Нюансы складского законодательства

Важные определения

Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.

Какие документы складского учета ТМЦ необходимо оформлять?

Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:

• материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
• ценности, готовые к реализации (товары);
• материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.

К МПЗ не принято относить:

• активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
• продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

С чего начать автоматизацию склада?

Перед решением о необходимости внедрения нового ПО необходимо предпринять некоторые действия. Полноценная автоматизация склада всегда предваряется вопросом, с чего начать. Первые шаги должны быть следующими:

Формирование рабочей группы.Она выявит недостатки, определит первостепенные задачи, проработает стратегию управления. В её состав необходимо включить представителей основных подразделений: от бухгалтерии до транспортного отдела.

Предварительный аудит.На данном этапе собираются сведения об ошибках и недочётах в текущей работе, обсуждаются вопросы автоматизации. По итогам формируется техническое задание

Если Вы хотите повысить эффективность предприятия, важно продумать все нюансы. Автоматизация без понимания работы склада не принесёт желаемых результатов.

Выбор программного обеспечения.Руководить процессом внедрения нового ПО должен сотрудник, который способен грамотно сформулировать задачу

Для минимизации последующих ошибок автоматизацию всех бизнес-процессов лучше доверить одной компании. Непосредственно перед запуском стоит разъяснить персоналу их новые обязанности. Предварительное тестирование лучше проводить на одном клиенте, а после распространить практику на всех.

Запуск осуществляется постепенно: параллельно с тестированием ведётся наполнение новыми данными. При этом отказ от старой системы учёта осуществляется только после форсирования базы данных. Автоматизация склада осуществляется на основе штрихкодирования. При поступлении товара на склад сведения в систему заносятся при помощи сканера штрихкода, который считывает все данные. Если подобный код изначально отсутствует, то его генерируют. Распечатанные этикетки со штрих-кодом наклеивают на товар.

Эффективность внедрённой системы повысит рациональное использование складского пространства. Площадь разделяется на зоны, продукция размещается на стеллажах. При этом товары, пользующиеся постоянным, располагают ближе к зоне выдачи. Правильная организация размещения позволяет сократить время на комплектацию заказов и снизить процент ошибок.

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами».

О контроле работы

«Доверяй, но проверяй»

– единственно верный подход в работе со складским персоналом. Это совсем не означает, что необходимо каждый день приезжать на склад, сидеть где-нибудь в углу и зорко наблюдать за тем, как другие делают свою работу. Вполне достаточно периодически заходить в 1С через интернет и наблюдать за тем, сколько продукции осталось на складе, какие происходят отгрузки, как скоро кладовщики «отпускают» прибывающие машины и т.д. Нынешнее развитие программ позволяют это делать даже не с рабочего места, а, например, с телефона, ноутбука или планшета. Сервис «Аренды 1С» во многом этому благоволит.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

• что относится к складским документам;
• в каких ситуациях используется каждый из них;
• где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Кто обеспечивает работу склада

Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

• заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
• кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
• грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
• младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.

Что такое автоматизация склада и какие проблемы она решает?

Вопрос складского учёта встаёт сразу после того, как предприятие начинает приносить серьёзный доход. И тут уже встаёт вопрос о необходимости ведения складского учёта. Можно, конечно, ограничиться сводной таблицей в Excel. Однако при таком подходе возникают проблемы: скорость обработки заказов уменьшается, на предприятии появляются незаменимые сотрудники, а количество ошибок при формировании заказов растет. В конечном итоге конкурентоспособность предприятия резко снижается.

Главная проблема неавтоматизированного склада

– невозможность отслеживать движение товара в онлайн режиме, сведения об остатках доходят с опозданием. Отсутствие единого подхода приводит к тому, что одно и то же наименование проходит в нескольких документах под разными названиями.

Работа в подобных условиях на 100% зависит от квалификации сотрудников, скорости их работы и опыта. После увольнения одного работника всю систему приходится выстраивать заново. При таком подходе быстрое введение в курс дела нового сотрудника практически невозможно.

Складской учёт напрямую влияет на развитие предприятие. Если на начальном этапе фирма ещё может себе позволить отслеживать движение товара вручную, то с ростом клиентов и увеличением оборотов это становится очень затруднительным. Нерациональное использование складских площадей, бумажный учёт и отсутствие чёткой системы приводит к увеличению затрат на персонал, росту издержек и снижению качества обслуживание клиентов.

Автоматизация склада позволяет сократить затраты и оптимизировать его работу

. Нагрузка на сотрудников снижается, так как уже не нужно выполнять рутинные процессы. При этом внедрение новых технологий не требует огромных затрат на оборудование и программное обеспечение (ПО), а вложенные в модернизацию средства быстро окупаются за счёт снижения расходов на обслуживание.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

• ,
• «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».