Среднесписочная численность работников: как считать и какие отчеты сдавать

Учёт неполного рабочего времени

В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».

Для этого надо:

1. Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
2. Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.

Продолжительность рабочей недели	Продолжительность рабочего дня при 5-ти дневной неделе	Продолжительность рабочего дня при 6-ти дневной неделе
40 часов	8 часов	6,67 часов
36 часов	7,2 часа	6 часов
24 часа	4,8 часа	4 часа

1. Теперь показатель человеко-дней надо разделить на количество рабочих дней по календарю отчётного месяца.

Например, в ООО «Альфа» один работник занят по 4 часа в день, а второй – по 3 часа. За июнь (21 рабочий день) они отработали вдвоём 147 часов из расчета (4 часа × 21 день) + (3 часа × 21 день)). Количество человеко-дней при 40-часовой неделе по ним в июне равно 18,37 (147/ 8). Остается разделить 18,37 на 21 рабочий день в июне, получим 0,875, округляем до 1.

Если у вас есть работники, которые заняты полный и неполный рабочий день, то чтобы получить общую среднесписочную численность за год, надо сложить их СЧР за каждый месяц по отдельности, результат разделить на 12 месяцев и округлить. 

Штат работников

Как было сказано выше, в это понятие входят как сам коллектив людей, так и положение, имеющееся на предприятии, в соответствии с которым их набирают на работу

В данном обзоре мы уделим внимание первому значению и связанному с ним понятию штатной численности

Что оно обозначает и для чего о нем нужно знать? Под этим термином понимается то количество работников, которое необходимо предприятию, чтобы осуществить стоящие перед ним уставные цели. У тех, кто только начинает заниматься собственным бизнесом, зачастую возникает множество вопросов, связанных с данным понятием.

Во-первых, знание о нем необходимо для того, чтобы правильно вести экономические расчеты и грамотно управлять организацией, так как заработная плата и те налоги, которые уплачиваются из нее государству, а также отчисления в социальные фонды, составляют довольно весомую долю в расходах фирмы.

Во-вторых, штатная численность работников – это тот показатель, по которому необходимо регулярно отчитываться перед налоговыми органами. Сведения о ней заносятся в соответствующие формы, которые заполняются строго по правилам, утвержденным в законодательном порядке. Поэтому нужно самым внимательным образом отнестись к правильному определению такой численности.

Если рассматривать ее в широком понимании, то это те работники, которые трудятся на должностях, отраженных в штатном расписании компании, утвержденном руководителем. Казалось бы, все просто. Но в процессе составления отчетности начинает возникать масса вопросов.

Например, а входят ли в численность сотрудников те, что работают сезонно, или те, с которыми заключены соглашения на временное сотрудничество? Ответ будет отрицательным – нет, не входят. Но чтобы в дальнейшем решать подобные вопросы, необходимо чтобы все процессы, связанные с движением численности работников на предприятии были соответствующим образом задокументированы и находились под контролем руководителя.

Порядок и формула расчёта

Как рассчитывается среднесписочная численность работников, зависит от режима рабочего графика. Формула для определения месячной ССЧ при условии полной занятости:

ССЧ полностью задействованных сотрудников

=

Сумма списочного состава полностью занятых лиц по состоянию на каждый день

Количество календарных дней в расчётном месяце

Полученное значение округляется до целых чисел по математическим правилам.

При включении в списочный состав и расчёте нужно учитывать:

• в расчёт ССЧ за праздник или выходной включаются лица, фигурирующие за предшествующий отдыху день;
• дни невыхода на работу с сохранением среднего заработка (больничные, отпускные, период простоя) учитываются в общем порядке.

Отдельному учёту подлежат лица, трудящиеся в режиме сокращённого времени. Формула расчёта среднесписочной численности работников за месяц при условии частичной занятости имеет вид:

ССЧ не полностью занятых лиц

=

Количество отработанных человеко-часов совместно частично задействованным персоналом

Длительность рабочего времени

Общее число дней

Дальнейший порядок предполагает суммирование двух полученных по формулам слагаемых и даст показатель среднесписочной численности за месяц, являющийся базовым для расчёта ССЧ за любой период. Для расчёта ССЧ за год необходимо просуммировать полученные месячные показатели и разделить на 12 с последующим округлением до целых чисел по правилам арифметики.

В общем виде для любого периода расчёта следует использовать формулу:

Общая ССЧ трудового персонала за период

=

Арифметическая сумма показателей ССЧ за каждый месяц

Количество месяцев в расчётном интервале

Как проводится расчет?

Во время подсчета численности служащих само количество работников в списочном составе в окончательной форме приводят не только за конкретно последнюю дату, но и за весь отчетный период. Среднюю численность обозначают просто в единицах, как одного человека.

Средняя численность сотрудников предприятия в нынешней практике рассчитывают при помощи суммирования количества трудящихся за каждый день одного рабочего месяца. Делится это все по табелю учета самого рабочего времени. Кроме этого, полученное значение делят на конкретное количество всех дней одного рабочего месяца.

Важно знать, что средняя численность работников в своем окончательном варианте показывается лишь в цифровой форме. Для того чтобы правильно произвести расчет среднесписочной численности трудящихся за один рабочий квартал, нужно просто сложить общую численность всех рабочих за все месяцы одного квартала и следом делить это число на три

Если какие-то организации работают уже неполный рабочий день, тогда численность сотрудников рассчитывают другим способом. В такой ситуации число имеющихся сотрудников, работающих неполный рабочий день, далее учитывают только пропорционально. Работники, осуществляющие трудовую деятельность неполный рабочий день, тоже отмечаются как целые единицы.

Еще одно важное правило, которое следует знать при учете сотрудников. Подаваемые в налоговые органы сведения о работниках списочной численности необязательно должны включаться в информационный табель о среднесписочном количестве, это не одно и то же

Не включаются в среднее списочное число следующие категории лиц:

• женщины, которые не работают, поскольку находятся в отпуске по беременности, родам и последующему уходу за ребенком;
• женщины, которые не работали, потому что находились в отпуске, занимаясь процедурой усыновления новорожденного;
• все работники, которые в данный отрезок времени поступают на обучение в образовательные учреждения различного профиля или сдают экзамены, но в отпуске находятся за свой счет.

Но есть и обратная ситуация. Работники, которые ранее были привлечены по специальным договорам с определенными государственными организациями на помощь в виде рабочей силы и которых не включают в списочную численность, в обязательной форме включаются в среднесписочное количество работников.

Списочная численность

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Включаются в списочный состав

Не включаются в списочный состав

фактически явившиеся на работу, в том числе неработающие в дни простоя находившиеся в командировках, если сохраняется зарплата не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности) находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет) получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие) дни имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей принятые на неполный рабочий день/неделю или на полставки надомники принятые с испытательным сроком сотрудники, имеющие специальные звания повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства, если сохраняется зарплата направленные временно из других организаций, если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата студенты на практике, если они зачислены на рабочие места находящиеся в учебном отпуске, если зарплата сохраняется частично или полностью обучающиеся в образовательных учреждениях и аспирантурах с полным или частичным сохранением заработка студенты, ушедшие в дополнительный отпуск, или поступающие для сдачи экзаменов, без сохранения заработной платы находившиеся в простоях по независящим от них причинам принимавшие участие в забастовках работавшие вахтовым методом иностранцы, находящиеся на территории России совершившие прогулы находившиеся под следствием до решения суда

внешние совместители принятые по договорам гражданско-правового характера подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации переведённые в другую организацию, если заработная плата на основном месте не сохраняется направленные за границу собственники организаций, не получающие зарплату индивидуальные предприниматели, т.к. они не могут заключить с собой трудовой договор члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии адвокаты военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы)

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Числовой пример

Предприятие работает в режиме стандартной 40-часовой недели с двумя выходными днями. В расчётном месяце – 20 рабочих дней и 30 календарных. По состоянию на начало периода в штате находится 50 человек, в числе которых:

• 45 – работающие на условиях полной стандартной продолжительности;
• 3 – трудящиеся в качестве внешних совместителей;
• 2 – принятые в режим сокращённого рабочего времени, отработавшие в расчётном интервале 205 человеко-часов;
• 1 сотрудница – 20-го числа ушла в декретный отпуск, на временное место принят человек 23-его.

По данным условиям определяем показатель ССЧ за месяц:

1. ССЧ полностью занятых сотрудников составляет: (27 дней (периоды с 1-го по 19-ое и с 23-его по 30-ое) х 45 человек + 3 дня (с 20-го по 22-ое) х 44) / 30 дней = (1215 + 132) / 30 = 44,9 человек.
2. ССЧ частично занятых сотрудников составляет: 205 человеко-часов / 8 часов / 20 рабочих дней = 1,28 человек.
3. Среднесписочная численность работников за месяц: 44,9 + 1,28 = 46,18 = 46 человек (по правилам математического округления).

Требуемая величина за любой интервал времени считается суммированием полученных месячных показателей, рассчитанных в аналогичном порядке и делением на количество на основании вышеприведенной формулы.

Подробнее
Подробнее

Читать
Читать

2021 zakon-dostupno.ru

Онлайн калькулятор расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность должна рассчитываться автоматически в системах кадрового учёта и расчёта заработной платы (например, в 1С). Также расчёт среднесписочной численности в 2021 году вы можете провести с помощью нашего онлайн – калькулятора. Для расчёта на месяц необходимо ввести данные о списочной численности на каждую дату месяца в соответствующие ячейки таблицы

Оранжевым цветом выделены выходные дни (Внимание, выходные дни соответствуют календарю 2015 года! Для расчета среднесписочной численности на 2016 год нужно отредактировать формулы в ячейках в соответствии с графиком выходных и рабочих дней)

Образец справки о составе и численности сотрудников для банка

Правила подсчета списочных данных:

1. Берутся все лица, оформленные по трудовым договорам.
2. Берутся владельцы, получающие оплату за труд.
3. Берутся как присутствующие, так и отсутствующие лица.
4. Данные должны совпадать с данными в табелях.

Средняя Средняя численность используется при подсчете различных коэффициентов деятельности: производительности труда, среднего уровня оплаты. В среднюю численность также входят:

1. Лица, оформленные по договорам гражданско-правового характера. Считаются как обычные сотрудники, принятые в организацию на полное время работы. Исключение составляют предприниматели.
2. Совместители внешнего характера. Считаются как работники на неполном времени работы.

Руководителю ГУП г. Москвы Трест Мосотделстрой № 1 Сорокину Ю.П. от начальника отдела кадров Пригожина Б.А. С П Р А В К А о численности работников и привлеченных лиц, в том числе по гражданско-правовым договорам по состоянию на 12 октября 2009 года По состоянию на 12 октября 2009 года в ГУП г.

Москвы трест Мосотделстрой № 1 следующая численность состава, в том числе по гражданско-правовым договорам:

1. Штатных работников – 56 человек

Из них: Руководящий состав – 4 человека ИТР – 3 человека Обслуживающий персонал – 17 человек Вспомогательный персонал – 13 человек Производственный персонал – 22 человека

1. Привлеченных – 53 человека.

Начальник отдела кадров Б.А.

Справка о численности работников организации

Для подготовки информации дается около месяца: сдают ее до 20 числа второго месяца работы в ИФНС по месту учета. Кроме того, о количестве сотрудников требуется сообщать ежегодно: по итогам прошлого года — до 20 января следующего. За нарушение сроков накажут на 200 руб.

Вот как выглядит корректно составленный образец заполнения справки о среднесписочной численности работников. На картинке пример для ООО, в котором по итогам прошлого года трудились 15 человек. Но справка о численности работников менее 15 человек готовится по тем же правилам.

Разберемся детально, как заполнить отчет для налоговиков:

Укажите наименование инспекции ФНС, куда отправляете форму

Обратите внимание, что обособленные подразделения не должны передавать такие сведения отдельно

Как составить справку о численности работников организации?

Как заполнить справку? Справка, по которой нужно представлять информацию о своих сотрудниках, утверждена Приказом ФНС РФ от 29 марта 2007 года N ММ-3-25/174 . ( формы по КНД 1180011) — полное наименование налогового органа; — код налогового органа. Предприниматель указывает свои данные по паспорту: имя, фамилию, отчество.

Внимание

Расчёт должен быть актуален на 1 января текущего года. Инструкция как рассчитывается среднесписочная численность работников Для того, чтобы получить этот знаменатель, необходимо действовать по аналогичной формуле.

После суммирования результатов за каждый месяц, полученную сумму необходимо разделить на количество месяцев в году (12). Даже если компания делала перерывы в рабочем процессе и не функционировала несколько месяцев, формула не меняется и в делителе должно фигурировать количество месяцев в году.

Справка о среднесписочной численности работников: образец

К форме должна быть приложена копия этого документа. Все поля справки о среднесписочной численности работников заполняются налогоплательщиком.

Единственный раздел, который не нужно заполнять, – нижний правый. Он заполняется сотрудником налогового органа.

Среднесписочная численность сотрудников компании рассчитывается в соответствии с Указаниями, утверждёнными Приказом Росстата от 26.10.2015 N 498.

Справка о среднесписочной численности представляется:

• для всех организаций — не позже 20 января;
• если компания только создана (реорганизована), то подать такие сведения руководство должно не позже 20 числа после месяца, в котором эта компания создана.

Количество работающих сотрудников, отражённое в сведениях по описываемой форме, влияет на взимание или отмену некоторых сборов. Этот показатель важен и при выборе системы налогообложения.

Справка о штатной численности – образец

Важно

НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные.

Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним!

Образец справки о среднесписочной численности работников

Поэтому главная организация отчитывается, указывая общее число лиц, в том числе устроенных в филиалах и представительствах.

Напишите название отчитывающегося лица — компании или ИП.

Как заполнить документ

Кто заполняет и куда подаёт

• Все поля справки о численности работников заполняются налогоплательщиком, кроме нижнего правого раздела, его заполнит сотрудник налогового органа.
• Заполненную форму о численности рабочих можно предоставлять в ИФНС как лично, так и отправлять по почте, описав вложение. Также сдавать данные можно и электронным способом.
• Документ предоставляется в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия либо по месту проживания ИП. Компании с обособленными подразделениями предоставляют форму по месту постановки учет головного отделения.

Правила оформления

Каждое поле для заполнения должно содержать соответствующую информацию.

• поле ИНН – прописывается уникальный номер налогоплательщика;
• поле КПП – указывается девятизначный код основания для постановки на учёт по месту регистрации предприятия;
• поле «Предоставляется в», код – нужно прописать полностью название налогового органа и его код;
• поле «Организация (ИП)» — указать название предприятия в соответствии с учредительными документами, а индивидуальный предприниматель заполняет свои паспортные данные;
• поле «Среднесписочная численность по состоянию на» — записать числовое значение численности. Обсчёт должен являться актуальным на 1е число января текущего года. Если предприятие новое, то указывается значение на первое число месяца следующего после месяца создания организации.
• поле «Руководитель, подпись и дата» — заполнить ФИО руководствующего лица, проставить подпись и печать компании, а также указать дату на момент подписания;
• поле «Для ИП, подпись и дата» — необходимо предпринимателю проставить свою подпись и печать;
• поле «Представитель…» — заполнить сведения о доверенном лице, если документ оформляется не руководителем.

Форма и особенности

Форма по КНД 1110018 установлена Приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. Последний день предоставления информации о количестве сотрудников – 20 января шествующего года.

• При заполнении бланка о численности работников, нужно при выполнении подсчётов по отношению к выходным и праздничным дням указывать количество сотрудников, которое приходилось на предыдущий рабочий день.
• Если в компании только директор, то нужно указывать цифру 1.

Кто не входит в состав персонала при расчёте численности:

• собственники предприятия, которым не начисляется оклад;
• рабочие, находящиеся на обучении с отрывом от работы;
• внешние совместители;
• сотрудницы в декрете;
• граждане, трудящиеся по гражданско-правовым соглашениям.

Документ необходимо оформлять в двух экземплярах. Один из которых отдаётся в налоговую инспекцию, а другой отдаётся на руки налогоплательщику с пометкой даты и времени сдачи отчёта.

Инструкция по заполнению

Чтобы правильно указать численность работников необходимо:

• взять количество работников каждого календарного дня;
• сложить данные за целый месяц;
• разделить на число календарных дней;
• полученное значение округлить до целого числа.

При этом:

• При подсчёте требуется установить количество сотрудников по каждому календарному дню, работающих неполный день.
• Гражданам трудящимся неполное количество часов в связи с болезнью или отпуска, проставляются отработанные часы за предыдущий день.

Образец

Скачать бланк-образец составления справки о численности работников предприятия вы можете здесь.

Пример заполнения справки о численности работников организации

Сведения о среднесписочной численности в виде справки — тема видео ниже:

Кто входит в расчёт среднесписочной численности

Для расчёта среднесписочной численности в 2018 году необходимо учитывать следующие категории работников:

• Собственники фирмы, работающие и получающие в ней зарплату;
• Работники в штате компании, имеющие с трудовые договора с компанией;
• Совместители, если они не являются сотрудниками данной фирмы;
• Ученики, которые во время каникул проходят на предприятии производственную практику (если с ними были оформлены договора ГПХ);
• Военнослужащие, а также отбывающие наказание в колониях-поселениях, если они задействуются в работе фирмы по соответствующим договорам с государственными учреждениями;

В расчёте среднесписочной численности должны принимать участие как явившиеся на работу сотрудники фирмы, так и те сотрудники, которые отсутствуют на работе по каким-либо обстоятельствам (например, направлены в командировку, болеют, взяли отпуск и.т.п.).

Не включаются в расчёт среднесписочной численности следующие категории работников:

• Женщины в периоды отпусков по беременности и родам;
• Работники компании, взявшие отпуск по уходу за ребёнком;
• Работники предприятия, взявшие дополнительный учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• Работники фирмы, сдающие вступительные экзамены в ВУЗы и взявшие дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
• Выполняющие работы по авторским договорам;
• ИП, если предприниматель работает по договору ГПХ;
• Штатные работники компании, являющиеся одновременно внешними совместителями, или работающие параллельно по договору ГПХ характера со своей организацией (они учитываются только один раз, как штатная единица);
• Написавшие заявление об увольнении и не выходящие после этого на работу сотрудники;
• Сотрудники, которые были переведены на работу в другую организацию или направлены на работу за границу;
• Работники, направленные на обучение с отрывом от работы;
• Лица, с которыми заключён ученический договор, которые получают за время обучения стипендию;
• Адвокаты, военнослужащие и члены кооперативов (без трудового договора);

Особым образом учитываются в среднесписочной численности сотрудники с продолжительностью рабочего времени менее нормальной (нормальная — сорок час. в неделю). Их численность должна учитываться в прямой пропорции к отработанному времени. Например, сотрудник, которому была установлена 20-ти часовая рабочая неделя («полставки»), должен учитываться в списочной численности как 0,5 штатной единицы.

Важно, что к данной категории не относятся сотрудники с сокращённым рабочим временем. ТК РФ устанавливает сокращённое рабочее время для инвалидов, работников в возрасте до восемнадцати лет а также, в отдельных случаях, работников, совмещающих работу с обучением.. В случаях перевода персонала на неполное рабочее время по инициативе компании (например, снизился объем производства и все работают 4 дня в неделю по 8 часов вместо обычных 5-ти), работники должны учитываться в среднесписочной численности по стандартным правилам – ка целые штатные единицы.

В случаях перевода персонала на неполное рабочее время по инициативе компании (например, снизился объем производства и все работают 4 дня в неделю по 8 часов вместо обычных 5-ти), работники должны учитываться в среднесписочной численности по стандартным правилам – ка целые штатные единицы.

Зачем и когда нужно?

Многие не понимают, зачем им знать сотрудников организации? Ведь нужно отталкиваться от себя, а не смотреть на другие компании. Однако такой подход в корне неверный. Если не анализировать конкурентов в отрасли, можно потерять клиентов, лишиться прибыли и отойти на вторые роли в бизнесе.

О чем говорит наличие штата сотрудников:

• Полноценная экономическая и хозяйственная деятельность;
• Долговременное нахождение на рынке и стабильность работы;
• Учёт в ФНС и других органах.

Если в компании числятся подозрительные лица без намека на профессионализм – есть риск нарваться на мошенников.

Когда еще нужно знать сколько сотрудников числится на предприятии:

Анализ конкурентов

Недостаточно просто знать о контрагентах. Необходимо анализировать их деятельность, учитывать успехи, подсматривать фишки, нововведения. Если вы проводите глубокий анализ конкурента, узнайте и штат компании. Это позволит составить объективную и максимально полную картину. Отсутствие сведений о сотрудниках организации – большое упущение. А вдруг там ценные кадры или иностранные специалисты?

Переманивание кадров

Хедхантинг – дословно переводится как «охота за головами». Это процесс переманивания сотрудников из других компаний. Он касается прежде всего востребованных специалистов узкого профиля или высокой квалификации.

Например, если вы увеличили обороты и хотите совершить рывок, лучше пройтись по конкурентам и узнать ФИО ценных кадров, а затем – переманить лучших в свою организацию. Или стоит задача «выбить почву» из-под ног конкурента в отрасли. Переманивание его ценных кадров ослабит позиции контрагента и повысит ваши показатели.

Изучение процессов в организации

Если вы входите на рынок с нуля, необходимо оценить внутренние процессы в успешной компании контрагента, скажем, в сфере грузоперевозок. Отчет о численности водителей, логистов, операторов колл-центра, технических сотрудников и руководящего состава даст объективную картину. На ее основе вы сможете сделать выводы о будущей команде вашей организации. Например, сколько всего людей задействовать, с какой квалификацией, каких кадров не хватает прямо сейчас и т.д.