Как рассчитать численность работников

ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ СТРУКТУРА: РАБОЧЕЕ МЕСТО, УЧАСТОК, ЦЕХ

Производственная структура является составной частью общей организационной структуры предприятия и включает в себя производственные подразделения.

Первичной структурной производственной единицей предприятия является рабочее место. Это часть производственной площади, оснащенная соответствующими орудиями труда, где один рабочий или группа рабочих осуществляют отдельную операцию по изготовлению готового продукта или обслуживанию производственного процесса.

Характер и особенности рабочего места во многом определяют вид структуры предприятия. В отраслях с прерывным (дискретным) процессом производства рабочее место может быть:

• простым — один рабочий обслуживает один станок;
• многостаночным — один рабочий обслуживает несколько станков;
• коллективным — группа рабочих, используя общие орудия труда, выполняет какой-либо вид работ.

В непрерывных, аппаратурных процессах преобладают коллективные рабочие места. С повышением уровня технической оснащенности предприятия рабочее место усложняется. Во всех процессах начинают преобладать сложные коллективные рабочие места. Так, при комплексной механизации производства функция рабочего сводится к наблюдению за работой и наладке механизированных линий — сложной системы машин. Эту работу выполняет группа работников с определенным разделением функций.

Рабочее место может быть узкоспециализированным и универсальным (зависит от вида осуществляемых работ и используемого оборудования).

Группа рабочих мест объединяется в производственные участки. На производственном участке осуществляется законченный производственный процесс по изготовлению определенной части готового продукта или часть технологического процесса.

В первом случае (предметная специализации участка) разные рабочие места заняты выполнением различных операций. В результате их совместной деятельности изготовляется часть готового изделия (деталь, узел и т. д.). Во втором случае (технологическая специализация участка) участок представляет собой совокупность однотипных рабочих мест, на которых выполняют одинаковые операции.

В обоих случаях продукция участка может быть более или менее законченной и употребляться для дальнейшей переработки.

На крупных предприятиях, как правило, есть несколько однотипных участков, которые тесно связаны между собой и нуждаются в едином руководстве. Они объединяются в цеха.

Цех — это обособленное подразделение предприятия, в котором изготавливают законченную часть готового продукта или выполняют определенную стадию производства.

Следует иметь в виду относительную условность деления на цеха и участки. Это, по существу, однозначные подразделения, которые различаются лишь степенью законченности технологического процесса и масштабами производства продукции.

Так, на небольших предприятиях с относительно простым процессом производства достаточно часто цеха в структуре отсутствуют, а самым крупным производственным подразделением является участок. Однако чаще всего на предприятиях установлена цеховая структура. На крупных предприятиях иногда появляется промежуточное звено — корпус, объединяющий в своем составе однородные цеха.

Представление о комплексности и виде структуры предприятия дает общий перечень его подразделений с указанием специализации.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность

Входят внешние совместители в среднесписочную численность или нет – этот вопрос волнует бухгалтеров коммерческих и некоммерческих юридических лиц и ИП.

Такая категория сотрудников числится в штате сразу двух предприятий, эти люди работают, вносят свой вклад в результаты функционирования учреждения, но как надо их отражать в отчете формы № П-4 и в сведения о среднесписочной численности (форма по КНД 1110018), знает не каждый.

Включаются ли в списочную численность внешние совместители?

По численности сотрудников сдается статистический отчет формы № П-4 и отчет в налоговую инспекцию КНД 1110018 (ст. 80 п. 3 НК РФ). Последний документ юридическими лицами представляется контролирующим органам даже в случае отсутствия наемных работников (письмо Минфина от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390). Срок представления отчета – 20 января.

Входят ли совместители в списочную численность – ответ дает приказ Росстата, датированный 26 октября 2016 года и зарегистрированный под № 498. В п. 79 приложения к приказу № 498 не указано, что в списочную численность входят внешние совместители наряду с постоянными и сезонными сотрудниками.

Количественное значение списочного состава персонала рассчитывается исходя из ежедневных данных на протяжении месяца. Учет в нерабочие дни ведется по сведениям, зафиксированным в предыдущий рабочий день. Внешние совместители входят ли в списочный состав – в п.

Внешние совместители входят в списочный состав в качестве целых трудовых единиц только в случае утраты ими статуса совместителя и перехода на постоянную должность в данной организации.

Входят ли совместители в среднесписочную численность?

При этом формой отчета № П-4 предусмотрено заполнение нескольких разделов:

• со сведениями, отражающими среднесписочную численность;
• с информацией о средней численности работников, трудоустроенных на основании гражданско-правовых договоров;
• среднесписочная численность внешних совместителей.

Форма КНД 1110018 – сведения о среднесписочной численности, состоит из 1 страницы, в ней необходимо указать:

• регистрационные данные о предприятии или ИП;
• заполнить графы, идентифицирующие налоговый орган;
• дату, на которую произведен расчет численности;
• средняя прошлогодняя численность в целых единицах.

Расчет усредненного показателя численности осуществляется по результатам месяца. Для среднего значения важна привязка к конкретной дате, по состоянию на которую будут производиться вычисления.

Но если ответ на вопрос, входят ли внешние совместители в среднесписочную численность –отрицательный, это не значит, что они не учитываются вовсе.

В приказе Росстата содержится информация о том, что эта группа работников учитывается отдельно.

Внешние совместители входят в среднесписочную численность только в пределах группы сотрудников, имеющих основное место работы на других предприятиях. Иначе ведется подсчет внутренних совместителей.

При расчете усредненной численности каждый из них учитывается как одна единица. Внутренние совместители в среднесписочной численности отражаются только по основной должности (п.

80 приложения к Приказу № 498).

Формула для определения среднего значения подразумевает деление суммы списочного состава по итогам месяца на суммарное количество дней (календарных) в интересующем периоде.

Средняя численность внешних совместителей – порядок расчета

Внешние совместители включаются в среднесписочную численность, отражаемую в графе 3 отчета Росстата. Сведения по видам экономической деятельности вносятся с точностью до одного знака после запятой.

Пункт 82 приложения приказа Росстата № 498 говорит, по каким правилам совместители входят в среднесписочную численность в расчетах по итогам года.

Формула предполагает проведение следующих вычислений:

• нахождение суммы средних показателей численности по внешним совместителям ежемесячно в отчетном году;
• деление суммы численности на количество месяцев, участвующих в подсчете.

Пример расчета усредненного значения численности внешних совместителей за месяц

На предприятии в прошедшем месяце работало 3 внешних совместителя (норма рабочих дней равна 22 дням):

1. Леузов отработал 22 дня по 2 часа;
2. Пинов – 15 дней по 4 часа.
3. Сенев – 20 дней по 4 часа.

Первый способ вычислений:

((22 х 2 + 15 х 4 + 20 х 4) / 8) / 22 = 1,0 чел.

Второй способ вычислений:

(2 / 8 х 22 + 4 / 8 х 15 + 4 / 8 х 20) / 22 = 1,0 чел.

Мы получили ответ на вопрос, входят ли внешние совместители в среднесписочную численность. Они учитываются отдельно по аналогии с работниками, оформленными на предприятии на неполный рабочий день. Расчет ведется в пропорциональном отношении к фактически отработанному времени.

Как рассчитать необходимое количество сотрудников

Методики расчета численности персонала

Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.

Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.

Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.

Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.

Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.

Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.

Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.

Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.

Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.

Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.

Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал

Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.

Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.

Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.

Явочная и списочная численность работников: пример расчета

Данная формула определяет потребность в персонале, с учетом отпусков и болезней рабочих. Анализ численности помогает грамотно спланировать управление персоналом, просчитать затраты и предотвратить простои в рабочем процессе.

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

Получение льготы по имущественным налогам упростили

Со следующего года гражданам, имеющим право на льготу по налогу на имущество, транспортному и/или земельному налогу, не придется представлять в ИФНС подтверждающие право на льготу документы.

Списочная и явочная численность

Между количеством числящихся на предприятии и фактически осуществляющих трудовую деятельность в конкретный период времени зачастую существует разница, которая зависит от множества обстоятельств (нетрудоспособность, различные отпуска и т.п.). В статистике соответствующие категории количества работников называются «списочная и явочная численность». В этой статье мы рассмотрим их понятия, основные различия и сферу применения.

Численность штата: какая бывает

Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора.

Как это сделать, разберем в следующей главе.Расчет штатной численности персоналаШтатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы.

В это понятие входит фактическое количество сотрудников за учетный период за минусом отсутствующих только по уважительным причинам, к которым можно отнести отпуск, больничный лист или отгул за раннее отработанное время.

Штатная и фактическая численность работников — это виды, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность работников МВД г. Москвы — 200 человек, а фактическая на 01.08.2018 составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Расчёт по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон.

Сюда относятся те, кто трудятся по трудовым договорам, по гражданско-правовым, по контрактам и т.д., при этом нет разницы: является ли для таких работников работа основной или нет.

Нормативная численность персонала – расчетное количество требуемых сотрудников, которое планируется для каждой организации и подразделения отдельно.

Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.

Что делать, если результаты вам не нравятся1. Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег2. Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало3. ВыводКак рассчитать необходимое количество сотрудниковМетодики расчета численности персоналаДля подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, всё можно сделать самому.

Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.

В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.I. Как рассчитать необходимое количество сотрудников1. Расчет штатной численности персонала2.

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются.

Различия показателей, их применение

Различия показателей можно определить по их названиям. Как мы уже выяснили, СЧ – это общее количество работающих лиц, трудоустроенных по соглашению с работодателем, не зависимо от их присутствия на рабочем месте. Он используется при составлении «Све6дений о неполной занятости и движении работников». В Указаниях по составлению отчетной формы приводится полный перечень вида трудящихся, которые входят в расчет. Но также стоит учитывать тот факт, что в нее не включаются внешние совместители и лица, оформленные по гражданско-правовым соглашениям. Кроме данной формы предприятия обязаны составлять отчет 4-ФСС, который также отображает информацию о СЧ фирмы за определенный промежуток времени.

Расчет норматива осуществляется путем исчисления количества трудоустроенных лиц, сведения берутся из штатного расписания. Каждое трудоустроенное по трудовому договору физическое лицо учитывается в спис. составе как одна единица учета. Но, если гражданин числится на предприятии, как внутренний совместитель и занимает более 1 ставки, то он учитывается в составе списка по основной занятости, то есть, также как одна единица. Если ставку занимает внешний совместитель, он в расчет показателя не включается. Более подробные моменты подсчета приведены в Указаниях по составлению статотчетности.

В сравнении явочная и списочная (кадровая) численность работников имеют иное предназначение и характеристику. Под следующей величиной понимается указание числа физлиц из количества СЧ, но реально присутствующие на служебном месте в определенный промежуток времени. Этот норматив применяется для исчисления эффективности производства, обоснованности расходов по оплате наемного труда, обеспечение квалифицированного управления персоналом. Норматив ЯЧ указывается в табелях рабочего времени по формам Т-12 и Т-13.

Сфера использования величины ЯЧ определена Указаниями по заполнению документов. Это:

• определение выработки рабочего времени;
• контроль соблюдения производственного процесса;
• учет фактических часов, отработанных каждым из трудящихся;
• сбор информации о фактически отработанных часах;
• исчисление фонда оплаты труда;
• формирование статистических отчетов по труду.

Исчисление двух показателей направлено не только на формирование статотчетности, но и на контроль и обеспечение эффективности и укомплектованности производственного процесса персоналом, транспортом, оборудованием и прочего. Исчисление величин позволяет определить необходимость полного укомплектования персонала, произвести анализ управления рабочим процессом и исключить длительные простои производства.

О системе управления численностью сотрудников

В каких случаях необходимо заниматься управлением количества работников организации и вообще показателями численности работников? Особенно это актуально делать в следующих случаях:

1. Когда существенно меняются объемы производства, причем как в сторону уменьшения, так и увеличения.
2. Когда у организации имеются значительные финансовые проблемы.
3. Если меняется собственник, владеющий организацией.
4. Если меняется организационная структура управления.
5. Если проводится IPO.
6. Если в числе инвесторов или собственников компании появляются иностранцы.
7. Когда в управляющие системы вводятся новые ИТ-технологии.
8. Если в регионе усиливается конкуренция в отрасли деятельности компании.

Рассмотрим подробнее каждый из этих случаев:

Финансовые проблемы и значительные изменения объемов производства.

В этом случае планирование численности рабочего состава является важнейшей задачей. Проблема превышения численности работников особо актуальна для компаний, спрос на продукцию которых имеет, скорее, сезонный характер, а в остальное время он очень низок. Особенно эта проблема важна в наше время, когда растет конкуренция практически во всех сферах, это снижает спрос даже на продукцию компаний, которую нельзя назвать актуальной лишь в некоторые сезоны. Это, в свою очередь, становится причиной снижения объема производства. А компания для того, чтобы достигать успеха, обязана увеличивать прибыль. Что для этого нужно? Увеличивать объемы производства, снижая себестоимость продукции при этом. Каким образом можно снизить себестоимость? Только оптимизировав количество сотрудников. В некоторых случаях в нее входит и уменьшение численности персонала организации.

Численность рабочего состава должна быть оптимальной. Если работников слишком много, это увеличивает расходы на их содержание. Если мало, не дает создать столько продукции, сколько нужно для удовлетворения спроса и получения прибыли.

Если причиной оптимизации является сложное финансовое положение организации, то следует сначала определить, как зависит объем производства (а значит, и финансовых показателей, т.к. одно зависит от другого) от численности персонала.

IPO, смена собственника, иностранные инвесторы.

Все эти факторы напрямую влияют на изменение численности работников организации, потому что обычно за ними следуют существенные изменения в управлении компанией, условиях работы, оплаты труда. Нередко это происходит и тогда, когда в организацию приходит на работу новая команда менеджеров. Они хотят изучить все аспекты, связанные с деятельностью компании, и в случае необходимости провести изменения. Диагностика системы численности рабочего штата – один из главных вопросов, который их интересует.

Повышение конкуренции.

Если в той сфере, в которой работает компания, повышается конкуренция, возникает необходимость сделать компанию и ее работу более конкурентоспособной. Совершенствование системы труда и производства – один из самых важных вопросов в этом случае. Например, в основной части компаний России плохо развита система вспомогательного персонала (например, ремонтного), официально оформлено лишь малое число таких работников или плохо используются формы коллективной организации труда, хотя такие формы помогают снизить численность сотрудников и, соответственно, затраты на их содержание.

Кроме того, в российских компаниях (во всяком случае, в основной части из них) недостаточно внедрено нормирование труда. Нормы, конечно, имеются. Проблема лишь в том, что основная часть из них устарела и находится на уровне 80-х годов прошлого века.Это были лишь некоторые из факторов, влияющих на численность персонала.

Расчет явочной и списочной численности

Явочную численность можно привести в списочную и наоборот. Списочный и явочный состав работников можно определить по формуле:

• Чсп = Чя х Ксп,

Количество рабочих дней организации зависит от организации рабочего процесса и графика работы. Предприятие, работающее в условиях непрерывности процесса, будет иметь больше рабочих дней в году, чем организация, работники которой трудятся с понедельника по пятницу.

Рабочее время работника определяется как планируемое количество рабочих дней за вычетом периода отпуска.

Явочный состав обычно равен или меньше списочного. Списочный состав определяется в штатном расписании . Количество персонала рассчитывается исходя из производственных мощностей, рабочего процесса, административного ресурса. Различные подразделения организации будут иметь разное соотношение между списочным и явочным составом. Административный персонал обычно работает по пятидневному графику. Количество сотрудников явочной и списочной численности примерно одинаковое. А вот в производственных цехах, работающих на условиях сменности и непрерывности процесса, количество явившихся работников будет несколько меньше, чем по списку.

Как определяется списочный и явочный состав работников

При вычислении показателей численности в том числе рекомендуется ориентироваться на нормы Приказа Росстата № 379 от 02.08.16 г., а также положения Инструкции Госкомстата от 17.09.87 г. Здесь приведены методы определения списочных и среднесписочных статпоказателей. Актуальные общие формулы – далее:

Чсп = Чя х Ксп, где:

Чсп  — это численность списочная,

Чя – это численность явочная,

Ксп – это коэффициент для перевода Чя в Чсп.

Чя = Чсп / Ксп

Чсредсп = Чсп / КД, где:

Чсредсп – это численность среднесписочная,

КД – это число дней (календарных) за месяц.

Для перевода одного показателя в другой используется коэффициент пересчета явочной численности в списочную:

К пер = Н / П, где:

Н – это рабочее номинальное время по табелю, но, если производство является непрерывным, берется не номинальное, а календарное рабочее время.

П – рабочее плановое время.

В управлении бизнесом этот коэффициент рассчитывается в целях вычисления явочных потребностей в новых сотрудниках для замещения тех работников, которые временно отсутствуют по различным причинам. Среди последних – случаи нетрудоспособности, ухода в отпуска, отъезда в рабочие командировки и т.д. Своевременный расчет, анализ и последующий контроль коэффициента пересчета помогает избежать простоев в деятельности, а значит, способствует увеличению общей производительности труда и росту прибыли по предприятию в целом.

О важности управления численностью персонала

Для любой компании, каким бы ни был ее размер или профиль деятельности, управление работниками играет важнейшую роль. Без хороших специалистов никакая организация просто не сможет достичь своих целей и успешно продолжать свою деятельность, поэтому управление людьми является важнейшим, если не самым важным, аспектом теории и практики управления. В наше время появилось много новых принципов организации производства. Многие из них действительно достойны внимания и, наряду с оптимальными системами и процедурами, играют немаловажную роль в работе любой организации.

Но реализация всех этих возможностей напрямую зависит от сотрудников предприятия, т.е. от живых людей. Важнейшую роль играют их компетентность, знания, квалификация, способность максимально быстро решать проблемы, обучаться и повышать квалификацию. Например, для того чтобы управляться с новой техникой, работник обязан досконально знать, как работает старая. И это как минимум

Для успеха в конкурентной борьбе важно, чтобы каждый из работников предприятия обладал достаточными знаниями. Самих же работников должно быть достаточное количество для успешного решения поставленных задач

Прогнозируя спрос и предложение на работников, абсолютно любая компания может хотя бы приблизительно понять, сколько людей ей требуется для достижения цели, какой должна быть их квалификация, как сделать наиболее разумную расстановку кадров.

При прочих равных условиях чем большую цифру можно назвать, говоря о численности персонала предприятия, тем большим будет объем продукции в результате.