаги подразделяются на несколько групп:

1. Персональные. Предназначены для переработки отдельных листов. Эксплуатируются в домашних условиях или в личном кабинете.
2. Офисные. Включены в категорию офисной техники и могут использоваться всем коллективом. Обладают большей производительностью по сравнению с индивидуальными приборами. Способны перемалывать документы, скрепленные металлическими скобами.
3. Архивные. Самые мощные шредеры из офисного класса. Применяются для измельчения бумаг в крупных компаниях. Справляются с большинством используемых для архивации материалов.
4. Промышленные. Дорогостоящие крупногабаритные механизмы, применяемые специалистами по переработке мусора.

Величина бумажных обрезков у разных моделей шредера отличается. Существует несколько уровней секретности:

1. Бумаги, находящиеся в общем доступе, разрезаются на полоски шириной 12 мм.
2. Офисная документация разделяется на кусочки шириной 6 мм.
3. Серьезные документы, касающиеся работы компании, режутся на полосы по 2 мм, в некоторых случаях разделяются и поперек.
4. Содержащие секретные данные носители делятся на кусочки размером не более 2 мм в длину и 15 мм в ширину.
5. Сверхсекретная документация должна быть разрезана на части длиной 0,8 мм и шириной 13 мм.

Стоимость офисной техники, способной разрезать листы в двух направлениях и поддерживать высокую производительность в течение всего срока службы, составляет 140−180 тыс. руб. Промышленные ликвидаторы бумажных отходов, через которые можно пропускать 1−2 тонны листов в час, стоят 400−500 тыс. руб.

Обработка реагентами и сжигание

Обработка реагентами — один из самых затратных методов. Используется для особо секретных документов, подвергнутых шредированию. После контакта с реагентом обрезки превращаются в однородную массу.

Сжиганием утилизируются секретные документы. Сжигание отходов на открытом воздухе неприемлемо по следующим причинам:

• вредное воздействие на окружающую среду и дыхательные пути находящихся поблизости людей;
• при частичном прогорании возможна утечка ценной информации;
• за несанкционированное разведение огня на организацию могут быть наложены крупные штрафы.

По закону уничтожение документации путем сжигания может производиться только в высокотемпературных печах. Такие приспособления есть в специализированных организациях. Кроме бумажных листов, можно сжигать пластик и магнитофонную ленту. Отходы помещаются в контейнеры, опечатываются и на основании договора хранения транспортируются на предприятие для термической переработки. Осуществление сжигания подтверждается составленным актом.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

• представитель руководителя;
• бухгалтер;
• юрист;
• архивариус;
• секретарь (кадровик);
• один из сотрудников.

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

• отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
• составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
• подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом. https://www.youtube.com/embed/Sy1MrzEck3c

Требования к шредированию

Если выбирать между сжиганием бумаги, химической обработкой и шредированием, то последний способ считается более предпочтительным. Сжигание подразумевает использование специальных печей, действие которых экологически опасно. Химическую обработку нельзя представить без применения дорогих и вредных для человека реактивов.

Шредер не имеет этих недостатков, а при соблюдении ряда рекомендаций считается весьма эффективным:

• не превышайте плотность бумаги, указанную производителем;
• выбирайте устройство для шредирования с продольным и перекрестным измельчением;
• вставляйте страницы в шредер вертикально, так как при горизонтальном размещении лезвия могут попасть между строк;
• старайтесь использовать как можно меньше цветной бумаги, так как ее легче восстановить;
• перед выбрасыванием измельченной бумаги обязательно перемешайте обрезки.

Есть еще несколько правил эксплуатации шредера, придерживаясь которых можно существенно увеличить срок службы устройства. Во-первых, нужно регулярно смазывать режущие ножи и движущиеся механизмы. Во-вторых, желательно избегать максимальной загрузки шредера, в противном случае снизится скорость и производительность. В-третьих, все листы должны быть без металлических скрепок и скоб, которые могут привести к поломке агрегата. В-четвертых, при уничтожении CD-дисков и пластиковых карт необходимо придерживаться следующей пропорции: 90% бумаги и 10% других носителей информации.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов. Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.
2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

• невозможность восстановления ликвидированных документов;
• высокая скорость измельчения бумаги;
• сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Сжигание имеет и недостатки:

1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства. Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов

Но они мало распространены

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Если документ утрачен

Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.

Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.

Екатерина Егорова

, редакция «ПБ»

Практическая бухгалтерия

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями — максимум полезной и нужной информации на одном портале. Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Уничтожение архивных документов

С момента создания документы хранятся в службе делопроизводства заказчика согласно номенклатуре дел. Затем дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, документы по личному составу передают в архив предприятия, по окончанию предельных сроков хранения, бумаги, отнесенные к НАФ, требуют постоянного хранения в госархивах Москвы. Государственные документы передают в муниципальные музеи, библиотеки

Контроль сохранности, комплектации и пользования документами государственной важности выполняет Росархив Москвы

Негосударственная часть Архивного фонда РФ размещает бумаги коммерческих компаний. Процедура осуществляется на договорной основе, согласно регламентируемым срокам:

1. Годовых бухгалтерских отчетов и балансов организаций — 10 лет, квартальной отчетности – 3 года.
2. Передаточных, разделительных, ликвидационных балансов – 10 лет.
3. Учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров) – 3 года.

Для уничтожения архивных документов организация создает экспертные комиссии, привлекая сотрудников подразделений и руководителя компании, представителя Росархива. Комиссия определяет совместно с Росархивом Москвы порядок отбора бумаг на хранение и уничтожение, проводит экспертизу ценности информации и опись дел. Архивный орган дает заказчику разрешение на уничтожение бумаг, не подлежащих передаче в госархивы. Утилизация документов подтверждается актом, утвержденным руководством компании. Факт передачи документов на переработку (утилизацию) отражают в бухгалтерском учете как увеличение забалансового счета 17 (по коду КОСГУ 440).

Ответственность за нарушение порядка обращения с документами

На основании ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан — от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным. Это карается наложением административного штрафа:

• на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;
• на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влекут аналогичные размеры штрафа.

Ответственность за неправильное хранение документов предусмотрена не только административным законодательством. Налоговый кодекс тоже содержит нормы, предусматривающие такую ответственность. В частности, на основании ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, как и за уничтожение до истечения сроков их хранения, организация может быть наказана штрафом в размере 10 000 руб. За повторное подобное нарушение норм законодательства штраф увеличивается до 30 000 руб.

Если благодаря необеспечению сохранности документов произошло занижение налоговой базы, организация может быть оштрафована на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Н.И.Бородина

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.