Методы управления запасами, позволяющие не потерять в выручке и сократить затраты

ПРИМЕР ФОРМИРОВАНИЯ ЗАПАСОВ

Используем умеренный метод формирования запасов как вариант наиболее сбалансированного соотношения эффективности и рискованности.

Формировать запасы будем на примере промышленного предприятия ООО «Альфа» (название условное), которое занимается производством деревянных стульев, имеет свой рынок сбыта.

Согласно умеренной методике формирования запасов нужно установить лимит запасов и страховой уровень на случай изменений во внешней среде:

• рост спроса;
• увеличение срока поставки материалов;
• увеличение стоимости ТМЦ и т. д.

Прежде всего определим лимит запасов, который должен отвечать потребностям покупателей, то есть соответствовать объему продаж продукции предприятия.

Потребность в запасах зависит не только от объема реализации, но и от норм расходования ТМЦ.

Рассмотрим нормы расходования сырья и материалов на единицу изделия (табл. 1).

На основании норм расходования материалов и прогноза продаж составим график планируемых материальных расходов (табл. 2), установим размер страхового запаса на случай брака и/или изменения спроса.

Согласно графику для производства и продажи 4640 стульев минимальный размер материалов должен составлять 23 208 352,00 руб. (при идеальных условиях, без учета брака и изменения планируемого объема продаж).

Представленный график гарантирует, что при производстве стульев на складе всегда будет нужный материал и в требуемом количестве.

Какой запас нужен для бесперебойной работы (продаж, производства и т.д.)

Именно определение нормы запаса является самой главной. Она определяет, какой товарный запас держать. Норма запаса должна устанавливаться самое малое по каждому поставщику (каждый поставщик находится на разном расстоянии, имеет разный срок производства), в идеале по каждому артикулу (даже в разрезе одного поставщика зачастую разные артикулы имеют разный срок производства).

Норма запаса состоит из нескольких составляющих:

1)Производство – это значение говорит нам о том, за какой срок поставщик может произвести тот или иной товар (как правило прописывается в договоре);

2)В пути – это значение говорит нам о том, сколько товар находиться в пути от поставщика до заказчика;

3)Между поставками – это значение говорит нам о том, как часто товар поступает, т.е. с какой периодичностью;

4)Страховой запас – экспертное или расчетное значение (рассчитывается в зависимости от вариативности спроса за прошедший период). Страховой запас позволяет компенсировать колебания потребности (изменения плана производства или всплеск продаж).

Сумма этих четырех составляющих и будет общей нормой запаса по конкретному артикулу, поставщику.<br />

Приведем пример:

План продаж (производства) и планируемый запас на складе + в пути + в заказе:

Система ПТЗ в компании ТБМ

В компании ТБМ с 2011 года активно используется система ПТЗ (персонифицированного товарного запаса). Компания ТБМ имеет несколько десятков филиалов и несколько дивизионов. Центральный склад и управляющая компания находятся в Москве. Система ПТЗ позволяет закрепить конкретный товар за конкретным филиалом в момент заказа товара у поставщика, что позволяет филиалу видеть, что товар по его прогнозу (плану продаж) заказан. С помощью норм запаса филиал может ориентироваться в какие сроки товар поступит к нему на склад, что значительно упрощает ответ на вопрос клиента, когда будет товар.

Система ПТЗ необходима для больших компаний, с большой сетью филиалов.

Планы продаж, производства.

Корректные планы продаж или производства (в зависимости от специфики предприятия) являются основополагающим критерием для создания оптимальной системы товарного запаса для любого предприятия.

1)Если говорить о производственном предприятии, например выпускающего комбайны, основой для системы товарного запаса является план производства. Он составляется заранее и говорит о том, сколько каких комбайнов планируется выпустить в конкретный день месяца. Каждый комбайн имеет свою спецификацию (перечень артикулов, из которых он состоит), на основании которой мы можем понять, сколько нужно товара каждый день в каждой конкретной точке (цех сборки);

2)Если говорить о коммерческой организации, то основой для нее является план продаж, спланировать продажи на первый взгляд несколько сложнее, чем составить план производства, но это не всегда так. План производства может измениться в один миг, если продажи конечного продукта (комбайны) не соответствуют запланированному ранее. В результате мы можем иметь проблемы с обеспечением производства, что может привести к простоям и большим убыткам. План продаж как правило состоит из двух составляющих: статистика прошлых периодов, сбор данных о потребностях клиентов.

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Главное для каждого предприятия — определить уровень запасов, который нужен для оптимального функционирования. Для успешного решения этой задачи необходимо:

• определить стоимость хранения единицы запаса и соизмерить с выгодой от потенциального обеспечения бесперебойности производственного цикла;
• рассчитать потребный уровень запасов сырья и материалов (можно установить норматив или лимит), одновременно с этим определить даты поставки нового сырья и постоянно отслеживать остатки запасов на складах;
• прогнозировать объем продаж с целью нормирования запасов готовой продукции, постоянно корректировать прогноз;
• проводить расчеты по возможному объему производства и сравнивать с потребным объемом продаж для корректировки запасов готовой продукции;
• вести сбор статистических данных по количеству запасов на начало и конец анализируемых периодов, анализировать отклонения прогнозов объема продаж от фактических показателей;
• формировать страховой запас на случай возникновения брака, непредвиденных и форс-мажорных обстоятельств, а также на случай отклонений прогноза объема продаж от фактических показателей;
• проводить постоянный анализ уровня запасов, в том числе анализ оборачиваемости, чтобы лучше управлять запасами.

Необоснованное снижение уровня запаса отрицательно сказывается на финансовом состоянии предприятия, не обеспечивает бесперебойности производственного процесса. Как следствие, снижается объем производства, объем продаж и доходность. В то же время увеличение уровня запасов означает увеличение расходов на их закупку, изготовление (в случае незавершенного производства и готовой продукции), содержание и хранение. Эти средства можно было бы направить, например, на расширение производства или освоение новых видов продукции для получения дополнительного дохода. Поэтому решение вопроса оптимизации уровня запаса и поиска баланса между его размером и расходами на формирование, содержание и хранение — основная задача политики управления запасами.