Сроки хранения документов по перечню 2019: договоры

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

• определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
• отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
• составление описи документов;
• утилизация и составление акта.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

• оплату коммунальных услуг;
• ремонт помещения;
• арендные платежи, если здание арендуется организацией;
• заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Проводки:

• Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
• Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
• Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
• Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
• Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
• Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

• Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
• Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

• Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
• Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Главное

1. Обязанность хранения документов с соблюдением сроков возложена на архивную службу компании и на государственный (муниципальный) архив.
2. Если компания больше не может исполнять требования ФЗ, к примеру, в связи с ликвидацией, документы, имеющие общественное и историческое значение, передаются в госархив.
3. Можно использовать и стороннее учреждение, если хранить дела на территории действующей организации не представляется возможным.

Сколько хранится обычный и пастеризованный продукт?

Парадокс заключается в том, что домашнее натуральное молоко одновременно является самым полезным и опасным. Оно сохраняет весь комплекс витаминов и минералов. Однако, даже если корову регулярно обследуют у ветеринара, она может заболеть, когда хозяева не подозревают.

Значение имеет и гигиена:

• обработка рук;
• очищение вымени перед дойкой;
• чистота посуды.

Кипячение сделает продукт безопасным, но практически бесполезным для здоровья. Пить сырое молоко допускается от своей коровы при стопроцентной уверенности, что она здорова и, соблюдая при этом все гигиенические правила.

Сырое молоко хранят в прохладном месте не более двух суток. При комнатной температуре оно начинает скисать уже через два часа. Кипячение сохраняет свежесть продукта до шести суток в холодильнике.

В отличие от натурального, пастеризованное молоко нагревают до 60-70 С. В таком виде оно частично сохраняет полезные элементы. В промышленности его называют коротким молоком, поскольку оно имеет самый маленький срок хранения. Срок годности такого молока зависит от упаковки и температуры.

Сегодня существуют следующие варианты упаковки:

• плотные полиэтиленовые пакеты;
• стеклянные бутылки;
• пластиковые бутыли;
• тетрапаки.

Самые короткие сроки хранения в пакетах и пластиковых бутылках. Многослойная структура тетрапаков позволяет оградить молоко от порчи на более длительный срок. Аналогичная ситуация со стеклянной тарой.

Молоко относится к продуктам, требующим обязательного указания срока годности. Если период не указан, напиток нельзя употреблять в пищу. Отсутствие срока годности — нарушение закона (Постановление правительства РФ № 720).

Срок годности продуктов питания

Всякий продукт, относящийся к продовольствию, имеет свой срок годности, устанавливаемый производителем на основании техрегламента. И если он этим правилом пренебрёг, значит, нарушил закон, а если продавец реализует продукцию, зная или не зная, что её продавать уже нельзя, то на него также накладываются штрафные санкции. Все продовольственные товары делятся на 3 большие группы:

1. Длительного хранения. К ним следует отнести съестные припасы, способные храниться более 30 дней, причём без соблюдения определённого температурного режима. Но это не значит, что они могут пребывать на складе в неподобающих условиях, ведь из-за этого может пострадать их качество. Например, макаронные изделия – это «сухие консервы», которые сохраняют свои характеристики даже при резко отрицательных температурах, и могут храниться до пяти лет, а вот высокая влажность сделает их непригодными для употребления в пищу спустя совсем короткое время.
2. Скоропортящиеся продукты. В охлаждённом состоянии они могут храниться от 3 до 30 суток, но только тогда, когда для них будут созданы оптимальные температурные условия. У каждой подгруппы или наименования индивидуальный срок годности. Например, для пастеризованного молока (в «мягкой» упаковке) – не более 5 суток, для варёной колбасы – 10, для йогурта – 14.
3. Ультраскоропортящиеся продукты. Именно они и таят в себе особую опасность, так как их употребление после истечения срока годности очень часто становится причиной пищевого отравления. Их нельзя сохранить при комнатной температуре, а срок годности у пирожных, охлаждённой рыбы, мясомолочной продукции может составлять от 0,5 до 3 суток, и то при условии создания оптимального температурного режима (не выше +6 0 С).

Дополнительные особенности

Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов. Данные осмотра заносятся в соответствующие документы. Хранитель может самостоятельно изменить условия содержания объектов, если это необходимо. О мерах, которые приняты, организация обязана сообщить владельцу продукции. В случае выявления во время хранения фактов повреждения объектов, выходящих за рамки оговоренных в договоре или обычных нормативов порчи, составляется акт. В день его оформления извещается владелец продукции. Следует отметить еще одну особенность хранения на складе. Владелец продукции получает от принявшей стороны специальный документ. Стоит учесть, что без его составления письменная форма соглашения не будет считаться соблюденной. Для подтверждения принятия предметов на хранение организация выдает двойное или простое складское свидетельство либо квитанцию. Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг. Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа. При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат. В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты. Например, склад может предложить владельцу продукции дополнительные услуги (упаковку изделий или перетаривание, периодическую проверку состояния объектов и пр.).

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

• госорганы, органы местного самоуправления;
• компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Какие преимущества хранения электронных документов в специализированном ПО электронного архива организации?

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

Какие документы и за какой период хранятся в архиве Росимущества?

Правила установления

Обязанность по назначению сроков описанных видов возлагается на производителя. При этом следует учитывать такие моменты:

• годность относится к пищевым продуктам и некоторым иным видам продукции;
• время службы определяется для товаров длительного использования;
• хранение относится к тем и другим.

Например, поставщики колбасы и зимней обуви должны указать в технической документации, в течение какого времени продукция сохранит потребительские характеристики. Но суть таковой работы различается. Колбасу необходимо сохранять при определенных условиях: в холодильнике, с сохранением оболочки. А сапоги можно хранить на складе. Но производитель обязан использовать такие материалы, чтобы обувь не пришла в негодность до даты потенциальной реализации.

Важно: поставщики указывают на упаковочной таре каждый из описанных сроков, если таковые установлены законодательством

Документы о противодействии коррупции

Срок годности лекарственных средств

Производитель, подготавливающий проект нормативной документации, самостоятельно определяет период хранения лекарственного препарата, который должен составлять минимум два года. Разработчик изучает стабильность продукта, даже если он уже зарегистрирован и пущен в массовое производство.

Дата выпуска является той самой точкой отсчёта. Если препарату требуются особые условия для транспортировки, хранения и реализации, то они непременно соблюдаются, а вся необходимая информация наносится на упаковку при маркировке. Лекарства разрешается продавать с таким расчётом, что потребитель успеет найти ему применение до истечения срока годности. Лекарственные препараты нельзя хранить более пяти лет (даже тогда, когда образец успешно прошёл все «испытания временем»).

Общие понятия. Срок хранения и срок годности.

Срок годности – время, в течение которого продукт сохраняет исходное качество и возможность использования ее по назначению. Когда истекает срок годности, то употребление продукта или лекарства будет не эффективным или не будет иметь какой либо пользы. Но может случиться и так, что продукт станет опасным к использованию и может нанесет ущерб здоровью. Правила торговли требуют изымать просроченную продукцию (с просроченным сроком годности) из продажи, даже если это может принести ущерб торговой точке.

Некоторые товары, по истечении срока годности, могут продаваться на условии – «без претензий».

На упаковке или этикетке любого товара дата истечения срока годности указывается как набор цифр (дат календаря), имеющих последовательность – число (день), месяц, год. Это дата конечного срока использования продукции. Производителем может быть установлено время, по истечении которого продукт или препарат использовать нельзя, оно может быть указано в месяцах или годах со дня выпуска. К примеру, 6 месяцев.

Существует перечень товаров с обязательным указанием срока годности согласно Постановлению Правительства РФ от 16 июня 1997 года N 720. Согласно этому документу, после его истечения срока годности, продукцию использовать (употреблять) – нельзя, так как она может представлять опасность здоровью.

Список содержит: лекарства, химреактивы, вещества для промышленного или бытового использования, а так же – упакованные продукты питания. Также, в этом перечне указаны виды продукции, в составе которой есть вещества, которые могут менять свойства самого продукта при взаимодействии с внешней средой.

Срок хранения – это отрезок времени, не влияющий на исходные качества товара и его технические характеристики.

На протяжении всего срока хранения сохраняется вкус, консистенция, полезные свойства, аромат продукта. Иначе сказать – свойства продукта  остаются такими же, как и при выпуске товара, или могут измениться в допустимых пределах.

Сроки годности и сроки хранения, как пищевых продуктов так и медикаментов, могут указываться на упаковке (этикетке) одновременно. Это означает, что продукция полностью не теряет качество по истечении определенного периода. Но при этом некоторые ее свойства изменяются. По прошествии указанного срока продукция все еще остается пригодной к использованию, хотя будет менее эффективной.

Сроки годности всегда больше сроков хранения или же они равны. При этом отводится определенный отрезок времени для реализации товара. Он часто и сознательно занижается, чтобы был некоторый временной запас по времени. 

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

• Налоговому кодексу;
• ФЗ «Об архивном деле»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

• конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
• обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Новые сроки хранения документов в 2020 году: таблица с изменениями

Периоды времени хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, нужно было определять на основании приказа Минкультуры от 25.08.10 № 558. После этой даты следует руководствоваться Перечнем № 236. В таблице приведены наиболее важные для бухгалтеров документы, в отношении которых изменились сроки хранения.

В заключение еще раз отметим, что большинство документов, возникающих в процессе деятельности организации или ИП, должны храниться на протяжении нескольких лет. При этом надо не только обеспечить сохранность и неизменность документации, но и иметь возможность быстро найти ее в архиве. Ведь налоговая инспекция может запросить документ в любой момент, а срок на подготовку ответа — всего 10 рабочих дней. Все это возможно обеспечить, если правильно организовать номенклатуру дел, сразу же распределяя всю документацию по видам и срокам хранения. Это поможет избежать не только штрафов, но и лишних трудозатрат.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ,  Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):  а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;  б) годовая — постоянно;  в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);  г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Как и сколько по времени, при какой температуре?

Пастеризованное молоко в нераскрытой упаковке может храниться до истечения срока годности. После вскрытия упаковки — максимум до 48 часов в прохладном месте. Конкретные сроки каждого продукта напрямую зависят от упаковки, температуры и производителя.

Некачественное молоко можно вернуть в магазин или производителю (Закон «О защите прав потребителей», статья 18 пункт 3). Покупатель вправе обменять товар на аналогичный качественный, вернуть деньги, или приобрести другой с перерасчётом стоимости.

В комнатных условиях

Пастеризованное молоко в пакетах и бутылках не предназначено для хранения в комнатных условиях. Напиток способен «выдержать» несколько часов. Максимальный срок хранения составляет 5-7 дней при температуре от -2 до +6 градусов, то есть холодное место.

Пастеризованный напиток в нераскрытой упаковке тетрапак можно держать в комнате, если температура воздуха не превышает +25 С. Чем выше градус в помещении, тем быстрее молоко прокиснет. Распечатанный продукт обязательно поместить в холодильник. Конкретные сроки хранения указывает производитель на упаковке. Значения также зависят от используемых добавок, стабилизаторов в пределах ГОСТа.

В холодильнике

Все распечатанные упаковки хранят только в холодильнике в течение 2-3 суток. Чем ниже температура в агрегате, тем дольше пастеризованное молоко остаётся свежим, но в пределах указанного срока годности.

Продукт из пакета и бутылки лучше перелить в лучшую тару для хранения молока — стеклянную или керамическую, с плотно закручивающейся крышкой.

Перед этим желательно обдать сосуд кипятком. Такая процедура обезопасит напиток от посторонних запахов. В тетрапаке молоко может находиться весь период годности.

Не рекомендуется ставить молоко в дверцы холодильника, поскольку там наибольший перепад температур. Идеальный вариант — средняя или нижняя полка, подальше от двери.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Сроки годности нескоропортящихся продуктов

Нескоропортящиеся продукты. Такие продукты питания можно хранить более месяца без низких температур или наоборот – при очень низких. На сохранность вкусовых и органо-лептических показателей этой группы огромное влияние имеют температурный режим, влажность и освещенность места хранения, а так же, наличие в составе продукта консервантов.

Не стоит забывать, что срок годности продуктов питания, гарантированный их производителем, будет действителен при соблюдении всех условий и сроков хранения, а так же сохранности упаковки. Всегда нужно учитывать условия хранения в магазине и во время транспортировки.

23 Янв 2018     
Хранитель    
   
15017      

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

• текущее (во время исполнения);
• в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.