Пошаговая инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста

Ведение кассовой книги

В регистре ведется учет полученных и израсходованных средств, включая:

• выдачу наличных;
• получение выручки;
• сдачу наличности в банк.

С введением онлайн-касс физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, получили возможность отказаться от оформления и заполнения книги. Для организаций документ остался по-прежнему обязательным.

В Постановлении №88 указано, что кассовая книга ведется по форме КО-4. Но субъектам хозяйственной деятельности дается право утвердить внутренними нормативными актами свою форму.

Существует несколько способов оформления кассовой книги – в виде бумажного бланка из типографии, электронная форма на персональном компьютере или электронный вариант с последующей распечаткой документа.

Регистр на бумажных носителях в обязательном порядке должен быть пронумерован и прошит. Документ ведется в течение всего рабочего дня. Заполняется кассиром на основании приходных и расходных ордеров, полученных в бухгалтерии. Прием и выдача наличных средств производится по ПКО и РКО.

В цифровом виде книга заполняется кассиром. Но также доступ может получить и другое ответственное лицо, назначенное руководством. Сотрудник использует электронную подпись, оформленную на должностное лицо. Это требование указано в Федеральном законе №63 от 6 апреля 2011 года.

Заполняется регистр один раз в день – в момент проведения денежных средств через кассу. К примеру, при выдаче заработной платы пятого и пятнадцатого июня в книге будут записаны соответствующие даты.

За нарушение требований к ведению первичного документа Фискальная служба может наложить штраф. Кодексом об административных правонарушениях регламентирован размер санкций. Организациям начисляется от сорока до пятидесяти тысяч рублей, индивидуальным предпринимателям и руководителям компаний – 4-5 тысяч рублей.

В кассовую книгу могут вноситься исправления, но только в том случае, если документ ведется в бумажном виде. Неверная запись должна быть зачеркнута и указано верное значение. Исправления не допускаются. В Указаниях №3210 установлено, что все изменения должны быть заверены главным бухгалтером или кассиром. Если кассовая книга оформлена в цифровом виде ― правки не допускаются.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут кассовую книгу по собственному желанию, могут оформить один экземпляр регистра. Организации должны зарегистрировать количество документов, соответствующее числу представительств. Если в структуре компании нет филиалов, может вестись только одна книга. Это условие распространяется также на субъектов хозяйственной деятельности с разными налоговыми режимами.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

• Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
• Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
• В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ. Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

• Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
• Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
• Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
• Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку

А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Как правильно зарегистрировать кассу

Полная регистрация ККТ происходит в дистанционном режиме при помощи следующих действий:

1. Шаг 1. Подача заявления регламентированной государством формы в ИФНС (осуществляется через личный кабинет).
2. Шаг 2. Получение регистрационного номера расчетно-кассового оборудования.
3. Шаг 4. Фискализация онлайн кассы и получение специальной карточки регистрации расчетного устройства (выдается через систему ФНС).
4. Шаг 5. Процедура регистрации кассы через интернет-систему в личном кабинете ОФД.

Некоторые вопросы у предпринимателей может вызвать сам процесс фискализации кассы, который производится по определенным правилам. Для правильного завершения процедуры необходимо в соответствующих полях предоставить следующую информацию:

• официальный регистрационный номер, выданный ФНС;
• индивидуальный ИНН, также детальную информацию о зарегистрированной организации;
• детальные данные об ОФД.

Данную процедуру можно выполнить при помощи отдельного приложения, которое в стандартном режиме устанавливается вместе с драйверами.

Образец заполнения КМ-4

Заполнение журнала кассира-операциониста выполняется на основании Z отчета. Снимается этот отчет в конце рабочего дня.

1 – Дата

Дата берется из Z отчета, если таких отчетов в один день несколько, то каждый из них пишется отдельной строкой. Если в одну дату работает более одной смены, то следует написать также номер смены.

2 – № отдела

Номер отдела, на который пробиваются чеки за смену. Если у ККМ нет такой функции ставится прочерк, если все чеки пробиваются на один отдел, то также ставится прочерк.

3 – ФИО кассира

Фамилия, имя, отчество кассира-операциониста, ответственного за работу с кассовым аппаратом и за ведения журнала КМ-4. Возможна ситуация, что с кассой работает постоянно один и тот же кассир, в этом случае допускается вверху указать его Ф.И.О. и в дальнейшем при заполнении этой графы ставить знак – // -.

4 – № контрольного счетчика в конце смены

№ Z отчета, снятого с ККМ в конце рабочей смены.

5 – № счетчика, регистрирующего количество переводов показаний

Можно эту графу вообще не заполнять, важность ее минимальна, и налоговики чаще всего даже не смотрят на эту графу. Возможно указанием номера Z отчета из четвертой графы

6 – Показания суммирующих денежных счетчиков в начале

Ставится итог на момент начала смены (совпадает с итогом на момент окончания предыдущей смены)

Обратите внимание, эта цифра совпадает с величиной, указанной в гр. 9 журнала КМ-4, оформленного за предыдущую смену

Для нового ККМ пробивается сумма 1,11 руб.

7 – подпись ответственного кассира.

8 – подпись администратора (возможно кассир и администратор это одно лицо).

9 – Показания денежных счетчиков в конце дня

Показания получаются путем суммирования суммы из шестой графы и дневной выручки. Информация для заполнения этой графы формы КМ-4 берется из Z отчета.

10 – Выручка

Указывается величина дневной выручки.

11 – Сдано наличными

Сумма наличных средств, переданных в главную кассу в конце рабочей смены.

12,13 – Оплачено по документам

12 – Количество операций по продажам по платежных документам (кредитным картам, чекам).

13 – Сумма по этим документам.

14 – Всего сдано

Общая сумма денежных средств, переданных в главную кассу, без учета возвратов.

15 – Возвраты

Сумма возвратов по чекам из Z отчета, оформленная актом КМ-3.

Если возвратов не было за смену, то сумма из графы 10 должна совпадать с суммой из графы 14. Если же имели место быть ошибочно пробитые чеки и возвраты сумм от покупателей, то значение графы 14 равно разности граф 10 и 15.

16, 17, 18 – подписи

В конце рабочей смены ставятся подписи кассира или кассира-операциониста, ответственного за ведение журнала КМ-4, администратора и руководителя.

Журнал по форме КМ-4 – это лишь один из обязательных ежедневных отчетов, заполняемых кассиром-операционистом. Также нужно вносить необходимые записи в отчет по форме КМ-6 (скачать образец заполнения КМ-6) и при наличии нескольких ККМ в форму КМ-7.

После заполнения данных форм следует также внести необходимые данные в кассовую книгу КО-4, скачать образец которой можно здесь.

Работаем с наличными деньгами

Работа с наличкой всегда сопряжена с большой ответственностью. Кассиру нужно уметь не только правильно оформить все кассовые документы, но и соблюсти при этом требования законодательства

ВАЖНО! Основные моменты, которые должен знать кассир при работе с наличными деньгами, указаны в законе «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ и указании ЦБ РФ о кассовых операциях от 11.03.2014 № 3210-У

О том, как проверяется кассовая дисциплина и какими могут быть последствия ее нарушений, читайте в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Только это еще не все: у кассира много и других обязанностей. Одна из них, выполнение которой необходимо при работе на ККМ с ЭКЛЗ, — заполнение отчета «Справка-отчет кассира-операциониста» о показаниях счетчиков кассовой машины и выручке за рабочий день (или кассовую смену). На основании этого отчета выручка, полученная за смену, приходуется в операционную кассу.

Делается он либо на бланке унифицированной формы КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, либо на бланке аналогичного содержания, разработанном самостоятельно. Последнее стало возможно с середины 2021 года после вступления в силу изменений, внесенных в закон № 54-ФЗ.

С 01.07.2017 в введением в применение онлайн-касс необходимость в оформлении подобного отчета исчезает, т. к. всю нужную отчетность можно формировать по данным о выручке, попавшим за смену в фискальный накопитель онлайн-кассы (см. письмо Минфина от 16.06.2017 № 03-01-15/37692).

Подробнее о технической стороне онлайн-касс читайте в статье «Порядок перехода на онлайн-кассы с 2021 года».

Основные правила заполнения кассовой книги 2019

Важным моментом считается не только правильное заполнение самой кассовой книги. Титульный лист у кассовой книги (бланк форма) должен иметь все необходимые, установленные на законодательном уровне, данные (пример правильного заполнения можно скачать):

•     название предприятия (организации);
•     ФИО ИП;
•     ОКПО;
•     период ведения книги;
•     если это подразделение, то надо указать его название.

В кассовую книжку необходимо вносить записи всех операций (расхода/прихода), которые осуществлялись в период всего рабочего времени. Движение средств за 24 часа фиксируются на одной странице журнала. В конце рабочего дня обязательно подсчитываются финансы, что были получены и потрачены, а также выводится остаток финансов, которые переходят на следующий рабочий день. Записи,  сделанные в кассовой документации необходимо подтверждать отчетом того лица, который непосредственно отвечает за прием и выдачу денег из кассы.

Кассовая книга, каждый её листок, состоит из 2 частей:

•         первая, где содержатся все данные о выполненных операциях с финансами предпринимателя;
•         вторая – отчет кассира-операциониста (ответственного лица) за приход/расход финансовых средств в кассе.

Чтобы заполнить бланк в  книжке быстрее, следует согнуть листок по  специальной линии разрыва и, используя копировальную бумагу, заполнять  листы журнала одновременно. Вкладной листок здесь ведется исключительно шариковой ручкой, где на отрывной его части запись будет копироваться. После чего по специальной линии листок отрезается и подшивается, а первичный образец прикладывается к отчету операциониста (кассира). Кассовую книгу еще можно заполнять на компьютере в форме excel – готовый бланк.

Каким образом необходимо заполнять книгу в 2019 году:

•     вверху страницы надо ввести номера страниц и полную дату;
•    в колонке «Остаток в конце дня» записывается точная сумма,  которая перешла с предыдущего, по данным операциониста;
•     в колонке «Номер документа» ввести номер ордера;
•       далее записываются все данные лица, от которого были непосредственно получены (выданы)  средства из кассы. Если это юрлицо, то указывается его название, а если физическое лицо, то ФИО;
•     в колонку «Приход» и «Расход» от операциониста осуществляется запись относительно количества денег в рублях, что были внесены или расходованы за данный рабочий день;
•       вся информация о движениях средств, указанных в вышестоящих строках фиксируются в колонке «Перенос»;
•     вести учёт движения валюты за день необходимо в колонке «Итог за день»;
•     в колонке «Остаток в конце дня» фиксируется сумма, в которую включается остаток на начало дня + приход за день и –  все выданные средства.

Требования к ПКО и РКО

Приходный кассовый ордер оформляется во время получения наличных компаниями. Это правило регламентировано Постановлением №88. Документ состоит из нескольких частей – непосредственно ордера и отрывной квитанции, которые обязательно подписываются кассиром после внесения информации.

В заполненном бланке исправления запрещены. Выдача наличных сопровождается оформлением расходного кассового ордера. Эта информация приведена в Указаниях №3210-У. Любые изменения в документе, как и в случае с ПКО, не допускаются.

Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Индивидуальные предприниматели при работе с ККМ старого поколения оформляли КМ-1 ―КМ-9. С введением онлайн-касс эти формы были упразднены в связи с автоматической передачей данных в Фискальную налоговую службу через интернет.

В числе обязательных документов остались ордера, а также кассовая книга. Индивидуальные предприниматели используют кассовую книгу и регистр КМ-4 по желанию. Эти формы облегчают ведение внутреннего учета.

Для юридических лиц, в части ведения кассовой книги, все осталось без изменений. Регистр КМ-4 может оформляться по личному усмотрению руководства. Проведение приходных или расходных операций в кассе с наличными средствами без соответствующих ордеров запрещено.

За нарушение правил ведения кассовых операций ответственные сотрудники привлекаются к ответственности, установленной КоАП. Срок исковой давности увеличен до одного года с момента совершения правонарушения. Ранее этот период был ограничен двумя месяцами, в связи с чем разовые нарушения дисциплины зачастую оставались безнаказанными.

Проверка правил работы с наличными деньгами в 2020 году проводится в порядке, определенном Министерством Финансов Российской Федерации №133н от 17 октября 2011 года. Изучаются учетные регистры хозяйственных и бухгалтерских операций, документы на регистрацию, приобретение и обслуживание онлайн-касс. Проверяющие получают неограниченный доступ к ККМ, включая пароли и наличные средства. Интерес налоговиков вызовут не только нарушения в части применения ККТ, а и несвоевременно оприходованная выручка, в том числе в неполном объеме, выдача крупных сумму под отчет на длительный срок, несоответствие фактических и документальных остатков наличных в кассе.

Решим любые проблемы с вашим оборудованием! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Общие правила заполнения

Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:

Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано

Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя. В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ. Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки. Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью. Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.

Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

• Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
• Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
• Столбец 3. ФИО кассира.
• Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
• Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
• Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из: показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
• предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
• сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.

Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Здесь вы можете формы и пример ее заполнения

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Определение и роль журнала

Иное название книги кассира — форма КМ-4. Она обязательна с 25.12.1998 г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого ККМ (контрольно-кассового аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала — обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.

В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) — разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира — сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.

О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).

Обязательно ли наличие на предприятии?

На всех предприятиях, осуществляющих операции с наличностью, должна быть кассовая книга.

Применяемая система налогообложения в компании или ее организационно-правовой статус не подразумевает применение какой-либо льготы.

Ведение онлайн-касс не освобождает от оформления кассового журнала по утвержденным нормам.

Официально освобождены от составления подобного бланка ИП, осуществляющие учет объектов налогообложения (доходов, расходов, натуральных показателей), охарактеризованные определенной категорией экономической деятельности. О ведении кассовой книги ИП читайте здесь.

Учет, при этом, должен оформляться по установленному регламенту. Данная норма обозначена в пункте 4.1 Указаний Банка России (№ 3210-У).

За какой период формируется?

Кассовая книга начинается с первого дня календарного года и ведется по нарастающей до его завершения. На следующий год оформляется новый документ, нумерация документов начинается с номера 1 и далее по порядку.

Какие требования и правила предъявляются к ведению вручную?

Унифицированный бланк КО-4 является единой формой ведения финансовых операций на предприятии. Некоммерческие организации применяют бланк код по ОКУД 0310004, бюджетные учреждения — код по ОКУД 0504514.

Законодательством РФ разрешено несколько вариантов ведения данной отчетности:

• на типографских бланках, заполненных от руки;
• на компьютере внесение информации в соответствующую форму с последующей распечаткой заполненных листов;
• в специализированных программных комплексах электронно, с последующим формированием электронного документа с электронно-цифровой подписью — порядок заполнения книги в электронном формате.

Заполнением бланка и осуществлением операций с наличностью должен заниматься кассир или иной специалист предприятия, наделенный соответствующими правами и обязанностями распоряжением руководителя.

Если должность кассира отсутствует в штатном расписании учреждения, то обязанности по заполнению бланка возлагаются на бухгалтера или главного бухгалтера.

В небольшой компании, где численность сотрудников равна 1-2 специалистам, регистрацию кассовой дисциплины можно доверить сторонней организации или непосредственному руководителю.

Что является основанием для оформления?

Указание Центробанка от 11 марта 2014 года (№3210-У) служит основанием для оформления основного кассового документа.

Соответствующие записи в кассовую книгу вносятся, основываясь на расходные и приходные документы кассы, оформленные по нормам действующего законодательства.

Определение и роль журнала

Иное название книги кассира — форма КМ-4. Она обязательна с 25.12.1998 г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого ККМ (контрольно-кассового аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала — обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.

В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) — разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира — сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.

Текст документа:

Утверждена методическими указаниями Минфина от 31.05.1993 N 15

                                                               Форма N 9-фс
Организация _____________________
Предприятие _____________________
                       КНИГА КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА
Кассовый аппарат N ________ (указывается заводской номер)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦Дата¦ N   ¦                 Показания                         ¦Сдано директору (заведующему)      ¦Результа-¦Возвра- ¦Подписи на конец      ¦
¦    ¦счет-+---------------------------------------------------+физическому лицу, в кассу и т.д.   ¦ты про-  ¦щено    ¦дня (смены)           ¦
¦    ¦чика ¦Контроль- ¦ Суммирующих денежных счетчиков ¦Сумма  ¦                                   ¦верки    ¦денеж-  +----------------------+
¦    ¦     ¦ного счет-¦--------------------------------+выручки+-----------------------------------+---------+ных сумм¦Кассира¦Директора     ¦
¦    ¦     ¦чика, ре- ¦на начало рабочего дня  ¦Сумма  ¦за день¦Налич-¦Оплачено   ¦Всего ¦Денежный ¦Не- ¦Из- ¦покупа- ¦       ¦(заведующего) ¦
¦    ¦     ¦гистриру- ¦(смены)                 ¦на ко- ¦(смену)¦ными  ¦документами¦сдано ¦остаток  ¦дос-¦лиш-¦телям по¦       ¦физического   ¦
¦    ¦     ¦ющего пе- ¦------------------------+нец ра-¦       ¦      ¦           ¦(гр. 9¦на конец ¦тача¦ки  ¦неис-   ¦       ¦лица          ¦
¦    ¦     ¦ревод сум-¦Сумма¦   Подписи        ¦бочего ¦       ¦      ¦           ¦+ 11) ¦дня (сме-¦    ¦    ¦пользо- +-------+--------------+
¦    ¦     ¦мирующих  ¦     +------------------+дня    ¦       ¦      +-----------+      ¦ны) в    ¦    ¦    ¦ванным  ¦Деньги ¦Показатели    ¦
¦    ¦     ¦денежных  ¦     ¦Кассира¦Директора,¦(смены)¦       ¦      ¦Коли-¦На   ¦      ¦кассе    ¦    ¦    ¦кассовым¦и опла-¦счетчиков     ¦
¦    ¦     ¦счетчиков ¦     ¦       ¦заведующе-¦       ¦       ¦      ¦чест-¦сумму¦      ¦(гр. 8 - ¦    ¦    ¦чекам   ¦ченные ¦снимал. Деньги¦
¦    ¦     ¦на нули   ¦     ¦       ¦го, физи- ¦       ¦       ¦      ¦во   ¦     ¦      ¦гр. 12)  ¦    ¦    ¦        ¦доку-  ¦с оплаченными ¦
¦    ¦     ¦          ¦     ¦       ¦ческого   ¦       ¦       ¦      ¦     ¦     ¦      ¦         ¦    ¦    ¦        ¦менты  ¦документами   ¦
¦    ¦     ¦          ¦     ¦       ¦лица      ¦       ¦       ¦      ¦     ¦     ¦      ¦         ¦    ¦    ¦        ¦       ¦принял        ¦
+----+-----+----------+-----+-------+----------+-------+-------+------+-----+-----+------+---------+----+----+--------+-------+--------------+
¦  1 ¦  2  ¦     3    ¦  4  ¦  5    ¦    6     ¦   7   ¦  8    ¦ 9    ¦10   ¦ 11  ¦  12  ¦  13     ¦ 14 ¦ 15 ¦   16   ¦  17   ¦   18         ¦
-----+-----+----------+-----+-------+----------+-------+-------+------+-----+-----+------+---------+----+----+--------+-------+---------------

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

• код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
• код аналитического учета (также по необходимости),
• кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

О журнале кассира-операциониста

О том, что предприятия и ИП, осуществляющие расчеты с покупателями с использованием ККТ, должны вести для учета поступающей выручки книгу кассира-операциониста, сказано в п. 6 Методических рекомендаций по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин (утв. Госналогслужбой РФ № ВЗ-6-13/272, ЦБ РФ № 51 от 18.08.1993, доведены Письмом ЦБ РФ от 18.08.1993 № 51).

В методических рекомендациях зафиксированы следующие моменты по поводу порядка заполнения и оформления книги кассира-операциониста.

В Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением также сказано, что книга кассира-операциониста должна быть скреплена подписью налогового инспектора. (Данные правила не отменены, поэтому продолжают применяться в части, не противоречащей Федеральному закону № 54-ФЗ и принятым в соответствии с ним нормативно-правовым актам, – Письмо ФНС РФ от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941.) Наличие обязанности у специалиста территориального налогового органа, ответственного за предоставление государственной услуги по регистрации ККТ, по заверению представленного заявителем журнала кассира-операциониста зафиксировано в п. 72 Административного регламента, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.06.2012 № 94н. ФНС в Письме от 12.04.2006 № 06-9-10/126@ к этому добавила следующее.

В альбоме, в котором приведены унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, представлена форма журнала кассира-операциониста (№ КМ-4). При желании можно использовать эту форму либо разработать свою форму журнала (Письмо Минфина РФ от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).

В то же время обратим внимание на следующую новость, опубликованную 07.10.2016 на официальном сайте ФНС по Амурской области. Изложенное нашло подтверждение в Письме Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914: заполнение формы КМ-4, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 132, не требуется

Вывод основан на том, что указанное постановление не подлежит обязательному применению в силу того, что он не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, и, соответственно, не относится к законодательству РФ о применении ККТ

Изложенное нашло подтверждение в Письме Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914: заполнение формы КМ-4, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 132, не требуется. Вывод основан на том, что указанное постановление не подлежит обязательному применению в силу того, что он не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, и, соответственно, не относится к законодательству РФ о применении ККТ.

* * *

На сегодняшний день индивидуальный предприниматель однозначно может не вести кассовую книгу и документы, на основании которых делаются записи в этой книге (то есть приходные и расходные кассовые ордера). Что касается журнала кассира-операциониста, пока нормативные правовые акты содержат требование о необходимости его заполнения, при этом журнал должен быть скреплен подписью уполномоченного специалиста территориального налогового органа. В перспективе велика вероятность того, что обязанность ведения данного журнала в случае применения ККТ, обеспечивающей передачу фискальных данных в налоговый орган, будет отменена официально.

Пока же за отсутствие журнала кассира-операциониста сохраняется вероятность привлечения к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ. Данной статьей установлена мера ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, под которым понимается:

• отсутствие первичных документов;

• отсутствие счетов-фактур;

• отсутствие регистров бухгалтерского учета или налогового учета;

• систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Если грубое нарушение совершено в течение одного налогового периода, штраф составляет 10 000 руб., в течение более одного налогового периода – 30 000 руб.