Электронный документооборот (эдо) и его виды

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

В-четвертых, необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в этой статье).

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Документооборот — основные правила 

ЭДО — это совокупность всех действий с документами, возникающих в рамках деятельности какой-либо компании. Документооборот возникает с момента создания или получения документа, а завершается он в момент передачи или уничтожения документа.

Главными целями документооборота является получение и ознакомление с информацией, а также юридическое сопровождение действий компании.

Где используется

Документооборот сопровождает практически любую деятельность предпринимателя или коммерческой компании. Увольнение и наем работников, кадровые перестановки, подача информации в отчетные государственные органы, оформление коммерческих сделок со сторонними организациями — для все этих действий необходим документооборот.

Виды

В зависимости от типа бумаг и их движения различают такие разновидности документооборота:

1. Бумажный. Все бумаги оформляются исключительно в электронном виде, а для их движения бумаги передаются из рук в руки.
2. Электронный (ЭДО). При таком сценарии документы оформляются и передаются с помощью специальных компьютерных программ.
3. Смешанный. Все документы или какая-то их часть существует как в электронном, так и в бумажном виде (например, банковские отчеты оформляются в электронном виде, а внутренние распоряжения — в бумажном).

Организационный процесс

Организационный процесс документооборота определяется каждой компанией в индивидуальном порядке на основании соответствующего приказа, составленного руководством фирмы.

Документооборот может осуществляться как самой компанией, так и сторонней организацией по договору. Различают две категории организованного процесса:

• Централизованный оборот — в компании есть центральный отдел, который и осуществляет документооборот. Подобный сценарий идеально подходит для всех компаний (мелких, средних и крупных).
• Децентрализованный оборот — в каждом отделе есть свой отдел, который занимается документооборотом в рамках своей структурной единицы. Децентрализованный оборот на практике используется крайне редко (например, в случае очень крупных компаний).

Основные этапы

Как уже было сказано ранее, каждая компания определяет политику документооборота самостоятельно. Однако в большинстве случаев оборот бумаг осуществляется по такой схеме:

1. Составление бумаг сотрудниками компании либо получение документов из внешних источников.
2. Движение документов в нужное место в зависимости от назначения бумаг (руководителю, сотрудникам, в бухгалтерию и так далее).
3. Ознакомление с информацией, обработка документов, перенаправление бумаг в другие ведомства, формирование новой документации.
4. Использование документов по назначению (например, передача коммерческого договора другой организации), передача бумаг в архив либо уничтожение документации.

Мифы

Миф 1.

Да, отправка накладной или акта не требует обязательного присутствия посредника – оператора ЭДО. И действительно можно отправить документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, даже по электронной почте ( для этого не нужна специальная система). Но при этом теряется возможность использовать все преимущества и выгоды системы ЭДО.

Рассмотрим следующий пример: накладная и счет-фактура поступают к покупателю через разные системы. Например, организация отправляет счета-фактуры через систему ЭДО оператора ЭДО, а накладные отправляются по электронной почте.

В этом случае, сэкономив на услугах оператора по отправке накладных, можно получить следующие проблемы: движение документов в разных системах будет не синхронизировано. Счет-фактура может прийти раньше накладной.

Так как покупатель получает документы отдельно, они не связаны между собой. Это влечет затрату времени на поиск и трудности в распознавании счета-фактуры на стороне покупателя, а значит, и увеличение затрат на эти процессы.

Непросто организовать группировку документов в пакеты , если документы идут через разные системы. Также в этом случае отсутствует единый источник контроля над документооборотом.

Миф 2.

Отправлять сразу два документа в одной связкепроблематично, поскольку у накладной и счета-фактуры разные алгоритмы доставки и формирования юридически значимого документа. К тому же на накладной/акте должно быть 2 подписи, а на счете-фактуре – только подпись отправителя. Поэтому физически документы отправляются и обрабатываются отдельно друг от друга. Но это не проблема, если в системе ЭДО реализована функция связывания документов в пакеты. В этом случае документы физически перемещаются отдельно, но они связываются перед отправкой счета-фактуры и в системе будут ссылаться друг на друга.Более того, даже если бы можно было отправить документы вместе, велика вероятность принять счет фактуру, правильность которого не гарантирована до известной степени подписанным документом бухучета. Поясню: как только счет-фактура поступает к получателю, немедленно формируется и подписывается квитанция о ее получении. Если квитанция о получении сформирована, получатель уже обязан отразить счет-фактуру в учете, даже если документ неправильный. В этом случае придется использовать механизм уведомления об уточнении и последующих корректирующих документов, чтобы прийти к правильному документу. Поэтому рекомендуется сделать так: сначала обе стороны подписывают накладную или акт, а потом на основании подписанного документа бухучета формируется счет-фактура, которая наверняка будет правильной и не потребует дальнейших корректировок. Благодаря тому, что в ЭДО доставка происходит мгновенно, компании смогут позволить себе уменьшить таким образом количество неправильных документов и последующих исправлений. Таким образом, в процессе ЭДО то факт, что документы доставляют отдельно, не критичен: ведь их можно соединить в пакет в системе ЭДО, где все документы, как изначальные , так и скорректированные, связаны друг с другом.

И здесь важно отметить один нюанс, часто возникающий в проектах по внедрению электронного документооборота. Вовсе необязательно (неэффективно, а порой и просто невозможно!) стремиться сохранить такие же процессы, которые сложились для традиционного, бумажного документооборота

Выше уже были приведены примеры их значительных отличий.

Миф 3

Увы. Если не провести ревизию бизнес-процессов, можно упустить львиную долю преимуществ ЭДО. При внедрении ЭДО нужно отказаться от шаблонов, связанных с бумажным документооборотом и, в некотором роде, постараться перейти на другой уровень работы с бизнес-процессами.

Самый простой пример: в бумажном документообороте получателю стандартно высылается пакет документов – например, акт, счет, счет-фактура. Подразумевается , что лучше выслать все документы вместе: ведь, если в них будет ошибка, все документы отправятся в корзину, и поставщика попросят переделать весь пакет.

В ЭДО процесс получения некоторых документов (например, счета-фактуры) фиксируется оператором. И поэтому полученный неправильный счет-фактуру нельзя так просто выбросить в корзину. С другой стороны, всегда можно попросить аннулировать счет-фактуру в системе, исправить акт и выслать скорректированный документ, причем его получение займет секунды. Первый стадией проектов по переходу на ЭДО всегда является анализ бизнес-процессов: необходимо оценить, как их можно изменить, чтобы пользоваться преимуществами электронной доставки в полной мере.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• создание справочников и работа с ними;

• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

• создание и редактирование реквизитов документов;

• формирование отчетов по документообороту предприятия;

• импорт документов из файловой системы и Интернета;

• создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

• электронное распространение документов;

• работа с документами в папках;

• получение документов посредством сканирования и распознавания.

• уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Сравним бумажные и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге

Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели

	Бумажный документооборот	Электронный документооборот
Себестоимость	Стоимость бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5. Стоимость пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9.	Стоимость электронного документа любого объема — 0. Стоимость пакета электронных документов любого объема — 0.
Отправка	Почтой — от 40-60. Курьером — в большинстве случаев — дороже более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения.	Входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.
Архив	Помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона.	Условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.

	Бумажный документооборот	Электронный документооборот
Подготовка документов	Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца.	Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».
Отправка	В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток.	Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.
Возврат подписанных экземпляров	В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток.	Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25 750 , при документообороте через Диадок — 3 500 .

Важные моменты

Перевод всех имеющихся документов в отдельно взятой компании в электронный формат сейчас просто необходим. Аналогичная ситуация произошла в 90-ых годах с системой бухгалтерского учета. Информация должна быть обработана качественно и очень быстро, поскольку знание на сегодняшний день превосходит по значимости материальные потоки.

Кроме того, данные не должны попасть в руки сторонних людей, иначе компания станет уязвимой, и ее легко можно будет уничтожить. Существует целый ряд проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям, ведущим бумажный документооборот:

• материалы могут быть утеряны;
• появляются файлы, в которых сложно определить авторов и назначение;
• документы могут попасть в руки сторонним людям;
• на поиск нужных материалов может уходить огромное количество рабочего времени;
• каждый файл копируется, за счет этого возникают дополнительные траты на канцелярские принадлежности и бумагу;
• согласование документации и ее подготовка требует большого количества времени.

При переводе организации на электронный документооборот можно избавиться от всех этих сложностей, а также:

• повысить общую эффективность предприятия, упростив работу с материалами;
• сформировать слаженную систему работы внутри компании;
• увеличить оперативность получения необходимых данных;
• повысить общую трудовую производительность сотрудников предприятия, что возможно за счет снижения времени, которое тратится на работу с документами;
• сформировать разные права для всех сотрудников предприятия, согласно которым они будут получать доступ к информации.

Какие преимущества внедрения электронного документооборота?

Преимущества внедрения ЭДО такие:

• экономия денежных средств. Компания вполне может сэкономить на оплате услуг курьера, конвертов и марок, почтовых отправлений. Изначально кажется, что это не большие деньги, но за год выходит достаточно внушительная сумма;
• экономия времени. Обмен документами по электронному документообороту проводится в считанные секунды, как и при отправке писем по e-mail;
• постоянный доступ. Пользователь может работать с документами не только непосредственно на рабочем месте, но и в отпуске или при болезни. Достаточно установить на ПК цифровую подпись;
• безопасность и конфиденциальность. При использовании ЭДО важная документация не попадет в руки третьих лиц. Кроме того, утерянный документ за предыдущий период всегда можно будет восстановить;
• облачное хранение. Вся документация будет храниться в специальном «облаке», а потому не нужно оборудовать отдельное помещение для ее хранения.

Каждый документ, хранящийся в системе ЭДО, в любой момент можно распечатать. При этом на нем будет отметка ЭЦП и уникальный ID в системе ЭДО.

Электронный документооборот с налоговой

В 2011 году Минфин и ФНС РФ совместным приказом утвердили порядок предоставления электронных налоговых документов.

В нем не были определен формат, в котором должен осуществляться обмен между налогоплательщиком и налоговой инспекцией. Через год ФНС утвердила формат первичных документов.

Стороны могут использоваться другие форматы для взаимодействия между собой, но в этом случае они смогут воспользоваться правом их предоставления в электронном виде по требованию налоговой инспекции. Но для этого сначала нужно зарегистрироваться в качестве электронного налогоплательщика.

Налоговая отчетность может составляться на бумажных или электронных носителях. В обоих случаях подтверждением подачи отечности налогоплательщиком является квитанция о приеме. В последнем случае по требованию налоговой инспекции налогоплательщик обязан предоставить такие документы в бумажном виде.

Существует три способа подачи электронной налоговой отчетности:

• Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
• На магнитных носителях с ЭЦП
• Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.

Арбитражная практика

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010

ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом…

Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован…

Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Постановление арбитражного суда Московского округа от 13 марта 2015 г. по делу № А40-102584/14

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года
Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Постановление девятого арбитражного апелляционного суда г. Москва от 7 июля 2015 г. по делу № А40-26656/2015

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года
Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

Что дает внедрение системы документооборота

ЭДО оптимизирует бизнес-процессы организации, не вмешиваясь в них. Что может компания с системой электронного документооборота? 

Экономить время на документообороте

В Диадоке подписать и отправить электронный документ можно за несколько минут. Пользователь получит уведомление о новом файле в папке «Входящие» и решит, что делать дальше: согласовать с руководителем или сразу подписать. 

Сделать документооборот полностью прозрачным

Диадок показывает отправителю актуальный статус исходящего документа. Например, «Получен», «Подписан» или «Отказано в подписи». Все действия сторон с документами Диадок фиксирует в отдельном протоколе. Его всегда можно скачать на свой компьютер и распечатать. 

Упростить взаимодействие с ФНС

Документы, подписанные электронной подписью, примут в налоговой. Приносить их лично не нужно, достаточно отправить в ответ на требование xml-файлы с файлами подписей или pdf-файлы визуальных образов документов.  

Уменьшить количество ошибок в документации

Диадок проверяет две вещи:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС.

Если сервис обнаружит неточности, он подскажет пользователю, как их исправить. Файл без ошибок сразу уйдет контрагенту.

Снизить затраты

Компания, которая ведет бумажный документооборот, тратится на бумагу, краску для принтера и его ремонт. Платить приходится и за доставку документов курьерами или почтой. Отправка через Диадок обходится в 5–7 раз дешевле. Входящие документы бесплатны*. 

Уменьшить трудозатраты сотрудников 

С помощью ЭДО сотрудники экономят время. Согласовать, подписать и отправить электронный файл можно за пару минут. Те же самые процессы с бумажным документом займут несколько часов. 

Повысить лояльность партнеров

Бумаги могут потеряться при пересылке или идти до контрагента очень долго. Из-за этого расчеты затягиваются, а отношения с партнерами портятся. Автоматизация документооборота решает проблему. Благодаря ЭДО контрагент получает подписанный документ в тот же момент, когда отправитель поставил подпись. Сделки заключаются вовремя, а лояльность партнеров растет. 

Электронный документооборот помогает бизнесу развиваться даже в условиях турбулентности. Ситуация с пандемией доказала: иногда ЭДО может стать едва ли не единственным способом продолжать работать в прежнем режиме. Так, компании, которые раньше откладывали переход на ЭДО, теперь ищут возможности внедрения. Их цель — оптимизировать документооборот, чтобы снизить нагрузку на сотрудников, уменьшить расходы и сконцентрироваться на масштабировании бизнеса. Узнайте, как ЭДО поможет вашей компании. 

* Возможны исключения, подробные правила тарификации установлены прайс-листами АО «ПФ «СКБ Контур»

Какие есть виды электронного документооборота

Электронный документооборот можно классифицировать по разным основаниям. Например:

1. По сфере правоотношений с участием субъекта ЭДО (предприятия):

• на внутрикорпоративный (затрагивающий, прежде всего, трудовые правоотношения между руководством и работниками);
• на межкорпоративный (отражающий правоотношения предприятия с другими хозяйствующими субъектами — заказчиками, поставщиками);
• на документооборот в рамках электронной отчетности предприятия и выполнения им иных обязательств по закону (отражающий правоотношения предприятия с государственными органами).

Можно отметить, что указанные виды электронного документооборота достаточно четко разграничиваются между собой, и это наблюдается, к примеру, на уровне нормативного регулирования тех сфер правоотношений, в рамках которых осуществляется информационный обмен. ЭДО по отчетным документам осуществляется в соответствии с одними правилами, а по тем документам, что задействуются в рамках межкорпоративных соглашений — в соответствии с совершенно другими.

При этом, указанные категории ЭДО  — привязанные к сфере правоотношений субъекта документооборота, можно классифицировать по различным дополнительным основаниям. Например, межкорпоративный электронный документооборот может быть подразделен на:

• осуществляемый при взаимодействии двух и более предприятий в рамках одного холдинга (или дочерними);
• осуществляемый между двумя и более независимыми российскими предприятиями;
• осуществляемый между российским предприятием и иностранной организацией (ее российским филиалом).

Документооборот отчетных документов на практике и вовсе представлен большим количеством разнотипных правоотношений. Налоговая отчетность подчиняется одним правилам и принципам (закрепленным в НК РФ и связанных с ним нормативных актах), статистическая — другим (как и другим законам).

Таким образом, несмотря на общность категории ЭДО — классифицированного исходя из сферы правоотношений предприятия, есть много подвидов ЭДО в рамках одной и той же категории, которые будут несхожи между собой. Однако — соответствующие категории, безусловно, следует принципиально разграничивать друг от друга.

1. По назначению используемых документов (типу объектов ЭДО).

Есть, таким образом, электронный документооборот:

• бухгалтерский (примеры объектов ЭДО — различные виды первичной документации, счета учета, справки, выписки);
• управленческий (объекты ЭДО — распорядительные документы, локальные нормативы, регламенты);
• кадровый (объекты ЭДО — личные дела работников, приказы об отпусках);
• складской (объекты ЭДО — накладные, акты);
• производственный (объекты ЭДО — наряды, отчеты, инструкции);
• архивный (объекты ЭДО — каталоги и иные классификаторы документов в рамках архивного делопроизводства).

В свою очередь, совершенно очевидно, что четкой границы между указанными категориями ЭДО, обособляемыми друг от друга по назначению документации, во многих случаях проведено быть не может. Многие складские документы имеют статус бухгалтерских (поскольку являются первичными). Между кадровыми и управленческими документами во многих случаях в принципе невозможно провести границу.

Указанные два критерия классификации ЭДО, безусловно, могут различным образом сочетаться между собой. Так, например, бухгалтерский документооборот может отражать как внутрикорпоративные правоотношения, так и быть частью правоотношений, связанных с обязательствами фирмы по предоставлению отчетности. Складской — осуществляться одновременно и в рамках внутренних правоотношений на предприятии, и как важнейшая часть правоотношений с контрагентами.

Так или иначе, при всей условности указанных категорий ЭДО каждая из них имеет ряд особенностей — которые предприятию полезно учесть при организации электронного документооборота. Ознакомимся с ними подробнее — условившись придерживаться классификации первого типа (при которой документация делится на внутреннюю, межкорпоративную и отчетную либо иную обязательственную), которая все же предполагает обособление различных категорий ЭДО по правовым признакам (и во многих случаях — по признакам типологии документов).