Пошаговая инструкция по заполнению путевого листа легкового автомобиля

Для каких транспортных средств и когда нужен

Причины:

1. Списание ГСМ по всем правилам, чтобы составлять в дальнейшем достоверные налоговые отчеты и вести бухгалтерию, показывая, куда именно затрачивались материалы.
2. Для налоговой – обоснование расходов, которые претерпевает предприятие во время содержания, хранения, ухода и эксплуатации используемого авто.
3. Расчет для начисления заработной платы водителям, непосредственно управляющим автомобилями, для которых необходимы путевые листы.
4. Безопасное в отношении штрафования продвижение по дорогам.

Сотрудники автодорожной полиции не будут штрафовать за недостаток документов, которые водитель обязан иметь при себе на случай совершения регулярного маршрута.

Инспектор ГИБДД увидит, что машина используется в рейсе, принадлежит организации, действующей по лицензии. Штрафы выписываются, когда нарушается п. 2.1.1 Правил ДД.

Размер денежного взыскания установлен в ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ и составляет 500 руб.

Сферы применения таких документов:

• для легализации рейсов на месяц;
• при эксплуатации предприятием транспорта в хозяйственных целях круглогодично, с оформлением листа сроком на один день или месяц.

Срок действия не может превышать 1 месяц.

Случаи, когда нет необходимости заполнять бланк:

Кому авто принадлежит
Основание для освобождения от обязательства
Находится в собственности физ. лица
Применяется им самолично
Передается другому человеку (по доверенности с внесением в полис ОСАГО)
Владеет юр

лицо (или ИП)
Компании не принципиально важно отражать расходы, приходящиеся по снабжению машин топливом.

Случаи, когда обязаны:

Принадлежность	Основание для выполнения обязательства
Имущество физ. лица	Применяется им самолично, но для нужд предприятия, на котором он официально принят на работу в качестве водителя.
Передается другому водителю, также находящемуся в штате организации.
Имущество юр. лица (или ИП)	Вид деятельности подразумевает регулярное осуществление чего-то из следующего (ч. 2 ст. 6 Устава автотранспорта от 15.07.16 г.):

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Обязательные сведения путевого листа

Приказ № 368 внес изменения не только в порядок, согласно которому следует заполнять путевку транспортного средства. Нормативный акт дополнил документ рядом реквизитов, которые ранее в нем отсутствовали. С 1 января 2021 года форму необходимо заполнять, указывая в ней новые обязательные сведения. Иначе она будет недействительна.

При этом единого образца маршрутного листа для легкового автомобиля не предусмотрено. Существует рекомендованная межотраслевая форма № 3, которую по желанию могут заполнять фирмы и индивидуальные предприниматели. Перед применением такого бланка следует внести в него недостающие графы в соответствии с требованиями Приказа № 368. Также допускается разработка собственного уникального формуляра. Такой вариант требует внесения документа в учетную политику.

Скачать типовую межотраслевую форму N3

Чтобы верно подготовить путевой лист легкового автомобиля, правила и образец заполнения по измененным правилам необходимо изучить заранее. Первое нововведение – появление раздела «Сведения о перевозке». Здесь следует указать разновидность сообщения и вид перевозки. Среди первых выделяют – пригородное сообщение, городское, международное и междугороднее (ст. 4 закона № 259-ФЗ). Типы перевозки указаны в ст. 5 закона № 259-ФЗ. Их 3 – регулярные перевозки, в такси и по заказам.

Другие данные, обязательные для внесения в документ:

1. Название и номер формуляра.
2. Отметка о периоде действия. Если длительность рейса составляет 1 день, то указывается конкретная дата. То же правило действует, когда в течение 1 смены совершается несколько переездов. Если рейс или смена составляет несколько суток, то в бланке обозначается дата начала и завершения.
3. Информация о владельце легкового автомобиля. Указываются основные реквизиты юрлица либо ИП.
4. Данные водителя. Ф.И.О. плюс дата/время его медосмотра до начала рейса и после. Допуск к работе и проверка физических показателей по завершении смены проводятся медиком. Он же вносит в путевой лист отметки о состоявшемся осмотре и о разрешении приступить к работе.

Также в этом разделе необходимо заполнять следующие графы:

1. Дата/время техосмотра автомобиля до выезда. В соответствующем поле обозначается отметка «выпуск на линию разрешен». Сведения вносит механик, контролирующий техническое состояние машины.
2. Дата/время выхода ТС на линию, а также его возвращения. Проставляется все тем же механиком, ответственным за легковой автотранспорт.
3. Показатель одометра. Обозначаются сведения, зафиксированные при выезде машины с парковочной площадки. А также при возврате авто после завершения работы.

Заполнять данные одометра и удостоверять их подписью должен сотрудник, назначенный руководителем организации либо ИП. Если индивидуальный предприниматель исполняет обязанности водителя, то показания в формуляр вписывает непосредственно он сам.

При оформлении листа для легкового автомобиля важно избегать исправлений и помарок. Если допущена ошибка, то лучше всего заполнить новую форму

Также можно аккуратно исправить написанное, зачеркнув неверные сведения либо используя корректор. Потребуется удостоверить измененную информацию подписью ответственного лица. Рядом должна быть проставлена отметка «Исправленному верить».

По итогу на путевом листе должны быть в наличии подписи:

Уважаемый читатель!Не получили ответа на Ваш вопрос? Для Вас работают наши юристы-эксперты. Это абсолютно бесплатно!

• Москва: +7 (499) 577-00-25 доб 152
• Санкт-Петербург: +7 (812) 425-66-30 доб 152
• Все регионы: 8 (800) 350-84-13 доб 132 (Звонок бесплатный)

• сотрудника, ответственного за заполнение;
• механика, контролирующего техническое состояние легкового автотранспорта;
• медицинского работника;
• водителя.

А вот проставлять печати более не требуется. По новым правилам оформления путевки штампы организации и медицинского работника не обязательны. Однако их использование допускается для упрощения процесса заполнения документа.

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.

В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

1. Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 – 07.06.2017).
2. Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
3. Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
4. Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
5. Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
6. Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
7. Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
8. Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
   • об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
   • о показаниях на спидометре;
   • о выдаче и остатке горючего;
   • о марке топлива;
   • о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
9. Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:

1. Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
2. Код заказчика.
3. Место отправления и назначения.
4. Время выезда и возвращения
5. В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
6. Подпись водителя.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:

• рассмотрение жалоб водителя;
• визуальный осмотр;
• измерение давления, пульса, температуры тела;
• выявление признаков опьянения;
• определение наличия психоактивных веществ;
• для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер.

По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.

Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

Кто обязан указывать дату и время выпуска автомобиля на линию и его возвращения в путевом листе

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Расписание курсов

Одновременно с проставлением отметки о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства ответственное должностное лицо обязано указывать дату и время его выпуска на линию и его возвращения. Все эти сведения в путевом листе должны сопровождаться словами «выпуск на линию разрешен» (п. 16 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ  № 368).

До этого, если технический контроль пройден успешно, отметку «контроль технического состояния транспортного средства пройден» ставило не ответственное должностное лицо, а только контролер

Поэтому теперь неважно, какую должность занимает ответственный за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Главное, чтобы он был назначен руководителем организации в качестве ответственного, например, приказом

Как и раньше, такой ответственный должен отвечать профессиональным и квалификационным требованиям. В частности, он должен знать:

• нормативные правовые акты по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств;
• нормативные правовые акты в области безопасности дорожного движения на автомобильном транспорте;
• устройство, технические характеристики, конструктивные особенности, назначение и правила эксплуатации автотранспортных средств, в том числе специальных подъемных устройств для пассажиров из числа инвалидов, не способных передвигаться самостоятельно;
• технические требования, предъявляемые к автотранспортным средствам, в том числе специальным подъемным устройствам для пассажиров из числа инвалидов, не способных передвигаться самостоятельно;
• основы транспортного и трудового законодательства Российской Федерации;
• основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации;
• порядок организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемый в соответствии с п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
• правила и инструкции по охране труда, противопожарной защиты.

Также этот ответственный обязан иметь и соответствующее образование:

• образование не ниже уровня среднего профессионального, подтвержденное документом об образовании и о квалификации по профессии или специальности, или направлению подготовки, входящим в соответствующую уровню образования укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта» (Приказ Минобрнауки РФ от 29.10.2013 № 1199);
• образование не ниже уровня среднего профессионального, подтвержденное документом об образовании и о квалификации по профессии или специальности, или направлению подготовки, не входящим в соответствующую уровню образования укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта», и профессиональная переподготовка с присвоением квалификации контролера технического состояния транспортных средств автомобильного транспорта, подтвержденной документом о квалификации.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения необходимо закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если при заполнении в документе допустили ошибку, ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись и ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк является внутренним документом — это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример, как выглядит маршрутный лист:

Требования к оформлению путевого листа

Путевой или маршрутный лист – это документ, фиксирующий факт исполнения сотрудником-водителем трудовых обязанностей. Заполняется организациями и фирмами, а также индивидуальными предпринимателями, если их деятельность связана с эксплуатацией автотранспорта. Заполнять бланк требуется при использовании различных видов ТС, включая легковые автомобили. При этом не имеет значения, находится ли эксплуатируемая машина в собственности или же она взята в аренду.

С помощью путевки производится учет переездов, совершенных работником в течение смены. Также документ необходимо заполнять для подсчета трудовых часов водителя. На его основании в дальнейшем сотруднику начисляется заработная плата. Вдобавок маршрутный лист используется для расчета затрат на горючее, запчасти, парковку и прочие транспортные расходы.

Итак, основное требование, о котором следует знать юрлицам и ИП, – заполнять путевку необходимо в случае транспортировки груза, багажа либо при перевозке граждан. Несмотря на то, что в новом Приказе № 368 такая оговорка отсутствует, ссылка на правило содержится в п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ. Последний нормативный документ считается приоритетным. Это означает, что для пустых автомобилей легкового типа заполнять формуляр не нужно.  

Новый порядок оформления включает требования:

Заполнять формуляр необходимо на каждый легковой автомобиль и иной транспорт (автобус, трамвай и прочее), используемый ИП или юрлицом в предпринимательской деятельности.
Заполнять путевку следует до начала рейса, если его длительность превышает продолжительность 1 смены водителя. Либо до начала первого переезда, если в период рабочего дня требуется совершить их несколько.
Если на протяжении срока действия формуляра автомобиль используется посменно разными работниками, то допустимо заполнить несколько путевок – по одной на каждого сотрудника.
Владетели автомобилей должны фиксировать маршрутные листы в специализированном журнале. Если последний ведется на бумажном носителе, то его страницы следует пронумеровать и прошнуровать

При заполнении электронной формы журнала, сведения важно удостоверить электронной подписью. Также такой вариант ведения документа должен предусматривать возможность распечатки на бумаге.
Хранение формуляров более не обязательно

По прежним правилам требовалось архивировать каждый из них на 5 лет. В новом приказе такое требование отсутствует.

Заполнять бланк чаще всего поручают бухгалтеру, диспетчеру, главе структурного подразделения организации либо ИП. В некоторых фирмах форму может подготовить непосредственный руководитель.

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Выделим его ключевые положения:

путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 8 приказа Минтранса № 368); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 10);

Важно учесть! Подсказка от КонсультантПлюс:По разъяснениям Минтранса России один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если …(подробнее см. в К+)

Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

• путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 9);
• в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
• в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

• в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 12, п. 13);
• если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 14);
• в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 15);
• обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16);
• заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17);
• с 01.01.2021 года все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п.6).

Подробнее об измененях в путевых листах с января 2021 года мы рассказывали здесь.

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте здесь.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов;
• перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить о.

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля

Скачать бланк путевого листа

• В формате Excel
• В формате Pdf

Скачать образец путевого листа

• В формате Pdf
• В формате Word

Изменился срок выдачи

Уже на протяжении нескольких лет для автотранспортных предприятий вопрос о сроке выдаче путевых листов являлся спорным. Объясняется это тем, что законодательство не давало точного определения. Возможно, именно поэтому раньше разрешалось выписывать путевку не просто на несколько дней, но и на целый месяц. Позже этот вопрос получил точное определение. Итак, с 1 марта 2019 года составлять данный документ на несколько дней запрещено.

Срок действия путевого листа

Еще несколько лет назад путевку можно было выписывать на несколько смен и рабочих дней. Теперь делать этого нельзя. Новые правила обязывают организации оформлять лист на каждую рабочую смену. В том случае, если предполагается совершение рейса, длительность которого превышает одну смену, то путевка оформляется именно на рейс. Также бывают ситуации, когда шоферу нужно совершать короткие поездки на протяжении дня. В этом случае документ оформляется вначале смены, соответственно, перед первой поездкой.

Таким образом, в 2021 году путевой лист не может действовать дольше самого рейса. Это правило относится не только к легковым автомобилям, но и ко всем остальным транспортным средствам. Конечно, для многих мелких компаний, в штате которых нет специального сотрудника, ежедневное оформление путевок становится настоящей проблемой. Но поделать с этим ничего нельзя, и оформление должно проводиться каждый день. Хотя в тех ситуациях, когда планируется длительная поездка, занимающая несколько дней, путевка оформляется один раз перед ее началом.

Порядок хранения документов

Что касается срока хранения, то его обычно устанавливает сам руководитель организации. Однако нужно знать, этот срок должен составлять не менее пяти лет. Хранению подлежит не только сам путевой лист, но и журнал, в котором регистрируются сведения о нем. Если в компании будет проводиться проверка, в ходе которой обнаружится отсутствие данной документации, предприятию будут грозить штрафные санкции.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Кроме этого, существует определенная ответственность за то, что при заполнении документа были допущены какие-либо ошибки. Причем не имеет значения, по какой причине указанная информация не соответствует действительности. Будь то преднамеренные ошибки, или неправильная информация внесена случайно, штрафа не избежать. При этом наказание грозит руководителю организации, ответственному сотруднику, который занимался составлением документа, водителю, который эксплуатировал ТС не по закону.

3.3 3 голоса

Рейтинг статьи

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом о). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.